Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh nói riêng nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho hoạt động quản lý, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND thành phố.
Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND thành phố Vinh do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập từ các nguồn bao gồm: Thông tin từ cấp trên (HĐND, UBND tỉnh, Văn phòng
64
Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh...); Thông tin từ cấp dưới (văn bản của UBND các xã, phường, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Vinh); Thông tin từ các cơ quan Đảng, đoàn thể; Thông tin từ dư luận xã hội (đơn thư khiếu nại, tố cáo); Thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trung tâm lưu trữ, thư viện, bảo tàng, triển lãm...; Thông tin từ các đoàn công tác (đoàn đi dự họp, đoàn kiểm tra cơ sở...); Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng.
Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý, điều hành của UBND thành phố Vinh được Văn phòng HĐND và UBND thành phố chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dưới, thể hiện qua các văn bản đến trong quá trình quản lý. Dưới hình thức là văn bản quản lý nhà nước, các thông tin từ hai nguồn này thường được đảm bảo về tính pháp lý, tính chính xác, độ tin cậy. Do đó, việc sử dụng thông tin từ các nguồn này tạo thuận lợi nhất định cho đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp.
Quy trình thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh được thực hiện theo quy trình chung của công tác thông tin trong hoạt động quản lý, bao gồm các bước: xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; thu thập thông tin; nghiên cứu, xử lý thông tin; kiến nghị các phương án giải quyết, sử dụng thông tin; xác định đối tượng nhận thông tin và thực hiện truyền thông tin; lưu trữ thông tin.
Qua khảo sát thực tế, 89,17% công chức được hỏi cho rằng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh cơ bản đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động này trong việc phục vụ hoạt động của UBND thành phố, 10,83% ý kiến đánh giá không đảm bảo.
Đối với tính chính xác của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 82,17% ý kiến được hỏi đánh giá đảm bảo, 7,01% ý kiến được hỏi đánh giá
65
không đảm bảo. Đối với tính kịp thời trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 76,43% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 5,73% ý kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính phù hợp trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 90,45% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 9,55% ý kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo.
Bảng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh
Đơn vị: % Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo
Tính đầy đủ 89,17 10,83
Tính chính xác 82,17 7,01
Tính kịp thời 76,43 5,73
Tính phù hợp 90,45 9,55
Nguồn: Phụ lục 02
Đánh giá chung về mức độ đáp ứng yêu cầu trong việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin, 49,04% ý kiến đánh giá ở mức rất cao, 22,29% ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.