1. Khâi niệm.
VSA 230 “Hồ sơ kiểm toân” định nghĩa :“ Hồ sơ kiểm toân : lă câc tăi liệu do kiểm toân viín lập, thu thập, phđn loại, sử dụng vă lưu trữ. Tăi liệu trong hồ sơ kiểm toân được thể hiện trín giấy, trín phim, ảnh, trín phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ năo khâc theo quy định của phâp luật hiện hănh.” Hồ sơ kiểm toân được dùng để :
- Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quâ trình thực hiện kiểm toân, vă lăm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toân viín.
- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch vă thực hiện công việc kiểm toân
- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soât xĩt vă đânh giâ chất lượng công việc kiểm toân - Trợ giúp cho việc xử lý câc phât sinh sau cuộc kiểm toân.
2. Phđn loại hồ sơ kiểm toân.
Hồ sơ kiểm toân được lập vă lưu trữ thănh hai loại, đó lă hồ sơ kiểm toân chung vă hồ sơ kiểm toân năm.
2.1 - Hồ sơ kiểm toân chung (còn gọi lă hồ sơ thường trực) : lă câc thông tin chung về khâch hăng liín quan từ hai cuộc kiểm toân trở lín. khâch hăng liín quan từ hai cuộc kiểm toân trở lín.
2.2 - Hồ sơ kiểm toân năm (còn gọi lă hồ sơ hiện hănh) : bao gồm toăn bộ hồ sơ kiểm toân
để lăm cơ sở cho bâo câo kiểm toân của một năm tăi chính.
3. Câc loại hồ sơ kiểm toân năm.
Dưới đđy lă một số hồ sơ được sử dụng phổ biến trong kiểm toân bâo câo tăi chính :
3.1- Hồ sơ quản lý kiểm toân :
Bao gồm câc hồ sơ được thiết kế riíng biệt để hỗ trợ cho kiểm toân viín trong việc lập kế hoạch vă theo dõi tiến độ thực hiện kiểm toân.
3.2- Bảng cđn đối tăi khoản :
Lă bảng tổng hợp vă cđn đối câc khoản mục theo sổ sâch văo đầu kỳ vă cuối kỳ kiểm toân, câc điều chỉnh của kiểm toân viín vă số liệu sau khi điều chỉnh.
3.3. Biểu chỉ đạo :
Sau đó việc phđn tích câc khoản mục trín bâo câo tăi chính theo câc tăi khoản, tiểu khoản được thực hiện bằng câc biểu chỉ đạo.
3.4. Bảng tổng hợp câc bút toân điều chỉnh :
Trong quâ trình kiểm toân, kiểm toân viín có thể phât hiện được câc sai sót trong số liệu kế toân của đơn vị. Đối với câc sai sót trọng yếu, kiểm toân viín sẽ đưa ra câc bút toân để đề nghị đơn vị điều chỉnh lại cho đúng.
3.5. Câc biểu cơ sở :
Có nhiều loại biểu cơ sở được thực hiện tùy theo từng mục tiíu cụ thể, dưới đđy lă một số dạng thường được sử dụng :
* Biểu liệt kí chi tiết :có nội dung lă chi tiết hóa số dư cuối kỳ của một tăi khoản thănh
từng đối tượng chi tiết thích hợp cho việc kiểm tra.
* Biểu phđn tích theo nghiệp vụ :dùng để phđn tích mọi biến động tăng giảm của một tăi
khoản trong kỳ kiểm toân theo từng loại nghiệp vu.
* Biểu chỉnh hợp hay biểu hòa giải :dùng để thuyết minh chi tiết về sự khâc biệt giữa số
liệu thu từ câc nguồn khâc nhau.
* Biểu tính toân :bao gồm câc tính toân độc lập của kiểm toân viín để cung cấp dữ liệu
cho câc hồ sơ kiểm toân khâc.
* Câc tăi liệu chứng minh :kiểm toân viín cần lưu văo hồ sơ kiểm toân về câc tăi liệu
chứng minh như bản sao Biín bản câc cuộc họp của Hội đồng quản trị, cổ đông, câc hợp đồng kinh tế quan trọng v.v...
4. Yíu cầu đối với hồ sơ kiểm toân.
Hồ sơ kiểm toân phải đạt được những yíu cầu nhất định, cụ thể lă : - Hồ sơ kiểm toân phải có đề mục rõ răng
- Hồ sơ kiểm toân phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toân viín
- Hồ sơ kiểm toân phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng ... - Hồ sơ kiểm toân phải đầy đủ, chính xâc vă thích hợp
- Hồ sơ kiểm toân cần trình băy dễ hiểu vă rõ răng - Hồ sơ kiểm toân cần được sắp xếp khoa học
5. Vấn đề bảo mật vă lưu trữ hồ sơ kiểm toân :
Khi hoăn thănh kiểm toân, câc hồ sơ kiểm toân được tập hợp vă lưu trữ thănh một bộ hồ sơ theo thứ tự đê đânh số để giúp tra cứu dễ dăng.
CHƯƠNG VI
BÂO CÂO KIỂM TOÂN I− CHUẨN BỊ HOĂN THĂNH KIỂM TOÂN. I− CHUẨN BỊ HOĂN THĂNH KIỂM TOÂN.
Công việc chuẩn bị hoăn thănh kiểm toân, bao gồm việc xem xĩt về câc khoản công nợ ngoăi dự kiến, xem xĩt về câc sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ, xem xĩt về giả định hoạt động liín tục vă đânh giâ tổng quât kết quả.
1. Xem xĩt câc khoản công nợ ngoăi dự kiến.
Trong thực tế, có những sự kiện đê phât sinh trong năm vă có thể dẫn đến một khoản công nợ hay thiệt hại mă cho đến thời điểm khóa sổ vẫn chưa thể xâc định lă có chắc chắn xảy ra hay không vă số tiền cụ thể lă bao nhiíu ?
Thông thường có câc loại công nợ ngoăi dự kiến như sau :
− Câc vụ kiện chưa xĩt xử do đơn vị xđm phạm quyền sở hữu công nghiệp, hoặc về trâch nhiệm phâp lý đối với sản phẩm.
− Câc tranh chấp về thuế với cơ quan thuế vụ.
− Câc bảo lênh về công nợ của người khâc v.v ...
Câc chuẩn mực kế toân thường yíu cầu đơn vị phải công bố câc khoản công nợ ngoăi dự kiến trọng yếu trong thuyết minh bâo câo tăi chính
Một số thủ tục kiểm toân có thể sử dụng để tìm kiếm câc khoản công nợ ngoăi dự kiến của đơn vị, đó lă :
• Trao đổi với người quản lý đơn vị về khả năng có câc khoản công nợ ngoăi dự kiến chưa được công bố.
• Yíu cầu luật sư, hay tư vấn phâp lý của đơn vị cung cấp thư xâc nhận.
• Xem xĩt câc biín bản họp Hội đồng quản trị để biết được câc hợp đồng, câc vụ kiện quan trọng v.v...
Sau cùng, kiểm toân viín cần đânh giâ tầm quan trọng của câc khoản công nợ ngoăi dự kiến vă nội dung cần thiết công bố trín bâo câo tăi chính.
2. Xem xĩt sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ.
Từ ngăy kết thúc niín độ cho đến ngăy ký bâo câo kiểm toân, vă sau ngăy công bố bâo câo tăi chính đê được kiểm toân có thể xảy ra những sự kiện quan trọng vă có thể ảnh hưởng đến bâo câo tăi chính. Chúng được gọi lă câc sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ (còn gọi tắt lă câc sự kiện tiếp theo).
Theo IAS 10, có hai loại sự kiện tiếp theo cần được quan tđm bởi người quản lý đơn vị vă kiểm toân viín.
2.1. Đối với câc sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến bâo câo tăi chính vă đòi hỏi phải điều chỉnh bâo câo tăi chính : chỉnh bâo câo tăi chính :
Dưới đđy lă một số sự kiện tiếp theo thuộc loại năy :
− Kết quả xĩt xử một vụ kiện sau ngăy kết thúc niín độ cho thấy số tiền đơn vị bị bồi thường lă trọng yếu.
− Một số sĩc của khâch hăng đê ghi văo tồn quỹ của đơn vị văo ngăy khóa sổ, đến khi nộp ngđn hăng văo đầu năm sau đơn vị mới phât hiện lă không có khả năng thu tiền.
2.2. Đối với câc sự kiện không ảnh hưởng trực tiếp đến bâo câo tăi chính nhưng cần phải công bố trín thuyết minh bâo câo tăi chính : công bố trín thuyết minh bâo câo tăi chính :
Dưới đđy lă một số sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ cần được công bố :
− Sự sụt giảm giâ thị trường của hăng tồn kho A vì nhă nước cấm bân loại hăng năy kể từ thời điểm X ...
Để phđn biệt một sự kiện tiếp theo thuộc loại năo, kiểm toân viín cần xem xĩt về thời điểm hình thănh điều kiện chủ yếu dẫn đến xảy ra sự kiện lă trước hay sau ngăy kết thúc niín độ ?
2.3- Câc thủ tục kiểm toân có thể âp dụng để xem xĩt câc sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ : có thể chia ra lăm hai loại lă câc thủ tục kiểm tra số dư vă câc thủ tục chuyín thúc niín độ : có thể chia ra lăm hai loại lă câc thủ tục kiểm tra số dư vă câc thủ tục chuyín
dùng để phât hiện câc sự kiện sau ngăy kết thúc niín độ.
Loại thứ nhất thường lă câc thủ tục kiểm tra quanh thời điểm khóa sổ vă câc thử nghiệm đânh giâ. Đó chính lă những thử nghiệm cơ bản được tiến hănh khi kiểm toân câc khoản mục trín bâo câo tăi chính. Bín cạnh việc cung cấp bằng chứng về sự chuẩn xâc của câc số liệu, nó còn cho thấy nhiều sự kiện xảy ra sau thời điểm khóa sổ.
Loại thứ hai được thiết kế để tìm kiếm câc thông tin về câc sự kiện xảy ra sau ngăy kết thúc niín độ để tiến hănh câc điều chỉnh, hoặc bổ sung câc thuyết minh trín bâo câo tăi chính.
3. Xem xĩt về giả định hoạt động liín tục.
IAS 1 định nghĩa giả định hoạt động liín tục (còn gọi lă tính liín tục hoạt động kinh doanh) như sau :" Thông thường một doanh nghiệp được coi lă đang hoạt động khi mă nó tiếp tục hoạt động cho một tương lai định trước. Người ta quan niệm rằng doanh nghiệp không có ý định vă cũng không cần phải giải tân hoặc quâ thu hẹp quy mô hoạt động của mình".
Giả định hoạt động liín tục lă một giả định cơ sở cho việc lập bâo câo tăi chính. Nhiều phương phâp xử lý kế toân vă trình băy bâo câo tăi chính dựa trín giả định năy.
Trong hoạt động của mọi doanh nghiệp, có rất nhiều nguyín nhđn có thể dẫn đến giả định năy bị vi phạm, chẳng hạn như lă :
− Doanh nghiệp bị lỗ lê liín tục, vă không có khả năng thanh toân những khoản nợ đâo hạn,
− Doanh nghiệp bị những tai họa nghiím trọng như hỏa hoạn, thiín tai ...
