5. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.1.3. Sản xuất và các bước chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
2.1.3.1. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Tiến hành sản xuất hoặc đặt gia công
Sau khi ký hợp đồng ngoại, các doanh nghiệp xuất khẩu gốm sứ Bình Dương gửi lệnh sản xuất cho các xưởng của mình trong trường hợp mặt hàng đó do công ty tự sản xuất hoặc tiến hành kí hợp đồng gia công với các xưởng khác nếu mặt hàng cần phải gia công bên ngoài.
Trong quá trình cơ sở sản xuất ra sản phẩm, cán bộ thực hiện hợp đồng luôn theo dõi và giám sát kiểm tra và đưa ra các quyết định khi xảy ra vướng mắc vì kỹ thuật sản xuất sản phẩm gốm sứ rất phức tạp, nhiều công đoạn, phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu và thời tiết, chính vì vậy rất cần bám sát tình hình sản xuất để tránh những rủi ro.
Khâu sản xuất gốm sứ được mô tả qua lưu đồ sau :
XƯỞNG GỐM NGHIỆMP.THÍ BP.KẾ HOẠCH Kho thành phẩm Tổ đóng gói Tổ sản xuất men P.Vật tư Cung cấp nguyên vật liệu Tạo hình Sản xuất khuôn Xông sấy
Kiểm tra Xối men Kiểm tra Nung KCS QC Hoàn tất Dán tem QC Kiểm final Đóng cont yes Kiểm tra Tổ khuôn yes no Nhập kho TP yes Nhận Thành phẩm Đất, nguyên liệu,, hoá chất Kiểm tra Kiểm tra no 1 3,6 5 7 8 11 6.1 Kiểm tra Nghiền ướt Kiểm tra Men Tổ lò gaz Tổ Xối men Tổ giao nhận Tổ Su đổ Khuôn Mộc Khuôn Nguyên liệu, phụ gia Kiểm tra Kiểm tra Làm cốt Hồ rót/in Đóng gói thành phẩm NCC Bên ngoài Phụ liệu đóng gói 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 4 4.2 5.1 7.1 6.2 6.3 6.4 6.5 8.1 8.2 8.3 9 9.1 9.2 10
QUY TRÌNH SẢN XUẤT XƯỞNG GỐM
Khuôn no Mộc 4.1 Mộc no Kiểm tra Kiểm tra Thành phẩm Pha chế men Kiểm tra KCS QC Hoàn tất Thành phẩm Loại bỏ yes 3
Sơ đồ 2.1: Quy trình sản xuất xưởng gốm
Miêu tả qui trình:
Bước 1: Phòng vật tư chuẩn bị và cung cấp nguyên phụ liệu, vật tư cho các bộ phận sản xuất theo đơn hàng.
Bước 2: Tổ khuôn nhập nguyên vật liệu và triển khai sản xuất 2.1: Nhận và tiến hành kiểm tra nguyên liệu.
2.2: Làm cốt khuôn. 2.3: Kiểm tra cốt
2.4: Tiến hành sản xuất khuôn. 2.6: Kiểm tra khuôn
2.7: Giao cho phòng ĐH gốm cung cấp cho Tổ su đổ
Bước 3: P. thí nghiệm kiểm tra chất lượng hồ rót, in trước khi sản xuất.
Bước 4: Tổ su đổ nhận khuôn và hồ rót, sau đó tiến hành công đoạn tạo hình (bằng phương pháp in hoặc rót). Kiểm tra chất lượng.
Bước 5: Tổ giao nhận nhận mộc ướt và tiến hành công đoạn xông sấy. Kiểm tra sau xông sấy.
Bước 6: Phòng thí nghiệm tiếp nhận nguyên liệu và hóa chất từ Phòng Vật tư cung cấp theo yêu cầu đơn hàng.
6.1: Tiến hành kiểm tra nguyên liệu hoá chất đầu vào. 6.2: Tiến hành nghiền phối liệu men bằng phương pháp ướt.
6.3: Kiểm tra chất lương men. 6.4: Tiến hành pha chế Men.
6.5: Kiểm tra men sau pha chế và chuyển cho Tổ xối men.
6.6:Tổ xối men nhận hàng mộc và men đạt yêu cầu, sau đó tiến hành xối men. Bước 7: Tổ lò gas tiếp nhận hàng xối men đạt chất lượng, xếp lò và tiến hành quá trình nung.
Bước 8: QC tiến hành kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm ra lò, giao hàng qua kho thành phẩm các sản phẩm đạt, loại bỏ các sản phẩm hư hỏng.
Bước 9: Tổ đóng gói nhận hàng từ kho thành phẩm, dán tem, đóng gói thành phẩm theo yêu cầu đơn hàng
Bước 10: Bộ phận QC kiểm tra Final.
