CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC XUẤT KHẨU
3.4 Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức xuất khẩu
3.4.2 Giải pháp hoàn thiện công tác đàm phán và kí kết hợp đồng với đối tác
Hiện nay các DN gốm sứ chủ yếu sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp với đối tác tại showroom nhà máy hoặc tại các kì hội chợ triển lãm. Sau khi thống nhất các điều khoản quan trọng như mẫu mã, giá, số lượng, thời gian giao hàng thì bên người mua sẽ tiến hành gửi đơn đặt hàng. Một thực tế là phần lớn các doanh nghiệp không tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng với đối tác, kết quả khảo sát cho thấy 91% DN trả lời họ không kí kết hợp đồng cho phần lớn các lô hàng xuất khẩu, điều này có thể tiềm ẩn các rủi ro cho các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện đơn hàng hay các tranh chấp xảy ra sau này không có cơ sở pháp lí để giải quyết. Do đó tác giả đưa ra các giải pháp sau cho công tác đàm phán và kí kết:
*Địa điểm đàm phán
Đối với người mua, địa điểm lý tưởng nhất để tiến hành việc đàm phán chính là tại showroom của các doanh nghiệp gốm sứ, vì ở đó họ có thể có cái nhìn chính xác nhất về các loại mẫu mã, chất lượng, màu sắc các loại men, kích thước các loại sản phẩm..vv cái người mua cần là cái nhìn trực quan về sản phẩm mà nếu qua catalog hay email họ sẽ không có được. Do đó giải pháp đầu tiên để các doanh nghiệp vừa nhỏ nâng cao hiệu quả đàm phán với đối tác là tiến hành xây dựng hoặc nâng cấp showroom của mình để có được địa điểm tốt nhất cho các cuộc đàm phán. Vấn đề này đã được các DN có quy mô lớn làm rất tốt khi họ đã đầu tư rất kĩ lưỡng cho showroom, điển hình là các công ty Minh Long, Minh Phát, Maico, Phương Hạnh, Phước Dũ Long, An Cơ…vv. Các DN vừa và nhỏ với nguồn lực tài chính hữu hạn có thể làm các showroom nhỏ hơn, thông thường quy mô showroom nhỏ có thể chấp nhận được là từ 300-500 m2 nhưng tối thiểu phải thỏa mãn được một số điều kiện sau:
- Mẫu mã đa dạng, thể hiện được các sản phẩm đặc trưng, thế mạnh của doanh nghiệp
- Thiết kế các kệ gọn gàng ngăn nắp, tránh tình trạng bày la liệt sản phẩm trên nền showroom, thiết kế showroom đủ ánh sáng tự nhiên và cả nhân tạo để có thể cảm nhận được vẻ đẹp của sản phẩm.
- Có khoảng không gian trống để khách hàng đưa những sản phẩm được lựa chọn ra để xem xét kĩ hơn.
- Cuối cùng, thiết kế showroom phải thoáng đãng, cần trang bị máy lạnh hoặc quạt để tạo không gian mát mẻ khi có đối tác tới đàm phán. Thực tế công tác của tác giả cho thấy rất nhiều doanh nghiệp bỏ sót khâu này nên mặc dù sản phẩm của doanh nghiệp rất đẹp và đa dạng, nhưng khách hàng chỉ làm việc tại showroom một khoảng thời gian rất ngắn khoảng 30-45 phút vì không chịu được khí hậu nóng bức của Bình Dương, đặc biệt là vào tháng 3 hoặc tháng 4 hàng năm, cùng thời điểm với VIFA, Life Style hay Canton fair nên lượng khách hàng tới thăm showroom các doanh nghiệp rất nhiều. Điều này làm
giảm rất nhiều khả năng thanh công của buổi đàm phán vì khách hàng không đủ thời gian để xem xét, lựa chọn mẫu mã cũng như thỏa thuận các vấn đề khác.
*Nhân sự đàm phán.
Trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp nói chung và hoạt động đàm phán nói riêng, con người luôn giữ vai trò quyết định đến việc thành công của hoạt động đó. Hiện nay đối với các DN gốm sứ lớn, việc đàm phán với đối tác được phân chia cho phòng kinh doanh, các nhân sự trong phòng kinh doanh thường được chia ra theo khách hàng hoặc theo thị trường, mỗi nhân viên kinh doanh kết hợp với trưởng phòng tự đảm nhận việc đàm phán với khách hàng của mình. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đàm phán với đối tác đa phần được thực hiện bởi chủ doanh nghiệp, một số chủ doanh nghiệp có khả năng hạn chế về ngôn ngữ nên chỉ có một hoặc hai nhân sự có khả năng đàm phán với đối tác nước ngoài. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho các DN khi nhân sự cho việc đàm phán vừa thiếu về số lượng và cả chất lượng. Do đó để hoàn thiện công tác đàm phán, các DN cần thường xuyên nâng cao chất lượng cũng như số lượng đội ngũ nhân viên làm công tác đàm phán. Hoạt động xuất nhập khẩu nói chung đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ về chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ nhất định. Nên việc thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu biết về thương mại quốc tế, trình độ ngoại ngữ là những việc vô cùng cần thiết cho đội ngũ nhân sự. Việc này có thể được thực hiện bằng cách kí hợp đồng đào tạo với các trường đại học chuyên ngành kinh tế để mở các khóa đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn tại chính các doanh nghiệp để tạo điều kiện nâng cao kiến thức và kĩ năng cho nhân viên.
*Vấn đề kí kết hợp đồng.
Để phòng tránh rủi ro trong việc thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, cũng như tạo cơ sở pháp lý đầy đủ cho việc giải quyết những tranh chấp phát sinh nếu có sau này. Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đổi tác, các DN nên làm một hợp đồng chi tiết với các điều khoản tương ứng dựa theo đơn đặt hàng như: tên hàng, số lượng, thời gian giao
hàng, phương thức thanh toán đồng thời bổ sung thêm các điều khoản khác như luật áp dụng cho hợp đồng, các yêu cầu cụ thể về chất lượng, dung sai cho phép, các chứng từ bên phía người bán có thể cung cấp, cơ quan giải quyết tranh chấp vv.gửi cho đối tác ký và gửi lại qua email như việc xác nhận đơn đặt hàng. Như vậy giữa hai bên đã có một hợp đồng với các điều khoản chi tiết chứ không còn vắn tắt như các điều khoản trên đơn đặt hàng nữa. Việc này không những giúp cho các doanh nghiệp nắm được những điều kiện, thỏa thuận rõ ràng để làm cho đúng yêu cầu trong quá trình thực hiện hợp đồng, mà còn giúp các doanh nghiệp yên tâm hơn khi có hợp đồng ràng buộc các nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan.