CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC XUẤT KHẨU
3.4 Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức xuất khẩu
3.4.3 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị nguồn hàng
Tiêu chí để đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị nguồn hàng là chuẩn bị để đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu kịp thời, phù hợp cả về mẫu mã và số lượng. Nguồn hàng xuất khẩu của các doanh nghiệp gốm sứ Bình Dương hiện nay chủ yếu từ 02 nguồn chính: do doanh nghiệp tự sản xuất và đặt hàng tại các doanh nghiệp khác.
3.4.3.1. Đối với nguồn hàng do DN tự sản xuất
Phần lớn nguồn hàng xuất khẩu hiện nay do các DN gốm sứ Bình Dương tự sản xuất, đối với nguồn hàng này, DN có khả năng kiểm soát tốt hơn về giá thành sản phẩm, chất lượng cũng như tiến độ giao hàng. Tuy nhiên DN vẫn có những khó khăn nhất định trong việc tạo ra sản phẩm đã trình bày ở chương 2 như: Thiếu hụt lao động trong mùa cao điểm, chi phí nguyên vật liệu tăng cao..vv, để khắc phục các khó khăn này, DN cần có những giải pháp sau:
Đối với việc thiếu hụt lao động, chủ yếu xảy ra trong mùa cao điểm hàng năm từ tháng 09 đến tháng 03 năm sau, nhiều nhất là giai đoạn sau Tết Nguyên Đán khi công nhân không quay lại làm việc hay quay lại trễ, các DN cần xây dựng chính sách lương thưởng và đãi ngộ hợp lý để thu hút và giữ chân lao động của mình.
Đối với các khó khăn khác như chi phí nguyên vật liệu tăng cao, DN có thể áp dụng các giải pháp dưới đây nhằm nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất:
- Hợp lý hoá trong sản xuất, chuyên môn hoá trong một số công đoạn như khâu làm đất, khâu tạo hình… nhờ đó sẽ nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm và sản xuất những lô hàng lớn có chất lượng đồng nhất đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. - Đối với khâu tạo hình: cần đầu tư hệ thống bơm cao áp , ống dẫn, van xả để bơm đất lỏng từ bồn chứa đến tận các giàn chứa khuôn của công nhân sau đó đất dư trong khuôn tạo hình được thu hồi trở lại bồn chứa nhờ rảnh thiết kế trên bàn tạo hình
- Đối với khâu chấm phủ men: để tiết giảm chi phí có thể đào tạo cho công nhân chấm men bằng một loại bình cầm tay nhỏ có đầu bơm men nhỏ để tô theo đường nét hoa văn đã in bằng mộc cao su. Đối với các sản phẩm trang trí bằng men một màu cần thay đổi phương pháp xối men bằng thiết bị phun thổi men như được áp dụng trong công nghệ sản xuất sứ vệ sinh giúp tăng năng suất, bề mặt men bóng đều hơn và có thể tiết kiệm men…
- Đầu tư xây dựng lò sấy tận dụng nhiệt lượng của lò nung: các DN có thể đầu tư xây các buồng sấy sản phẩm bên cạnh các lò nung bằng gaz và lắp đặt hệ thống quạt hút hơi nóng từ lò nung để thổi vào các buồng sấy làm khô sản phẩm một cách nhanh chóng và an toàn, buồng sấy cần thiết kế vách có thể mở ra bốn bên hoặc cửa xếp bằng bạt che để dễ dàng xếp sản phẩm cũng như lấy ra.
- Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị sản xuất: đầu tư bê tông hoá toàn bộ nền xưởng và lợp mái che cho tất cả các khâu sản xuất, đặc biệt là khâu tạo hình. - Ngoài ra cần bố trí lại các dây chuyền sản xuất một cách hợp lý thống nhất, tránh chống chéo, trang bị hệ thống kệ chứa đựng sản phẩm nhiều tầng, khoảng cách giữa các kệ có thể thay đổi tuỳ theo chiều cao của sản phẩm.
Những giải pháp trên sẽ góp phần giảm thiểu những khó khăn và nâng cao hiệu quả sản xuất cho nguồn hàng mà doanh nghiệp tự chuẩn bị.
