thành phố Vinh
Quy chế hoạt động là văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành, quy định cách thức quản lý, điều hành, lề lối làm việc của một cơ quan, đơn vị, tổ chức cụ thể. Trong quy chế hoạt động bao gồm các quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, lãnh đạo các đơn vị, bộ phận, tổ chức; các mối quan hệ phân công, phối hợp trong quá trình giải quyết công việc; trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong hoạt động, cách thức phối hợp giải quyết công việc; tiêu chí đánh giá kết quả giải quyết công việc hay thực hiện chức năng, nhiệm vụ; chế độ thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát, chế độ thông tin, báo cáo. Ngoài ra, Quy chế hoạt động chứa đựng một số nội dung cơ bản bao gồm: Phạm vi điều chỉnh, đối tượng điều chỉnh, phương pháp điều chỉnh; thẩm quyền ban hành; điều kiện thực hiện quy chế; các chế tài (nếu có).
Việc xây dựng Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND phải do Văn phòng HĐND và UBND thực hiện. Trong quá trình đó, Quy chế hoạt động cần có sự tham gia đóng góp ý kiến, tư vấn trong toàn cơ quan, đơn vị, tạo ra sự thống nhất cả về mặt nhận thức và hành động. Khi dự thảo Quy
90
chế hoạt động được hoàn thành, Văn phòng HĐND và UBND trình lãnh đạo UBND cùng cấp xem xét, phê duyệt và ban hành, làm cơ sở để tổ chức triển khai thực hiện trong quá trình hoạt động.
Để đảm bảo tính liên tục, tính ổn định, vừa đảm bảo tính linh hoạt và tính hiệu quả trong hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, Quy chế hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cần đảm bảo một số nội dung cụ thể sau đây:
Một là, Quy chế cần xác định rõ cơ chế phối hợp hoạt động và trách nhiệm giữa Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng trong công tác chỉ đạo, điều hành.
Theo đó, Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND và UBND, chỉ đạo, điều hành chung và chịu trách nhiệm mọi mặt về hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách và chịu trách nhiệm một hoặc một số lĩnh vực công tác. Các Phó Chánh Văn phòng chỉ xử lý, giải quyết công việc trong phạm vi lĩnh vực được giao, tuyệt đối không được xử lý các công việc ngoài lĩnh vực phụ trách, hoặc vượt quá thẩm quyền giải quyết. Trong trường hợp có phát sinh những công việc, nhiệm vụ liên quan nhưng vượt ngoài phạm vi được giao phụ trách thì Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng để định hướng, tìm cách giải quyết cụ thể, hiệu quả.
Các Phó Chánh Văn phòng chủ động xử lý công việc trong phạm vi được phân công phụ trách. Trong trường hợp xuất hiện những vấn đề, vụ việc liên quan đến lĩnh vực phụ trách của Phó Chánh Văn phòng khác thì chủ động phối hợp giải quyết một cách thống nhất; nếu không có sự thống nhất hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm trong phối hợp giải quyết công việc thì Phó Chánh Văn phòng đang chủ trì xử lý, giải quyết công việc đó phải báo cáo Chánh Văn phòng để xin ý kiến hoặc Chánh Văn phòng đưa ra thảo luận tại cuộc họp
91
lãnh đạo Văn phòng để thống nhất xử lý, xác định trách nhiệm, kịp thời chấn chỉnh.
Trong quá trình chỉ đạo, điều hành phát sinh những vấn đề khó khăn, vướng mắc thì các Phó Chánh Văn phòng chủ động báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý ngay mà không đợi đến cuộc họp giao ban định kỳ.
Việc xây dựng cơ chế phân công, phối hợp, chịu trách nhiệm như vậy sẽ giúp xác định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng cá nhân lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND; mỗi người phụ trách và chỉ chịu trách nhiệm theo từng lĩnh vực cụ thể, dưới sự chỉ đạo thống nhất chung của Chánh Văn phòng; tránh được tình trạng đùn đẩy, thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc tình trạng chồng chéo nhiệm vụ trong quá trình giải quyết, xử lý công việc. Đồng thời, tạo thuận lợi khi xem xét trách nhiệm cá nhân nếu có các vi phạm, sai phạm xảy ra.
