II- KIỂM TOÂN NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 1 − Nội dung vă đặc điểm của khoản mục.
3- Một số vấn đề về kiểm toân nguồn vốn công ty cổ phần.
Hoạt động của câc công ty cổ phần vă thị trường chứng khoân còn rất mới mẻ ở Việt Nam. Vì vậy, chúng tôi xin giới thiệu một số vấn đề trong kiểm toân nguồn vốn công ty cổ phần.
3.1- Kiểm soât nội bộ.
Kiểm soât nội bộ đối với nguồn vốn công ty cổ phần bao gồm ba nội dung chính lă (1) Sự phí chuẩn đúng đắn câc nghiệp vụ của Hội đồng quản trị ; (2) Sự phđn chia trâch nhiệm trong việc thực hiện câc nghiệp vụ − thường được thực hiện qua việc sử dụng dịch vụ lưu ký vă chuyển nhượng cổ phần ; vă (3) Việc duy trì một hệ thống sổ sâch đầy đủ.
a- Kiểm soât của Hội đồng quản trị đối với câc nghiệp vụ về vốn cổ phần.
− Mọi sự thay đổi về vốn cổ phần đều phải được sự phí chuẩn chính thức của Hội đồng quản trị, vă được thể hiện qua câc Biín bản họp của Hội đồng quản trị.
Khi đânh giâ kiểm soât nội bộ về vốn cổ phần, kiểm toân viín cần xem lă công ty tự quản lý vă theo dõi cổ phần, hay họ sử dụng câc dịch vụ lưu ký v ă chuyển nhượng cổ phần. 12
Riíng tại những đơn vị tự quản lý vă giữ sổ sâch theo dõi cổ phần, Hội đồng quản trị phải thông qua quyết định về việc phđn công : người ký cổ phiếu −thường thì cổ phiếu phải có chữ ký phí chuẩn của hai người lă Chủ tịch Hội đồng quản trị vă Trưởng ban kiểm soât ; người giữ sổ sâch theo dõi cổ đông ; người bảo quản câc cổ phiếu chưa phât hănh ; người ký sĩc thanh toân cổ tức.
b- Sử dụng dịch vụ lưu ký vă chuyển nhượng cổ phần.
Nếu công ty sử dụng câc dịch vụ độc lập năy thì kiểm soât nội bộ được đânh giâ lă hữu hiệu.
Vai trò chủ yếu của câc công ty chứng khoân lă giúp trânh được sự phât hănh cổ phiếu khống, hoặc vượt mức được phĩp. Để ngăn chặn loại sai sót năy, họ sẽ kiểm tra để bảo đảm việc phât hănh cổ phiếu phù hợp với Điều lệ Công ty, vă phải có sự phí chuẩn chính thức của Hội đồng quản trị. Trước khi phât hănh cho câc cổ đông, mọi cổ phiếu mới phải được trình trước cho tổ chức năy để họ kiểm tra vă đăng ký. Nhờ đó câc sai sót vô tình hay cố ý để dẫn
đến phât hănh khống cổ phiếu sẽ giảm đi một câch đâng kể.
Về dịch vụ chuyển nhượng cổ phần, thường câc tổ chức năy sẽ giúp câc công ty cổ phần bằng câch lưu giữ câc sổ chi tiết cổ đông, vă thực hiện việc chuyển quyền sở hữu cổ phần giữa câc người mua bân chứng khoân.
c- Sổ cổ phiếu.
Sổ cổ phiếuđược thực hiện tương tự như sổ sĩc, nghĩa lă được in sẵn, được đânh số liín tục, có phần cuống (cùi) lưu lại sau khi phât hănh. Trín cổ phiếu thường bao gồm câc nội dung sau : số hiệu cổ phiếu, số cổ phần mă cổ phiếu đó đại diện, tín cổ đông, số hiệu của cổ phiếu gốc −để theo dõi đối với câc cổ phiếu đê phât hănh nhưng sau đó chuyển sở hữu chủ.
d- Sổ theo dõi cổ đông.
Vì một cổ đông có thể sở hữu nhiều cổ phiếu nằm rải râc trong nhiều chỗ khâc nhau trín sổ cổ phiếu, nín qua sổ năy khó thể theo dõi riíng biệt về vốn cổ phần của từng cổ đông. Vì thế, Sổ theo dõi cổ đông được mở để theo dõi cho từng cổ đông, vă nó có thể giúp xâc định được số lượng cổ phiếu vă cổ phần mă từng cổ đông đang nắm giữ.
e- Sử dụng dịch vụ thanh toân cổ tức độc lập.
Câc công ty cổ phần có thể sử dụng dịch vụ năy để giảm bớt khả năng sai phạm khi phđn phối cổ tức. Dịch vụ năy thường do Ngđn hăng, hay một công ty được ủy thâc đảm nhận.
3.2- Kiểm toân nguồn vốn cổ phần.
a- Đânh giâ kiểm soât nội bộ đối với nguồn vốn cổ phần.13
b - Xem xĩt giấy phĩp, điều lệ công ty vă câc biín bản họp Hội đồng quản trị có liín quan đến vốn cổ phần.
Kiểm toân viín cần nghiín cứu kỹ về giấy phĩp, điều lệ công ty vă câc biín bản họp hội đồng quản trị, đại hội cổ đông ; vă câc tăi liệu năy thường được lưu trong hồ sơ kiểm toân chung. Đối với từng lần phât hănh cổ phiếu, kiểm toân viín cần tìm hiểu về số lượng được phĩp phât hănh, vă số thực tế phât hănh, mệnh giâ ...
c- Phđn tích câc nghiệp vụ tăng giảm vốn cổ phần.
Trong cuộc kiểm toân đầu tiín, từ số dư ban đầu của tăi khoản vốn cổ phần, kiểm toân viín sẽ tiến hănh phđn tích để có thể nhìn toăn diện về những biến động trong nguồn vốn cổ phần của công ty. Mỗi thay đổi trong vốn cổ phần sẽ phải được đânh giâ, vă kiểm tra chứng từ để bảo đảm chúng được chấp thuận của Hội đồng quản trị.
Trong những kỳ kiểm toân sau, kiểm toân viín chỉ cần phđn tích câc nghiệp vụ lăm thay đổi vốn cổ phần trong kỳ, kiểm tra chứng từ của câc nghiệp vụ năy.
d- Kiểm tra câc khoản thu được từ phât hănh cổ phiếu.
Kiểm toân viín cần đối chiếu câc nghiệp vụ phât hănh cổ phiếu với việc thu tiền. Số tiền thu được cần kiểm tra qua câc ghi chĩp về tiền. Trường hợp góp vốn cổ phần bằng hiện vật, kiểm toân viín phải chú ý kiểm tra tính hợp lý về sự định giâ của câc tăi sản, vă sự chấp thuận của Hội đồng quản trị.
e- Gửi thư đề nghị xâc nhận đến câc ngđn hăng, hoặc công ty được ủy thâc lăm dịch vụ lưu ký vă chuyển nhượng cổ phần.
Nếu đơn vị có sử dụng dịch vụ năy, kiểm toân viín sẽ gửi thư đến câc tổ chức cung cấp dịch vụ để đề nghị xâc nhận về số cổ phần đê ph ât hănh vă đang lưu hănh tại thời điểm khóa sổ. Câc thông tin phản hồi được kiểm toân viín sử dụng để đối chiếu với sổ sâch kế toân của đơn vị.
f- Kiểm tra đối chiếu giữa sổ sâch kế toân vă câc sổ theo dõi vốn cổ phần.
Đối với câc công ty không sử dụng dịch vụ lưu ký vă chuyển nhượng cổ phần, để thay cho