Bước 11: Chất xếp hàng hóa đã được đóng gói và kiểm tra final lên container theo sơ đồ chất xếp cont.
2.1.3.2. Kiểm tra hàng hoá
Đây là bước vô cùng quan trọng, nó đảm bảo cho quyền lợi của cả khách hàng đơn vị xuất khẩu, nó ngăn chặn kịp thời những hệ quả xấu có thể xảy ra và ảnh hưởng tới uy tín và mối quan hệ buôn bán lâu dài. Nhằm đảm bảo cho chất lượng gốm sứ xuất khẩu phù hợp với điều khoản chất lượng trong hợp đồng thì trước khi đóng gói cần tiến hành kiểm tra chất lượng. Muốn kiểm tra hàng gốm sứ cần có người trong nghề và có con mắt tinh tường, từ đó với có thể kiểm tra chính xác những hàng hóa đủ tiêu chuẩn. Đặc biệt hàng gốm sứ không thể dùng tiêu chuẩn hoá để đánh gía chất lượng mà dựa vào các yếu tố khác như mẫu mã, hình ảnh, trực cảm quan. Dưới đây là một số cách kiểm tra chất lượng hàng gốm sứ:
- Khi mua dùng ngón tay trỏ gõ đồ sứ, nếu nghe thấy tiếng kêu coong coong như tiếng kim loại thì rõ ràng là đồ tốt, được sản xuất đúng quy cách. Ngược lại, nếu tiếng kêu đục và nặng thì đó là đồ kém chất lượng.
- Quan sát bề mặt ngoài của đồ vật để xem độ sáng xỉn của màu men, tươi tối, đậm nhạt của các hình vẽ xem có vết rạn nứt hay không. Dùng một que nhỏ gõ nhè nhẹ lên thành bát hay cạnh đĩa, khay. Nếu âm thanh phát ra nghe giòn và trong thì đó là đồ tốt, nếu âm thanh đục thì chứng tỏ trên sản phẩm có gợn rạn nứt nào đó mà chưa nhìn ra.
- Kiểm tra hàng gốm sứ thường được làm tại ngay nơi sản xuất, 100% hàng được kiểm tra độ nung, mầu men, độ bóng, hoạ tiết. Đối với hàng theo bộ thì thêm vào chỉ tiêu chất lượng về độ đồng đều với các yếu tố trên.
Ngoài kiểm tra về chất lượng hình dáng bên ngoài thì tùy vào yêu cầu của khách hàng từng thị trường, đặc biệt các thị trường khó tính như Mỹ, EU, Nhật Bản.., các sản
phẩm gốm còn phải gửi đi kiểm tra theo các tiêu chuẩn của người mua như tiêu chuẩn về nhãn mác, kí mã hiệu, tiêu chuẩn về nồng đồ chì trên bề mặt gốm..vv. Đối với những yêu cầu này, doanh nghiệp phải gửi mẫu lên các bên thứ 3 là các công ty kiểm nghiệm độc lập như: Intertek, SGS, ..để tiến hành kiểm nghiệm, sau đó nhận được kết quả và gửi cho khách hàng theo yêu cầu thì hàng hóa mới đủ điều kiện để xuất hàng.
2.1.3.3. Thuê tàu
Hàng gốm sứ xuất khẩu chủ yếu được đóng vào container, trước khi xuất hàng, bộ phận phụ trách chứng từ của doanh nghiệp sẽ liên hệ với hang tàu hoặc công ty giao nhận ( forwader ) để yêu cầu booking và lấy container về đóng hàng. Tùy theo điều kiện giao hàng thỏa thuận khi báo giá mà doanh nghiệp được tùy ý lựa chọn hãng tàu, hoặc công ty giao nhận ( nếu điện kiện giao hàng là CIF ) hoặc phải liên hệ với hãng tàu hay công ty giao nhận do người mua chỉ định ( nếu điều kiện giao hàng là FOB )
Các thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc lấy booking gồm: Shipper: Tên và địa chỉ ngưởi xuất hàng
Consignee: Tên và địa chỉ người nhận hàng PO#: Số đơn đặt hàng
POL/POD: Cảng gửi hàng và cảng đích
Sau khi kiểm tra thông tin, hãng tàu hoặc công ty giao nhận sẽ gửi booking cho doanh nghiệp để chuẩn bị cho việc đóng hàng xuất khẩu.
2.1.3.4. Mua bảo hiểm hàng gốm sứ xuất khẩu
Hàng gốm sứ chủ yếu được xuất khẩu bằng đường biển, với 2 điều kiện thương mại phổ biến là FOB hoặc CIF. Nếu giá bán theo điều kiện CIF, doang nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, với hàng gốm sứ. Thông thường chọn tổng công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), mua bảo hiểm chuyến.
Đầu tiên, làm giấy yêu cầu bảo hiểm, Bảo việt sẽ cấp mẫu in sẵn với nội dung ghi: loại hàng hoá, chủng loại cần bảo hiểm, giá trị hàng, quy cách đóng gói, cảng đến,
cảng di, tên tàu, điều kiện yêu cầu bảo hiểm. Sau khi khai vào tờ khai, nộp lại cho Bảo Việt để họ xem xét nội dung và chấp nhận nhận bảo hiểm hàng hoá, tiếp đó Bảo Việt phát đơn bảo hiểm giấy chấp nhận bảo hiểm, bước này diễn ra thực tế thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản.
2.1.4. Thủ tục xuất khẩu hàng hóa
2.1.4.1. Thủ tục thông quan
Được thực hiện bởi nhân viên của doanh nghiệp hoặc một số doanh nghiệp thường thuê công ty dịch vụ bên ngoài để làm các thủ tục giao nhận vận tải bao gồm cả thủ tục hải quan, quy trình làm thủ tục thông qua các bước sau:
Chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Có thể nói việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan cũng như chi phí làm hải quan.
Bộ chứng từ thông quan gồm các giấy tờ cơ bản sau:
Hợp đồng thương mại (Purchase Order or Contract): 01 bản sao y Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc
Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc Vận tải đơn (Airway Bill/ Bill of lading).
Giấy tờ khác theo yêu cầu của Hải quan (nếu có)
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ thông quan, người làm thủ tục hải quan thực hiện các công việc sau:
Khai và nộp tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan được lập theo mẫu quy định. Trước đây viết tay theo mẫu in sẵn. Nay hầu hết các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử bằng phần mềm.
Lấy kết quả phân luồng
Sau khi có kết quả phần luồng từ hệ thống, doanh nghiệp làm bước tiếp theo: Luồng xanh:Miễn kiểm thực tế hàng hóa và chứng từ, hệ thống hải quan điện tử tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.
Luồng vàng: Nếu nhận được kết quả là luồng vàng, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ giấy, gồm những chứng từ như:
Tờ khai hải quan (in từ phần mềm, không cần đóng dấu)
Hóa đơn thương mại (GĐ doanh nghiệp ký, đóng dấu tròn + chức danh) Chứng từ khác: Vận đơn,..
Theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính thì hồ sơ hải quan đã đơn giản hơn, không cần Hợp đồng ngoại thương và Chi tiết đóng gói, tuy nhiên doanh nghiệp cần chuẩn bị bản photo sẵn sàng để tham khảo tra cứu số liệu khi cần.
Luồng đỏ:Khi gặp phải luồng đỏ, DN phải kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi kiểm tra xong hồ sơ giấy. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn kém chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và cán bộ hải quan.
Nộp thuế
Đối với sản phẩm gốm sứ xuất khẩu, mức thuế hiện tại theo quy định là 0% nên Doanh nghiệp không phải nộp thuế.
2.1.4.2. Giao hàng cho người vận tải
Do giao hàng chủ yếu bằng container, thường tiến hành giao container cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng. Sau đó biên lai này sẽ được đổi thành vận đơn khi tàu khởi hành.
2.1.5. Yêu cầu thanh toán
Tiếp theo sau bước giao hàng là bước thanh toán hợp đồng, đây là khâu rất phức tạp và dễ mắc nhiều lỗi vì vậy mà mất rất nhiều thời gian và công sức. Phương thức thanh toán chủ yếu thường áp dụng là thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ và phương thức chuyển tiền.
Phương thức tín dụng chứng từ: để được thanh toán thì phải tiến hành thu thập đầy đủ để lập bộ hồ sơ chứng từ, khi bộ chứng từ được thu thập đầy đủ, bên xuất khẩu sẽ gửi cho ngân hàng mở L/C để được thanh toán thông qua ngân hàng đại diện của mình. Sau một thời gian, thường là từ 10 đến 15 ngày, ngân hàng sẽ sửi giấy báo cho bên xuất khẩu với nội dung đã thanh toán tiền (đối với L/C trả ngay) hoặc đã nhận giấy chấp nhận thanh toán trả tiền (đối với L/C trả chậm). Đến thời hạn trả tiền ngân hàng sẽ thông báo đã được thanh toán.
Đối với những hợp đồng thanh toán bằng phương thức chuyển tiền, thường là đối với các đối tác làm ăn uy tín lâu dài và có quan hệ mật thiết sẽ chuyển bộ chứng từ bằng thư đảm bảo cho đối tác của mình. Khi người nhập khẩu chuyển tiền thanh toán đến, thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho bên xuất khẩu.
