THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY TNHH CHÂN TRỜI XANH
2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty [6]
Công ty TNHH Chân Trời Xanh áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Để đảm bảo cho việc ghi chép và phản ánh của kế toán được tiến hành liên tục và có hệ thống, hệ thống chứng từ kế toán của công ty hiện nay bao gồm hai loại chứng từ đó là chứng từ bắt buộc theo đúng mẫu quy định của nhà nước và các chứng từ hướng dẫn được thiết kế nhằm phục vụ cho công tác quản lý tại công ty.
Một số chứng từ kế toán đang áp dụng tại công ty Chân Trời Xanh
Chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Báo cáo nhập xuất tồn kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, Bảng kê mua hàng Chỉ tiêu lao động tiền lương: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Ủy nhiệm chi.
Chứng từ theo văn bản pháp luật khác: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, Hóa đơn giá trị gia tăng
Ngoài ra còn có: Bảng theo dõi tình hình phải trả người bán, Phiếu kế toán, Kế hoạch sản xuất…
Bƣớc 1: Lập hay tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán.
Tất cả các chứng từ do các phòng ban, bộ phận khác lập hoặc từ các công ty khách hàng, nhà cung cấp bên ngoài chuyển đến được tập trung ở phòng kế toán.
Bƣớc 2: Kiểm tra chứng từ
Kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng tiến hành kiểm tra, ký chứng từ và trình giám đốc duyệt. Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ, được kiểm tra tính hợp lý,hợp lệ, hợp pháp, tính chính xác của nội dung sự việc phát sinh, số liệu trên chứng từ. Nếu có sai sót kế toán sẽ từ chối thực hiện, đồng thời báo lên cho giám đốc xử lý.
Bƣớc 3:Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
Kế toán ghi bổ sung những nội dung còn thiếu trên chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ thuộc phần trách nhiệm của mình. Sau đó sẽ tiến hành nhập các số liệu trên chứng từ vào phần mềm kế toán.
Bƣớc 4:Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Cuối cùng kế toán sắp xếp chứng từ kế toán gốc theo trình tự thời gian phát sinh, trong từng niên độ kế toán vào file hồ sơ lưu trữ một cách có hệ thống và ghi chú rõ ràng.
Ví dụ cụ thể trình tự luân chuyển các chứng từ cho quy trình mua nguyên vật liệu nhập kho và thanh toán tiền cho nhà cung cấp tại công ty Chân Trời Xanh:
+ Bước 1: Bộ phận sản xuất báo cáo nhu cầu nguyên vật liệu cần cho đơn hàng về
bộ phận mua hàng, ngày 20/12/2011 nhân viên mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng ghi rõ quy cách, khối lượng nguyên vật liệu cần mua, kí tên lên đơn đặt hàng, sau đó thông qua xác nhận của giám đốc sản xuất, gửi đơn đặt hàng này đến nhà cung cấp.
(Phụ lục 2.2a)
+ Bước 2:Ngày 22/12/2011 nhà cung cấp giao hàng tại công ty, bên bán hàng giao
phiếu giao hàng cho nhân viên mua hàng của công ty. Nguyên vật liệu mua về được nhập kho QC, bộ phận QC cùng với nhân viên mua hàng sẽ kiểm tra chất lượng, đối chiếu với đơn hàng xem có đủ về số lượng và quy cách sản phẩm hay không, sau đó
Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Phiếu xác nhận nhập hàng Hóa đơn GTGT
Báo cáo kiểm tra NVL nhập kho Phiếu nhập kho Phiếu chi Ủy nhiệm chi
người quản lý bộ phận QC lập phiếu xác nhận nhập hàng và cùng nhân viên mua hàng, quản lý kho kí tên. (Phụ lục 2.2b,c)
+ Bước 3: Ngày 4/2/2012, nhận được hóa đơn giá trị gia tăng của người bán, nhân
viên mua hàng tiến hành kiểm tra tính hợp pháp và chính xác của chứng từ sau đó bấm chung hóa đơn này với tất cả các chứng từ đã lập. (Phụ lục 2.2d)
+ Bước 4: Ngày 7/2/2012, các bộ phận liên quan như nhân viên mua hàng, quản lý
kho và giám đốc sản xuất trực tiếp tiến hành kiểm tra tình hình nguyên vật liệu nhập kho đối chiếu với bộ chứng từ đã lập sau đó lập và cùng kí tên lên báo cáo kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho. (Phụ lục 2.2e)
+ Bước 5: chuyển toàn bộ chứng từ liên quan về phòng kế toán, kế toán nguyên vật
liệu sẽ kiểm tra chứng từ kế toán xem có hợp pháp và hợp lệ không sau đó tiến hành nhập số liệu vào phần mềm ASIA, in phiếu nhập kho ra kí tên người lập, đồng thời có chữ kí xác nhận của thủ kho và giám đốc tài chính. (Phụ lục 2.2f)
+ Bước 6: Kế toán nguyên vật liệu chuyển bộ chứng từ về cho kế toán tồng hợp
xem xét, sau đó kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu chi và ủy nhiệm chi và trình lên cho kế toán trưởng, giám đốc tài chính duyệt để thanh toán tiền cho nhà cung cấp. (Phụ lục 2.2g,h)
Ưu điểm và hạn chế của hệ thống chứng từ tại công ty Chân Trời Xanh
Ưu điểm:
Hệ thống chứng từ và việc luân chuyển chứng từ của công ty được tổ chức chặt chẽ, khoa học, đầy đủ các loại chứng từ phục vụ cho việc quản lý, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi và ghi sổ kịp thời.
Trong ngày các chứng từ từ các phòng ban, bộ phận khác trong công ty đều được chuyển về phòng kế toán. Văn phòng công ty và các phòng ban cũng như phân xưởng sản xuất và bộ phận kho ở cùng một địa điểm nên việc luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
Việc kiểm tra xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ được kế toán kiểm tra kĩ càng, hạn chế được các sai sót xảy ra và có biện pháp xử lý kịp thời.
Hạn chế
Do ban giám đốc là người nước ngoài nên ít có mặt tại công ty, việc ký duyệt các chứng từ được ủy quyền lại cho giám đốc tài chính và kế toán trưởng. Một số chứng từ tại công ty chưa có đủ các chữ kí theo yêu cầu của mẫu chứng từ.
Các chứng từ kế toán tại công ty chỉ tập trung phục vụ cho công tác kế toán tài chính, chưa có các chứng từ phục vụ cho công tác kế toán quản trị.