Mối quan tõm của người lao động sau khi chỳ ý tới tiền lương đú chớnh là cụng việc của họ như thế nào. Như vậy, để cú thể cú một cụng việc ổn định, thỡ Cụng ty cần hoàn thiện khõu phõn tớch cụng việc một cỏch tớch cực hơn.
Cụng tỏc phõn tớch và thiết kế cụng việc hiện nay tại Cụng ty vẫn cũn tồn tại một số vấn đề, trong đú: Cụng ty chỉ mới chỳ ý xõy dựng bảng miờu tả cụng việc tức là mới chỉ ra được cho người lao động rằng họ cú quyền hạn, trỏch nhiệm như thế nào trong cụng việc chứ chưa đưa ra được những tiờu chuẩn để đỏnh giỏ mức độ làm việc tốt hay kộm của họ.
Bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cú ý nghĩa rất quan trọng trong cụng tỏc tạo động lực lao động. Ngoài mục đớch làm cơ sở của việc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của tổ chức đối với NLĐ, nú cũn là thước đo để người lao động tự đỏnh giỏ khả năng, trỡnh độ của mỡnh trong cụng việc. Từ sự đỏnh giỏ đú mà NLĐ tự so sỏnh với những người đồng nghiệp trong cựng cơ quan, với người lao động trong cơ quan khỏc và người lao động núi chung (theo học thuyết cụng bằng của Jack Stacy Adam). Nếu cỏc tiờu chuẩn đưa ra khụng rừ ràng dễ dẫn đến hiểu lầm về sự cụng bằng trong tổ chức, từ đú dẫn đến cỏc hành vi làm việc khụng mong muốn từ phớa người lao động.
Cụng ty cần phõn tớch và thiết kế lại cỏc cụng việc hiện tại để viết xõy dựng cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc chi tiết hơn và viết lại cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc cho phự hợp với thực tế. Cỏch thức thực hiện phõn tớch và thiết kế lại cỏc cụng việc cú thể thực hiện như sau:
-Thứ nhất, xỏc định cỏc cụng việc cần phõn tớch: Cụng ty sẽ phải tiến hành rà soỏt lại toàn bộ cỏc cụng việc hiện tại.
-Thứ hai, thu thập thụng tin để thực hiện phõn tớch cụng việc: Để cú thể xõy dựng được bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc được chớnh xỏc, cần thu thập một số loại thụng tin như:
+ Cỏc yếu tố của điều kiện làm việc như điờu kiện tổ chức hoạt động của cơ quan, chế độ tiền lương, khen thưởng, tầm quan trọng của cụng việc trong cơ quan, cỏc yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, ....
+ Cỏc hoạt động thực tế của nhõn viờn tiến hành tại nơi làm việc như phương phỏp làm việc với đối tượng hoặc đơn vị SDLĐ, cỏch thức phối hợp với cỏc CBCNV khỏc, cỏch thức làm việc với cỏc loại mỏy múc, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cụng việc, ...
+ Thụng tin về những phẩm chất mà CBCNV thực hiện cụng việc cần cú như trỡnh độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cụng việc, tuổi đời, ngoại hỡnh, sở thớch, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, ...
+ Thụng tin về cỏc loại thiết bị, mỏy múc ở cỏc bộ phận làm việc
+ Thụng tin về cỏc tiờu chuẩn mẫu trong việc thực hiện cụng việc đối với CBCNV, bao gồm cả cỏc quy định về tiờu chuẩn hành vi và tiờu chuẩn kết quả thực hiện cụng việc.
-Thứ ba, sử dụng thụng tin thu thập: Cỏc thụng tin thu thập được từ quỏ trỡnh ghi chộp sẽ dựng để viết cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Cỏc bảng này sẽ là cơ sở cho cỏc hoạt động quản trị nhõn lực của Cụng ty.
Đối với cỏc bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc sẽ do nhõn viờn phũng Tổ chức hành chớnh hướng dẫn những người quản lý, những người giỏm sỏt bộ phận cỏch viết và để họ tự viết. Tốt nhất là nờn xõy dựng cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc theo phương phỏp thảo luận dõn chủ. Phương phỏp này thu hỳt được NLĐ vào việc xõy dựng cỏc tiờu chuẩn nờn được họ ủng hộ và tự nguyện thực hiện hơn.
