a. Khái quát về bộ máy quản lý :
Mô hình quản lý mà Công ty áp dụng là mô hình trực tuyến chức năng. Do đó, sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Giống nuôi trồng thuỷ sản Nghệ An đợc mô tả nh sau:
Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Giống nuôi trồng thuỷ sản Nghệ An SV: Đặng Thị Cẩm Vân Lớp: 46B2- QTKD
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Các tổ chức Đảng,
Đoàn thể...
Giám đốc
Phó giám đốc
P. Kế
hoạch P. Kỹ thuật P. Tổ chức hành chính P. Kế toán- Tài vụ MarketingPhòng
P. Kinh doanh
...
(Nguồn: P. Tổ chức hành chính - CTCP Giống nuôi trồng thuỷ sản Nghệ An)
Công ty cổ phần Giống nuôi trồng thuỷ sản Nghệ An đợc hình thành theo cơ cấu tổ chức :
Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên :
Ban giám đốc: 2 thành viên.
Ban kiểm soát: 3 thành viên.
Các phòng ban: - Phòng kế hoạch. - Phòng kỹ thuật. - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng kế toán - Tài vụ. - Phòng kinh doanh. - Phòng Marketing.
Với các tổ sản xuất là các chi nhánh chính sau:
Bảng 2.1 - Địa chỉ của 10 trại cá chính ở các Huyện
Tên: Địa chỉ:
1. Trại cá Đô Lơng Xã Thịnh Sơn - Đô Lơng. ĐT: 0383.719069 2. Trại cá Yên Lý Xã Diễn Yên - Diễn Châu. ĐT: 0383.671986 3. Trại cá Nam Giang Xã Nam Giang - Nam Đàn. ĐT: 0383.825195 4. Trại cá Quỳnh Thạch Xã Quỳnh Thạch - Quỳnh Lu. ĐT: 0383.646658 5. Trại cá Quỳnh Bảng Xã Quỳnh Bảng - Quỳnh Lu. ĐT: 0383.217366 6. Trại cá Quỳnh Liên Xã Quỳnh Liên - Quỳnh Lu. ĐT: 0383.651242 7. Trại cá Yên Thành Xã Bắc Thành - Yên Thành. ĐT: 0383.863776 8. Trại cá Nam Yên Xã Xuân Hoà - Nam Đàn. ĐT: 0383.922663
9. Trại cá Vinh Xã Hng Đông - Thành phố Vinh. ĐT: 0383.851992 10. Trại tôm, cá Cửa Lò Đờng Bình Minh - Thị xã Cửa Lò. ĐT: 0383.951586
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - CTCP Giống nuôi trồng thuỷ sản Nghệ An)
Các tổ chức Đảng, Công đoàn, Phụ nữ, Đoàn thanh niên... hoạt động theo điều lệ và quy chế làm việc của tổ chức quần chúng với chuyên môn đợc hội đồng quản trị tôn trọng, tạo mọi điều kiện để các tổ chức hoạt động.
b. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban :
Trong bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất, mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. Cụ thể có ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc cùng với các phòng ban chức năng điều hành hoạt động sản xuất của công ty một cách thống nhất.
* Trách nhiệm quyền hạn của ban giám đốc:
- Giám đốc là ngời đứng đầu công ty giữ vai trò chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong công ty, thực hiện kế hoạch đợc giao. Là ngời đại diện hợp pháp của công ty, chỉ đạo các phòng ban phân xởng tổ chức sản xuất, thực hiện mục tiêu kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời giám đốc là ngời đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên thông qua việc giải quyết hài hoà 3 lợi ích: Nhà nớc, tập thể và ngời lao động.
- Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng đồng thời có quyền ra lệnh cho các phòng ban phân xởng trong giới hạn trách nhiệm của mình.
* Hệ thống các phòng ban:
- Phòng kế hoạch:
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đảm bảo yêu cầu chất lợng và hiệu quả, chịu trách nhiệm quản lý tổng kết đánh giá hiệu quả thực thi kế hoạch. Có nhiệm vụ quản lý theo giõi máy móc thiết bị, bố trí điều động các thiết bị phục vụ cho sản xuất. Giúp cho giám đốc theo giõi quá trình sản xuất kinh doanh và kịp thời xử lý những ách tắc ảnh hởng đến tiến độ kế hoạch.
- Phòng kỹ thuật:
Phòng kỹ thuật có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Theo dõi, kiểm tra, giám sát kỹ thuật, chất lợng. Chịu mọi trách nhiệm về kỹ thuật và chất lợng. Đồng thời đề ra những biện pháp sáng kiến kỹ thuật trong lĩnh vực nuôi trồng thuỷ sản cho Công ty.
Thiết kế, tổ chức, lập kế hoạch tổ chức thực thi các biện pháp đã đề ra, giám sát hiện trờng, phổ biến các công trình công nghệ ứng dụng mới và tiến hành nghiệm thu kết quả...
Ngoài ra còn phải soạn thảo chơng trình học tập và chịu trách nhiệm nâng cao tay nghề đội ngũ công nhân.
