nhân dân cấp huyện
Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm trước UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Các Phó Chánh Văn phòng là cấp phó của người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng. Số lượng Phó Chánh Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện không quá 03 người.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng và theo Quy chế làm việc của UBND cấp huyện; bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo của các cơ quan chuyên môn theo quy định.
Chánh Văn phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của UBND cấp huyện xây dựng Quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện Quy chế đó.
23
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện về việc thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình và các công việc được UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện phân công hoặc ủy quyền; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng phí; gây thiệt hại trong tổ chức, đơn vị thuộc quyền quản lý của mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện và sở quản lý ngành, lĩnh vực về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo công tác trước HĐND và UBND cấp huyện khi được yêu cầu; phối hợp với người đứng đầu cơ quan chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Các bộ phận của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện bao gồm: Bộ phận tổng hợp; bộ phận hành chính – văn thư; bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ; bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
Một là, bộ phận tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ nghiên cứu, xây
dựng chương trình công tác của UBND cấp huyện; tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, dự thảo các đề án, văn bản hành chính giúp Thường trực
Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND Bộ phận tổng hợp Bộ phận hành chính – văn thư Bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính
24
HĐND, UBND cấp huyện trong việc chỉ đạo các cấp, các ngành, các đơn vị trên địa bàn quản lý thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, văn hóa – xã hội, an ninh, quốc phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
Hai là, bộ phận hành chính – văn thư. Bộ phận này thực hiện các nhiệm
vụ bao gồm: Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND và của Văn phòng; Kiểm tra chặt chẽ thể thức, nội dung văn bản của Thường trực HĐND, UBND cấp huyện và Văn phòng trước khi ban hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo quy định; Soạn thảo, in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ của cơ quan; Thực hiện công tác lưu trữ, các quy định về bí mật nhà nước trong xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước; Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc hướng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ hành chính – văn thư đối với Văn phòng của các cơ quan thuộc UBND cấp huyện và Văn phòng HĐND và UBND cấp xã.
Ba là, bộ phận quản trị, kế toán – tài vụ. Bộ phận này thực hiện các
nhiệm vụ sau:
− Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý; − Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành;
− Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Văn phòng tại trụ sở làm việc của HĐND và UBND huyện;
− Phối hợp với Nhà khách Văn phòng để tiếp đón phục vụ các cuộc hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với huyện;
25 trong cơ quan đảm bảo sạch, đẹp;
− Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí nhân viên trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung;
− Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định;
− Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí;
− Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan;
− Thực hiện chế độ thanh toán cho các đơn vị bên ngoài cơ quan và cho cán bộ, công chức với tinh thần nhanh nhất, tích cực nhất nhưng phải đảm bảo nguyên tắc, chế độ quy định hiện hành;
− Quản lý, theo dõi việc sử dụng các nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản thuộc Văn phòng;
− Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ Lãnh đạo huyện và Văn phòng; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn;
− Mở sổ theo dõi lý lịch của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc;
− Khi có công việc đột xuất của thường trực HĐND, UBND trực tiếp điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh Văn
26
phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng biết trước khi đi.
Bốn là, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính. Bộ phận này
có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý, theo dõi, kiểm tra các đơn vị thực hiện công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn