Bộ máy quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp

Bộ máy quản lý VLĐ doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu bộ máy, nguồn nhân lực và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó:

1.2.4.1. Cơ cấu Bộ máy quản lý vốn lưu động

Cơ cấu bộ máy trong tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng có mối quán hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận được chuyên môn hóa, có trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý. Trong đó, cần phân cấp rõ quyền quyết định nhằm nêu rõ ảnh hưởng của từng thành viên trong bộ máy về quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý VLĐ bao gồm:

- Giám đốc: Là người giữ chức vụ quan trọng nhất, cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước phấp luật, có quyền ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới. Mối quan hệ này sẽ theo phân quyền giữa cấp trên và cấp dưới trực tiếp trải dài từ cấp cao tới cấp thấp trong bộ mãy doanh nghiệp, tương ứng với chuỗi

chỉ huy theo nguyên lý thứ bậc.

- Phó giám đốc phụ trách tài chính: là người đứng đầu bộ mát quản lý tài chính, có quyền điều hành tài chính, phụ trách về mặt tài chính, theo dõi phòng tài chính kế toán, quản lý trực tiếp Kế toán trưởng. Phó giám đốc phụ trách tài chính có quyền hạn tham mưu chính, cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho Giám đốc. Ngoài ta còn thực hiện sự trợ giúp triển khai chính sách, giám sát và đánh giá; trong các vấn đề pháp lý và tài chính.

- Ban kiểm soát/ ban thanh tra nội bộ: Là bộ máy phụ trách việc kiểm soát quản lý VLĐ tại doanh nghiệp. Ban kiểm soát sẽ nắm vai trò theo dõi, giám sát hoạt động quản lý VLĐ tại doanh nghiệp trên cơ sở các quy định về pháp luật hiện hành cũng như dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra cho bộ máy quản lý VLĐ nhằm đánh giá công tác quản lý VLĐ tại doanh nghiệp cũng như kiểm soát quản lý VLĐ tại doanh nghiệp.

- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy tài chính kế toán, đại diện cho phòng tài chính – kế toán, có quyền trực tiếp kiểm soát bộ phận tài chính kế toán, vừa có quyền hạn trong quản lý VLĐ tại doanh nghiệp, vừa tham mưu cho các lãnh đạo và nhu cầu, tình hình và kế hoạch sử dụng VLĐ.

- Kế toán vốn bằng tiền (phụ trách tiền và các khoản tương đương tiền): theo dõi dòng tiền thu vào và dòng tiền chira của Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng .Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt với sổ của thủ quỹ và sổ kế toán tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng thì kế toán cần tìm ra nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời; báo cáo thu chi hằng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban lãnh đạo; liên hệ với ngân hàng nơi làm việc (về rút tiền, trả tiền… cuối tháng lấy sổ phụ ngân hàng và chứng từ ngân hàng).

- Kế toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi chính xác số hiện có và tình hình biến động các khoản đầu tư tài chính theo từng lĩnh vực đầu tư và thời hạn đầu tư; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đầu tư tài chính cũng như các khoản doanh thu được hưởng do hoạt động đó mang lại, đồng thời xác định chính xác lợi nhuận của hoạt động tài chính.

- Kế toán các khoản phải thu: theo dõi các khoản nợ, ghi lại và phản ánh trên nghiệp vụ (bảng cân đối kế toán) và báo cáo cho kế toán trưởng bao gồm tất cả các khoản nợ doanh nghiệp chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán từ đó trích lên phương án trích lập dự phòng với những khoản nợ có khá năng không thể thanh toán; các khoản phải thu được ghi nhận như tài sản của doanh nghiệp vì chúng phản ánh các khoản tiền được thanh toán trong tương lai.

- Kế toán hàng tồn kho: theo dõi việc nhập xuất hàng tồn kho; trực tiếp tham gia công tác tổ chức công tác kiểm kê định kỳ (Tháng, quý, năm), chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kể, biên bản đề xuất xử lý nếu co chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.

