5. Kết cấu của đề tài
3.3Các nhóm giải pháp hoàn thiện logistics
3.3.1 Các giải pháp phát huy điểm mạnh
3.3.1.1 Nhóm giải pháp kết hợp SO
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động logistics
Hiện nay kỹ thuật, công nghệ thông tin phát triển mạnh, hiện đại và được áp dụng trong nhiều lĩnh vực, đối với hoạt động logistics mang tính toàn cầu và xuyên suốt theo dòng chảy từ các nhà cung cấp nguồn nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm được phân phối đến người tiêu dùng. Vì thế việc đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động logistics là đều tất nhiên và cần thiết, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí và thời gian, tăng hiệu quả hoạt động của logistics. Hệ thống chia sẽ và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) cần được ứng dụng rộng khắp. Đối với doanh nghiệp nhờ công nghệ thông tin có thể theo dõi tình trạng hàng hóa xuất nhập khẩu của mình, đồng thời cập nhật được những chính sách pháp luật liên quan đến hoạt động logistics để thực thi đúng pháp luật hiện hành.
Với nguồn tài chính và Ban lãnh đạo và các cấp quản lý có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cao đánh giá được tầm quan trọng của logistics, công ty tăng cường thuê thêm đường truyền internet tốc độ cao để hỗ trợ phòng Hậu cần trong việc khai báo hải quan và thông quan hàng hóa nhanh chóng góp phần giải quyết được nguồn nguyên liệu đầu vào đúng thời gian. Hệ thống quản lý SAP được thiết kế thêm những báo cáo để truy xuất dữ liệu nhanh chóng, giúp phòng Hậu cần và Kho trong việc quản lý được số lượng và trị giá chính xác.
Tăng sản lượng, chất lượng của sản phẩm giữ vững thị phần.
Với những cơ hội từ môi trường bên ngoài mang lại như những ưu đãi khi doanh nghiệp đầu tư vào KCNC, số lượng khách hàng và đơn hàng luôn ổn định, Thương hiệu Datalogic trong thị trường máy đọc mã vạch luôn chiếm thị phần cao kết hợp với năng lực sản xuất và hệ thống quản lý chất lượng bên trong doanh nghiệp là yếu tố chính để giải pháp này hiệu quả.
Bộ phận Kỹ thuật sẽ nghiên cứu và phối hợp với bộ phận sản xuất để sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị, dây chuyền lắp ráp máy đọc mã vạch, để hoàn thành đơn hàng theo yêu cầu của kế hoạch giao hàng, những lô hàng sản xuất ra phải đạt được tỷ lệ lớn hơn 98% sản phẩm tốt trong lần kiểm tra đầu tiên. Bộ phận Chất lượng kiểm tra nghiêm ngặt từ khâu nguyên liệu đầu vào đến chất lượng sản
phẩm đầu ra, ngăn chặn những sản phẩm lỗi về mặt kỹ thuật, nhằm đem đến khách hàng sản phẩm chất lượng cao.
Hạn chế qui trình logistics thu hồi
Trong hoạt động kinh doanh thương mại sẽ không tránh khỏi những rủi ro cho logistics đầu vào như là công ty sẽ nhận được những lô hàng nguyên liệu kém chất lượng, thiếu số lượng, thiếu thông tin. Rủi ro cho logistics đầu ra như xuất khẩu những lô hàng kém chất lượng, khác biệt về số lượng, đóng gói sai tiêu chuẩn, hàng hư hại hoặc thiếu sót trong quá trình vận chuyển… Nếu doanh nghiệp không quản lý được những yếu tố trên thì qui trình logistics thu hồi sẽ xảy ra. Điều này không những ảnh hưởng đến thương hiệu của Datalogic, thị phần trên thị trường thiết bị ngoại vi, uy tín của sản phẩm của công ty với khách hàng mà còn là nguyên nhân góp phần gây ra việc ô nhiễm môi trường sống.
Logistics xanh đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm và cũng là xu hướng phát triển chung đối với ngành logistics. Vì vậy, việc hạn chế những tác hại đến môi trường là yếu tố doanh nghiệp cần phải thực hiện. Với hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả, cơ sở hạ tầng kết cấu nhà xưởng, kho bãi thích hợp cho chuỗi logistics công ty Datalogic Scanning Việt Nam đã hạn chế để qui trình logistics thu hồi không xảy ra thường xuyên, hạn chế những lô hàng kém chất lượng bị trả về từ khách hàng, và trả nguyên phụ liệu hư hỏng về cho các nhà cung cấp nguồn nguyên phụ liệu đầu vào. Ứng dụng kỹ thuật công nghệ thông tin trong logistics góp phần để giải pháp này thành công. Ngoài ra, những chi phí phát sinh từ qui trình logistics thu hồi cũng được quản lý chặt chẽ nhằm để phân tích và đánh giá nguyên nhân để ngăn ngừa va khắc phục.
3.3.1.2 Nhóm giải pháp kết hợp ST
Nâng cao kiến thức về pháp luật, chính sách logistics
Vấn đề pháp luật, chính sách liên quan đến việc quản lý Nhà nước đối với hoạt động logistics vẫn là một khó khăn cho các doanh nghiệp, không rõ ràng, chồng chéo lên nhau, thay đổi liên tục. Với thực trạng này đòi hỏi các nhà quản lý, nhân viên phòng Hậu cần tận dụng thế mạnh của công nghệ thông tin, trình độ, kinh nghiệm để nâng cao sự hiểu biết những chính sách liên quan đến ngành, sản phẩm sản xuất để hoạt động của logistics đầu vào, đầu ra của công ty không bị ảnh hưởng
và chấp hành nghiêm chỉnh qui định có liên quan của các ban, ngành, bộ… của Chính phủ Việt Nam.
Công ty hỗ trợ cho nhân viên của phòng Hậu cần tham dự các cuộc hội thảo giữa ban ngành với doanh nghiệp để nắm những qui định bổ sung, thay đổi hoặc cập nhật mới. Tại hội nghị “Đối thoại giữa doanh nghiệp và Hải quan” vào ngày 26/04/2012, Cục Hải quan thành phố Hồ Chí Minh sẽ thực hiện việc kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp. Nội dung kiểm tra bao gồm kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ, đồng bộ, chính xác, trung thực của hồ sơ hải quan lưu tại doanh nghiệp với hồ sơ lưu tại cơ quan của Hải quan quản lý tờ khai của doanh nghiệp. Kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về thuế và thu khác. Giải pháp này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt kịp thời và giảm rủi ro sự thay đổi của chính sách, qui định liên quan đến hoạt động logistics.
Cải tiến sự phối hợp với các nhà cung cấp
Trong qui trình hoạt động logistics ngoại biên, nguồn nguyên liệu đầu vào là yếu tố bắt đầu qui trình, vận hành của qui trình logistics được hiệu quả là có sự góp phần của các nhà cung cấp. Khả năng đáp ứng, thực hiện đơn hàng của các nhà cung cấp cần kịp thời, chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, hoạt động của một số nhà cung ứng, đối tác của Datalogic Scanning Việt Nam đem đến rủi ro cho việc vận hành qui trình logistics của công ty.
Việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng, cần phải xem xét khả năng cung ứng, hệ thống quản lý chất lượng của các nhà cung cấp, vì đây là yếu tố mang tính dây chuyền làm ảnh hưởng đến thành phẩm của công ty. Giải pháp này cần sự kết hợp từ sự hướng dẫn của Ban lãnh đạo, cấp quản lý bộ phận kiểm tra chất lượng, bộ phận mua hàng đánh giá những nhà cung cấp mới, đánh giá những nguyên vật liệu mới với những yêu cầu kỹ thuật và được hệ thống hóa bằng tiêu chuẩn rõ ràng. Bộ phận mua hàng cần có kế hoạch đặt hàng dài hạn, nếu có thay đổi chỉ được chấp nhận trong giới hạn cho phép và có thỏa thuận trước để tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của các đối tác.
Khi có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận trên công ty tránh được những rủi ro từ các nhà cung cấp. Phòng Hậu cần sẽ phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ 3PL kiểm tra kỹ chứng từ, qui cách đóng gói, số lượng hàng hóa từ các nhà cung cấp,
giảm đi những thiếu sót có thể ảnh hưởng đến qui trình logistics và hình ảnh của công ty Datalogic Scanning Việt Nam.
