THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH CHÂN TRỜI XANH
2.1.4.2 Nhiệm vụ các phòng ban
Tổng giám đốc
Là người đại diện pháp nhân của công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà Nước, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty đến kết quả cuối cùng. Cụ thể như:
Phê duyệt các nội quy, quy định về lao động, an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh, môi trường .
Chỉ đạo hệ thống quản trị, trách nhiệm xã hội .
Cung cấp mọi nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống quản trị trách nhiệm xã hội.
Chỉ đạo xem xét nhằm đảm bảo sự phù hợp có hiệu quả của hệ thống . Thảo luận với Công đoàn về các nội dung của thỏa ước lao động tập thể. Quy định trách nhiệm quyền hạn cho CB-CNV
Phòng Nhân Sự
Xây dựng cơ cấu tổ chức cho toàn bộ công ty.
Thiết lập các chính sách về nguồn nhân lực, chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và làm việc chung của các bộ phận, nhân viên.
Thực hiện các chính sách về quy chế tuyển dụng, bố trí lao động đúng năng lực và chuyên môn cho các bộ phận.
Xây dựng chế độ tiền lương, thưởng phạt và đảm bảo các chế độ Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm Xã Hội, theo đúng quy định của pháp luật.
Cố vấn lãnh đạo về khả năng quản trị nguồn nhân lực.
Cập nhật kiến thức chuyên môn bằng cách tham dự các đợt tập huấn; đọc sách báo chuyên môn; duy trì mạng lưới cá nhân; tham gia các nghiệp đoàn
Phòng Kế Toán
Thực hiện hạch toán và phản ánh vào sổ sách các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Biểu hiện về mặt tài chính, theo dõi vật tư nguyên vật liệu, thành phẩm, cân đối vốn và tính toán mức lợi nhuận, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh…
Phòng Xuất Nhập Khẩu
Có chức năng điều hành các hoạt động xuất khẩu gồm khâu tập trung hàng, xếp hàng lên container, chuẩn bị xuất hàng, làm thủ tục hải quan.
Lưu trữ các hồ sơ, tờ khai liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu của công ty. Phòng Kế Hoạch
Lập kế hoạch, quan sát, kiểm tra và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của các bộ phận, đảm bảo hàng hóa được xuất đúng thời gian theo yêu cầu của khách hàng Xây dựng định mức cho những mã hàng mới. Kiểm tra và giám sát quá trình triển khai sản xuất để đảm bảo sản xuất liên tục. Là cầu nối thông tin giữa bộ phận theo dõi đơn hàng và sản xuất.
Lập kế hoạch mua nguyên phụ liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và thời gian xuất hàng.
Theo dõi năng lực sản xuất của nhà máy và thảo luận với ban giám đốc để có những hành động thích hợp với vấn đề không đạt kế hoạch hay vượt kế hoạch yêu cầu. Đưa ra những hành động phù hợp với sự khác biệt giữa kế hoạch sản xuất và thực tế.
Tìm kiếm và thảo luận với đơn vị gia công về giá cả và thời gian xuất hàng để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Đồng thời lập kế hoạch chuyển nguyên phụ liệu và thông tin kỹ thuật của đơn hàng cho đơn vị gia công.
Làm việc với bộ phận xuất nhập khẩu để đảm bảo tất cả hàng hóa xuất nhập đáp ứng kế hoạch sản xuất và theo yêu cầu của khách hàng.
Phòng Thu Mua
Có trách nhiệm thu mua vật tư, trang thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất.
Tìm kiếm nhà cung cấp cho nguyên vật liệu, liên hệ với nhà cung cấp về việc phát triển mẫu. Lưu mẫu đã duyệt để kiểm tra chất lượng khi sản xuất.
Kiểm tra định mức với các bộ phận khác như theo dõi đơn hàng, kế hoạch. So sánh định mức đặt hàng và định mức thực tế sản xuất.
Làm đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Theo dõi tiến độ giao hàng .
Đối chiếu công nợ khi đã nhận đủ số lượng hàng đã đặt. Liên hệ với nhà cung cấp khi có vấn đề về số lượng và chất lượng.