- Phòng tổ chức hành chính:
Quản lý về mặt nhân sự, công tác hành chính tại văn phòng công ty, kiểm tra việc thực hiện chế độ quyền lợi đối với ngời lao động thông qua định mức lao động. Tham mu cho giám đốc về mặt tiếp nhận, thuyên chuyển cán bộ công nhân viên thuê, mớn lao động thời vụ, tổ chức lao động tiền lơng hành chính. Ngoài ra phòng còn có chức năng mua sắm các trang thiết bị văn phòng, tổ chức các cuộc họp...
- Phòng kế toán - Tài vụ:
+ Có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc ghi chép xử lý cung cấp số liệu về tình hình kinh tế tài chính, phân phối và giám sát các nguồn vốn bằng tiền, bảo toàn và nâng cao hiệu quả đồng vốn, tổ chức trả lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên. Có chức năng tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý tài chính kế toán, thực hiện theo pháp luật của Nhà nớc và điều lệ kế toán hiện hành của Bộ tài chính. Huy động và sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả nhất, đồng thời xây dựng kế hoạch vay và tạo các nguồn vốn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doang nghiệp, quản lý bảo toàn và phát triển vốn.
+ Tham gia điều chỉnh sửa đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh, tham gia cùng phòng kế hoạch quản lý khối lợng sản phẩm dở dang.
+ Lập kế hoạch tài chính năm, quý, tháng. Xây dựng định mức vốn lu động hàng năm.
+ Có trách nhiệm theo sát, hớng dẫn và cùng chịu trách nhiệm về lĩnh vực tài chính tiền tệ, tài sản, tập hợp chứng từ và hạch toán toàn bộ đến kết quả cuối cùng cho công ty.
+ Sáu tháng một lần hạch toán kinh tế, tổng kết báo cáo quyết toán tài chính. Tổng hợp toàn bộ số liệu thanh quyết toán, phân tích các chỉ tiêu kinh tế - tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tham mu cho giám đốc các biện pháp hạ thấp giá thành sản phẩm.
- Phòng Marketing:
Có chức năng chính là kết nối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp với thị trờng, có nghĩa là đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hớng theo thị trờng, biết lấy thị trờng - nhu cầu và ớc muốn của khách hàng làm chỗ dựa vững chắc nhất cho mọi quyết định kinh doanh.
Ngoài ra nó còn có một số chức năng nhiệm vụ khác:
+ Chức năng làm thích ứng sản phẩm với thị trờng hoặc với nhu cầu thị trờng. + Làm chức năng phân phối, tạo dòng chảy hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.
+ Có chức năng kích thích tiêu thụ sản phẩm.
+ Nhiệm vụ cơ bản của phòng marketing là đảm bảo sản xuất và cung cấp những mặt hàng hấp dẫn có sức cạnh tranh cho các thị trờng mục tiêu. Sự thành công của các chiến lợc marketing còn phụ thuộc vào sự vận hành của các chức năng khác trong Công ty và ngợc lại.
Hiện nay, bộ may Marketing của Công ty gồm có trởng phòng marketing và 4 tổ: Tổ nghiên cứu thị trờng, tổ bán hàng, tổ quảng cáo và tổ tiếp thị.
- Phòng kinh doanh:
Có chức năng nghiên cứu và xây dựng chiến lợc, sách lợc, mục tiêu, kế hoạch kinh doanh và cơ chế hoạt động của các cửa hàng trong từng thời kỳ trình giám đốc duyệt.
Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật t hàng hoá, chủ động ký hoặc trình giám đốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinh doanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm đến các cửa hàng trên địa bàn tỉnh. Phân công phân cấp, giao quyền chủ động cho các cửa hàng hoặc trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng và kho trung tâm.
Theo giõi khối lợng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho. Phối hợp các phòng chức năng thờng xuyên kiểm tra chất lợng, số lợng và giá bán sản phẩm. Kiểm tra hớng dẫn việc lập hoá đơn, biên bản xác nhận khối l- ợng hàng hoá.
2.1.1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh:
- Về bố trí các tổ trực tiếp sản xuất:
Gồm 10 tổ (chi nhánh) sản xuất chính nh đã trình bày ở trên. - Cơ cấu tổ chức của tổ sản xuất trong công ty nh sau: Tổ trởng.
Tổ phó kỹ thuật.
Tổ gồm từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ s chuyên ngành, 1 nhân viên thủ kho... lao động đợc bố trí tuỳ theo tính chất và quy mô sản xuất của tổ.
Hiện nay công ty thực hiên theo hình thức khoán và quản cho các tổ sản xuất tuỳ thuộc vào nhiệm vụ trên cơ sở ký hợp đồng với bên đặt hàng. Phòng kỹ thuật lên kế hoạch cụ thể cho các tổ sản xuất thực thi theo từng khoản mục, điều kiện và khả năng cụ thể của nội bộ công ty có thể giao khoán cho các tổ sản
xuất và thống nhất về điều khoản cho việc hoàn thành thông qua các hợp đồng làm khoán.