Khi niệm quản lý hiệu quả:
Quản lý l qu trình lm việc cng với nhau và thông qua các cá nhân, các nhóm và các nguồn lực khác (thiết bị, vốn, công nghệ) để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Quản lý được thử thách và đánh giá qua việc đạt được các mục tiêu thông qua sự tổ chức và thực hiện các kỹ năng khác nhau. Thuật ngữ "lnh đạo" đang được sử dụng ngày càng nhiều hơn khi nhắc đến vai trị của người quản lý vì chức năng của lnh đạo là xử lý thay đổi. Người quản lý cần phải lnh đạo giỏi để thay đổi sản phẩm, hệ thống và con người một cách năng động. Để đi tiên phong trong việc thay đổi, người quản lý cần có những kỹ năng để tạo ra một viễn cảnh tương lai hấp dẫn và làm cho viễn cảnh đó trở thành hiện-thực. Lnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi hệ thống và con người. Trong thực tế có sự khác biệt khá r giữa hiệu quả v hiệu suất. Theo
định nghĩa của Kathryn Bartol thì "Nếu hiệu quả l lm đúng việc phải làm thì hiệu suất lại có nghĩa là phải làm đúng cách để đạt được mục tiêu đ đề ra trong hoàn cảnh,-điều-kiện-thực-tế".
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng để làm được việc này, người quản lý phải thể hiện khả năng xây dựng mục tiu v lập kế hoạch của mình. Khi kế hoạch được hoàn thành thì chuyển tải thơng tin kế hoạch đến cấp trên và cấp dưới. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến các công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết phải ra và thực thi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Người quản lý phải đạt được các mục tiêu của tổ chức hoặc thông qua các cá nhân, do vậy để tạo ra chất lượng công việc cao, người quản lý cần tạo ra mơi trường làm việc thuận lợi, tìm hiểu v thoả mn cc nhu cầu của người lao động. Mục tiêu :
- Đẩy mạnh công tác đầu tư phát triển và hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho yêu cầu kinh doanh và tạo dựng nền móng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
- Thực hiện việc bảo toàn và phát triển vốn, đổi mới tổ chức kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và tích tụ lợi nhuận. Bảo đảm an toàn tuyệt đối về con người, tài sản, tiền vốn. Ổn định doanh nghiệp, bảo đảm việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Tạo sự chuyển biến trong công tác quản lý lao động; đổi mới cơ chế phân phối tiền lương, tiền thưởng tạo động lực lợi ích nâng cao hệu quả doanh nghiệp. Đào tạo, xây dựng đội ngũ cán bộ lnh đạo quản lý, điều hành và chuyên môn, nghiệp vụ chuyên sâu.
Chỉ tiêu về đầu tư:
Tổng mức đầu tư năm 2010 dự kiến từ 10 – 30 tỷ đồng, ưu tiên tập trung vào các dự án, chương trình: đổi mới và hiện đại hoá công nghệ thiết bị, phát triển công nghệ thông tin và phương tiện vận chuyển.
Chỉ tiêu về đào tạo:
- Duy trì kinh phí đào tạo năm 2010 ở mức tăng 30% so với năm 2009 - Nội dung và đối tượng đào tạo tập trung vào một số lĩnh vực:
+ Đào tạo cơ bản về quản trị doanh nghiệp: 6 khoá + Đào tạo chuyên sâu về chuyên môn, nghiệp vụ: 4 khoá
+ Đào tạo về ngoại ngữ, tin học cho cán bộ công nhn vin cc phịng ban + Bồi dưỡng, tập huấn nâng cao nghiệp vụ: ưu tiên các lĩnh vực tài chính
kế toán, kinh doanh, công nghệ thông tin, đào tạo quản lý cơng trình.
3.2 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY PHAN GIA HUY:
Trên cơ sở phân tích tình hình quản trị nguồn nhân lực tại công ty Phan Gia Huy, cùng với các định hướng phát triển trong hiện tại và trong tương lai của công ty, chúng ta nhận thấy rằng việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự là một việc rất cần thiết, liên quan đến quá trình thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực.