3.4.3.2. Đối với nguồn hàng đặt hàng từ các doanh nghiệp khác:
Các sản phẩm mà do đặc thù về nguồn nguyên liệu như gốm đất đỏ ở Vĩnh Long, gốm đất ở Đồng Nai hay các mặt hàng mà doanh nghiệp không có thể mạnh sản xuất thì các DN Bình Dương không sản xuất mà đặt hàng lại các DN khác. Tuy nhiên nguồn hàng này DN rất khó kiểm soát về giá cả, chất lượng cũng như tiến độ sản xuất. Ngoài ra các lò thường đặt ở những địa phương khác như Vĩnh Long hay Đồng Nai hay các chủ lò dù ở cùng địa phương nhưng vẫn thường xuyên giao hàng trễ hoặc sản phẩm ra lò không đạt chất lượng, dẫn đến việc chậm giao hàng hoặc giao hàng không đủ số lượng. Để khắc phục nhược điểm này, tác giả đề xuất một số giải pháp sau:
Về giá mua hàng: Dù giá cả nguồn hàng phụ thuộc vào nhà cung cấp, nhưng DN vẫn có thể tìm đến các nhà cung cấp uy tín, tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau, qua đó DN có thể phần nào tránh được việc các nhà cung cấp địa phương tăng giá đột ngột, ngoài ra việc tạo dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài còn giúp các DN trong việc đàm phán thương lương để có giá tốt hơn. Bên cạnh việc xây dựng mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp hiện tại, các DN cũng nên tìm kiếm thêm các đối tác khác có khả năng thay thế khi cần thiết.
Về kiểm soát chất lượng và tiến độ giao hàng: Các DN có thể cắt cử nhân công của mình đến tận các lò, cơ sở sản xuất ở địa phương để kiểm tra chất lượng và thúc giục tiến độ làm hàng. Mỗi doanh nghiệp có thể cắt cử 1-2 nhân viên thường xuyên túc trực tại các cơ sở, việc túc trực không nhất thiết phải thường xuyên mà có thể xoay vòng, mỗi cơ sở thăm 1-2 lần/ tuần, mỗi tuần có thể thăm 5-7 cơ sở sản xuất khác nhau. Việc kiểm tra này sẽ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm từ cơ sở sản xuất cũng như góp phần theo dõi và thúc đẩy tiến độ làm hàng, có báo cáo kịp thời để DN có giải pháp xử lý khi chất lượng sản phẩm không đạt hoặc tiến độ bị chậm hơn so với yêu cầu giao hàng.
3.4.4. Giải pháp hoàn thiện các nghiệp vụ khai báo hải quan
Hiện nay, các doanh nghiệp đã thực hiện việc khai hải quan thông qua phần mềm khai hải quan điện tử do đó các doanh nghiệp này tiết kiệm được khá nhiều thời gian và sự tiện lợi so với khai giấy. Nhân viên hải quan chỉ việc khai báo qua phần mềm khai hải quan, truyền tờ khai và sau khi nhận được hải quan sẽ phân luồng và trả về kết quả phân luồng, nhân viên chứng từ sẽ phối hợp để chuẩn bị chứng từ cho nhân viên chạy lệnh cầm lên chi cục hải quan kiểm tra. Đây là quá trình khá quan trọng, quyết định hàng hóa có được thông quan hay không. Nếu để xảy ra sai sót có thể dẫn đến việc mất thời gian, chi phí hoặc có thể dẫn đến việc hàng hóa không được thông quan, chậm ngày giao hàng. Do đó giải pháp để tăng cường hiệu quả trong khâu khai báo hải quan là:
- DN cần chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử đến các bộ phận hữu trách bằng cách cho tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về khai báo hải quan.
- Bộ phận chứng từ phải chuẩn bị bộ chứng từ hải quan thật cẩn thận, nhân viên khai hải quan sẽ lên danh mục và rà soát lại trước khi chuyển giấy tờ cho nhân viên chạy lệnh mang giấy tờ tới chi cục, tránh xảy ra sai sót khiến bộ chứng từ bị trả về.
- Tiến hành khai báo sớm tránh trường hợp chậm trễ do khai báo trễ, hay do đường truyền khai báo bị chập chờn làm gián đoạn.
3.4.5. Giải pháp ngăn ngừa các khiếu nại và bồi thường
Các khiếu nại của khách hàng chủ yếu đến từ 02 nguyên nhân chính: Chất lượng hàng hóa không đúng theo yêu cầu hoặc thời gian giao hàng không đúng theo cam kết. Những khiếu nại này không những làm lợi nhuận của các doanh nghiệp bị sút giảm do phải đền bù bằng tiền hoặc gửi hàng thay thế mà còn ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của các doanh nghiệp. Do đó để ngăn ngừa các khiếu nại và bồi thường này, DN cần có các quy định rõ ràng các điều khoản về quy cách, chất lượng sản phẩm, thời gian đặt hàng
trong hợp đồng hoặc xác nhận đơn đặt hàng, ngoài ra các DN cần có những biện pháp sau:
Đối với chất lượng sản phẩm:
- Phải kiểm soát từ khâu nguyên liệu, trước khi đưa vào sản xuất cần phân loại cụ thể, xử lý những nguyên liệu không phù hợp để đảm bảo tất cả những nguyên liệu có chất lượng tốt. Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đã qua tinh chế tốt để tạo ra sản phẩm tốt. Khâu này có vẻ đắt tiền hơn là lấy nguyên liệu đất không qua tinh chế làm nên sản phẩm nhưng thực ra nếu so sánh sản phẩm thì nung sản phẩm lại an toàn hơn, sản phẩm không bị bể vì nung bằng đất xấu. - Màu sắc và kích thước là hai tiêu chí quan trọng nhất đối với hàng gốm sứ.
Đối với sản phẩm mỹ nghệ làm bằng tay DN không thể kiểm soát 100% sản phẩm có màu sắc giống nhau, tùy vào nhiệt độ, vị trí xếp đặt trong lò nung mà màu thành phẩm sẽ có những sai lệch nhất định. Để tránh bị khiếu nại DN cần giải thích rõ cho khách hàng mức độ sai lệch cho phép và yêu cầu khách hàng ký mẫu xác nhận những mẫu màu gần giống trước khi sản xuất. Đối với kích thước, DN nên quy định rõ mức độ dung sai cho phép trong thỏa thuận ban đầu, vì đa số sản phẩm làm bằng tay, kích thước sản phẩm không thể chính xác 100%, mức độ dung sai nên quy định là 5-10% tùy theo loại sản phẩm lớn hay nhỏ. Ngoài ra DN cũng cần thường xuyên kiểm tra các loại khuôn cốt, nếu khuôn cốt quá cũ, bị co giãn nhiều thì cần thay thế ngay.
- Thực hiện quá trình kiểm soát chất lượng thường xuyên, đặc biệt là giai đoạn trước khi nung và trong khi đóng gói, phải có nhân viên kiểm hàng kiểm hàng ở công đoạn cuối cùng, không những kiểm tra chất lượng gốm sứ mà các loại nhãn mác kí mã hiệu liên quan phải chính xác, tránh trường hợp nhãn mác bị gắn nhầm, in sai sẽ phát sinh rất nhiều chi phí cho phía đối tác nhập khẩu nếu không phát hiện kịp thời ở phía xuất khẩu.
- Đặc biệt chú trọng đến khâu đóng gói vì một trong những lý do khiếu nại khá phổ biến là hàng hóa bị đỗ vỡ trong quá trình vận chuyển, do vật liệu chèn lót không đạt yêu cầu hay do pallet bị nghiêng làm hàng bị va đập, rơi vỡ..vv. Đối với thời gian giao hàng:
- Cần tính toán kĩ thời gian giao hàng dựa trên năng lực sản xuất và số lượng đặt hàng, không nhận quá nhiều đơn hàng vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Nếu không đạt được thời gian giao hàng theo yêu cầu, phải thương lượng với khách hàng ngay từ đầu để lùi ngày xuất hàng trước khi xác nhận đơn đặt hàng.
- Bộ phận sản xuất cần có bảng kế hoạch sản xuất chi tiết, trên đó có thể theo dõi tiến trình sản xuất và các tổ trưởng báo cáo tiến độ hàng ngày/tuần/tháng - Cần quy định rõ thời gian giao hàng với các nhà cung cấp phụ và các mức
phạt nếu có trong trường hợp giao hàng không đúng tiến độ.
- Đối với những đơn hàng lớn, các DN nên thỏa thuận với khách hàng chấp nhận giao hàng từng phần, giao hàng thành nhiều đợt thay vì giao hàng một lần, để DN có thể chủ động hơn trong việc sản xuất.
- Trong việc tính toán thời gian sản xuất, luôn cộng thêm một khoản thời gian ít nhất là 2 tuần để phòng ngừa các khó khăn có thể xảy đến như: thiếu hụt lao động, thời tiết không thuận lợi, các nhà cung cấp phụ: tem, bao bì nhãn mác không giao hàng kịp.
