Những dịch vụ logistics đáp ứng

5. Kết cấu của đề tài

2.2.2.2 Những dịch vụ logistics đáp ứng

Những dịch vụ logistics đáp ứng trong chuỗi hoạt động logistics bao gồm thời gian chờ, công suất và phân phối. Các bộ phận của công ty đã nổ lực để đáp ứng các dịch vụ này hiệu quả

- Thời gian chờ: mục tiêu đáp ứng thời gian chờ của khách hàng luôn đạt trên 98%, khi nhận được đơn hàng, nhân viên phòng Kế hoạch lên kế hoạch sản xuất và phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu giao hàng như khách hàng mong đợi.

-Công suất: phòng sản xuất đã bố trí đội ngũ lao động gián tiếp, phòng kỹ thuật sản xuất hỗ trợ, theo dõi công suất máy đạt tối đa để đáp ứng được sản lượng được phòng kế hoạch đặt ra. Các bộ phận có liên quan cùng phối hợp để đạt sản lượng theo yêu cầu.

-Phân phối: phòng Hậu cần liên hệ với các 3PL để giao hàng theo các điều khoản trên hợp đồng thương mại nhằm phân phối sản phẩm đến khách hàng đúng thời gian, đúng địa điểm tạo ra giá trị tăng thêm của sản phẩm.

 Bên cạnh những điểm mạnh cần phát huy, logistics nội biên của công ty vẫn đang tồn tại những điểm yếu cần được cải tiến, thực hiện theo tiêu chuẩn công việc, góp phần hoàn thiện hơn logistics của công ty Datalogic Scanning Việt Nam.

2.2.3 Đánh giá các yếu tố môi trường bên trong tác động đến logistics

2.2.3.1 Các nguồn lực tác động đến logistics

 Nguồn nhân lực của công ty

Sau 3 năm hoạt động tại Việt Nam, số lượng nguồn lao động của Datalogic Scanning Việt Nam tăng cao. Khi nhận giấy phép đầu tư vào ngày 8 tháng 1 năm 2009, công ty chỉ có 01 lao động người nước ngoài và 3 nhân viên người Việt Nam. Đến cuối năm 2011, công ty đã có 507 nhân viên bao gồm lao động trực tiếp và gián tiếp trong đó chỉ có 2 lao động người nước ngoài.

Sản phẩm của Datalogic Scanning Việt Nam là những sản phẩm công nghệ kỹ thuật cao, công nghệ tiên tiến, hiện đại và môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động. Ngoài ra công ty có những phúc lợi khác như là được đào tạo nước ngoài, năng cao kiến thức và nghiệp vụ, thăng tiến nghề nghiệp... đã tạo ra sức hấp dẫn rất lớn đối với nguồn nhân lực và trí lực. Cơ cấu lao động theo bảng 2.5

Bảng 2. 5: Tình hình lao động 2009-2011

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011

Tốc độ phát triển

Phân chia theo

Số lượng (người) Tỷ trọng Số lượng (người) Tỷ trọng Số lượng (người) Tỷ trọng 10/09 11/10 (%) (%) (%) (%) (%) Tổng cộng 70 100 149 100 507 100 212.86 340.27 Qui trình Trực tiếp 29 41.43 80 53.69 383 75.54 275.86 478.75 sản

xuất Gián tiếp 41 58.57 69

46.31 124 24.46 168.29 179.71 Giới Nam 32 45.71 63 42.28 264 52.07 196.88 419.05 tính Nữ 38 54.29 86 57.72 243 47.93 226.32 282.56 Trình Sau Đại học 3 4.29 5

3.36 7 1.38 166.67 140.00 độ Đại học và Cao đẳng 36 51.43 92 61.74 421 83.04 255.56 457.61 PTTH và học nghề 31 44.29 52 34.90 79 15.58 167.74 151.92

“Nguồn: Datalogic Scanning Vietnam, 2011”

 Số lượng lao động trực tiếp vào năm đầu công ty mới thành lập, năm 2009, thấp hơn lao động gián tiếp, chiếm tỷ trọng 41,43%. Tuy nhiên sang năm 2010 tỷ trọng tăng, chiếm 53,69 % và năm 2011 tăng cao chiếm 75,54%. Điều này

cũng cho thấy rằng khi công ty mở rộng sản xuất, nhu cầu về lao động trực tiếp sản xuất tăng nhiều hơn so với lao động gián tiếp.

