TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH CHÂN TRỜI XANH
3.3.2.1 Hệ thống dự toán ngân sách
Việc lập dự toán ngân sách hoạt động hằng năm tại công ty là một công cụ, một phương tiện quan trọng để tiến hành thiết lập mối quan hệ phù hợp giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp, xác định các mục tiêu cụ thể cho các hoạt động dự kiến. Do đó, hệ thống dự toán tại công ty Chân Trời Xanh trước khi được lập cần
phải dựa trên việc tiến hành xem xét, phân tích các điều kiện hiện có bên trong doanh nghiệp và môi trường tác động bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó công ty có thể dự toán các chỉ tiêu về khối lượng sản xuất, chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, chi phí, doanh thu và lợi nhuận.
Nguyên tắc lập dự toán
Để công ty có thể lập được hệ thống các dự toán ngân sách hoàn chỉnh và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của nhà quản trị, trước hết nhà quản trị của công ty phải xây dựng một số nguyên tắc lập dự toán sau đây:
Việc tổ chức công tác dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục, định kỳ theo năm hoặc theo quý. Đồng thời các nhà quản trị phải theo dõi tình hình ngân sách, thường xuyên tiến hành so sánh số liệu trên dự toán với thực tế để phát hiện và điều chỉnh kịp thời, ngăn ngừa, hạn chế được các rủi ro trong quá trình hoạt động.
Căn cứ vào thực trạng của các bộ phận, công tác lập dự toán ngân sách phải được thực hiện đầy đủ từ các bộ phận, các phòng ban trong công ty, phải lập một cách tương đối hài hòa với nhau, để thông tin trên các báo cáo dự toán chính xác với đặc điểm, tình hình riêng của từng bộ phận, từng phòng ban trong toàn công ty.
Xây dựng dự toán ngân sách phải được thực hiện đúng quy trình, đảm bảo đủ thời gian thu thập các thông tin hữu ích cho việc lên kế hoạch và lập dự toán để công ty có thể lập được các dự toán mang tính thực tế cao nhất.
Hệ thống dự toán ngân sách phải là cơ sở giám sát và đánh giá chất lượng hoạt động kinh doanh của toàn công ty, là cơ sở đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý.
Thông tin trên các dự toán ngân sách phải chú trọng tới hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh và sự phát triển trong tương lai của công ty.
Xây dựng quy trình lập dự toán ngân sách
Công tác lập dự toán ngân sách tại công ty cần thực hiện đầy đủ theo quy trình dưới đây:
Dựa trên đặc điểm tình hình kinh doanh, các nhà quản lý triển khai xây dựng các mục tiêu chung cho toàn công ty thực hiện.
Về nhân sự, nhà quản lý trực tiếp phân công nhân viên tại các bộ phận, phòng ban cụ thể chịu trách nhiệm lập dự toán.
Nhân viên được giao trách nhiệm lập dự toán sẽ chuẩn bị các mẫu biểu, thông tin và số liệu chính xác phục vụ cho công tác lập dự toán.
Bộ phận liên quan đến việc lập dự toán sẽ kiểm tra, đánh giá lại toàn bộ thông tin dự toán ngân sách đã được chuẩn bị trước khi soạn thảo để đảm bảo thông tin dự toán cung cấp là chính xác và mang tính hữu hiệu.
Bước 2: Soạn thảo dự toán ngân sách:
Sau các bước chuẩn bị, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban trong công ty trên cơ sở các tình hình và đặc điểm của đơn vị mình, tiến hành soạn thảo dự toán riêng cho bộ phận mình sau đó nộp về bộ phận kế toán kiểm tra, nếu thấy phù hợp sẽ tổng hợp và cân đối lại ở góc độ toàn công ty và sẽ trở thành dự toán của công ty.
Bước 3: Trình lên ban giám đốc và theo dõi các dự toán ngân sách đã lập
Sau khi hoàn chỉnh các dự toán sẽ được trình lên cho Ban giám đốc của công ty xem xét, đánh giá. Đồng thời phải thường xuyên theo dõi, so sánh và phân tích giữa kết quả thực tế với số liệu trên dự toán để kịp thời sữa chữa, điều chỉnh kịp thời cho kỳ dự toán sau.
