Ủy ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, lập chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào trong quá trình hoạt động cũng phải xây dựng cho mình các chương trình, kế hoạch công tác, hoạt động một cách hợp lý, khoa học để đảm bảo sử dụng, phối hợp một cách tốt nhất các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về chương trình, kế hoạch.
Một cách chung nhất (theo nghĩa rộng), chương trình, kế hoạch công tác là hình ảnh tương lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Ở phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền với các điều kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình. Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, kế hoạch và chương trình được hiểu đồng nhất [56, tr. 20].
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có trách nhiệm phải xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của HĐND và UBND cấp huyện, qua đó đảm bảo cho hoạt động của HĐND,
33
UBND được liên tục, thống nhất và tạo cơ sở để lãnh đạo HĐND và UBND chỉ đạo, điều hành công việc một cách chủ động, khoa học, hợp lý. Đồng thời, giúp cho lãnh đạo HĐND và UBND thuận lợi và dễ dàng trong kiểm tra, giám sát quá trình hoạt động, thực hiện công việc của toàn cơ quan, cũng như từng bộ phận, cá nhân cán bộ, công chức.
Thứ hai, bảo đảm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin
Vấn đề sử dụng thông tin trong quản lý, điều hành hiện nay đã trở thành một đòi hỏi thiết yếu của các tổ chức nói chung và văn phòng HĐND và UBND nói chung. Thông tin có vai trò quan trọng, giúp cho quá trình quản lý, điều hành được thông suốt, thống nhất. Trong quản lý hành chính nhà nước thì thông tin là cơ sở, căn cứ đề các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xây dựng, ban hành các văn bản, quyết định hành chính nhà nước.
Có nhiểu định nghĩa khác nhau về thông tin. Một cách chung nhất, có thể hiểu: Thông tin là những tin tức được tiếp nhận về một sự kiện, một vấn đề hay một tình hình của đời sống tự nhiên và xã hội.
Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan, về những thay đổi lớn của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý [56, tr. 30].
Về chế độ thông tin, báo cáo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của HĐND và UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND cấp huyện. Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có vị trí trung gian giữa các đầu mối, bộ phận, tổ chức trong và ngoài HĐND và UBND cấp huyện, vì vậy Văn phòng vừa phải thu nhận thông tin, vừa phải xử lý và truyền tải, cung cấp thông tin đến lãnh đạo HĐND và UBND, các phòng ban của HĐND và UBND đầy đủ, chính xác, kịp thời, nhanh chóng đề giải quyết các công việc, nhiệm vụ một cách
34 khoa học, hợp lý, đạt hiệu lực, hiệu quả cao.
Thứ ba, tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của HĐND và UBND cấp huyện.
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phương diện sau đây:
− Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao;
− Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị; − Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững mạnh;
− Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn; uốn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
− Trong nhiều trường hợp, nếu cuộc họp được tổ chức tốt có thể đem lại những lợi ích kinh tế đáng kể [56, tr.148-149].
Thứ tư, công tác văn thư, lưu trữ
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu... được gọi chung là công tác văn thư.
35
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng nói chung, văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói riêng là các cơ quan trực tiếp giúp Thường trực HĐND, UBND cấp huyện tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Trong các cơ quan hành chính nhà nước ở nước ta, công tác lưu trữ đối với các loại tài liệu, văn bản, giấy tờ thuộc thẩm quyền quản lý của chính quyền cấp huyện được giao cho Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện.
Thứ năm, tiếp nhận, trả kết quả hồ sơ hành chính
Với vai trò là đầu mối trong giao tiếp giữa UBND cấp huyện với công dân, tổ chức, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Đây là một trong những nội dung cải cách thủ tục hành chính nhằm làm giảm bớt phiền hà cho công dân, tổ chức khi thực hiện các thủ tục hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước.
36 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
UBND cấp huyện thực hiện theo các quy định của pháp luật, trực tiếp nhất là Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Thứ sáu, công tác lễ tân, giao tiếp, tiếp khách
Đây cũng là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện, gắn liền với vai trò là cầu nối về thông tin giữa Thường trực HĐND và UBND cấp huyện với các cơ quan, tổ chức, đơn vị bên ngoài (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp). Do đó, hoạt động lễ tân, giao tiếp, tiếp khách của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là hoạt động giao tiếp có tính chất nghi thức giữa cơ quan nhà nước với đối tác bên ngoài cơ quan.
Đây là hoạt động giao tiếp mang tính chất chính thức của Văn phòng hoặc của Thường trực HĐND và UBND cấp huyện, diễn ra theo lề lối, thủ tục quy định chứ không phải là các giao tiếp cá nhân đời thường. Bởi mục đích của hoạt động giao tiếp này không chỉ là thực hiện các công vụ, nhiệm vụ, thu nhận thông tin mà trong nhiều trường hợp còn là để bày tỏ, thể hiện thái độ chính trị, quan điểm của cơ quan nhà nước hay năng lực của chính quyền địa phương cấp huyện.
Thứ bảy, công tác tiếp công dân
Tiếp công dân cũng là một trong những hình thức giao tiếp mang tính nghi thức trong cơ quan hành chính nhà nước nói chung, chính quyền địa phương cấp huyện nói riêng. Tuy nhiên, do tính chất và tầm quan trọng của hoạt động này trong việc đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức, cũng như tăng cường tính thực tiễn của các hoạt động quản lý nên nó được xem như một hoạt động tương đương với các hoạt động khác của HĐND, UBND cấp huyện mà Văn phòng đảm nhận.