 Số lao động nữ của công ty Datalogic Scanning Việt Nam nhiều hơn lao động nam trong 2 năm đầu, năm 2009 chiếm 54,29%; năm 2010 chiếm 57,72%, nhưng năm 2011 chỉ chiếm 47,93 %, số lao động nữ ít hơn lao động nam 21 người. Nguyên nhân do yêu cầu công việc nên bộ phận sản xuất và bộ phận kho cần tuyển dụng lao động nam.

 Về cơ cấu trình độ của người lao động của Datalogic Scanning Việt Nam, trình độ Đại học và Cao đẳng luôn chiếm tỷ trọng cao, chiếm từ 51 % đến 83% trong tổng số lao động. Trình độ sau Đại học chiếm tỷ trọng nhỏ và thuộc cấp quản lý. Phần lớn trình độ Đại học thuộc khối làm việc văn phòng, trình độ Cao đẳng đối với một số vị trí như thư ký, trưởng truyền phụ trách quản lý sản xuất. Đối với công nhân của công ty trình độ tối thiểu phải tốt nghiệp Phổ thông trung học (PTTH).

 Tổng số lượng lao động năm 2010 tăng 112,86% so với năm 2009 tương ứng tăng 79 người, và năm 2011 tiếp tục tăng cao 240,27% tương ứng tăng 358 người. Trong đó:

o Năm 2010, số lượng lao động trực tiếp tăng 51 người (tương ứng 175,86%), số lượng lao động gián tiếp tăng 28 người (tương ứng 68,29%); Năm 2011, số lượng lao động trực tiếp tăng 303 người (tương ứng 378,75%), số lượng lao động gián tiếp tăng 55 người (tương ứng 79,71%).

o Năm 2010, số lượng lao động nam tăng 31 người (tương ứng 96,88%), số lượng lao động nữ tăng 48 người (tương ứng 126,32%); Năm 2011, số lượng lao động nam tăng 201 người (tương ứng 319,05%), số lượng lao động nữ tăng 157 người (tương ứng 182,56%).

o Năm 2010, số lượng lao động có trình độ sau Đại học tăng 2 người (tương ứng 66,67%), số lượng lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng tăng 56 người (tương ứng 155,56%), số lượng lao động có trình độ PTTH tăng 21 người (tương ứng 67,64%). Năm 2011, số lượng lao động có trình độ sau Đại học tăng 2 người (tương ứng 40,00%), số lượng lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng tăng 329 người (tương ứng 357,61%), số lượng lao động có trình độ PTTH tăng 27 người (tương ứng 51,92%).

“Nguồn: Datalogic Scanning Vietnam, 2011”

Biểu đồ 2. 5: Cơ cấu lao động theo trình độ 2009-2011

 Nguồn nhân lực của toàn công ty là một thế mạnh, nguồn nhân lực của phòng Hậu cần là những người trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệt tình trong công việc, có kinh nghiệm trong hoạt động logistics tuy nhiên vẫn thiếu số lượng. Năm 2009 chỉ có 2 nhân viên, năm 2010 có 4 nhân viên và năm 2011 có 6 nhân viên. Nhân viên phòng Hậu cần phải tăng ca nhiều để đáp ứng kịp thời gian yêu cầu công việc, cần có giải pháp để hỗ trợ phòng Hậu cần để hoàn thành công việc và giữ được sức khỏe để tái tạo sức lao động.

 Nguồn lực vật chất

Với giấy phép đầu tư, công ty Datalogic Scanning Việt Nam được phép nhập khẩu máy móc thiết bị tạo tài sản cố định theo qui định miễn thuế của Nghị định 87/2010/NĐ-CP ngày 13 tháng 08 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010 của Bộ Tài Chính.

Vốn đầu tư tạo tài sản cố định của công ty tăng nhanh qua từng năm, năm 2010 tăng 261,63 ngàn USD tương ứng tăng 74,72%, năm 2011 tăng 1.223,05 ngàn USD, tương ứng tăng 199,92%, số liệu được thể hiện ở bảng 2.6. Tổng trị giá tài sản, doanh nghiệp nhập tạo tài sản cố định trong 3 năm 2009, 2010, 2011 là

2.796,72 ngàn USD. Theo luận chứng kinh tế của Datalogic Scanning Việt Nam, trong 5 năm đầu công ty dự kiến đầu tư máy móc thiết bị khoảng 8 triệu USD

Bảng 2. 6: Kim ngạch nhập khẩu máy móc thiết bị 2009-2011

ĐVT: 1.000 USD 2009 2010 2011 Tốc độ phát triển Trị giá TT (%) Trị giá TT (%) Trị giá TT (%) 10/09 (%) 11/10 (%) Q1 - - 401,20 65,58 17,90 0,98 - 4,46 Q2 183,90 52,52 70,88 11,59 1.192,93 65,02 38,54 1.683,02 Q3 122,99 35,13 31,36 5,13 624,00 34,01 25,50 1.989,92 Q4 43,24 12,35 108,33 17,71 - - 250,51 - Tổng cộng 350,14 100 611,77 100 1.834,82 100 174,72 299,92

“Nguồn: Datalogic Scanning Vietnam, 2011”

 Nguồn lực tài chính

Nguồn tài chính của công ty Datalogic Scanning Việt Nam ổn định, luôn được hỗ trợ từ phía tập đoàn Datalogic.

Thuận lợi về nguồn tài chính giúp cho phòng Mua hàng thanh toán tiền hàng kịp thời cho các nhà cung cấp, cũng như những chi phí hoạt động logistics cho các nhà cung cấp 3PL.

Sau 3 năm hoạt động, công ty Datalogic Scanning Việt Nam luôn hoàn thành tốt việc chấp hành nộp thuế nhập khẩu, đó là nhờ vào nguồn tài chính mạnh và công tác quản lý tốt về thuế của nhân viên phòng Hậu cần.

2.2.3.2 Các bộ phận chức năng tác động đến logistics

 Bộ phận Marketing

Đối với Datalogic Scanning Việt Nam không có bộ phận Marketing, công ty nhận đơn hàng từ các bộ phận Marketing trong tập đoàn Datalogic. Số lượng đơn hàng tăng qua từng năm, góp phần việc tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty Datalogic Scanning Việt Nam, đây là một nổ lực từ các nhân viên Marketing thuộc các công ty cùng tập đoàn. Tuy nhiên những đơn hàng thường xuyên thiếu thông tin thương mại, không rõ ràng, nên phòng Hậu cần phải mất thêm thời gian để kiểm tra, do có sự khác biệt về thời gian làm việc của các công ty cùng tập đoàn (Việt Nam, Mỹ, Ý, các nước Châu Âu…) nên không thể liên lạc trực tiếp để hỗ trợ nhau hoàn

thành chỉ tiêu của phòng logistics và đáp ứng thời gian yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra cần chuẩn hóa ngôn ngữ trong đơn hàng, thống nhất sử dụng chung một ngôn ngữ quốc tế (tiếng Anh) để giao dịch, để tránh những sai sót trong việc vận hành logistics, có một số đơn hàng bằng tiếng Ý, tiếng Trung Quốc.

 Bộ phận sản xuất

Bộ phận sản xuất đã nổ lực trong thời gian 3 năm qua và góp phần vào sự thành công của công ty. Bên cạnh cấp quản lý có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất những sản phẩm ngoại vi, sản phẩm công nghệ cao và kinh nghiệm trong công tác quản lý, điều động lao động trực tiếp để đạt được sản lượng theo yêu cầu kế hoạch, đáp ứng sản phẩm đúng thời gian để xuất hàng hóa, đẩy mạnh hoạt động của chuỗi logistics.

Quản lý, điều phối tốt hoạt động của các dây chuyền lắp ráp máy đọc mã vạch và bảng mạch in điện tử, hạn chế thời gian ngừng chuyền không cần thiết, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí tăng hiệu quả hoạt động.

 Bộ phận quản lý chất lượng

Công ty đã xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả, luôn được thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục. Công ty đạt được chứng chỉ ISO vào cuối năm 2009, công ty đã và đang thực hiện tinh gọn (Lean) sản xuất.

Bộ phận quản lý chất lượng trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, linh kiện đầu vào chặt chẽ, phát hiện được thiếu sót của các nhà cung cấp, loại trừ được những linh kiện không đạt đúng chuẩn yêu cầu. Do tính đặc thù của sản phẩm công nghệ cao, có những nguyên phụ liệu đòi hỏi phải có nhãn chứng nhận chất lượng quốc tế thì khách hàng mới chấp nhận, việc này bộ phận quản lý chất lượng thực hiện kiểm tra rất tốt.

Việc kiểm tra chất lượng của sản phẩm xuất xưởng được kiểm tra nghiêm ngặt và qua nhiều công đoạn như là sản phẩm phải được kiểm tra độ chịu lực, chịu nóng của sản phẩm và khi có dấu “QA pass” thì mới được xuất xưởng, hạn chế đến mức thấp nhất những sản phẩm lỗi.

Bộ phận quản lý chất lượng nhận những khiếu nại của khách hàng, sau đó điều tra, phân tích, đánh giá nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục và đáp ứng những đòi hỏi khắt khe về chất lượng và yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp

cho việc giảm đến mức tối thiểu qui trình logistics thu hồi, góp phần giảm tác động lên môi trường sống của chúng ta, đó cũng là mục tiêu cần thực hiện của logistics.