1.2.4.2. Nhân lực trong Bộ máy quản lý vốn lưu động

a, Số lượng

Lãnh đạo cao nhất của bổ máy quản lý VLĐ tại doanh nghiệp luôn là Giám đốc và sẽ chỉ duy nhất: 01 người. Nhằm đảm bảo tính nhất quán trong các quyết định đưa ra trong quản lý VLĐ.

Bên dưới Giám đốc chỉ có thể có tối đa 1 phó giám đốc và 1 kế toán trưởng với phụ trách chuyên biệt quán lý VLĐ.

Dựa vào thực tế của mỗi doanh nghiệp từ đó có thể phân chia số lượng cán bộ nhân viên phụ trách VLĐ của doanh nghiệp. Tuy nhiên tối thiểu để có thể quản lý VLĐ sẽ bao gồm: 04 nhân viên trong đó mỗi người sẽ phụ trách 1 mảng chuyên biệt (tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho).

b, Năng lực

Để quản lý VLĐ tại doanh nghiệp với mỗi cấp độ trong bộ máy sẽ cần những năng lực về kiến thức, trình độ kỹ năng và phẩm đạo đức riêng nhằm phù hợp với vị trí hiện tại trong bộ máy quản lý VLĐ, trong đó:

- Giám đốc: Có sự hiểu biết nhất định về tài chính mà cụ thể ở đây là VLĐ, có kinh nghiệm trong quản lý VLĐ tại doanh nghiệp, có khả năng tổ chức và lãnh đạo tốt. Giám đốc cần phải là người quyết đoán, kiên định, biết lắng nghe, chia sẻ và thấu hiểu được những điều được cấp dưới đề xuất và đưa ra thảo luận.

- Phó giám đốc phụ trách tài chính: Có kỹ năng chuyên sâu về tài chính, kỹ năng phân tích tài chính, lập kế hoạch tài chính, có khả năng quan sát và ứng biến nhằm xử lý vấn đề phát sinh nhanh nhạy. Phó giám đốc tài chính sẽ là người cần phải có sự nhẫn lãi và thuyết phú vì với một vai trò phụ trách tài chính sẽ cần khả năng trình bày hoặc định chiến lược, đánh giá hiệu quả và chấy lượng của quản lý VLĐ.

- Kế toán trưởng: Phải có chứng chỉ kế toán trưởng do Bộ Tài chính cấp phép, có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ kế toán, có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 02 năm trở lên. Kế toán trưởng cần có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật.

- Kế toán viên phụ trách các hình thái VLĐ: cần có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về tài chính, kế toán từ trung cấp trở lên. Với mỗi kế toán viên cần có phẩm chất: cẩn thận, chính xác, trung thục và tính cần củ, chăm chỉ. Ngoài ra mỗi người kế toán viên cũng đòi hỏi sự năng động, sáng tạo nhằm có thể nâng cao bản thân và đưa ra các phân tích, đánh giá cho các cấp lãnh đạo để đưa ra quyết định đúng đăn. Là một nhân viên kế toán cần không chỉ quan tâm đến tài chính, kế toán mà còn cần phải xem cả các thông tin có thể tác động tới hình thái VLĐ mà mình đảm nhận.

1.2.5. Nội dung quản lý vốn lưu động tại doanh nghiệp

1.2.5.1. Lập kế hoạch vốn lưu động

Nhu cầu VLĐ thường xuyên cần thiết là số VLĐ tối thiểu cần thiết phải có để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục. Dưới mức này sản xuất kinh doanh sẽ gặp khó khăn, thậm chí đình trệ, gián đoạn. Trên mức cần thiết lại gây ứ đọng vốn, sử dụng lãng phí, kém hiệu quả.Chính vì vậy trong quản lý VLĐ các DN cần chú trọng xác định đúng đắn nhu cầu VLĐ thường xuyên cần thiết, phù hợp quy mô, điều kiện kinh doanh cụ thể cua doanh nghiệp. Nhu cầu VLĐ có thể được xác định theo công thức:

