Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh, trong giai đoạn 2010 – 2015, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ 689 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND thành phố Vinh. Như vậy, tính trung bình cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ chức, phục vụ cho 2,7 cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND. Những con số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ quan nhà nước nói chung, chính quyền thành phố Vinh nói
66
riêng; đồng thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh.
Thông thường, để đảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của HĐND, UBND, quá trình tổ chức được chia thành 3 giai đoạn, bao gồm:
Thứ nhất, giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh thực hiện các công việc cụ thể như: Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu như mục đích, tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản, yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị.
Bảng 2.2. Số lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tổ chức hàng năm
Đơn vị: cuộc họp/hội nghị
Năm 2011 2012 2013 2014 2015 2016 (6 tháng đầu)
Số lượng 657 678 702 676 731 377
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh từ năm 2011 – 2016 (6 tháng đầu năm)
Thứ hai, trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị. Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thường là trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chương trình; Thực hiện ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị,
67 Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình.
Thứ ba, sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị. Đây là giai đoạn mà Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tiến hành hoàn thiện các văn kiện họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán.
Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 57,96% công chức được hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đầy đủ, bài bản, khoa học; 42,04% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 57,96% ý kiến cho rằng, chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 36,94% ý kiến đánh giá ở mức khá cao; 5,1% ý kiến đánh giá ở mức trung bình.
Biểu 2.2. Đánh giá chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị
của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh 36.94% 57.96% 5.1% Rất cao Khá cao Trung bình 2.3.4. Công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh do 2 chuyên viên thuộc bộ phận Tổng hợp đảm nhiệm, thực hiện các công việc cụ thể bao gồm: Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu; Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND thành phố qua đường bưu điện và qua hệ thống văn phòng điện tử;
68
Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hướng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bảng 2.3. Số lượng văn bản đến và đi tại UBND thành phố Vinh
Đơn vị: văn bản
Năm 2011 2012 2013 2014 2015
Tổng số văn bản đi 24.381 22.471 26.291 27.195 26.979 Tổng số văn bản đến 7.180 8.101 8.657 8.851 9.192
Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh từ năm 2011 – 2015
Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến được hiểu
là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh. Từ bảng 2.2 cho thấy, số lượng văn bản đến do Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tiếp nhận trung bình mỗi năm trong giai đoạn 2011 – 2015 là 8.396 văn bản, tăng từ 7.180 văn bản năm 2011 lên 9.192 văn bản năm 2015. Số lượng văn bản đến tương đối lớn nên việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận được biên mục theo ngày, tháng nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp nhận sẽ lưu các văn bản đến trong các hộp lưu có ghi tên loại văn bản lưu ở ngoài. Kết thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm được lưu vào tủ hồ sơ Văn phòng HĐND và UBND.
Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến ở Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn thư, lưu trữ và các quy định cụ thể của UBND thành phố, trong đó gồm các bước sau:
Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Khi thực hiện tiếp nhận văn bản được chuyển đến, chuyên viên phụ trách công tác văn thư thực hiện việc kiểm
69
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản được đóng dấu mật, chuyên viên văn thư sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi (phát hành) trước khi nhận và ký nhận văn bản.
Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến. Đối với các văn bản đến ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều được chuyển trực tiếp cho lãnh đạo UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND thành phố. Đối với các loại văn bản khác còn lại, văn thư bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụ văn thư.
Ba là, đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản được tiếp nhận. Đối với các bản fax thì được chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với các văn bản được gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để in và đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không tiến hành đóng dấu đến.
Bốn là, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và được đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Năm là, trình văn bản đến. Sau khi đăng ký, văn bản đến được chuyển đến lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo UBND giải quyết.
Sáu là, chuyển văn bản đến. Sau khi lãnh đạo UBND thành phố xử lý, có ý kiến chỉ đạo, văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để chuyển đến phòng, ban, đơn vị liên quan.
Thứ hai, đối với hoạt động quản lý văn bản đi, quy trình được thực hiện
70
Một là, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn thì kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
Hiện nay tại HĐND và UBND thành phố Vinh, tất cả các văn bản do UBND thành phố ban hành trước khi chuyển đi đều phải thông qua lãnh đạo văn phòng (Phó Chánh văn phòng) kiểm tra, ký nháy về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hai là, ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Ba là, nhân văn bản đi theo đúng số lượng, thời gian quy định.
Bốn là, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và chỉ đóng dấu khi có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Năm là, đăng ký văn bản đi vào sổ. Đăng ký văn bản đi là việc ghi các thông tin cơ bản của văn bản đi, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản.
Sáu là, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo quy định.