 Phòng Kế hoạch

Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và phối hợp với các bộ phận để kế hoạch được thực thi và đúng tiến độ. Phòng kế hoạch liên kết chặt chẽ với bên mua hàng nhằm đảm bảo đủ nguyên phụ liệu để sản xuất, lắp ráp sản phẩm, với bộ phận sản xuất để kịp tiến độ giao hàng, với bộ phận kỹ thuật, quản lý chất lượng và các phòng ban có liên quan để đưa ra kế hoạch sản xuất đối với sản phẩm mới và xây dựng bảng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho sản phẩm.

Với tình trạng kế hoạch hiện nay, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Hậu cần, thường xuyên đặt chuyến bay gấp để đáp ứng ngày giao hàng cho khách hàng, hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ phát triển nhanh, tăng chi phí vận hành logistics, nhân viên phòng Hậu cần, phòng Kho làm việc ngoài giờ thường xuyên, có những rủi ro khi giao nhầm sản phẩm, phòng sản xuất bị động trong việc sắp xếp người lao động…

Theo cơ cấu tổ chức từ tập đoàn, công ty Datalogic Scanning Việt Nam không có bộ phận kinh doanh, nên phòng Kế hoạch luôn bị động trong việc đáp ứng đơn hàng và xây dựng kế hoạch sản xuất. Đơn đặt hàng thường xuyên thay đổi, thời gian đáp ứng đơn hàng ngắn. Vì vậy để dịch vụ logistics được hiệu quả (thời gian chờ ngắn, công suất tối đa, phân phối đúng yêu cầu), bộ phận Kế hoạch đã thường xuyên đưa ra những kế hoạch sản xuất gấp trong khi nguyên vật liệu chưa đủ số lượng và chủng loại để sản xuất sản phẩm, vì thế phòng Mua hàng phải đặt mua nguyên liệu gấp, chi phí logistics để vận hành đơn hàng tăng (vận chuyển bằng phát chuyển nhanh, phí khai báo hải quan, chi phí giao hàng…)

Bên cạnh đó kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý cũng bị ảnh hưởng, những đơn hàng mua nguyên phụ liệu với số lượng lớn không thể thay đổi và công ty vẫn phải chấp nhận đã ảnh hưởng đến số lượng, giá trị tồn kho cao, tăng chi phí quản lý kho, những chi phí cơ hội cũng bị ảnh hưởng.

 Phòng Mua hàng

Phòng Mua hàng có chức năng tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp nguồn nguyên liệu đầu vào cho công ty Datalogic Scanning Việt Nam cũng như cho tập đoàn Datalogic. Quản lý về giá cũng như điều kiện mua hàng. Theo dõi số

lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhưng không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Nhưng việc mua hàng, theo dõi đơn hàng của phòng Mua hàng chưa thật sự đáp ứng yêu cầu kịp tiến độ sản xuất, tình trạng hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không hoặc phát chuyển nhanh đã làm tăng chi phí cho logistics.

Bên cạnh một số nhân viên phòng Mua hàng có kinh nghiệm, kỹ năng đàm phán, mua hàng tốt, vẫn còn một số nhân viên cần đào tạo nâng cao kiến thức về việc vận hành chuỗi logistics nói chung, kỹ năng mua hàng nói riêng. Việc quản lý đơn hàng không chặt chẽ, dẫn đến tình trạng số lượng tồn kho của một số mặt hàng tăng nhưng một số nguyên liệu cần đáp ứng kế hoạch sản xuất vẫn thiếu. Việc quản lý thời gian vận chuyển đơn hàng bằng đường hàng không và đường biển khác nhau, đòi hỏi nhân viên mua hàng phải nắm rõ thời gian hàng về đến cảng, đến kho để không ảnh hưởng đến hoạt động, chi phí của chuỗi logistics.

Việc kiểm tra chứng từ nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, phiếu vận đơn và những chứng từ có liên quan đến điều kiện mua hàng cần phải chính xác để không ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan và thời gian giao hàng hóa, tránh được những chi phí liên quan đến việc các nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu cũng như tác động đến quá trình vận hành logistics thu hồi.

 Phòng quản lý kho

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kho là một bộ phận rất quan trọng, quản lý số lượng hàng hóa ra vào kho, nhập số liệu vào hệ thống, cung cấp nguyên vật liệu ra dây chuyền sản xuất, đáp ứng yêu cầu của phòng sản xuất và đóng gói sản phẩm, phối hợp với phòng Hậu cần để xuất khẩu hàng hóa. Khi hoạt động kho hiệu