Nhu cầu VLĐ = Vốn hàng tồn kho + Nợ phải thu –Nợ phải trả nhà cung cấp

Trong đó để lập kế hoạch VLĐ của doanh nghiệp sẽ gồm 4 bước như sau: a, Loại hình lập kế hoạch VLĐ

nghiệp cũng như dựa trên ngành nghề mà doanh nghiệp đang được cấp phép hoạt động mà có thể đưa ra triển khai các loại hình kế hoạch khác nhau. Trong đó, đa phần các doanh nghiệp sẽ lập kế hoạch VLĐ dựa trên cơ sở lập báo cáo tài chính theo niên độ và được khuyến khích lập theo báo cáo tài chính giữa niên độ gồm:

- Kỳ lập báo cáo theo quý (bao gồm cả quý IV). - Kỳ lập báo cáo bán niên.

b, Mục tiêu lập kế hoạch VLĐ

Tiền mặt và các khoản tương đương tiền có ba động cơ để doanh nghiệp nắm giữ tiền mặt là:

- Động cơ hoạt động, giao dịch: mức tồn quỹ tiền mặt được hoạch định để đáp ứng kịp thời các khoản chi tiêu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Động cơ dự trữ:là một hành động dự phòng trước khả năng gia tăng nhu cầu chi tiêu do tăng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc nhanh chóng đáp ứng những cơ hội kinh doanh đột xuất.

- Động cơ đầu cơ: là một phản ứng trước sự khan hiếm, biến động giá cả hàng hoá nguyên vật liệu hoặc sự biến động về tỷ giá hối đoái trên thị trường

Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn:

- Khoản đầu tư tài chính ngắn hạn là mọi hoạt động sử dụng vốn hiện tại nhằm mục đích sinh lời trong tương lai. Đầu tư tài chính trong doanh nghiệp chính là hoạt động khai thác, sử dụng các nguồn lực về tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp để đầu tư ra bên ngoài, nhằm mục đích sinh lời và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tùy theo quy mô và tính chất của các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, có thể sử dụng phương pháp so sánh, đối chiếu (giữa kết quả/số liệu thực tế thu thập tại thời điểm đánh giá và mục tiêu/kế hoạch đặt ra; hoặc giữa các thông số của đầu tư ngắn hạn tại thời điểm đánh giá với các chỉ số tiêu chuẩn; hoặc kết hợp) hoặc phương pháp phân tích chi phí – lợi ích.

- Dựa trên mức độ rủi ro, biến động của thị trường tài chính với mức độ rủi ro mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được. Khoản đầu tư đó có nằm đúng trong mức kế hoạch đặt ra về lợi nhuận hay mức độ thiệt hại hay không.

Các khoản phải thu: Khoản phải thu là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu hàng hóa hoặc dịch vụ. Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều phát sinh các khoản phải thu nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể cho đến mức không thể kiểm soát nổi. Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro.

Hàng tồn kho:

- Hàng tồn kho dự trữ là những tài sản mà doanh nghiệp dự trữ để đưa vào sản xuất hoặc bán ra sau này. Tùy theo mỗi căn cứ và mục đích khác nhau mà vốn tồn kho dự trữ của doanh nghiệp được phân thành những loại khác nhau. Việc quản lý vốn tồn kho dự trữ là rất quan trọng, không phải vì nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số VLĐ của doanh nghiệp mà quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng vật tư hàng hóa ứ đọng, chậm luân chuyển, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường, góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển VLĐ.

- Tồn kho dự trữ làm phát sinh chi phí như chi phí lưu giữ, bảo quản và chi phí thực hiện các hợp đồng. Do đó cần quản lý hàng tồn kho dự trữ trên cơ sở tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho dự trữ .

c, Quy trình lập kế hoạch - Phân tích môi trường:

+ Để lập kế hoạch VLĐ cần phải hiểu rõ về môi trường, về thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và hạn chế của mình trong sử dụng VLĐ so với các doanh nghiệp có cùng ngành nghề kinh doanh và vốn hóa. Việc lập kế hoạch cũng đòi hỏi phải có những dự đoán thực tế về cơ hội, các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dựng các kế hoạch hiện có của doanh nghiệm.