+ Trưởng phũng, cỏc tổ trưởng cần cú thụng bỏo và thu hỳt toàn bộ nhõn viờn dưới quyền vào việc xõy dựng cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc và phổ biến cỏch thức viết cho họ.
+ Mỗi nhõn viờn tự dự thảo tiờu chuẩn cho cụng việc của mỡnh và nộp cho người quản lý trực tiếp của mỡnh.
+ Người quản lý trực tiếp sẽ thảo luận với từng nhõn viờn về cỏc tiờu chuẩn dự thảo đú và đi đến thống nhất cuối cựng.
Đối với cỏc bản mụ tả cụng việc và bản yờu cầu của cụng việc mà cú sự thay đổi với bản cũ thỡ cần thực hiện cỏc bước sau:
+ Viết bản thảo lần 1
+ Lấy ý kiến đúng gúp của NLĐ và người quản lý trực tiếp cú liờn quan và sửa lại bản thảo theo cỏc ý kiến đú
+ Thảo luận với Trưởng phũng tổ chức về cỏc bản thảo và sửa lại theo cỏc ý kiến đúng gúp
+ Trỡnh bản thảo lờn giỏm đốc để phờ duyệt
+ Sao in thành nhiều bản, lưu phũng tổ chức và gửi cỏc bộ phõn trong cụng ty.
Qua cỏc trỡnh tự trờn, ta sẽ thiết kế được bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc của cỏc cụng việc trong Cụng ty. Đõy là cơ sở để Cụng ty thực hiện cỏc hoạt động nhõn sự, nhất là cụng tỏc tạo động lực một cỏch chớnh xỏc và bài bản.
Tụi xin lấy vớ dụ về việc xõy dựng bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc của đối tượng lao động giỏn tiếp và lao động trực tiếp như sau:
*Vớ dụ 1: Đối với chức danh trưởng phũng tổ chức hành chớnh
Bản mụ tả cụng việc:
Tờn cụng việc Trưởng phũng tổ chức hành chớnh
Đơn vị Phũng tổ chức hành chớnh
Bỏo cỏo cho Giỏm đốc Cụng ty
và bổn phận cụng ty
1.Tổ chức và thực hiện cụng tỏc hành chớnh theo chức năng nhiệm vụ và yờu cầu của Ban giỏm đốc.
2. Xõy dựng quy chế lương thưởng, cỏc biện phỏp khuyến khớch – kớch thớch NLĐlàm việc, thực hiện cỏc chế độ cho NLĐ
3. Xõy dựng cỏc quy định, lập kế hoạch liờn quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của cụng ty.
4. Xõy dựng kế hoạch và tổ chức, giỏm sỏt việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phũng chống chỏy nổ.
5. Nghiờn cứu, soạn thảo và trỡnh duyệt cỏc qui định ỏp dụng trong Cụng ty, xõy dựng cơ cấu tổ chức của cụng ty - cỏc bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ mỏy điều hành của Cụng ty. Xõy dựng hệ thống cỏc qui chế, qui trỡnh, qui định cho Cụng ty và giỏm sỏt việc chấp hành cỏc nội qui đú.
6. Tham mưu cho Ban giỏm đốc xõy dựng cú tớnh chất chiến lược bộ mỏy tổ chức hoạt động của cụng ty.
7. Tham mưu đề xuất cho Ban giỏm đốc để xử lý cỏc vấn đề thuộc lĩnh vực hành chớnh.
8. Tham mưu đề xuất cho Ban giỏm đốc để xử lý cỏc vấn đề thuộc lónh vực Tổ chức-Hành chớnh-Nhõn sự.
9. Tham mưu cho Ban giỏm đốc về việc xõy dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của cụng ty.
10. Tham mưu cho Ban giỏm đốc về cụng tỏc đào tạo tuyển dụng trong cụng ty.
11. Tham mưu cho Ban giỏm đốc về xõy dựng cỏc phương ỏn về lương bổng, khen thưởng cỏc chế độ phỳc lợi cho người lao động. 12. Tham mưu cho Ban giỏm đốc về cụng tỏc hành chỏnh của cụng ty.
13. Hỗ trợ Bộ phận khỏc trong việc quản lý nhõn sự và là cầu nối giữa Ban giỏm đốc và NLĐ trong Cụng ty. Hỗ trợ cho cỏc bộ phận liờn quan về cụng tỏc đào tạo nhõn viờn, cỏch thức tuyển dụng
nhõn sự… Hỗ trợ cỏc bộ phận liờn quan về cụng tỏc hành chớnh.