Trong thời gian qua, mặc dù đã đạt được thành tích đáng kể trong kinh doanh và có nhiều ưu điểm trong công tác quản lý, công ty Phan Gia Huy còn có một số mặt hạn chế cần phải khắc phục, để giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh phát triển bề vững trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay. Trong chương này tôi xin đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguồn nhân lực.
3.2.1 Cải thiện công tác tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên:
Công tác tuyển dụng nhân viên cò bị hạn chế do thông báo tuyển dụng không phổ biến rộng ra ngoài. Do đó một số trường hợp người tuyển dụng không đáp ứng được nhu cầu của công ty. Muốn có được một nguồn nhân lực đầy đủ khả năng hoàn thành công việc, công ty nên tuyển chọ bằng những phương pháp sau:
Thông báo rộng rãi nhu cầu tuyển dụng:
Mặc dù hàng quý đều có tuyển dụng cán bộ công nhân viên, số người đến nộp đơn rất nhiều, nhưng chủ yếu là những người gần công ty hoặc do quen biết. Vì vậy, công ty cần phải mở rộng hình thức tuyển dụng như: đến các trung tâm giới thiệu việc làm nhờ đăng tuyển dụng, hoặc ở trên các báo: Thanh niên, Tuổi trẻ, Người lao động … (những loại báo này rất thích hợp cho người lao động do giá thành rẻ). Làm mhư vậy công ty sẽ đở tốn chi phí “quảng cáo” nhưng bù lại thông tin sẽ phổ biến rộng rãi hơn, công ty có cơ hội lựa chọn những người có đủ năng lực làm việc lâu dài và hiệu quả hơn.
Khi có nhu cầu tuyển dụng công ty nên gởi thông báo đến các trường đào tạo như: Đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp để tuyển dụng một số người mới tốt nghiệp. Thường những lao động này có kiến thức, chuyên môn để nắm bắt quy
trình hoạt động của công ty. Hơn nữa, do mới tốt nghiệp, nên họ hăng hái nhiệt tình làm việc, nếu như công ty tạo điều kiện họ sẽ phát huy khả năng của mình, tự giải quyết công việc thì sẽ giúp cho công ty có thêm một lực lượng lao động có nhiều triển vọng, là nguồn chất xám cho công việc lâu dài và hiệu quả tại công ty.
Ngoài ra, hiện nay hầu như trên các tờ báo thường dành một khoản nhỏ để cho các ứng viên xin việc tự giới thiệu về mình, mức lương đề nghị. Điều này sẽ dễ dàng cho công ty tuyển dụng vì đã biết được trình độ của ứng viên, mong muốn của họ. Nhưng cũng cần phải kiểm tra lại trước khi tuyển dụng.
Tuyển đúng ngƣời, đúngviệc:
Sau khi kí kết hợt đồng lao động và thử việc, công ty nên sắp xếp nguồn nhân lược theo đúng phòng ban, đúng công trường phù hợp với khả năng của họ. Công ty cần phải tuyển dụng các ứng viên đúng với tiêu chuẩn của từng công việc, hạn chế tình trạng tuyển dụng dưới hình thức vị nể, phải công bằng khách quan để tránh mất thời gian.
Công ty phải đưa ra những tiêu chuẩn tối thiểu trước khi tuyển lao động. Bởi vì có những trường hợp người lao động không đủ năng lực làm theo yêu cầu của công ty, khiến cho công ty phải mất thời gian, tốn nhiều chi phí đào tạo lại. Hơn nữa, riêng cá nhân người lao động sẽ gặp những khó khăn ngay bước đầu làm việc, từ đó sẽ nhàm chán và thiếu kiên nhẫn làm việc.
3.2.2 Nâng cao công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty:
Trong thời gian gần đây, công ty đã tạo được nhiều cán bộ công nhân viên thông qua những hình thức khác nhau về khoản chi phí dành cho công tác đào tạo khá lớn. Nhưng kế hoạch và mục đích đào tạo của công ty chưa sâu sát với tình hình và thực tế yêu cầu mà chỉ giải quyết có tính chất tình huống ngắn ngày chứ chưa có kế hoạch lâu dài.