Bảy là, lưu văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
71
Thứ ba, đối với công tác lưu trữ thì được giao cho một chuyên viên tại Phòng Tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND phụ trách. Các nhiệm vụ liên quan đến công tác lưu trữ gồm có: thu thập tài liệu từ văn thư, các phòng chuyên môn UBND thành phố để chỉnh lý, lên danh mục tài liệu; khai thác, cung cấp tài liệu lưu trữ khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND thành phố và lãnh đạo Văn phòng; quản lý kho lưu trữ tài liệu của cơ quan UBND thành phố theo đúng quy định; phối hợp với chuyên viên phụ trách văn thư để thực hiện công tác văn thư theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng; hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cơ sở; thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND thành phố. Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011.
Theo kết quả khảo sát đối với cán bộ, công chức làm việc tại HĐND và UBND thành phố Vinh, 78,98% ý kiến cho rằng việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh được tuân thủ tuyệt đối; 21,02% ý kiến đánh giá cơ bản đảm bảo đúng quy định. Đồng thời, có 42,04% ý kiến cho rằng việc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đến và đi ở Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đáp ứng ở mức rất cao; 57,96% ý kiến đánh giá ở mức khá cao. Từ đó, có thể thấy, đại đa số công chức được hỏi đều cho rằng, về cơ bản việc thực hiện quản lý văn bản tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh tuân thủ chặt chẽ các quy định chung của pháp luật, và tuân thủ quy trình thực hiện công tác văn thư cơ quan.
Biểu 2.3. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh
72
21.02% 78.98%
Tuân thủ tuyệt đối Cơ bản đảm bảo đúng quy định
Thứ tư, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu. Liên quan đến quản lý, sử
dụng con dấu, hệ thống văn bản điều chỉnh bao gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 321/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ; Thông tư số 08/2003/TT- BCA ngày 12/5/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
Theo quy định tại Điều 25, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên phụ trách công tác văn thư giữ, nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, tuyệt đối không để mất con dấu, không được giao dấu co bất kỳ ai trừ khi được lãnh đạo đồng ý và phải có biên bản bàn giao; đồng thời không được đóng dấu khống chỉ (lưu không) trên bất kỳ loại văn bản, tài liệu nào.
73
UBND thành phố Vinh tổ chức tiếp công dân thường xuyên vào tất cả các ngày trong tuần từ thứ 2 đến thứ 6; tiếp định kỳ vào ngày 10 và ngày 20 hàng tháng, không kể các ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ tết.
Ban Tiếp công dân thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh gồm 01 Trưởng ban do Phó Chánh Văn phòng kiêm nhiệm, 02 chuyên viên Văn phòng và các chuyên viên thuộc Thanh tra thành phố, Phòng Tài nguyên và Môi trường được điều động sang.
Ban Tiếp công dân có con dấu riêng, có quy chế hoạt động riêng theo quyết định của Chủ tịch UBND thành phố Vinh.
Ban Tiếp công dân có nhiệm vụ: Thực hiện công tác tiếp công dân; xây dựng lịch tiếp công dân cho Chủ tịch HĐND, đại biểu HĐND, Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch UBND; tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo dõi tình hình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân để phục vụ cho công tác tiếp dân.
Bảng 2.4. Kết quả thực hiện công tác tiếp công dân và giải quyết đơn thư của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh Năm Tổng số lượt tiếp công dân (lượt/vụ việc) Số vụ việc đã giải quyết (vụ việc) Tỷ lệ vụ việc đã giải quyết (%) Năm Tổng số đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã tiếp nhận (đơn/vụ việc) Số vụ việc thuộc thẩm quyền (vụ việc) Số vụ việc thuộc thẩm quyền đã giải quyết (vụ việc) Tỷ lệ vụ việc đã giải quyết (%) 2011 662/630 534 84,76 2011 1.542/1.227 1.160 945 81,47 2012 786/771 679 88,07 2012 1.768/1.375 1.303 1.026 78,74
74 Năm Tổng số lượt tiếp công dân (lượt/vụ việc) Số vụ việc đã giải quyết (vụ việc) Tỷ lệ vụ việc đã giải quyết (%) Năm Tổng số đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đã tiếp nhận (đơn/vụ việc) Số vụ việc thuộc thẩm quyền (vụ việc) Số vụ việc thuộc thẩm quyền đã giải quyết (vụ việc) Tỷ lệ vụ việc đã giải quyết (%) 2013 844/823 712 86,51 2013 1.971/1.528 1.436 1.305 90,88 2014 854/835 754 90,23 2014 2.261/1.642 1.531 1.442 94,20