Điều kiện làm 1. Làm việc tại cụng ty
việc 2. Được cung cấp cỏc trang thiết bị làm việc (mỏy tớnh, sổ sỏch, giấy, bỳt, ...)
Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện:
Trỡnh độ và - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chớnh, luật trở lờn.
kiến thức - Vi tớnh văn phũng tương đương B trở lờn. - Ngoại ngữ (tiếng Anh B trở lờn)
Kinh nghiệm - Cú 3 năm kinh nghiệm trong cụng tỏc quản trị hành chớnh - Cú 1 năm kinh nghiệm ở vị trớ tương đương
Năng lực - Cú kỹ năng lónh đạo nhõn viờn. - Cú kỹ năng lập kế hoạch.
- Cú kỹ năng tổ chức và giỏm sỏt cụng việc. - Cú kỹ năng phõn tớch, tổng hợp, làm bỏo cỏo. - Cú kỹ năng giao tiếp tốt.
Phẩm chất - Cú khả năng chịu ỏp lực cao trong cụng việc. - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tỡnh cụng tỏc. - Sỏng tạo trong cụng việc.
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc:
1. Đảm bảo thực hiện tốt cỏc hoạt động thuộc lĩnh vực hành chớnh ở Cụng ty
2. Đảm bảo tham mưu hiệu quả cụng tỏc tổ chức bộ mỏy, hoạch định nguồn lực nhõn sự, quản lý nhõn sự tại Cụng ty.
3. Nghiờm tỳc xõy dựng, duy trỡ cỏc quy định, cỏc quy trỡnh hoạt động của Cụng ty, giỏm sỏt việc thực hiện, tuõn thủ cỏc nguyờn tắc, nội quy của Cụng ty.
4. Đảm bảo điều kiện, trang thiết bị, kỹ thuật và cơ sở vật chất cho hoạt động của Cụng ty (phương tiện đi lại, cỏc trang thiết bị hành chớnh…). Quản lý, tổ chức cỏc hoạt động hành chớnh khỏc: văn thư, con dấu, cỏc hoạt động lựa chọn nhà cung ứng, hậu cần….
5. Lập bỏo cỏo cho ban giỏm đốc về cụng tỏc hành chớnh theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, thỏng, quý, 6 thỏng, năm và bỏo cỏo cỏc trường hợp đột xuất hoặc cỏc
nhiệm vụ được giao một cỏch trung thực, rừ ràng.
6. Khi vắng mặt phải ủy quyền lại cho một nhõn viờn trong phũng thực hiện
Bản mụ tả cụng việc, Bản yờu cầu thực hiện cụng việc đối với người thực hiện và bản tiờu chuẩn thực hiện này đó đề ra chi tiết hơn những nhiệm vụ mà người lao động sẽ đảm nhiệm. Với việc ỏp dụng bản mụ tả cụng việc này, người được giao giữ vị trớ trưởng phũng tổ chức hành chớnh sẽ nắm rừ được trỏch nhiệm, bổn phận của mỡnh. Từ đú, họ cú thể xõy dựng kế hoạch làm việc cho bản thõn một cỏch linh hoạt, phự hợp và đạt hiệu quả cao.
*Vớ dụ 2: Đối với cụng nhõn vận hành trạm bơm.
Bản mụ tả cụng việc:
Tờn cụng việc Cụng nhõn vận hành trạm bơm
Đơn vị Tổ trạm bơm và quản lý (phường)
Bỏo cỏo cho Tổ trưởng Tổ trạm bơm và quản lý
Trỏch nhiệm Thực hiện việc vận hành trạm bơm
và bổn phận 1. Bật, tắt bơm bằng tay hoặc tự động, cú sử dụng mỏy bơm diese hoặc mụ - tơ
2. Ghi lại giờ hoạt động của mỗi mỏy bơm và lượng điện tiờu thụ vào sổ nhật ký hoạt động của bơm.
3. Kiểm tra tỡnh hỡnh hoạt động của ống, van tại trạm bơm 4. Ghi lại giờ bơm, voltage và đồng hồ hiện tại (đối với mụ tơ) hoặc chỉ số nhiờn liệu (đối với diese), đồng hồ ỏp lực và những bất thường của mỏy bơm (tiếng ồn, rũ rỉ nguồn điện,...) và cả hệ thống bảng điện
5. Kiểm tra sự hoạt động của thiết bị trỏnh tăng ỏp lực
6. Kiểm tra chung về mỏy bơm; kiểm tra nguồn điện cho mụ tơ. 7. Giỳp đỡ kiểm tra hiệu quả hoạt động bơm.
Vận hành mỏy phỏt điện
8. Kiểm tra trước khi hoạt động gồm: cực ắc quy, nước ắc quy, nước làm nguội, dõy curoa, dầu mỏy, nhà xưởng.
dẫn của nhà sản xuất.