Nâng cao quản lý hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ 3PL
Tăng cường mối quan hệ với các nhà cung ứng dịch vụ 3PL nhằm tận dụng khả năng của họ trong việc khai báo hàng hóa, quan hệ với Hải quan và chuyển giao công việc cũng như trách nhiệm kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu, chứng từ liên quan và thông tin khai báo hàng hóa, phải chịu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra trong quá trình sau thông quan. Yêu cầu các 3PL phát huy thế mạnh của họ trong việc quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không để lấy được chuyến bay đáp ứng kịp tiến độ giao nhận hàng hóa trong những mùa cao điểm nhưng vẫn ổn định giá cước vận chuyển và các chi phí có liên quan. Để hỗ trợ thêm cho giải pháp này, yêu cầu các 3PL nâng cao trình độ, kiến thức, năng lực của nhân viên. Đôi khi do kiến thức hạn chế trong các điều kiện thương mại đã ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hàng hóa, sai địa chỉ, sai chứng từ đã gây ra tổn thất cho doanh nghiệp.
Ngoài ra việc tạo ra mối quan hệ ràng buộc giữa công ty với các nhà cung cấp dịch vụ 3PL, sẽ giúp cho doanh nghiệp tận dụng khả năng và chất lượng tốt hơn từ 3PL. Thông qua những chia sẽ thông tin để hai bên đều hướng về mục đích chung. Phát triển các mục tiêu và các chỉ số thực hiện KPI, cấp quản lý phòng Hậu cần sẽ theo dõi đánh giá hoạt động của các 3PL hàng quý sẽ giúp các đối tác này hoạt động tốt hơn, cải thiện những thiếu sót. Yêu cầu các 3PL phải có trách nhiệm hơn trong việc vận chuyển hàng hóa, xem xét yếu tố phạt các 3PL nếu hàng giao không đúng thời gian qui định, cũng như hàng hư hại trong quá trình vận chuyển.
3.3.2 Các giải pháp cải thiện điểm yếu
3.3.2.1 Nhóm giải pháp kết hợp WO
Cải tiến xây dựng kế hoạch sản xuất
Công ty Datalogic Scanning Việt Nam có lợi thế từ yếu tố môi trường bên ngoài mang lại như là các nhóm đối tượng khách hàng, đơn đặt hàng luôn tăng cao và thị phần luôn ổn định đứng thứ nhất hoặc thứ hai trong các dòng sản phẩm máy đọc mã vạch nên doanh thu và lợi nhuận của công ty luôn tăng cao trong 3 năm 2009; 2010; 2011. Tuy nhiên công ty vẫn tồn tại những điểm yếu cần được khắc phục và cải tiến đó là việc xây dựng kế hoạch sản xuất luôn thay đổi. Chương trình SAP là một công cụ đắc lực giúp hoạt động của các phòng ban liên kết được với
nhau, từ việc quản lý tồn kho chính xác, mua hàng đúng lúc, vận chuyển đúng nơi sẽ giúp cho phòng kế hoạch, phòng sản xuất ổn định sản lượng. Kỹ thuật công nghệ thông tin hiện đại của ngành logistics cũng sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp làm tốt giải pháp này.
Yếu tố cần thiết nhất để giải pháp này thành công là sự liên kết chặt chẽ của các phòng ban liên quan. Hiện nay các bộ phận hoạt động riêng lẻ, chỉ giải quyết trách nhiệm của từng bộ phận, sự phối hợp, hỗ trợ công việc giữa các bộ phận chưa thật sự hiệu quả. Vì hoạt động của các bộ phận kỹ thuật, kế hoạch, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng, quản lý kho, xuất nhập khẩu… là một chuỗi hoạt động không thể tách rời nhau, kết quả của bộ phận này sẽ ảnh hưởng và tác động vào kết quả của bộ phận khác, cần thống nhất quan điểm làm việc, rõ ràng, trách nhiệm, hợp tác. Hệ thống thông tin giữa các bộ phận phải tổ chức khoa học, tránh những sai sót do không hiểu hoặc hiểu không đúng, thiếu thông tin giữa các bộ phận, thông tin chính xác giúp cho các bộ phận phối hợp tốt, tiết kiệm chi phí, thời gian từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đào tạo, nâng cao kỹ năng mua hàng, quản lý tồn kho
Đối với sự thành công của một công ty không thể không đề cập đến bộ phận kho, một bộ phận quản lý tài sản cho doanh nghiệp về nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm của công ty. Vì thế kỹ năng, nghiệp vụ quản lý kho của cấp quản lý, trưởng nhóm cần được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó cần đánh giá lại hoạt động của bộ phận mua hàng để đảm bảo trị giá tồn kho thích hợp và đáp ứng đúng tiến độ của sản xuất. Hiện nay, doanh nghiệp phản ứng với những điểm yếu này dưới mức trung bình, nên giải pháp này được đặt ra là cần thiết nhằm cải tiến, khắc phục những điểm yếu của doanh nghiệp đang đối mặt.
