Việc hoàn thiện bộ máy quản lý là việc làm quan trọng nhất, cần thiết nhất, lâu dài nhất, là quá trình đòi hỏi sự tìm hiểu, nghiên cứu có hệ thống lâu dài của người lãnh đạo cấp cao trong Công ty. Sau đây, em mạnh dạn đưa ra ý kiến về cơ cấu và nhân lực trong quản lý VLĐ trong Công ty như sau:
- Cơ cấu: Cần thêm 1 Phó Tổng giám đốc phụ trách về tài chính để giảm tải áp lực cho Tổng giám đốc. Phân công rõ nhiệm vụ của Phó phòng kế toán để tránh có sự chồng chéo như hiện nay. Tổ chức phối hợp giữa các phòng ban nhằm nâng cao sự kiểm soát VLĐ tại Công ty.
- Nhân lực: Do tình hình phát triển của Công ty, việc tuyển dụng là không tránh khỏi vừa để giảm tải công việc hiện tại cho kế toán viên vừa nhằm đào tạo cho lứa nhân viên kế cận để có sự nối tiếp trong tương lai.
3.2.2. Hoàn thiện lập kế hoạch vốn lưu động tại Công ty cổ phần Sông Đà 11
a, Loại hình lập kế hoạch
Đẩy mạnh công tác quản lý VLĐ tại Công ty: Thực hiện xây dựng đồng bộ quy chế quản lý vốn bằng tiền, hàng tồn kho, xác định mức dự trữ tối ưu, phát huy vai trò của Ban kiểm soát trogn thực hiện giám sát công tác quản lý tài chính nói chung và quản trị VLĐ nói riêng.
Lựa chọn nhân sự cao cấp đề xây dựng bộ phận chuyên nghiệp trong hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán:
Nhân sự là yếu tố hàng đầu trong quản lý Công ty nói chung và quản lý VLĐ nói riêng, đây cũng là kinh nghiệm của các Tập đoàn lớn hướng đến quản lý VLĐ. Đứng trước thực trạng tài sản ngắn hạn đang chiếm 69.43% trong tổng tài sản tác động rất nhiều đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, đẩy nhanh sản xuất kinh doanh, triển khai hiệu quả tài sản ngắn hạn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
b, Xây dựng mục tiêu
Xây dựng, quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển tiền tệ: Các bước xây dựng kế hoạch lưu chuyển tiền tệ và mẫu kế hoạch lưu chuyển tiền tệ năm được thực hiện như sau:
Bước 1: Dự đoán dòng tiền thu trong kỳ Bước 2: Dự đoán dòng tiền chi trong kỳ
Bước 3: Xác định số dư tiên trên cơ sở tổn quỹ đầu kỳ, dòng thu và chi trong kỳ và tìm hiểu biện pháp để cân đối thu chi.
c, Quy trình lập kế hoạch
Với lĩnh vực kinh doanh mới cần tham dò kỹ lưỡng, đảm bảo chắc chắn mới tham gia không để thua lỗ quá lớn, đặc biệt là dự án ở Lào.
Với đối tác cần tiếp tục nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau trong kinh doanh để phối hợp nhịp nhàng ăn ý để đôi bên cùng có lợi. Có những cuộc họp rút kinh nghiệm giữa các đơn vị tham gia thi công hoặc sau những dự án lớn.
Với khách hàng đặc biệt chú ý khách hàng là truyền thống giữ chứ tín.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức kế hoạch vốn lưu động tại Công ty cổ phần Sông Đà 11
3.2.3.1. Hoàn thiện việc quản lý tiền mặt
Trong các doanh nghiệp vốn bằng tiền (tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng) là yếu tố trực tiếp quyết định đến khả năng thanh toán tương ứng quy mô kinh doanh nhất định.
Tiền và các khoản tương đường tiền mà cao thì hệ số khả năng thanh toán tức thời và khả năng thanh toán hiện thời sẽ cao, nghĩa là Công ty có thể đảm bảo thanh toán các khoản nợ đến hạn. Ngược lại nếu hệ số khả năng thanh toán mà thấp thể hiện khả năng trả nợ của Công ty là yếu và cũng là dấu hiệu báo trước những khó khăn tiềm ẩn về tài chính mà Công ty có thể gặp phải trong việc trả nợ
Tiền mặt tại quỹ tuy đã tăng lên so với đầu năm nhưng vẫn thấp.Công ty nên có kế hoạch dự trữ tiền mặt hợp lý. Đến cuối năm 2020 lượng tiền mặt tại quỹ chỉ chiếm tỷ trọng 0.65%, một tỷ lệ quá nhỏ có thể làm ảnh hưởng đến tình hình thanh toán của
Công ty, trong khi đó tiền gửi ngân hàng là 99.35% vì mọi hoạt động thanh toán của Công ty chủ yếu là qua các ngân hàng còn tiền mặt thường để phục vụ các khoản chi tạm ứng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nếu có việc đột xuất….
