CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC XUẤT KHẨU
3.4 Các giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức xuất khẩu
3.4.5 Giải pháp ngăn ngừa các khiếu nại và bồi thường
Các khiếu nại của khách hàng chủ yếu đến từ 02 nguyên nhân chính: Chất lượng hàng hóa không đúng theo yêu cầu hoặc thời gian giao hàng không đúng theo cam kết. Những khiếu nại này không những làm lợi nhuận của các doanh nghiệp bị sút giảm do phải đền bù bằng tiền hoặc gửi hàng thay thế mà còn ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của các doanh nghiệp. Do đó để ngăn ngừa các khiếu nại và bồi thường này, DN cần có các quy định rõ ràng các điều khoản về quy cách, chất lượng sản phẩm, thời gian đặt hàng
trong hợp đồng hoặc xác nhận đơn đặt hàng, ngoài ra các DN cần có những biện pháp sau:
Đối với chất lượng sản phẩm:
- Phải kiểm soát từ khâu nguyên liệu, trước khi đưa vào sản xuất cần phân loại cụ thể, xử lý những nguyên liệu không phù hợp để đảm bảo tất cả những nguyên liệu có chất lượng tốt. Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đã qua tinh chế tốt để tạo ra sản phẩm tốt. Khâu này có vẻ đắt tiền hơn là lấy nguyên liệu đất không qua tinh chế làm nên sản phẩm nhưng thực ra nếu so sánh sản phẩm thì nung sản phẩm lại an toàn hơn, sản phẩm không bị bể vì nung bằng đất xấu. - Màu sắc và kích thước là hai tiêu chí quan trọng nhất đối với hàng gốm sứ.
Đối với sản phẩm mỹ nghệ làm bằng tay DN không thể kiểm soát 100% sản phẩm có màu sắc giống nhau, tùy vào nhiệt độ, vị trí xếp đặt trong lò nung mà màu thành phẩm sẽ có những sai lệch nhất định. Để tránh bị khiếu nại DN cần giải thích rõ cho khách hàng mức độ sai lệch cho phép và yêu cầu khách hàng ký mẫu xác nhận những mẫu màu gần giống trước khi sản xuất. Đối với kích thước, DN nên quy định rõ mức độ dung sai cho phép trong thỏa thuận ban đầu, vì đa số sản phẩm làm bằng tay, kích thước sản phẩm không thể chính xác 100%, mức độ dung sai nên quy định là 5-10% tùy theo loại sản phẩm lớn hay nhỏ. Ngoài ra DN cũng cần thường xuyên kiểm tra các loại khuôn cốt, nếu khuôn cốt quá cũ, bị co giãn nhiều thì cần thay thế ngay.
- Thực hiện quá trình kiểm soát chất lượng thường xuyên, đặc biệt là giai đoạn trước khi nung và trong khi đóng gói, phải có nhân viên kiểm hàng kiểm hàng ở công đoạn cuối cùng, không những kiểm tra chất lượng gốm sứ mà các loại nhãn mác kí mã hiệu liên quan phải chính xác, tránh trường hợp nhãn mác bị gắn nhầm, in sai sẽ phát sinh rất nhiều chi phí cho phía đối tác nhập khẩu nếu không phát hiện kịp thời ở phía xuất khẩu.
- Đặc biệt chú trọng đến khâu đóng gói vì một trong những lý do khiếu nại khá phổ biến là hàng hóa bị đỗ vỡ trong quá trình vận chuyển, do vật liệu chèn lót không đạt yêu cầu hay do pallet bị nghiêng làm hàng bị va đập, rơi vỡ..vv. Đối với thời gian giao hàng:
- Cần tính toán kĩ thời gian giao hàng dựa trên năng lực sản xuất và số lượng đặt hàng, không nhận quá nhiều đơn hàng vượt quá năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Nếu không đạt được thời gian giao hàng theo yêu cầu, phải thương lượng với khách hàng ngay từ đầu để lùi ngày xuất hàng trước khi xác nhận đơn đặt hàng.
- Bộ phận sản xuất cần có bảng kế hoạch sản xuất chi tiết, trên đó có thể theo dõi tiến trình sản xuất và các tổ trưởng báo cáo tiến độ hàng ngày/tuần/tháng - Cần quy định rõ thời gian giao hàng với các nhà cung cấp phụ và các mức
phạt nếu có trong trường hợp giao hàng không đúng tiến độ.
- Đối với những đơn hàng lớn, các DN nên thỏa thuận với khách hàng chấp nhận giao hàng từng phần, giao hàng thành nhiều đợt thay vì giao hàng một lần, để DN có thể chủ động hơn trong việc sản xuất.
- Trong việc tính toán thời gian sản xuất, luôn cộng thêm một khoản thời gian ít nhất là 2 tuần để phòng ngừa các khó khăn có thể xảy đến như: thiếu hụt lao động, thời tiết không thuận lợi, các nhà cung cấp phụ: tem, bao bì nhãn mác không giao hàng kịp.
- Cuối cùng, bộ phận nhân sự phải có kế hoạch và chính sách sử dụng nhân sự hợp lý, thông qua chế độ lương, thưởng tăng ca để góp phần giữ chân nhân công, tránh tình trạng thiếu hụt lao động trong mùa cao điểm, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.