- Cuối cùng, bộ phận nhân sự phải có kế hoạch và chính sách sử dụng nhân sự hợp lý, thông qua chế độ lương, thưởng tăng ca để góp phần giữ chân nhân công, tránh tình trạng thiếu hụt lao động trong mùa cao điểm, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
3.4.6. Các giải pháp phụ trợ
Nguồn nhân lực phục vụ cho ngành gốm mỹ nghệ hiện nay rất yếu và mỏng không thể đáp ứng được những đơn hàng lớn của thị trường một cách đúng hạn. Do đó, đào tạo nguồn nhân lực cho ngành gốm đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc phát triển và hiện đại hoá ngành. Đặc biệt là đội ngũ lao động có tay nghề phải được nâng cao về tỷ trọng và trình độ để có thể tiếp thu công nghệ mới, để phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho ngành, các DN cần có những giải pháp sau:
- Khuyến khích các nghệ nhân, các hợp tác xã, hiệp hội kèm cặp, bồi dưỡng, truyền nghề cho lao động trẻ thông qua các lớp đào tạo, hội thảo, trao đổi kinh nghiệm, có chính sách tôn vinh các nghệ nhân, các thợ giỏi..vv
- Đào tạo đội ngũ quản lý có trình độ cao, có chuyên môn vững vàng để đảm trách công tác thiết kế, tạo mẫu trên các phương tịên hiện đại, có nghiệp vụ marketing, nghiệp vụ xuất nhập khẩu tốt..vv
- Cần thường xuyên tổ chức các chuyến tham quan giữa các doanh nghiệp sản xuất trong nước với nhau và tham quan tại nuớc ngoài để các doanh nghiệp tiếp cận được với các kỹ thuật mới và phương pháp quản lý tiên tiến để có thể học hỏi ngay từ chính đối thủ của mình.
Một đội ngũ nguồn nhân lực được đào tạo bài bản sẽ là một nền tảng vững chắc cho các cơ sở sản xuất gốm mỹ nghệ Bình Dương không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tạo ra những sản phẩm đa dạng và độc đáo, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của ngành gốm mỹ nghệ của địa phương.
3.4.6.2. Môi trường
Để giảm thiểu nạn ô nhiễm môi trường do các cơ sở gốm mỹ nghệ đang hoạt động trên địa bàn tỉnh gây ra, chủ yếu là do sử dụng những lò nung bằng củi truyền thống và thực hiện khâu chuẩn bị nguyên liệu bằng thủ công gây ra thì các DN cần nhanh chóng di dời các sơ sở sản xuất vào những khu công nghiệp và cụm làng nghề truyền thống. Chuyển đổi từ lò nung bằng củi truyền thống sang nung bằng lò tuynel đốt bằng gas hoặc dầu.
3.5. Kiến nghị
3.5.1. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng tỉnh Bình Dương.
Để hỗ trợ cho ngành gốm mỹ nghệ tỉnh Bình Dương thực hiện tốt những giải pháp đã nêu nhằm hoàn thiện công tác tổ chức xuất khẩu gốm mỹ nghệ tỉnh nhà, xin kiến nghị đối với các cơ quan chức năng và hữu trách như sau:
- Thực hiện việc hỗ trợ về tài chính cho các cơ sở và doanh nghiệp hoạt động trong ngành gốm mỹ nghệ như: cho vay với lãi xuất thấp nhằm khuyến khích việc di dời và thay đổi công nghệ nung và chế biến nguyên liệu, cho thuê đất với giá ưu đãi.
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan như cấp giấy phép đầu tư, giấy phép xây dựng, rút ngắn thời gian phê duyệt dự án khả thi, giảm bớt các khoản phí là lệ phí.
- Mở hội thi tay nghề truyền thống hàng năm nhằm giúp người lao động yêu nghề và gắn bó với nghề lâu dài.
- Công bố những chính sách ưu đãi về định hướng ngành nghề và hỗ trợ thêm thông tin về thị trường thế giới.
- Mở các lớp huấn luyện nghiệp vụ khai báo hải quan và xuất nhập khẩu.
- Tiếp tục xây dựng môi trường kinh doanh thông thoáng, bình đẳng để mọi doanh nghiệp có thể tham gia hoạt động xuất khẩu.
- Đẩy mạnh công tác tiếp thị, tổ chức tham gia các hội chợ trong và ngoài nước,