Các cấp quản lý của các bộ phận liên quan đã được đào tạo khóa học về hiệu quả chuỗi cung ứng từ APICS – Hiệp hội đào tạo quản lý và điều hành các lĩnh vực sản xuất, cung ứng, quản lý vật liệu, thu mua và kho vận (The Association of Professional and Independent Chimmey Sweep Ltd.), đã góp phần giúp cho giải pháp này có hiệu quả hơn khi các bộ phận hiểu rõ được hoạt động, chức năng, trách nhiệm của các bộ phận liên quan để hợp tác tốt hơn. Phòng Mua hàng cần xem xét lại quá trình đặt hàng, kiểm tra số lượng tồn kho thường xuyên, kết hợp với phòng Kho để lấy số liệu chính xác, tin cậy. Phòng Kho cần nhập, xuất số liệu chính xác,
kịp lúc để tránh tình trạng khác nhau giữa thực tế và trong hệ thống. Phòng Kho cần xây dựng, cải tiến qui trình xuất nhập hàng, vị trí những nguyên vật liêu và thành phẩm theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (First In First Out – FIFO). Ngoài ra phòng Kế hoạch cần xem lại việc lên kế hoạch sản xuất hợp lý. Phòng Hậu cần chủ động liên hệ với các phòng ban có liên quan để công việc được tốt hơn, tránh những chi phí phát sinh tăng thêm ảnh hưởng đến việc vận hành qui trình logistics.
Giảm chi phí hoạt động logistics
Ở khu vực Châu Á, Việt Nam là nước có nền chính trị, xã hội ổn định. Vị trí địa lý của nước ta cũng rất thuận lợi cho các phương tiện giao thông. Những điều kiện này rất thuận lợi cho việc vận hành qui trình hoạt động logistics. Riêng đối với Datalogic Scanning Việt Nam, công ty được đầu tư trong KCNC thành phố Hồ Chí Minh, một vị trí chiến lược góp phần làm giảm chi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác có liên quan đến logistics, thêm vào đó công ty được hưởng những ưu đãi khác từ Chính phủ Việt Nam, điều này góp phần tăng sức cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong hoàn cảnh kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh cạnh giữa các doanh nghiệp càng gay gắt, để giữ vững thị phần và doanh thu thì việc cắt giảm chi phí là yêu cầu tất yếu. Giải pháp này giúp cho công ty giảm được chi phí logistics góp phần giảm 1% chi phí logistics cho hàng nhập khẩu so với năm 2011, mục tiêu chi phí logistics năm 2012 là 2% so với trị giá hàng nhập khẩu hàng tháng.
Yếu tố quan trọng để giải pháp này thành công là việc nắm vững nghiệp vụ của cấp quản lý và nhân viên phòng Hậu cần. Việc áp dụng và thực thi nghiêm túc những qui định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu tránh những rủi ro cho hàng hóa trong quá trình lưu thông, tiết kiệm được thời gian và chi phí giao hàng cho nhà máy cũng như phân phối thành phẩm đến khách hàng đúng thời gian, đúng địa điểm. Hàng hóa xuất nhập khẩu đúng loại hình qui định và việc khai báo chính xác giúp cho doanh nghiệp tránh những sai phạm về chính sách thuế, và phát sinh chi phí cho quá trình kiểm tra sau thông quan nếu có.
Việc quyết định phương thức vận chuyển hàng hóa rất quan trọng, đòi hỏi cấp quản lý phòng Hậu cần quyết định đúng để đảm bảo hàng tồn kho hợp lý, nhưng vẫn đáp ứng kịp thời nguyên phụ liệu cung cấp cho qui trình sản xuất, song
song đó vẫn tính toán đến chi phí logistics giữa các 3PL hợp lý, giảm chi phí đến mức thấp nhất nhưng vẫn nhận được dịch vụ tốt từ các nhà cung cấp dịch vụ 3PL.
Bên cạnh đó cần đánh giá qui trình đóng gói sản phẩm, đóng gói phải theo