2.1.6. Giải quyết các tranh chấp khiếu nại nếu có
Trong thực hiện hợp đồng, các đơn vị xuất khẩu gốm sứ Bình Dương cũng không tránh khỏi bị bên đối tác khiếu nại, phàn nàn. Hai vấn đề thường bị phía đối tác khiếu nại nhiều nhất là chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng. Vì đặc tính hàng gốm sứ là cồng kềnh và dễ vỡ nên khả năng bị hư hỏng trong quá trình vẫn chuyển cũng hay xảy ra hơn so với các loại hàng hóa thông thường. Ngoài ra thời gian giao hàng là một trong những điều khoản mà các doanh nghiệp gốm sứ hay vi phạm, một phần vì hoạt động sản xuất phụ thuộc vào nhiều yếu tố mà doanh nghiệp khó kiểm soát như điều kiện thời tiết không thuận lợi hay thiếu hụt lao động mà ngành gốm sứ còn có một đặc điểm nữa là tính thời vụ: mùa cao điểm của hàng gốm sứ xuất khẩu là từ tháng 9 hàng năm đến tháng 3 năm sau, bao gồm kỳ nghỉ dài trong dịp Tết Nguyên Đán. Đây là khoảng thời gian các
nhà máy thường xuyên có sự thiếu hụt về lao động khi một tỷ lệ không nhỏ công nhân ở xa nghỉ tết sớm và quay lại làm muộn hơn sau dịp tết trong khi đây là mùa cao điểm sản xuất nên dẫn đến tình trạng chậm trễ đơn hàng của khách hàng.
Cách giải quyết khiếu nại phổ biến nhất của các doang nghiêp gốm sứ Bình Dương là trừ tiền hoặc đền bù hàng hóa cho đơn hàng kế tiếp.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức xuất khẩu tại các doanh nghiệp tỉnh Bình Dương. 2.2.1. Khảo sát ý kiến các doanh nghiệp xuất khẩu gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương
Kết quả khảo sát 33 doanh nghiệp và phỏng vấn trực tiếp các cá nhân làm việc lâu năm trong ngành gốm sứ trên địa bàn tỉnh Bình Dương:
* Phương thức xuất khẩu
Bảng 2.1: Phương thức xuất khẩu chủ yếu của các doang nghiệp gốm sứ tỉnh Bình Dương
Phương thức xuất khẩu chủ yếu Số lượng DN
Tỷ trọng (%)
Xuất khẩu trực tiếp 15 45%
Xuất khẩu thông qua trung gian 18 55%
Tổng 33 100%
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả Kết quả chỉ có 45% lượng hàng hóa của doanh nghiệp được xuất khẩu trực tiếp, phần còn lại xuất khẩu thông qua ít nhất một công ty trung gian ở Việt Nam hoặc nước ngoài.
* Phương thức tiếp cận khách hàng:
Phương thức tiếp cận khách
hàng Số lượng DN Tỷ trọng (%)
Thông qua Internet 23 70%
Tham gia hội chợ triển lãm 10 30%
Gặp trực tiếp khách hàng 6 18%
Khách hàng tự tìm đến doanh nghiệp
25 76%
Lưu ý: có nhiều DN chọn nhiều phương thức
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả Có đến 76% doanh nghiệp được khảo sát trả lời khách hàng tự tìm đến doanh nghiệp, chỉ có một số doanh nghiệp chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua tham dự các hội chợ triển lãm ở nước ngoài.
* Việc ký kết hợp đồng: Bảng 2.3: Việc kí kết hợp đồng Kí kết hợp đồng Số lượng DN Tỷ trọng (%) Phần lớn lô hàng không kí kết hợp đồng xuất khẩu 30 91% Phần lớn lô hàng có kí kết hợp đồng xuất khẩu 3 9% Tổng cộng 33 100%
91% doanh nghiệp được khảo sát trả lời rằng DN không kí kết hợp đồng từng lô hàng với khách hàng, điều này cho thấy DN còn chủ quan trong việc kí kết hợp đồng và tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
*Phương thức thanh toán:
Bảng 2.4: Phương thức thanh toán phổ biến nhất của các doang nghiệp gốm sứ tỉnh Bình Dương
Phương thức thanh toán Số lượng DN Tỷ trọng (%)
Chuyển tiền bằng điện ( T/T) 28 85%
Tín dụng chứng từ 05 15%
Tổng 33 100%
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả Phương thức thanh toán phổ biến nhất được các doang nghiệp lựa chọn là chuyển tiền bằng điện (T/T) khi có 85% doanh nghiệp thường xuyên lựa chọn phương thức này, kế đến là phương thức tín dụng chứng từ.
* Nguồn hàng xuất khẩu
Bảng 2.5: Nguồn hàng xuất khẩu
Nguồn hàng xuất khẩu Số lượng DN Tỷ trọng (%)
Doanh nghiệp tự sản xuất 26 79%
Đặt gia công các doanh nghiệp khác
7 21%
Tổng cộng 33 100%
Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả