Để đáp ứng mọi cộng việc diễn ra nhanh chóng chặt chẽ và chuyên nghiệp thì cơ cấu tổ chức của bộ phận cũng phải đảm bảo thống nhất , để dễ dàng quản lý mọi hoạt động. mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm chức năng, nhiệm vụ riêng, đòi hỏi những khả năng trình độ khác nhau, đảm bảo công việc diễn ra dễ dàng,nhanh chóng. Cơ cấu tổ chức của nhà hàng HayHay theo mối quan hệ chỉ đạo, có 4 cấp bậc , đứng đầu là trưởng bộ phân F&B, sau đó là quản lý, giám sát, cuối cùng là nhân viên. Ngoài tra còn có trợ lý trưởng bộ phận hỗ trợ. Dưới đây là sơ đồ tổ chức và chức năng , nhiệm vụ các bộ phận của nhà hàng HayHay :
Quản lý (3)
8
50
( Nguồn :phòng nhân sự khách sạn Naman
Chức năng nhiệm vụ.
Thư ký của trưởng bộ phận ẩm thực(F&B seccretary)
- Cấp quản lý trực tiếp: Trưởng bộ phận ẩm thực
- Nơi làm việc: bộ phận ẩm thực
* Cơ cấu tổ chức
- Báo cáo trực tiếp cho : Trưởng bộ phận ẩm thực
- Cấp dưới trực tiếp :Không
- Cấp dưới gián tiếp:Không
* Phạm vi công việc
80% thực hiện các công việc hành chính của bộ phận F&B, 20% hỗ trợ Trưởng bộ phận F&B trong các hoạt động phục vụ theo chỉ đạo.
Trưởng Bộ Phận F&B Thư ký 8 93 Giám sát Tiền sảnh
Giám sát Bar Giám sát tiền
sảnh NV.Pha chế NV. Phục vụ NV. Thu ngân lễ tân nhà hàng Nv. Phục vụ tại phòng
* Nhiệm vụ chính
- Đánh văn bản và dịch thuật các thư từ và tài liệu
- Phân loại và lưu trữ các giấy tờ một cách có hệ thống
- Kiểm soát và áp dụng chính xác các quy định, chính sách và thủ tục của khách sạn
- Giữ gìn các vật dụng và trang thiết bị phòng làm việc
- Kiểm tra hàng hóa với thu mua
- Phối hợp trong các hoạt động của bộ phận và truyền đạt thông tin cho các bộ phận khác
- Theo dõi tất cả các sự kiện được đặt trước của bộ phận F&B
- Liên lạc và tổ chức các hợp đồng dịch vụ bên ngoài
- Kiểm tra hộp thư điện tử và các thư từ cho bộ phận F&B
- Phối hợp với bộ phận kế toán liên quan đến hóa đơn của F&B và đưa ra lời giải thích trong
- Điều phối viên cho bộ phân F&B
- Thực hiện các cuộc gọi và đặt cuộc hẹn cho trưởng bộ phận cho phù hợp
- Giữ văn phòng làm việc sạch sẽ, ngăn nắp
- Bảo mật các thông tin quan trọng trong công việc
- Duy trì mối quan hệ tốt với các thư ký của các bộ phận khác
- Luôn tham khảo ý kiến của trưởng bộ phận nếu có bất cứ nghi ngờ nào trong công việc
- Nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ có thời hạn một cách kịp thời
- Truyền tải các thông tin về các sự kiện dịch vụ của bộ phận F&B cho các bộ phận và nhà bếp
- Cập nhật chính xác lịch sự kiện F&B
- Tạo/cập nhật/cung cấp những dự báo về các sự kiện đã được đặt hàng tháng cho các quản lý nhà hàng, quầy bar.
- Đệ trình các tài liệu quan trọng theo chỉ dẫn của trưởng bộ phận F&B và đảm bảo tính bảo mật
- Phối hợp làm việc và truyền đạt thông tin giữa các nhân viên của bộ phận F&B
- Hỗ trợ trưởng bộ phận F&B trong các hoạt động phục vụ của bộ phận theo hướng dẫn
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu
Quản lý nhà hàng và Bar ( Res.manager)
Trong cơ cấu toàn bộ phận ăn uống có 3 quản lý trong đó có 2 quản lý nhà hàng và một quản lý Bar, các quản lý này thay đổi luôn phiên vị trí quản lý từng khu vực theo thời gian được phân công.
* Cơ cấu tổ chức
- Cấp quản lý trực tiếp: Trưởng bộ phận ẩm thực
- Nơi làm việc: bộ phận ẩm thực
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng Bộ phận ẩm thực
- Cấp dưới trực tiếp: Giám sát nhà hàng và quầy rượu
- Cấp dưới gián tiếp : Nhân viên phục vụ ẩm thực
* Phạm vi công việc
Đảm bảo các tiêu chuẩn được thiết lập, đáp ứng và duy trì. Mục tiêu chính là cung cấp
dịch vụ ẩm thực và sự trải nghiệm cho khách.
Thực hiện công việc kinh doanh một cách chuyên nghiệp và lịch sự phù hợp với các quy tắc của công ty. Hỗ trợ thiết lập các tiêu chuẩn và duy trì nó bằng cách đào tạo và giám sát tất cả các nhân viên. Hỗ trợ kiểm soát chi phí của bộ phận và đảm bảo ngân sách được đáp ứng
*Nhiệm vụ chính Về nguồn lực
- Hỗ trợ trong việc đảm bảo hiệu quả tuyển dụng, chương trình đào tạo trong bộ phận
- Thực hiện thường xuyên chương trình đào tạo, mục tiêu và các chương trình hỗ trợ, đảm bảo nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất thực hiện
- Luôn hướng đến việc đào tạo chuyên nghiệp thông qua đào tạo tại chỗ. Mỗi nhân viên phải được đào tạo ít nhất 7 giờ/tuần, phải có bản ghi chép lịch sử đào tạo.
- Hỗ trợ trong việc đối chiếu và cập nhật chương trình đào tạo cho tất cả vị trí trong bộ phận.
- Quản lý ca kíp, bảng chẩm công, kỷ luật
- Truyền đạt cho nhân viên về sự thay đổi nhu cầu công việc hằng ngày
- Tăng cường an ninh, an toàn trong bộ phận
- Quản lý các giám sát và nhân viên một cách công bằng, chắc chắn trong cách ra quyết định
- Đảm bảo nhân viên phải duy trì vệ sinh và và chuyên nghiệp về ngoại hình
Giao tiếp
- Đảm bảo thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận và với khách sạn
- Liên hệ và đảm bảo công tác về bảo trì bảo dưỡng
- Liên hệ với các bộ phận khác về thông tin khách hàng, những yêu cầu đặc biệt hoặc khách VIP.
- Liên hệ với bộ phận lễ tân về số lượng khách có trong khách sạn,dự đoán cho phục vụ bữa tối hay yêu cầu đặc biệt trong chế độ ăn uống
- Liên hệ với bộ phận kinh doanh về các yêu cầu về tiệc tùng, hội nghị
- Cập nhật thông tin khách hàng
- Đảm bảo giữ liên lạc với bộ phận F&B suốt cả ngày
Quan hệ Khách hàng và Dịch vụ Khách hàng:
- Giải quyết hiệu quả tất cả các than phiền của khách hàng
- Đảm bảo yêu cầu của khách được đáp ứng kịp thời
Tài chính & Kế toán
- Hỗ trợ thực hiện theo ngân sách và kiểm soát ngân sách
- Hỗ trợ kiểm soát số lượng nhân viên tương quan với ngân sách
- Hỗ trợ việc đặt hàng và kiểm soát các dụng cụ cung ứng
- Đảm bảo việc lưu chuyển hàng hóa đến các bộ phận khác phải đúng người, được ghi lại và thanh toán chi phí
- Hạn chế lãng phí
- Tối đa hóa lợi nhuận của nhà hàng bằng cách tăng doanh thu, giảm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và sản phẩm
Hành chính
- Báo cáo hằng tháng
- Đảm bảo kiểm kê hàng hóa hằng tháng hoàn thành đúng hạn
- Hỗ trợ kiểm soát và cập nhật ngân sách theo yêu cầu
- Đảm bảo quy trình POS được thực hiện
- Đảm bảo các vấn đề trên hệ thống POS hoàn tất cuối ngày
- Đảm bảo tính chính xác cho các hóa đơn
Điều hành
- Đảm bảo tính hiệu quả về mặt vận hành trong tất cả các khu vực của F&B - Đảm bảo mọi sự chuẩn bị tốt trước giờ phục vụ khách
- Đảm bảo khu vực phục vụ được sắp xếp theo tiêu chuẩn và kiểm tra hằng ngày - Đảm bảo khu vực phục vụ sạch sẽ và các dụng cụ được cất giữ sau khi phục vụ - Duy trì vệ sinh chung, trật tự trong nhà hàng và khách sạn
- Duy trì định mức tồn kho đối với đồ uống và dao dĩa/ bát đĩa
- Đảm bảo tất cả trang thiết bị được sử dụng thận trọng, hạn chế lãng phí/tránh bể vỡ - Đảm bảo khu vực phục vụ đã được trang bị các thiết bị và dụng cụ cần thiết để phục vụ khách, phù hợp với các tiêu chuẩn của công ty.
- Giám sát quy trình kiểm soát các vật dụng
- Đảm bảo phân bổ vị trí làm việc của nhân viên theo khu vực hợp lý - Đảm bảo tất cả các sự kiện đều được trang trí đẹp, phù hợp.
- Đảm bảo các khu vực chức năng được sắp đặt di chuyển một cách thông suốt - Đóng góp ý kiến cùng với đội ngũ F&B để cải thiện chất lượng phục vụ hằng năm - Theo dõi, phân tích thực đơn và sản phẩm của các nhà hàng cạnh tranh
- Đảm bảo phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhà bếp trước và trong khi phục vụ
- Có thể tiếp quản bộ phận F&B khi trưởng bộ phận nghỉ cuối tuần, nghỉ phép năm hoặc nghỉ ốm.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được yêu cầu.
Giám sát viên quầy rượu( Bar supervisor) * Cơ cấu tổ chức
- Cấp quản lý trực tiếp: quản lý nhà hàng
- Nơi làm việc: bộ phận ẩm thực
- Báo cáo trực tiếp cho: Quản lý nhà hàng
- Cấp dưới trực tiếp:Nhân viên phục vụ, nhân viên quầy rượu
- Cấp dưới gián tiếp: Đồng nghiệp khác
* Phạm vi công việc
Đảm bảo nhà hàng hoạt động một cách chuyên nghiệp, tiêu chuẩn cao. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ thông qua việc khuyến khích bán hàng.
*Nhiệm vụ chính
Kiểm soát hàng trong kho
- Làm việc với các giám sát khác về định hướng sử dụng hàng trong kho một cách chính xác, có ghi lại.
- Đảm bảo tất cả các thức uống được sử dụng đều được cập nhật chính xác
- Kết hợp với trưởng bộ phận trong việc quản lý hệ thống hàng trong kho
- Liên hệ quản lý nhà hàng để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ hàng trong kho, đảm bảo ngân sách
- Hỗ trợ trong việc yêu cầu hàng hóa hằng ngày và phối hợp giám sát sử dụng hàng hóa một cách chính xác, có ghi lại.
Giám sát và phân công nhiệm vụ
- Tổ chức, phân công công việc cho nhân viên - Có kế hoạch trong việc bảo trì các thiết bị - Giải quyết các vấn đề phát sinh
- Hỗ trợ quản lý nhà hàng làm hài lòng khách, đảm bảo ngân sách hằng tháng,hằng năm
- Thăm hỏi khách bằng thái độ vui vẻ và hữu ích - Hỗ trợ trong việc đào tạo nhân viên
- Thực hiện đào tạo nhân viên,mục tiêu và chương trình hỗ trợ đảm bảo tất cả nhân viên đều nhận được phản hồi về hiệu suất thực hiện
- Hỗ trợ trong việt giám sát ca kíp, bảng chấm công, kỷ luật
- Truyền đạt thông tin cho nhân viên về sự thay đổi các nhu cầu công việc trong ngày - Giữ vệ sinh sạch sẽ, trật tự tại các khu vực phục vụ
- Đảm bảo thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận và với khách sạn - Tăng cường an toàn, an ninh trong bộ phận
- Đảm bảo tất cả trang thiết bị được sử dụng thận trọng, hạn chế lãng phí/tránh bể vỡ - Tối đa lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu, kiểm soát chi phí
- Quản lý nhân viên một cách công bằng
- Kiểm tra các thiết bị liên tục và giữ cho chúng hoạt động thông suốt và đúng chức năng.
- Giám sát và hoàn thành các nhiệm vụ khác trong phạm vị bộ phận - Giám sát và điều phối các hoạt động hằng ngày tại quầy
- Kiểm soát thực hiện nội quy an toàn vệ sinh, quy định và qui trình. - Tổ chức và kiểm soát lịch công việc.
- Thường xuyên báo cáo cho quản lý nhà hàng về các vấn đề liên quan công việc.
- Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm của mình cho nhân viên cấp dưới. - Tổ chức các cuộc họp giao ban hằng ngày
- Đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ cho việc phục vụ bằng việc kiểm tra danh mục công việc
- Kiểm soát quy trình sử dụng các vật dụng - Có trách nhiệm kiểm kê kho hàng tháng - Giải quyết những than phiền của khách - Vận động để lấy ý kiến phản hồi của khách - Đảm bảo có sự phối hợp chặt chẽ với bếp - Có khả năng xác định vấn đề và giải quyết vấn đề - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu
Giám sát nhà hàng
- Cấp quản lý trực tiếp: quản lý nhà hàng
- Nơi làm việc: bộ phận ẩm thực
* Cơ cấu tổ chức
- Báo cáo trực tiếp cho: Quản lý nhà hàng
- Cấp dưới trực tiếp:Nhân viên phục vụ nhà hàng ,nhân viên pha chế
- Cấp dưới gián tiếp: Đồng nghiệp khác
Đảm bảo dịch vụ ẩm thực hoạt động một cách chuyên nghiệp, duy trì tiêu chuẩn cao. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giảm thiểu chi phí bằng cách tối đa hóa lợi nhuận mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ thông qua việc khuyến khích bán hàng
*Trách nhiệm &Nhiệm vụ chính
- Tuân thủ các quy định về an toàn cháy nổ
- Duy trì tiêu chuẩn của công ty về vệ sinh và ngoại hình
- Là hình ảnh đại diện cho khách sạn thông qua thái độ ngay cả khi không làm việc
- Tuân thủ tất cả các quy định, nội quy của công ty
- Nắm vững các thông tin và dịch vụ của khu nghỉ dưỡng Naman
- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, hội họp và họp giao ban theo yêu cầu
- Báo cáo với cấp trên theo kênh thích hợp
- Truyền đạt thông tin với các bộ phận khác liên quan
- Hoàn thành kịp thời nhiệm vụ được giao
- Góp phần xây dựng sự hài lòng của khách hàng
Nhiệm vụ
- Tổ chức, phân công công việc cho nhân viên
- Đảm bảo tất cả các thiết bị phục vụ được thường xuyên bảo trì bảo dưỡng - Xử lý và giải quyết vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ quản lý nhà hàng đảm bảo khách hài lòng và đạt được ngân sách phân bổ hằng tháng, hằng năm.
- Thăm hỏi khách với thái độ hữu ích và vui vẻ - Hỗ trợ đào tạo nhân viên trong bộ phận
- Đảm bảo việc đào tạo, mục tiêu và chương trình hỗ trợ được thực hiện thường xuyên, nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất thực hiện
- Hỗ trợ giám sát ca kíp, bảng chấm công và kỷ luật
- Truyền đạt thông tin cho nhân viên về sự thay đổi và nhu cầu công việc hằng ngày - Duy trì khu vực làm việc được sạch sẽ và trật tự
- Đảm bảo tính hiệu quả trong truyền đạt thông tin giữa các bộ phận và với khách sạn - Tăng cường an toàn, an ninh trong bộ phận
- Đảm bảo tất cả trang thiết bị được sử dụng thận trọng, hạn chế lãng phí/tránh bể vỡ - Tối đa lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu, kiểm soát chi phí
- Quản lý nhân viên một cách công bằng