Trong thời gian tới, Công ty cần tổ chức thực hiện việc cân đối tiền làm sao đáp ứng được:
- Nhu cầu giao dịch: nhằm đáp ứng các nhu cầu giao dịch hằng ngày như chi trả tiền mua hàng, tiền lương, thuế, cổ tức... trong quá trình hoạt động bình thường của Công ty.
- Nhu cầu đầu tư: Công ty cần có một lượng tiền nhất định để sẵn sàng nắm bắt những cơ hội đầu tư thuận lợi trong kinh doanh như mua nguyên vật liệu dự trữ khi giá cả đang rẻ hoặc khi dự đoán giá thị trường sắp tăng; khi tỷ giá biến động thuận lợi; mua các chứng khoán đầu tư nhằm mục tiêu góp phần gia tăng lợi nhuận của Công ty.
- Nhu cầu dự phòng: nhằm duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu chi tiêu khi có những biến cố bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động thu chi bình thường của Công ty, chẳng hạn do ảnh hưởng của yếu tố thời vụ khiến Công ty phải chi tiêu nhiều cho việc mua hàng dự trữ trong khi chưa thu hồi kịp tiền thu bán hàng.
3.2.3.2. Tăng cường quản lý và thu hồi các khoản phải thu
Việc tồn tại các khoản phải thu trong điều kiện hiện nay là một điều tất yếu song nếu để các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Hoạt động chủ yếu của Công ty là xây dựng cơ bản vì thế trong quá trình thực hiện dự án nên đưa ra thỏa thuận về việc thanh toán hoặc ứng trước một phần giá trị công trình. Tùy theo hạng mục công trình hoàn thành mà chủ đầu tư sẽ thẩm định chất lượng, quyết toán và thanh toán cho Công ty. Đào tạo tập huấn cán bộ kế toán đẩy nhanh tốc độ hoàn thiện hồ sơ thanh toán giá trị công trình với chủ đầu tư.
Bên cạnh đó, Công ty cần có chiến lược riêng đối với từng nhóm đối tượng khách hàng. Trong hợp đồng kinh tế, cần có các điều khoản quy định chặt chẽ về
thời hạn thanh toán, hình thức phạt vi phạm hợp đồng nhưlãisuất chậmtrảvàkhuyến khích các chủ đầu tư ứng trước tiền với các ưu tiên và chính sách thu tiền có lợi cho khách hàng vì nếu trong quá trình tiến hành xây dựng lớn nếu không có chính sách khuyến khích mà để hoàn thành công trình mới thu tiền thì khoản vốn ứ đọng sẽ lớn. Sau khi nhận công trình Công ty nên đưa ra những thỏa thuận với cách thanh toán sao cho có lợi cho cả hai, nếu khách hàng ứng trước tiền có thể chiết khấu cho khách hàng. Tỉ lệ chiết khấu là bao nhiêu thì cần linh hoạt trong từng thời kì sao cho sử dụng nguồn tạm ứng do khách hàng cung cấp nhỏ hơn chi phí tín dụng tại ngân hàng là điều rất có lợi. Vừa giảm tiền vay nợ và giảm khoản phải thu của Công ty. Công ty cũng cần chú ý giữ gìn quan hệ, đối với các khách hàng có mối quan hệ thường xuyên và chấp hành đúng chế độ thanh toán.
3.2.3.3. Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho
Trong năm qua, tỷ trọng hàng tồn kho luôn đứng thứ hai trong tổng VLĐ sau các khoản phải thu khách hàng; mà trong vốn tồn kho chủ yếu là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, còn các khoản khác chiếm tỷ trọng không đáng kể.
Chi phí sản xuất kinh doanh dở đang lớn do các doanh nghiệp xây dựng chủ yếu là do thời gian thi công các công trình kéo dài. Thời gian xây dựng kéo dài do bị chi phối bởi quy mô và mức độ phức tạp về kỹ thuật xây dựng của các công trình. Ngoài ra thời gian để đảm bảo kỹ thuật sao cho thời gian để vật liệu kịp đạt thời gian vật liệu đảm bảo độ chết của vật liệu. Ngoài ra vị trí thi công, điều kiện khí tượng cũng là yếu tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công trình. Nếu đường vào công trình khó khăn và thời tiết xấu thì sẽ kéo dài thời gian thi công của đơn vị. Vì vậy, rút ngắn thời gian thi công và chọn lựa dự án trọng điểm để thi công dứt điểm, tạo điều kiện giảm chi phí chung, giảm chi phí nhân công và rút ngắn thờì gian thi công.
Để có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lí ta cần phải:
- Xác định đúng lượng nguyên vật liệu hoặc lượng hàng hoá cần mua trong kì hoặc lượng tồn kho dự trữ thường xuyên dựa trên các cơ sở:
+ Thứ nhất, dựa vào mức dự trữ thường xuyên của công ty đó là mức dự trữ tối thiểu căn bản có thể đáp ứng được nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Thứ hai, công ty cần tính đến nhu cầu dự trữ bảo hiểm. Đây là cơ sở đảm bảo cho việc công ty tránh đựơc những rủi ro, tránh được những phí tổn do thiếu hụt nguyên vật liệu, hàng hoá.