Thứ nhất, việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động được thực hiện tốt, các mục tiêu được xác định bám sát thực tiễn, tính khả thi tương đối cao. Điều này vừa giúp phát huy tốt năng lực quản lý của chính quyền thành phố, vừa giúp cán bộ, công chức có cái nhìn khách quan, có sự đánh giá chính xác trình độ, khả năng của mình trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung.
Đồng thời, việc xây dựng, lựa chọn các giải pháp, công cụ thực hiện chương trình, kế hoạch đảm bảo tính cụ thể, trực tiếp góp phần thực hiện mục tiêu đề ra. Từ đó, giúp tiết kiệm chi phí, phát huy tối đa hiệu quả các nguồn lực đầu vào.
Chương trình, kế hoạch được xây dựng cũng cơ bản đảm bảo tính khoa học, được sắp xếp, bố trí hợp lý nên tạo điều kiện khá thuận lợi cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thành phố chủ động trong việc chỉ đạo, điều hành.
Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đã chủ động tham mưu xây dựng chương trình công tác năm của UBND thành phố; giúp lãnh đạo UBND thành phố điều hành công việc hàng ngày trên cơ sở chương trình công tác được xây dựng hàng tuần, hàng tháng, đảm bảo tính kế hoạch, khoa học, chặt chẽ.
Thứ hai, công tác thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin đảm bảo tính
thường xuyên, kịp thời, chính xác; các thông tin được sử dụng có tính chất thời sự, bám sát yêu cầu thực tiễn của hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt là trong việc ban hành các quyết định quản lý của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố.
78
Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đã tham mưu thay đổi quy chế giao ban các khối và giao ban hành chính theo hướng tăng cường giao ban khối hàng tháng, giao ban hành chính theo quý để kịp thời chỉ đạo xử lý các vấn đề phát sinh, các sự vụ của khối; gắn giao ban hành chính với định kỳ đánh giá tình hình kinh tế - xã hội hàng quý. Kịp thời theo dõi, tìm hiểu thông tin các vấn đề nhạy cảm, bức xúc trên địa bàn thành phố được báo chí phản ánh để tham mưu giao nhiệm vụ, đôn đốc việc xử lý và trả lời các vụ việc báo nêu; được báo chí và Sở, ngành cấp trên ghi nhận.
Đặc biệt, nhận thấy tình trạng một số văn bản cấp trên chuyển về, cấp dưới chuyển lên; văn bản giao việc của Lãnh đạo UBND thành phố, các phòng, ban, đơn vị, phường, xã có lúc không thực hiện, thực hiện không kịp thời, thực hiện nhưng không báo cáo kết quả; Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh đã có nhiều cải tiến trong công tác theo dõi, đôn đốc xử lý để báo cáo Chủ tịch UBND thành phố các trường hợp không chấp hành nghiêm kỷ luật, kỷ cương hành chính để chấn chỉnh, xử lý kịp thời. Văn phòng đã tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các văn bản giao nhiệm vụ của lãnh đạo HĐND và UBND thành phố, văn bản từ cơ sở chuyển lên, văn bản do cấp trên chuyển xuống của các phòng, ban, đơn vị, phường, xã. Tại bộ phận Tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh có bố trí chuyên viên theo dõi các khối (khối đô thị, nội chính; khối kinh tế; khối văn hóa, xã hội, tổng hợp...); hàng tháng đều có báo cáo chỉ ra công việc còn tồn đọng, hàng quý thì điểm lại các báo cáo của các tháng và dựa trên cơ sở đó để xếp loại thi đua các phòng, ban, đơn vị, phường, xã.
Thứ ba, công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị đều được chuẩn bị chu đáo, có sự đầu tư lớn về thời gian, công sức, đảm bảo chất lượng và có xu hướng không ngừng được cải thiện. Nội dung các cuộc họp, hội nghị được nghiên cứu, sắp xếp khoa học, hợp lý nên giảm bớt được tính nhàm chán, lãng
79
phí trong việc họp; các tài liệu phục vụ họp, hội nghị ngày càng được chuẩn bị tốt, góp phần nâng cao chất lượng họp, hội nghị, đặc biệt là các kỳ họp của HĐND thành phố.
Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Tốc độ xử lý văn bản đến và đi ngày càng nhanh, làm giảm bớt thời gian ngưng trệ tại văn thư của văn bản, góp phần đảm bảo tính kịp thời của văn bản quản lý nhà nước. Công tác thẩm định các văn bản đã từng bước được nâng cao và đi vào nề nếp, đặc biệt là các văn bản do khối nội chính hoặc các văn bản của các đơn vị. Trên thực tế gần như 100% văn bản đi đều tuân thủ đúng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hoạt động lưu trữ ngày càng có chất lượng, đảm bảo tính khoa học, hệ thống.
Thứ năm, công tác tiếp công dân ngày càng có chất lượng, trực tiếp góp
phần đảm bảo dân chủ, phát huy quyền làm chủ của nhân dân. Công chức thực hiện tiếp dân ngày càng được trang bị các kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ cao, biết lắng nghe ý kiến nhân dân; có tinh thần, thái độ phục vụ nhân dân, sẵn sàng giải thích, hướng dẫn cho công dân.
Thứ sáu, về hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông
tin đạt được nhiều kết quả tích cực. Lãnh đạo Văn phòng đã quan tâm chỉ đạo làm tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tham mưu, tổng hợp, giúp nâng cao hiệu suất công việc. Việc quản lý văn bản đi, đến, gửi văn bản, giấy mời qua hệ thống văn phòng điện tử đã giúp việc lưu giữ, quản lý, gửi, nhận, tra cứu văn bản nhanh hơn, góp phần từng bước đổi mới phương thức lãnh đạo, đổi mới lề lối làm việc trong công tác tham mưu, giúp việc.
80
của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vinh thì phần lớn các cán bộ, công chức, lao động hợp đồng làm việc tại HĐND và UBND thành phố Vinh đều đánh giá là phù hợp, triển khai thuận lợi, đáp ứng tốt các yêu cầu đặt ra từ thực tiễn. Quy trình thực hiện các công tác, hoạt động của Văn phòng đã được đưa vào đầy đủ và chi tiết trong bộ tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 của UBND thành phố Vinh từ năm 2007, và còn được nêu rõ ràng trong Quy chế làm việc của Văn phòng. Cụ thể là các quy trình sau: quy trình quản lý văn bản đi, đến; quy trình quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc; quy trình tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo, kiến nghị phản ánh của công dân; quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ, văn bản chứng thực...