Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ để phù hợp với yêu cầu thực tế. Hiện nay tổ chức bộ máy Công ty như sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đa Lộc
Tổng giám đốc Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Sales & Marketing Phòng Tài chính – kế toán Phòng Kho & Vận chuyển Phòng Hành chính – nhân sự Giám đốc điều hành khu vực phía Nam (tại văn phòng chi nhánh HCM) Giám đốc điều hành
khu vực phía Bắc (tại văn phòng Hà Nội)
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Đứng đầu bộ máy là hội đồng quản trị. Thực hiện các công việc của hội đồng quản trị là ban giám đốc, gồm có:
- Tổng Giám Đốc: là bộ não điều hành của toàn bộ các hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp, quản lý và giám sát tổng thể các bộ phận. Đại diện cho công ty thực hiện công tác đối ngoại với các cơ quan, tổ chức, các cơ quan chức năng Nhà Nước liên quan đến phạm vi hoạt động của công ty.
- Giám đốc điều hành khu vực: là người ở vị trí thứ hai trong bộ máy điều hành của tổ chức, có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong mọi hoạt động, hỗ trợ quản lý, chỉ đạo và thay mặt khi Tổng Giám Đốc vắng mặt. Hiện nay công ty Đa Lộc có trụ sở chính tại Hà Nội và Văn phòng đại diện tại Tp.HCM. Đứng đầu mỗi văn phòng là Giám đốc điều hành khu vực phía Bắc và phía Nam.
Ngoài ra còn có các phòng ban hỗ trợ cho ban giám đốc và hội đồng quản trị, bao gồm:
+ Phòng Hành chính - nhân sự:
Nhiệm vụ chính của phòng này là quản lý nhân sự tuyển dụng, sắp xếp các công việc hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên, lập kế hoạch đào tạo, huấn luyện nhân viên, lập và quản lý hồ sơ nhân viên, thường xuyên theo dõi, tiếp nhận và chuyển công văn, fax, thư từ và bưu phẩm.
+ Phòng Kho & Vận chuyển:
Phòng này đóng một vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty vì nghiệp vụ chính của công ty là phân phối sản phẩm. Phòng có trách nhiệm điều vận các đơn hàng khách đặt và đảm bảo giao hàng cho khách theo đúng thời gian, địa điểm được yêu cầu. Phòng này có người đứng đầu là thủ kho, phụ trách quản lý đội xe, cấp phát xăng dầu; quản lý kho bãi hàng hóa của công ty.
+ Phòng Tài Chính - Kế Toán:
Phòng Tài chính - kế toán là bộ phận giám sát các nguồn thu chi giúp cho hội đồng quản trị về công tác tổ chức, quản lý toàn bộ nguồn tài sản chính của
Công ty, cân đối nguồn vốn; hỗ trợ tư vấn ban giám đốc về hoạt động kinh doanh và sử dụng nguồn vốn; chịu trách nhiệm thực hiện, kiểm tra chế độ tài chính – kế toán hiện hành; tính toán giá thành sản phẩm, tham gia xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh. Đồng thời, phòng có trách nhiệm thiết lập quan hệ với các ngân hàng, thực hiện các chế độ tài chính ngân hàng, theo dõi tình hình nộp ngân sách nhà nước; chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về toàn bộ công tác kế toán, thống kê và quản lý tài chính; quản lý các tài sản của công ty, lập kế hoạch bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa và mua các loại tài sản này; quản lý, cấp phát văn phòng phẩm và vật dụng khác.
+ Phòng xuất nhập khẩu:
Phòng này có trách nhiệm lập kế hoạch cho công tác nhập khẩu hàng hóa tại công ty theo định kỳ; giao dịch với bên liên quan bảo đảm nguồn nhập về đúng kế hoạch; giao dịch với ngân hàng và thực hiện các thủ tục nhận hàng từ cảng, sân bay về nhập kho công ty; phối hợp với các phòng ban liên quan trong công tác khiếu nại, đền bù tổn thất về hàng hóa nhập khẩu. Ngoài ra, phòng này phải theo dõi việc nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT về hàng nhập khẩu, làm các thủ tục cần xin truy hoàn thuế trong trường hợp hải quan tính thuế không hợp lý; lưu trữ các hồ sơ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa; nắm bắt và phổ biến kịp thời các thông tin mới nhất của cơ quan ban ngành liên quan đến chứng cứ xuất nhập khẩu hàng hóa.
+ Phòng sales & marketing:
Công việc chính của nhân viên sales & marketing là bán hàng, giới thiệu, phân phối hàng hóa của công ty đến các nhà hàng, khách sạn, đại lý, nhà phân phối, siêu thị, cửa hàng… Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hay nói cách khác là thực hiện việc đáp ứng nhu cầu thị trường, tìm kiếm khách hàng mới. Lực lượng này chính là bước đệm giữa công ty và các trung gian.