37
vụ tham mưu cho lãnh đạo việc bố trí nơi tiếp dân, gắn liền với các điều kiện cơ sở vật chất đi kèm. Đồng thời, tham mưu việc lựa chọn, bố trí cán bộ, công chức thực hiện tiếp dân.
Thứ tám, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Để đảm bảo thành công cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải tiến hành thu thập các thông tin về mục đích của chuyến đi, thời gian đi công tác, thành phần tham gia chuyến công tác, yêu cầu về phương tiện đi lại và nơi ăn, nghỉ của các thành viên chuyến công tác, kinh phí dự kiến phục vụ cho chuyến công tác.
Đồng thời, Văn phòng cũng cần đảm bảo thực hiện một số công việc cụ thể sau: Liên hệ với nơi đến công tác để chuẩn bị các điều kiện về ăn, nghỉ và làm việc của đoàn công tác; Chuẩn bị các nội dung công tác; Chuẩn bị các tài liệu chuyên môn; Chuẩn bị các phương tiện đi lại; Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường...; Chuẩn bị kinh phí và các trang thiết bị; Chuẩn bị lịch trình cho chuyến đi công tác.
Thứ chín, hiện đại hóa công tác văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin
Với xu thế và tốc độ phát triển ngày càng nhanh của các mặt đời sống xã hội, các tiến bộ khoa học công nghệ thì nhu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng, gắn với ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Đồng thời, hiện đại hóa công tác văn phòng còn góp phần quan trọng trong việc hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, hạn chế việc lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý, điều hành; giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi các công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện để cán bộ, công chức phát huy tính sáng tạo, chủ động trong công việc.
38
văn phòng khoa học, gọn nhẹ; Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng; Trang bị các trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hiện đại, phù hợp; Cải thiện, nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.
Thứ mười, tổ chức bố trí nơi làm việc
Nơi làm việc hay còn gọi là không gian và môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý và hiệu suất công việc của người lao động. Bất kỳ cán bộ, công chức nào cũng đều mong muốn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu, thoải mái với đầy đủ thiết bị văn phòng để hỗ trợ cho công việc.
Việc tổ chức, bố trí nơi làm việc được tiến hành dựa trên 5 nguyên tắc cơ bản: 1- Đáp ứng nhu cầu sử dụng; 2- Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc, thiết bị làm việc; 3- Bố trí bàn ghế, thiết bị phù hợp nhu cầu sử dụng; 4- Bảo đảm yếu tố nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh; 5- Tạo không gian mở cho nơi làm việc.
Thứ mười một, công tác quản lý tài chính, công sản
Nội dung này thuộc chức năng hậu cần của Văn phòng, nhằm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau đây: Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức thực hiện nhiệm vụ; Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, bảo đảm cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục; Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách mà Nhà nước quy định; Bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn lao động trong cơ quan.
Công tác quản lý tài chính, công sản bao gồm các hoạt động cụ thể: Một là, quản lý chi tiêu kinh phí; Hai là, quản lý quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng; Ba là, bảo đảm điều kiện làm việc cho cơ quan; Bốn là, thực hiện các loại công vụ khác có liên quan đến tài chính, công sản như khánh tiết, tổ chức hội họp, lễ tân, tiếp khách...
39
1.4. Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện
Thứ nhất, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, góp phần xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Đây là yêu cầu có tính chất cấp thiết, quan trọng, phù hợp với định hướng xây dựng bộ máy chính quyền các cấp ở Việt Nam hiện nay, đồng thời cũng phù hợp với xu hướng vận động khách quan của xã hội.
Việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện trực tiếp đảm bảo thực hiện một phần chức năng, nhiệm vụ quan trọng của chính quyền địa phương ở cấp huyện, vừa gián tiếp góp phần đảm bảo quá trình vận hành liên tục, ổn định của hệ thống hành chính nhà nước.
Thứ hai, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải đảm bảo các nguyên tắc hoạt động cơ bản; đồng thời đảm bảo thực hiện dân chủ cơ sở. Việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động cơ bản sẽ giúp cho quá trình hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện diễn ra đúng định hướng, có tính khoa học, hợp lý.
Bên cạnh đó, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải đảm bảo và không ngừng nâng cao hiệu quả thực hiện dân chủ cơ sở trong cơ quan nhằm bảo vệ các lợi ích hợp pháp của cán bộ, công chức trong cơ quan. Đồng thời, phát huy được trí tuệ tập thể thông qua việc lắng nghe, tiếp thu các ý kiến đóng góp, xây xựng, phản hồi từ nhiều phía khác nhau.
Thứ ba, phải từng bước đổi mới hoạt động, xây dựng và chuyển dần sang
mô hình công vụ việc làm. Quá trình vận động liên tục của đời sống xã hội, cũng như yêu cầu vừa nâng cao hiệu quả hoạt động, vừa thực hiện tinh giản bộ máy đặt ra yêu cầu chung trong mọi cơ quan hành chính nhà nước, bao (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
40
gồm Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện phải liên tục đổi mới nội dung và hình thức hoạt động. Thêm nữa, cần có nghiên cứu và lộ trình thích hợp nhằm chuyển dần mô hình công vụ từ chức nghiệp sang việc làm nhằm hạn chế sức ì trong công tác của cán bộ, công chức; đồng thời, cũng là một trong những tiền đề để phát huy hiệu quả các giải pháp trong chính sách cải cách