Để công tác đào tạo tại công ty đạt kết quả cao hơn nữa, cần xác định và trả lời những câu hỏi sau:
Công ty cần những loại hình đào tạo nào? Những ai là đối tượng cần được đào tạo?
Các biện pháp nào để tiến hành công tác đào tạo là phù hợp trong tình hình hiện nay?
Làm thế nào để nhận biết quá trình đào tạo có hiệu quả?
Thực hiện việc kiểm tra và đánh giá công tác đào tạo như thế nào là hiệu quả nhất?
Cần xác định yêu cầu đào tạo xuất phát từ điều tra thực tế:
Như chúng ta đã biết công ty rất chú trọng đến công tác đào tạo vì đào tạo đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại công ty. Để công tác đào tạo thực sự có hiệu quả thì cần xác định được đối tượng cần đào tạo, tránh trường hợp người cần được đào tạo thì không được đào tạo, còn người không cần được đào tạo lại cứ đi học vì ít việc, dư nhiều thời gian.
Bên cạnh đó cần xác định nhu cầu đào tạo thông qua việc lắng nghe, quan sát, khảo sát và kiểm tra thông tin phản hồi từ các đơn vị cấp dưới. Ngoài ra, không nên bỏ qua ý kiến khách hàng, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để xem nhân viên mình thiếu những kiến thức, kỹ năng gì, các đối thủ cạnh tranh đang phát triển trên những lĩnh vực nào v.v… nhằm đưa các chiến lược ngắn và dài hạn vào chương trình đào tạo. Đó là cách giúp công tác đào tạo của công ty luôn ở trạng thái chủ động, có khả năng phản ánh và đoán trước những nhu cầu thay đổi của thị trường và tình hình cạnh tranh ở thời điểm hiện tại cũng như trong tương lai.
Cần tổ chức kiểm tra đánh giá nghiêm túc sau mỗi khoá đào tạo:
Công ty nên thường xuyên có những biện pháp để kiểm tra chất lượng của công tác đào tạo. Những ưu điểm do các khoá học đem lại chỉ có thể kiểm chứng sau một thời gian dài, khi người đào tạo đã làm quen và áp dụng được những kiến thức đã học vào công việc thực tế.
Do đó việc xác định chất lượng đào tạo chỉ có thể được trả lời sau một thời gian nào đó. Chính vì thế, trước mắt để đảm bảo cho chất lượng của công tác đào tạo nên chú trọng đến việc chọn người giảng dạy, chọn loại hình đào tạo phù hợp với từng công việc và chọn thời điểm đào tạo để không ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị vì lý do thiếu người làm việc do phải đi học.
Để đảm bảo rằng người được đào tạo sau khi hoàn thành việc học, sẽ phục vụ công ty lâu dài trong quy chế đào tạo của công ty cần phải có những quy định (ràng buộc) thật chặt chẽ đối với những người được cử đi học, đặc biệt là đối với những trường hợp đào tạo dài hạn (đại học) và đi học ở nước ngoài. Cần có chế độ quy định hoàn trả kinh phí đào tạo, nếu sau đào tạo xin chuyển công tác khác.
3.2.3 Hoàn thiện bố trí và sử dụng hợp lý nhân lực:
Khi đã tạo được một nguồn nhân lực, vấn đề cần thiết đối với công ty là làm thế nào để quản lý và sử dụng đạt hiệu quả nguồn nhân lực ấy. Bởi vì nguồn nhân lực không chỉ là nhân tố của quá trình sản xuất mà còn là nguồn dự trữ chất xám của công ty. Do đó nó đòi hỏi được sử dụng một cách hợp lý, được nuôi dưỡng và phát triển đúng mức vì nó quyết định sự phát triển lâu dài của công ty.
Để có thể sử dụng hợp lý nguồn nhân lực hiện tại, công ty cần khai thác nó trên quan điểm phát triển tức là tạo cơ hội để nguồn nhân lực phát huy những khả năng tiềm tàng sẵn có. Để có thể làm được như vậy, công ty cần tạo cho nhân viên cơ hội và điều kiện làm việc tốt nhất.