+ Mục đích của phân tích môi trường là để tìm kiếm các cơ hội mới, cách xử lý vấn đề hay phát hiện được những thách thức đặt ra cho VLĐ tại doanh nghiệp.

- Xác định mục tiêu:

+ Với bốn hình thái của VLĐ cần xác định các mục tiêu, sắp xếp theo mức độ quan trọng và ảnh hưởng của hình thái đó. Những mục tiêu hàng đầu thường liên

quan đến sự sống còn và khả năng phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời gian phải hoàn thành.

+ Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn.

+ Các thành phần khác nhau trong bộ máy quản lý VLĐ tại doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu khác nhau: Mục tiêu của Giám đốc, mục tiêu của Phó giám đốc, mục tiêu của ban kiểm soát, mục tiêu của kế toán trưởng, mục tiêu của kế toán viên.

- Quyết định kế hoạch

+ Sau khi đã đưa ra các kế hoạch thì thời điểm mà kế hoạch được chấp nhận cũng là thời điểm để đưa ra quyết định.

+ Quyết định được công bố, các cơ cấu của bộ máy quản lý sẽ phải phối hợp thực hiện bằng cách chuyển hóa trên khối lượng công việc và tiếp tục phân tích nhằm đảm bảo VLĐ trong bốn hình thái (tiền mặt và các khoản tương đương tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho).

1.2.5.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch vốn lưu động

a, Triển khai kế hoạch quản lý tiền mặt và các khoản tương đương tiền

Bước 1: Kế toán phụ trách tiền mặt và các khoản tương đương tiền chịu trách nhiệm tiếp nhận các yêu, đề nghị thu/chi; tập hợp các chứng từ từ đó đối chiều. Từ đó sử dụng các nghiệp vụ tài chính (giải quyết thủ tục hành chính, xử lí các phương pháp thanh toán bằng tiền mặt hay qua hệ thống ngân hàng) nhằm lên kế hoạch báo cáo thực hiện cho cấp lãnh đạo.

Bước 2: Kế toán trưởng hoặc Phó giám đốc phụ trách tài chính lập kế hoạch dựa trên các chỉ số tài chính về tiền mặt và các khoản tương đương tiền để nhằm đánh giá dựa trên các chỉ tiêu về khả năng thanh toán của doanh nghiệp như: Hệ số thanh toán ngắn hạn, hệ số khả năng thanh toán nhanh, hệ số khả năng thanh toán tức thời.

Bước 3: Phê duyệt của Giám đốc: Sau khi thực hiện các bước phân tích và đánh giá đầy đủ và đúng quy trình, kế toán trưởng hoặc phó giám đốc tài chính có nhiệm vụ trình kế hoạch tổ chức thực hiện tiền mặt và các khoản tương đương tiền nên Giám đốc. Sau đó căn cứ vào các quy định của doanh nghiệp và pháp luật mà phê duyệt và ban hành thực hiện.

b, Triển khai kế hoạch quản lý các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn

Bước 1: Kế toán phụ trách các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn chuẩn bị bảo gồm việc xây dựng kế hoạch phân tích và thu thập, xử lý tài liệu phân tích. Thực hiện được dựa trên cơ sở đầu tư ngắn hạn và dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn.

Bước 2: Kế toán trưởng hoặc Phó giám đốc phụ trách tài chính lập kế hoạch dựa trên các chỉ số tài chính mức độ rủi ro và biên lợi nhuận của các khoản đầu tư ngắn hạn. Xem xét, đánh giá tăng giảm các khoản đầu tư hay tăng giảm mức dự phòng giám giá từ đó đưa ra đề hướng trình cấp cao nhất.

Bước 3: Giám đốc: Tổng kết lại kết quả và đưa ra các phương án thực hiện