− Doanh nghiệp đang vướng văo những vụ tranh tụng tại Tòa ân, vă nếu thua kiện thì họ sẽ gânh chịu khủng hoảng nghiím trọng về tăi chính,
− Những thay đổi về luật phâp, hay chính sâch của chính phủ tạo ra những bất lợi nghiím trọng cho hoạt động của doanh nghiệp v.v ...
Nếu vẫn còn nghi vấn rằng giả định năy không được tôn trọng, kiểm toân viín sẽ xem đơn vị có công bố trong thuyết minh của bâo câo tăi chính hay không ? Tùy theo từng trường hợp cụ thể, kiểm toân viín sẽ phât hănh loại bâo câo kiểm toân thích hợp.
4. Đânh giâ kết quả.
Trước khi lập bâo câo kiểm toân, kiểm toân viín phải đânh giâ tổng quât về câc kết quả thu thập được. Công việc năy nhằm soât xĩt lại toăn bộ quâ trình kiểm toân, kết quả thu được vă cđn nhắc câc cơ sở để đưa ra ý kiến về bâo câo tăi chính. Để đạt được mục đích năy, kiểm toân viín thường tiến hănh câc thủ tục sau :
- Âp dụng câc thủ tục phđn tích - Đânh giâ sự đầy đủ của bằng chứng
- Đânh giâ tổng hợp câc sai sót phât hiện được. - Ră soât lại hồ sơ kiểm toân :
- Yíu cầu đơn vị cung cấp thư giải trình của người quản lý. - Kiểm tra câc công bố trín thuyết minh bâo câo tăi chính. - Xem xĩt câc thông tin khâc trong bâo câo thường niín.
II− BÂO CÂO KIỂM TOÂN.
Bâo câo kiểm toân lă văn bản do kiểm toân viín lập vă công bố để trình băy ý kiến của mình về những thông tin được kiểm toân. Như vậy, bâo câo kiểm toân lă sản phẩm của cuộc kiểm toân vă có câc vai trò rất quan trọng.
• Đối với kiểm toân viín, bâo câo kiểm toân lă tăi liệu trình băy câc kết luận sau cùng về thông tin tăi chính được kiểm toân, nín nó phải kết tinh được toăn bộ công việc mă họ đê tiến hănh. Đồng thời, bâo câo kiểm toân lă sản phẩm của kiểm toân viín cung cấp cho xê hội vă họ phải chịu trâch nhiệm về ý kiến của mình.
• Đối với người sử dụng thông tin tăi chính, bâo câo kiểm toân lă căn cứ để họ đânh giâ câc thông tin năy vă đưa ra câc quyết định kinh tế. Để thực thi vai trò năy, bâo câo phải rõ răng, dễ hiểu để không gđy ra câc hiểu lầm.
• Đối với đơn vị được kiểm toân, trong một số trường hợp, thí dụ như kiểm toân hoạt động, bâo câo kiểm toân vă thư quản lý (nếu có) còn lă căn cứ để đânh giâ vă cải tiến hoạt động của đơn vị nói chung, kiểm soât nội bộ hoặc công tâc kế toân tăi chính nói riíng.
2. Câc yếu tố cơ bản của bâo câo kiểm toân bâo câo tăi chính. • Tiíu đề : Giúp phđn biệt với câc bâo câo do người khâc lập. • Tiíu đề : Giúp phđn biệt với câc bâo câo do người khâc lập.
• Người nhận : Phải ghi tín người nhận phù hợp với hợp đồng kiểm toân.
• Đoạn mở đầu :
- Chỉ rõ đối tượng kiểm toân lă câc bâo câo tăi chính, cũng như ngăy lập vă niín độ mă bâo câo tăi chính đó phản ânh.
- Khẳng định rõ răng việc lập bâo câo tăi chính lă trâch nhiệm của Giâm đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm toân. Còn trâch nhiệm của kiểm toân viín lă đưa ra ý kiến về bâo câo tăi chính dựa trín kết quả kiểm toân của mình.
• Phạm vi kiểm toân :