Tạo cơ hội để phát hiện, khai thác tài năng nhân viên:
Sau khi đánh giá được năng lực của nhân viên, công ty nên giao việc để nhân viên có cơ hội phát huy khả năng của bản thân và đây cũng chính là cơ hội để họ tự khẳng định.
Việc tạo ra các cơ hội để khai thác và phát triển các kiến thức và kỹ năng của nhân viên trong công ty có thể được tiến hành thông qua:
Cử họ tham gia vào những công việc trọng trách, giao cho họ chịu trách nhiệm hẳn về một khâu nào đó trong công việc. Đồng thời có những biện pháp hỗ trợ tích cực và giúp đỡ kịp thời để nhân viên cản thấy tự tin hơn vì được giao việc và quan tâm.
Vận động nhân viên tham gia trong việc đề xuất các ý kiến, biện pháp cải tiến kỹ thuật, ngoài ra cũng nên cung cấp những phương tiện và điều kiện làm việc phù hợp cho nhân viên.
Tạo mọi cơ hội để nhân viên phát huy tối đa khả năng làm việc và phù hợp với lĩnh vực chuyên môn mà họ đào tạo.
Cử nhân viên đi đào tạo thường xuyên để học tập các kiến thức kỹ năng mới.
Đặt ra các yêu cầu cao, tiêu chuẩn cao, tạo cơ hội cho nhân viên làm việc độc lập, sáng tạo đồng thời có sự quan tâm ủng hộ để hình thành cho các nhân viên thói quen làm việc tốt, luôn ở trong tư thế chuẩn bị để thực hiện những công việc khó hơn.
Tạo bầu không khí làm việc cho nhân viên:
Ngoài ra, để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực của công ty, các cấp lãnh đạo có trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ, cụ thể là:
- Tạo ra bầu không khí làm việc thoải mái và tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên và các bộ phận.
- Quan tâm như nhau đến các thành viên và các bộ phận, bởi vì mỗi cá nhân, bộ phận đều có những đóng góp nhất định vì mục tiêu chung của công ty.
- Tăng cường công tác uỷ quyền và giao trách nhiệm cho nhân viên cấp dưới, từ đó cho phép các nhân viên thuộc cấp học hỏi rút kinh nghiệm thông qua thực tế kàm việc.
- Thường xuyên cố vấn cho nhân viên dưới quyền về các mục tiêu cũng như các hướng cải tiến công việc.
- Cung cấp thông tin về các cơ hội nghề nghiệp, về hướng phát triển kinh doanh trung tâm trong tương lai để nhân viên có cơ sở tìm ra cơ hội phát triển nghề nghiệp cho bản thân.
- Cung cấp những thông tin phản hồi cho nhân viên biết về năng lực thực hiện công việc và khả năng phát triển nghề nghiệp trong tương lai của họ. Đó là cách giúp cho nhân viên tự đánh giá quá trình phấn đấu của bản thân.
- Nhìn thấy được trước các yêu cầu về đào tạo, diễn biến của quá trình phát triển công việc và nhu cầu nhân lực để chỉ đạo cho phòng tổ chức cán bộ – lao động tiền lương có kế hoạch đáp ứng phù hợp, kịp thời.
- Vì mục tiêu chung là kết quả công việc, do đó nên khoán công việc cho nhân viên và thực hiện chính sách “giờ giấc uyển chuyển” đối với một số bộ phận chức năng trong công ty và trong một khuôn khổ chung được quy định rõ ràng.
Ví dụ : Bạn chẳng tốn cơng sức gì khi vo buổi sng bạn nĩi “Xin chào” với người khác một cách lịch sự và chân thành.
Bạn phải đảm bảo rằng tất cả mọi người trong cuộc họp ai cũng được phục vụ một tách trà hoặc ly cà phê. Bạn cũng chẳng mất mấy thời gian khi hỏi người
khác “Hôm nay anh khỏe chứ?”. Sau đây là ba quy tắc áp dụng cho bất cứ nơi làm việc nào:
* Lịch sự * Thân thiện * Tử tế.
Chúng ta đều biết những ông chủ thường hay hung hăng, quát tháo và cư xử