1. Mục đích kiểm soât nội bộ đối với hăng tồn kho.
Kiểm soât nội bộ đối với hăng tồn kho bao gồm :
• Kiểm soât vật chất : Việc sử dụng câc khu vực, kho hăng riíng biệt hạn chế ra văo kho nguyín liệu hăng hóa, sản phẩm dở dang, thănh phẩm lă một thủ tục kiểm soât chủ yếu để bảo vệ tăi sản. Ngoăi ra, trong nhiều trường hợp thì sự phđn chia trâch nhiệm cụ thể tro ng quản lý hăng tồn kho cho những câ nhđn cũng hết sức cần thiết.
• Kiểm soât quâ trình ghi chĩp : Câc chứng từ được đânh số trước, được xĩt duyệt trước khi cho phĩp hăng hóa vận động sẽ có tâc dụng bảo vệ tăi sản. Mặt khâc quâ trình ghi chĩp sổ sâch tồn kho cần phải tâch biệt với những người bảo vệ, quản lý tăi sản. Sổ sâch tổng hợp vă chi tiết hăng hóa tồn kho phải theo dõi được cả về giâ trị, số lượng, chất lượng của tồn kho cuối kỳ, cũng như phải tâch biệt trâch nhiệm của câc bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phât sinh chính lệch giữa kiểm kí vă sổ sâch.
2. Câc thủ tục kiểm soât vật chất.
*Sự phđn chia trâch nhiệm :
Bao gồm việc âp dụng nguyín tắc phđn công phđn nhiệm vă bất kiím nhiệm nhằm ngăn chặn sự gian lận.
* Câc chính sâch mua hăng :
Bao gồm câc chính sâch về đặt hăng, giâ cả vă chất lượng hăng mua, về việc lựa chọn người bân …
* Thiết lập thủ tục kiểm soât mua hăng :
Mỗi khi có nhu cầu mua hăng, câc bộ phận có liín quan sẽ soạn thảo phiếu đề nghị mua hăng vă gửi cho bộ phận mua hăng. Đđy lă phiếu yíu cầu cung ứng hăng của một bộ phận năo đó.
* Lập đơn đặt hăng :
Căn cứ theo phiếu đề nghị mua hăng, bộ phận mua hăng sẽ phí chuẩn trín cơ sở xem xĩt nhu cầu vă lựa chọn nhă cung cấp phù hợp với chính sâch của đơn vị. Sau đó, bộ phận năy tiến hănh lập đơn đặt hăn g vă gửi cho nhă cung cấp.
* Kiểm soât việc nhận hăng :
Khi tiếp nhận, bộ phận nhận hăng phải kiểm tra về mẫu mê, số lượng, thời gian hăng đến vă câc điều kiện khâc để lập bâo câo nhận hăng.
Bâo câo nhận hăng (hoặc phiếu nhập kho) lă bằng chứng về việc nhận hăng vă kiểm tra hăng hóa, vă dùng để theo dõi thanh toân. Sau đó, bâo câo năy thường sẽ được gửi cho bộ phận
mua hăng, bộ phận kho vă kế toân nợ phải trả. * Bảo quản hăng hóa vă xuất kho :
Từ khi nhận về, hăng được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra để sản xuất hoặc bân, do đó cần phải xâc lập quy trình bảo quản tồn trữ để giảm hao hụt, không bị mất phẩm chất vă giảm thiểu chi phí tồn kho …
Chứng từ cần thiết để xuất kho sản xuất lă phiếu xin lĩnh vật tư được người phụ trâch tại những bộ phận sản xuất lập căn cứ văo nhu cầu.
* Kiểm soât quâ trình sản xuất sản phẩm :
Tại nhiều nơi, người ta lập riíng một bộ phận kiểm soât sản xuất, bộ phận năy có trâch nhiệm xâc định sản lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm … Tại câc phđn xưởng sản xuất khâc nhau, cần phải thiết lập câc nội quy vă quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soât chất lượng, kiểm soât phế liệu.
Trong mọi đơn vị có hoạt động sản xuất chế biến thì kiểm soât nội bộ đối với kế toân chi phí lă một phần quan trọng của chức năng sản xuất.
* Kiểm soât kho thănh phẩm :
Khi sản phẩm hoăn thănh, câc phđn xưởng sản xuất sẽ chuyển sang cho kho thănh phẩm, tại đđy cần phải có những quy chế bảo quản vă tồn trữ.
* Kiểm soât quâ trình tiíu thụ :
Quâ trình kiểm soât năy đê được trình băy trong chương VIII - Kiểm toân nợ phải thu khâch hăng vă nghiệp vụ bân hăng.
* Kiểm kí hăng tồn kho vă xử lý chính lệch :
Chế độ kế toân quy định hăng năm phải kiểm kí kho hăng ít nhất một lần văo cuối năm. Việc kiểm kí phải do những người có trâch nhiệm thực hiện. Mọi chính lệch giữa số liệu kiểm kí thực tế với sổ sâch phải được điều tra vă xử lý thỏa đâng.
3. Kiểm soât về quâ trình ghi chĩp.
• Hệ thống kế toân chi tiết hăng tồn kho.
Để thực hiện quâ trình ghi chĩp hăng tồn kho, doanh nghiệp có thể sử dụng phương phâp kí khai thường xuyín hay kiểm kí định kỳ, trong đó kí khai thường xuyín được xem lă một yếu tố quan trọng để kiểm soât nội bộ hữu hiệu hăng tồn kho.
• Hệ thống kế toân chi phí vă tính giâ thănh sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, để kiểm soât nội bộ hữu hiệu thì cần phải tổ chức công tâc kế toân chi phí vă tính giâ thănh sản phẩm. Về cơ bản có hai phương phâp kế toân chi phí lă xâc định chi phí theo công việc vă xâc định theo quy trình sản xuất. Câc chứng từ vă sổ sâch tương ứng được lập bao gồm :
- Bâo câo sản xuất vă bâo câo sản phẩm hỏng : Phản ânh sự vận động của nguyín liệu
trong sản xuất, vă giúp xâc định chính xâc chi phí của quy trình sản xuất.
- Sổ sâch kế toân chi phí : Gồm sổ câi, bảng điều chỉnh, bảng phđn bổ vă bâo câo tập hợp
chi phí nguyín vật liệu, lao động vă sản xuất chung – theo công việc hay theo quy trình sản xuất. Khi hoăn thănh công việc hoặc sản phẩm, căn cứ theo câc bâo câo của phđn xưởng sản xuất, câc chi phí liín quan được kết chuyển từ sản phẩm dở dang qua thănh phẩm.