Tìm kiếm nhiều nhà cung cấp để có giá tốt nhất. Đánh giá và lựa chọn nhà thầu phụ theo những tiêu chuẩn và quy định của SA 8000.
Hoàn toàn chịu trách nhiệm sự vận hành thông suốt của Xưởng Sản xuất, thực hiện đúng kế hoạch sản xuất và các sản phẩm theo đơn đặt hàng từ Phòng Kế Hoạch và Ban Giám Đốc.
Chịu trách nhiệm và đảm bảo tất cả công nhân trong xưởng phải luôn luôn làm việc và đạt được năng suất cao nhất có thể.
Chịu trách nhiệm trong tất cả các lĩnh vực của sản xuất cũng như toàn bộ công ty, và phải thông tin , phản hồi, báo cáo lập tức cho cấp trên về các vấn đề cần quan tâm hoặc vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến xưởng hoặc công ty, luôn quan tâm phản ánh các vấn đề sau: kỹ thuật sản xuất, mẫu mã và đặc tính sản phẩm, quản lý điều hành, bố trí xưởng và các bộ phận, biện pháp giảm chi phí nhân công và nguyên vật liệu, tình hình Nguyên phụ liệu, xây dựng nhóm làm việc.
Phối hợp chặt chẽ với Q/C để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Hợp tác tốt với các phòng ban thực hiện dự án ISO & SA8000 của công ty. Phòng Quản Lý Chất Lượng
Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào, quá trình cắt, may, đóng gói và kiểm tra ngẫu nhiên lần cuối cùng trước khi xuất hàng.
Quản lý, phân công và sắp xếp công việc cho nhân viên QA/QC tại nhà máy. Lên kế hoạch tuyển dụng mới QA/QC cho hệ thống quản lý chất lượng tại nhà máy và các cơ sở gia công. Tiến hành đào tạo và hướng dẫn tiêu chuẩn, quy trình kiểm tra và những tài liệu mới cập nhật có liên quan tới công tác kiểm soát chất lượng.
Lên kế hoạch làm việc với các nhà cung cấp, nhà thầu phụ và các đơn vị có liên quan về những vấn đề có liên quan tới việc chất lượng không đảm bảo, những phản ánh hay phàn nàn của khách hàng về sản phẩm.
Quản lý và theo dõi tất cả các báo cáo chất lượng hàng ngày của nhân viên QA/QC trong công ty và các cơ sở gia công ngoài, lên kế hoạch làm việc với quản lý của các cơ sở gia công khi có sự cố chất lượng xảy ra, tìm giải pháp giải quyết phù hợp
Đảm nhiệm vai trò đại diện lãnh đạo trong dự án triển khai thực hiện ISO & SA: quản lý quy trình thực hiện và hoạt động chung toàn hệ thống. Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Ban giám đốc nếu có sai sót hay các vấn đề tắc trách xay ra trong
suốt quá trình hoạt động đảm bảo chất lượng, cũng như công tác triển khai thực hiện dự án ISO và SA trong toàn cty.
Bộ phận Kho và bảo toàn sản phẩm
Quản lý, phân công và sắp xếp công việc cho nhân viên kho tại nhà máy.
Tiếp nhận thông tin, lệnh, kế hoạch xuất, nhập… từ các phòng ban, tiến hành lập bảng kế hoạch( nhập, xuất, đóng gói, bảo quản). Triển khai nhập kho khi hàng về nhà máy, theo số lượng, từng chuẩn loại từng màu sắc cho nhân viên kho.
Lập bảng đối chiếu số lượng với nhà cung cấp, kiểm tra số lượng so với chứng từ trước khi nhập xuất kho.
Lập báo cáo xuất, nhập kho, lưu chứng từ, lên kế hoạch kiểm tra kho bãi định kỳ để đảm bảo an toàn hàng hóa khi lưu kho.
Thường xuyên đôn đốc toàn thể nhân viên kho, tuân thủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra. Phối hợp với các phòng ban liên quan trong việc nhập nguyên phụ liệu mới về nhà máy, lưu kho và bảo quản.