Hai là, xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, đơn vị thuộc Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng. Quy chế hoạt động cần quy định rõ cơ chế phối hợp hoạt động giữa các ban, phòng thuộc Văn phòng HĐND và UBND, nêu rõ nhiệm vụ, quyền hạn hay quyền và nghĩa vụ của từng bộ phận, đơn vị trong từng lĩnh vực công việc cụ thể; cách thức, phương pháp giải quyết công việc khi có sự không thống nhất ý kiến giữa các bộ phận. Trong trường hợp này, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách quyết định, hoặc báo cáo lãnh đạo cấp trên để thống nhất phương thức giải quyết.
Khi quy trình giải quyết công việc được quy chế hóa, cần giao cho bộ phận hoặc cá nhân đảm trách, tức chịu trách nhiệm chính, trong đó đặc biệt đề cao trách nhiệm cá nhân, đặc biệt là trách nhiệm của Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.
92
Ba là, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh cần chủ động tham
mưu cho lãnh đạo UBND thành phố xây dựng quy chế phối hợp hoạt động giữa Văn phòng và các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND thành phố Vinh.
Đối với Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, phối hợp hoạt động là một nguyên tắc làm việc quan trọng, là phương thức cơ bản để tiến hành các hoạt động nhằm thực hiện chức năng và các nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng. Quan hệ phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND và các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND thành phố trong giải quyết công việc là điều kiện để Văn phòng có khả năng tiến hành thu thập, tổng hợp thông tin một cách hiệu quả, góp phần quyết định chất lượng tham mưu, tổng hợp giúp Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND thành phố ban hành các quyết định quản lý, điều hành một cách kịp thời, chính xác.
Bên cạnh đó, hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh như công tác hành chính – quản trị, công tác văn thư – lưu trữ... phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Vinh.
Để đảm bảo phát huy được hiệu quả phối hợp hoạt động giữa Văn phòng HĐND và UBND với các cơ quan chuyên môn khác thuộc UBND, cần thực hiện một số nội dung cụ thể sau:
Thứ nhất, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh cần tham mưu cho UBND thành phố xây dựng, ban hành quy chế phối hợp có tính pháp lý cao, quy định rõ và cụ thể các nội dung về quyền hạn, nhiệm vụ của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, cơ quan đôn đốc, cơ quan thanh tra, kiểm tra; phương thức thực hiện, các hình thức tiến hành phối hợp, các điều kiện, nguồn lực đảm bảo cho việc phối hợp, chế độ khen thưởng, kỷ luật trong phối hợp hoạt động, đặc biệt là các chế tài xử lý đủ mạnh đối với các vi phạm xảy
93
ra. Chế tài xử lý là cơ sở đảm bảo các quy định được thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ; góp phần tạo nên hệ thống thể chế mạnh, buộc các cơ quan phải thực hiện tốt mối quan hệ phối hợp trong công tác, hướng đến thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chung của chính quyền thành phố.
Thứ hai, trao quyền cho chuyên viên thuộc bộ phận Tổng hợp trong việc thực hiện thu thập thông tin đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố. Trong trường hợp người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố không cung cấp thông tin, ngăn cản việc thu thập thông tin phục vụ hoạt động tham mưu cho lãnh đạo UBND, Thường trực HĐND thì chuyên viên bộ phận Tổng hợp có quyền lập biên bản để làm căn cứ xử lý theo chế tài đã quy định trong quy chế.
Bốn là, xây dựng quy trình theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Vinh và UBND các xã, phường thuộc thành phố Vinh thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND thành phố đối với mọi lĩnh vực công tác. Việc xây dựng quy trình này cần được trao cho bộ phận Tổng hợp. Thực hiện tốt công tác theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị, Văn phòng HĐND và UBND thành phố sẽ giảm được áp lực cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố; hạn chế được những bất cập trong công tác tham mưu của các cơ quan chuyên môn đối với HĐND và UBND thành phố.