Hệ thống các dự toán ngân sách nên lập tại công ty
Trên cơ sở phân tích thực trạng tình hình sản xuất kinh doanh, các yếu tố bên trong công ty Chân Trời Xanh và nhu cầu về thông tin của các nhà quản lý. Hệ thống dự toán định kỳ từng năm, từng quý, tại công ty nên xây dựng các loại sau:
Dự toán tiêu thụ sản phẩm và lịch trình thu tiền. Dự toán sản xuất
Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và lịch trình thanh toán tiền. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán tiền mặt
Dự toán bảng cân đối kế toán.
Công ty phải phân tích, đánh giá tình hình sản phẩm trên thị trường Châu Âu, thị trường chính của công ty và mở rộng thêm các thị trường khác , từ đó định hướng đầu ra cho sản phẩm sản xuất tại công ty bằng cách lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, đây là dự toán quan trọng nhất, chi phối và ảnh hưởng đến các dự toán khác nên nhà quản lý phải lập cận thận và phù hợp với hoạt động của công ty.
Dự toán tiêu thụ sẽ quyết định khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ. Trên cơ sở dự toán sản xuất tiến hành xây dựng các dự toán về khoản mục chi phí như là dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, và dự toán chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yếu tố đầu vào cho nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào các dự toán đã lập trên, lập dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, để đảm bảo chi phí cho quá trình quản lý chung toàn công ty.
Vì việc tiêu thụ sản phẩm tạo ra doanh thu để đáp ứng cho việc chi tiêu trong công ty nên dự toán tiền được lập dựa trên sự chi phối của dự toán tiêu thụ sản phẩm. Các dự toán về chi phí đặt ra nhu cầu về nguồn tiền nên tác động lên dự toán tiền. Đồng thời dự toán tiền cũng chi phối những dự toán chi phí bởi khả năng lượng tiền thỏa mãn cho nhu cầu chi tiền dự kiến. Ngoài ra dự toán tiền còn ảnh hưởng bởi việc mua sắm tài sản cố định trong kì tiếp theo.
Cuối cùng dựa trên các bảng dự toán đã lập, tình hình về lợi nhuận, nguồn vốn, tài sản trong một kỳ hoạt động được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán.
Mối quan hệ giữa các dự toán cần lập tại công ty được thể hiện khái quát qua sơ đồ sau:
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán tiền
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
“Nguồn : Tập thể tác giả Bộ môn Kế toán quản trị - Phân tích hoạt động kinh doanh Khoa Kế Toán – Kiểm Toán trường ĐH Kinh Tế TPHCM, “Kế toán quản trị”, NXB Lao Động, 2009”
Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Khi tiến hành lập dự toán tiêu thụ nhà quản lý công ty Chân Trời Xanh cần phải xem xét các vấn đề:
Tình hình sản phẩm găng tay tiêu thụ của kỳ trước và xu hướng biến động. Đơn đặt hàng của khách hàng.
Chính sách giá, chính sách quảng cáo, tiếp thị để mở rộng thị trường. Xu hướng phát triển chung của ngành sản xuất găng tay.
Các yếu tố chính sách, chế độ của nhà nước về lĩnh vực công ty hoạt động. Dự toán tiêu thụ sản phẩm tại công ty sẽ được lập bởi bộ phận bán hàng theo định kỳ từng quý trong năm, thường bao gồm hai nội dung chính, một là phản ánh khối lượng sản phẩm tiêu thụ, giá bán và doanh thu ở trong kì hoạt động, hai là phản ánh lịch trình thu tiền do tiêu thụ sản phẩm. Công thức cụ thể như sau:
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x Đơn giá bán dự kiến Số tiền dự kiến thu trong kỳ =
Dự toán số tiền thu nợ kỳ trước x Dự toán số tiền thu nợ trong kỳ Bảng 3.1: Bảng dự toán tiêu thụ sản phẩm R 2001 - L Quý II – năm 2012 STT CHỈ TIÊU Tháng CẢ QUÝ II 4 5 6