1. Nội dung.
Trín bảng cđn đối kế toân, tiền được trình băy ở phần Tăi sản (Phần A : tăi sản lưu động vă đầu tư ngắn hạn), khoản mục I : Tiền vă bao gồm câc loại :
- Tiền mặt
- Tiền gửi ngđn hăng
- Tiền đang chuyển
2. Đặc điểm.
Tiền lă khoản mục được trình băy trước tiín trín bảng cđn đối kế toân vă lă một khoản mục quan trọng trong tăi sản lưu động. Do được sử dụng để phđn tích khả năng thanh toân của một doanh nghiệp, nín đđy lă khoản thường bị trình băy sai lệch.
Tiền còn lă một khoản mục bị ảnh hưởng vă có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ, vă hầu hết câc tăi sản khâc của doanh nghiệp. Những sai phạm ở câc khoản mục khâc sẽ tâc động đến tiền, vă ngược lại.
Số phât sinh của câc tăi khoản tiền thường lớn hơn số phât sinh của hầu hết câc tăi khoản khâc. Do vậy, dù số dư của khoản mục năy không trọng yếu, thì kiểm toân tiền vẫn lă một nội dung quan trọng.
Tiền lại lă tăi sản được ưa chuộng nhất nín xâc suất xảy ra gian lận, biển thủ thường rất cao. Do tất cả những lý do trín, rủi ro tiềm tăng của khoản mục năy thường được đânh giâ lă cao nín kiểm toân viín cần tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn câc loại khâc.
3. Mục tiíu kiểm toân.
Khi xem xĩt tiền, mục tiíu kiểm toân lă nhằm xâc định câc vấn đề sau : - Số dư câc khoản tiền tồn tại văo ngăy lập bảng cđn đối kế toân (Hiện hữu). - Tất cả câc nghiệp vụ liín quan đến tiền lă có thật vă đều được ghi nhận (Đầy đủ). - Doanh nghiệp có quyền sở hữu về mặt phâp lý đối với câc khoản tiền (Quyền sở hữu). - Số dư tăi khoản tiền được ghi theo đúng giâ trị có thể thực hiện được (Đânh giẫ). - Sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng vă phù hợp với tăi khoản tổng hợp trín sổ câi
(Ghi chĩp chính xâc).
- Số dư tiền được phđn loại vă trình băy thích hợp trín bâo câo tăi chính. Câc trường hợp tiền bị hạn chế sử dụng đều được khai bâo đầy đủ (Trình băy vă công bố).
II− KIỂM SOÂT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN. 1. Yíu cầu của kiểm soât nội bộ. 1. Yíu cầu của kiểm soât nội bộ.
Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, câc đơn vị thường thiết lập kiểm soât nội bộ đối với câc khoản tiền, vă hệ thống năy có thể chia lăm hai loại :
− Kiểm soât câc chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến câc khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bân hăng hoặc chu trình mua hăng.
Trong thực tiễn, muốn kiểm soât nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải đâp ứng những yíu cầu như sau :
− Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi văo ngđn hăng hay nộp văo quỹ
trong khoảng thời gian sớm nhất.
− Chi đúng : Tất cả câc khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xĩt duyệt, vă
được ghi chĩp đúng đắn.
− Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả câc nhu cầu về kinh doanh, cũng
như thanh toân nợ đến hạn. Trânh việc tồn quỹ quâ mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi vă có thể gặp rủi ro.
2. Câc nguyín tắc kiểm soât nội bộ.
Có thể tóm tắt câc nguyín tắc chung để xđy dựng kiểm soât nội bộ đối với tiền như sau : - Nhđn viín phải có đủ khả năng vă liím chính
- Âp dụng nguyín tắc phđn chia trâch nhiệm - Tập trung đầu mối thu
- Hăng ngăy, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ vă kế toân, vă nộp ngay số thu trong ngăy cho ngđn hăng
- Có biện phâp khuyến khích câc người nộp tiền yíu cầu cung cấp biín lai hoặc phiếu thu tiền.
- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngđn hăng, hạn chế chi bằng tiền mặt. - Cuối mỗi thâng, thực hiện đ ối chiếu giữa số liệu trín sổ sâch vă thực tế
3- Kiểm soât nội bộ đối với thu tiền.
Kiểm soât nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tùy theo từng loại hình đơn vị vă tùy theo câc nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khâc nhau, như thu trực tiếp từ bân hăng, thu từ nợ của khâch hăng, vă nhiều khoản thu khâc. Sau đđy lă một văi thủ tục kiểm soât nội bộ điển hình :
3.1. Trường hợp thu từ bân hăng.
Đối với câc đơn vị dịch vụ như khâch sạn, nhă hăng... người ta thường tổ chức hệ thống thu tiền ở một trung tđm vă phđn công cho một nhđn viín đảm nhận, nhưng câc biín lai phải do một nhđn viín khâc lập. Trong thể thức năy, việc đânh số trước câc biín lai sẽ lă một phương tiện hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận.
Đối với câc doanh nghiệp bân lẻ, một nhđn viín thường phải đảm nhiệm nhiều việc như bân hăng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó, phương phâp kiểm soât tốt nhất lă sử dụng câc thiết bị thu tiền.
Nếu không trang bị được hệ thống mây móc tiín tiến, cần phải quản lý được số thu trong ngăy thông qua việc lập ra câc bâo câo bân hăng hăng ngăy.
3.2. Trường hợp thu nợ của khâch hăng.
− Nếu khâch hăng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yíu cầu cung cấp phiếu thu, hoặc biín lai
− Nếu thu tiền tại cơ sở của khâch hăng : Quản lý chặt chẽ giấy giới thiệu, vă thường xuyín đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.
− Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phđn nhiệm cho câc nhđn viín khâc nhau đảm nhận câc nhiệm vụ như Lập hóa đơn bân hăng − Theo dõi công nợ − Đối chiếu giữa sổ tổng hợp vă chi tiết về công nợ − Mở thư vă liệt kí câc sĩc nhận được − Nộp câc sĩc văo ngđn hăng − Thu tiền.
4. Kiểm soât nội bộ đối với chi tiền.
Một số thủ tục kiểm soât nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như sau : - Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toân :
- Xđy dựng câc thủ tục xĩt duyệt câc khoản chi. - Đối chiếu hăng thâng với sổ phụ của ngđn hăng.