Quản lý chung trạm bơm
10. Bảo dưỡng chung trong trạm bơm
11. Kiểm tra và bỏo cỏo về thay thế ống, van và phụ tựng hàng thỏng
12. Kiểm tra và bỏo cỏo tỡnh hỡnh chung của trạm bơm (sự xuống cấp của trạm)
Điều kiện làm 1. Làm việc tại trạm bơm
việc 2. Được cung cấp cỏc dụng cụ lao động và cỏc thiết bị BHLĐ (hộp dụng cụ sửa điện, đốn pin, quần ỏo bảo hộ, ...)
Bản yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện:
Trỡnh độ và - Được đào tạo về vận hành và sửa chữa mỏy tại cỏc trường dạy
kiến thức nghề và trung cấp
- Nắm vững quy trỡnh vận hành và quy trỡnh hoạt động của mỏy bơm và mỏy phỏt điện tại trạm bơm
- Nắm vững nguyờn nhõn và cỏch khắc phục của cỏc sự cố thụng thường
- Nắm vững kiến thức chung về hệ thống thu thoỏt nước ở địa bàn thành phố
Kinh nghiệm - Cú 1 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành và sửa chữa mỏy
Năng lực - Cú khả năng xột đoỏn cỏc tỡnh huống lưu lượng nước chảy để cú biện phỏp vận hành trạm bơm phự hợp
- Cú khả năng tiếp thu và ỏp dụng cỏc kỹ thuật mới để vận hành và sửa chữa trạm bơm
- Cú khả năng phối hợp hoạt động với cỏc bộ phận khỏc trong đơn vị khi cần thiết
Phẩm chất - Trung thực, trung thành với cụng ty - Cú tinh thần trỏch nhiệm với cụng việc
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc:
1.Khụng được để xảy ra tỡnh trạng ngập ỳng thoỏt nước trong địa bàn trạm bơm 2.Ghi chộp đầy đủ nhật ký hoạt động của mỏy bơm một cỏch chi tiết, rừ ràng
3.Kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ cỏc bộ phận của trạm bơm và mỏy phỏt điện trước, trong và sau khi vận hành
4.Phải bỏo cỏo ngay tỡnh hỡnh (thực trạng, nguyờn nhõn nếu cú) cho tổ trưởng khi trạm bơm gặp sự cố, chậm nhất là 15 phỳt
5.Khụng để trạm bơm dừng hoạt động bất thường quỏ 1 lần trong thỏng
6. Lập bỏo cỏo hàng thỏng về phụ tựng thay thế và tỡnh hỡnh chung của trạm bơm một cỏch trung thực, rừ ràng
Bản mụ tả cụng việc, tiờu chuẩn thực hiện cụng việc đối với lao động trực tiếp đó được thiết kế rất chi tiết, rừ ràng. Với việc ỏp dụng bản mụ tả cụng việc này, thỡ NLĐ dễ dàng hiểu được những cụng việc mỡnh phải làm và cú trỏch nhiệm với cụng việc được giao.
Cụng ty CP Mụi trường và DVĐT TP. Ninh Bỡnh là đơn vị hoạt động cụng ớch với đặc cụng việc khỏ ổn định nờn cụng tỏc phõn tớch và thiết kế cụng việc khụng cần tiến hành thường xuyờn như ở cỏc doanh nghiệp khỏc nhưng cũng nờn duy trỡ 4 đến 5 năm một lần để đảm bảo tớnh chớnh xỏc và cập nhật của cỏc bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu cụng việc và bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc nhằm tạo cơ sở để cỏc hoạt động quản trị nhõn sự trong Cụng ty, đặc biệt là hoạt động tạo động lực được tiến hành một cỏch hiệu quả nhất.