Các bộ phận chức năng tác động đến logistics

5. Kết cấu của đề tài

2.2.3.2 Các bộ phận chức năng tác động đến logistics

 Bộ phận Marketing

Đối với Datalogic Scanning Việt Nam không có bộ phận Marketing, công ty nhận đơn hàng từ các bộ phận Marketing trong tập đoàn Datalogic. Số lượng đơn hàng tăng qua từng năm, góp phần việc tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty Datalogic Scanning Việt Nam, đây là một nổ lực từ các nhân viên Marketing thuộc các công ty cùng tập đoàn. Tuy nhiên những đơn hàng thường xuyên thiếu thông tin thương mại, không rõ ràng, nên phòng Hậu cần phải mất thêm thời gian để kiểm tra, do có sự khác biệt về thời gian làm việc của các công ty cùng tập đoàn (Việt Nam, Mỹ, Ý, các nước Châu Âu…) nên không thể liên lạc trực tiếp để hỗ trợ nhau hoàn

thành chỉ tiêu của phòng logistics và đáp ứng thời gian yêu cầu của khách hàng. Ngoài ra cần chuẩn hóa ngôn ngữ trong đơn hàng, thống nhất sử dụng chung một ngôn ngữ quốc tế (tiếng Anh) để giao dịch, để tránh những sai sót trong việc vận hành logistics, có một số đơn hàng bằng tiếng Ý, tiếng Trung Quốc.

 Bộ phận sản xuất

Bộ phận sản xuất đã nổ lực trong thời gian 3 năm qua và góp phần vào sự thành công của công ty. Bên cạnh cấp quản lý có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất những sản phẩm ngoại vi, sản phẩm công nghệ cao và kinh nghiệm trong công tác quản lý, điều động lao động trực tiếp để đạt được sản lượng theo yêu cầu kế hoạch, đáp ứng sản phẩm đúng thời gian để xuất hàng hóa, đẩy mạnh hoạt động của chuỗi logistics.

Quản lý, điều phối tốt hoạt động của các dây chuyền lắp ráp máy đọc mã vạch và bảng mạch in điện tử, hạn chế thời gian ngừng chuyền không cần thiết, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí tăng hiệu quả hoạt động.

 Bộ phận quản lý chất lượng

Công ty đã xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả, luôn được thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục. Công ty đạt được chứng chỉ ISO vào cuối năm 2009, công ty đã và đang thực hiện tinh gọn (Lean) sản xuất.

Bộ phận quản lý chất lượng trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, linh kiện đầu vào chặt chẽ, phát hiện được thiếu sót của các nhà cung cấp, loại trừ được những linh kiện không đạt đúng chuẩn yêu cầu. Do tính đặc thù của sản phẩm công nghệ cao, có những nguyên phụ liệu đòi hỏi phải có nhãn chứng nhận chất lượng quốc tế thì khách hàng mới chấp nhận, việc này bộ phận quản lý chất lượng thực hiện kiểm tra rất tốt.

Việc kiểm tra chất lượng của sản phẩm xuất xưởng được kiểm tra nghiêm ngặt và qua nhiều công đoạn như là sản phẩm phải được kiểm tra độ chịu lực, chịu nóng của sản phẩm và khi có dấu “QA pass” thì mới được xuất xưởng, hạn chế đến mức thấp nhất những sản phẩm lỗi.

Bộ phận quản lý chất lượng nhận những khiếu nại của khách hàng, sau đó điều tra, phân tích, đánh giá nguyên nhân, đưa ra giải pháp khắc phục và đáp ứng những đòi hỏi khắt khe về chất lượng và yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp

cho việc giảm đến mức tối thiểu qui trình logistics thu hồi, góp phần giảm tác động lên môi trường sống của chúng ta, đó cũng là mục tiêu cần thực hiện của logistics.

 Phòng Kế hoạch

Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và phối hợp với các bộ phận để kế hoạch được thực thi và đúng tiến độ. Phòng kế hoạch liên kết chặt chẽ với bên mua hàng nhằm đảm bảo đủ nguyên phụ liệu để sản xuất, lắp ráp sản phẩm, với bộ phận sản xuất để kịp tiến độ giao hàng, với bộ phận kỹ thuật, quản lý chất lượng và các phòng ban có liên quan để đưa ra kế hoạch sản xuất đối với sản phẩm mới và xây dựng bảng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho sản phẩm.

Với tình trạng kế hoạch hiện nay, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Hậu cần, thường xuyên đặt chuyến bay gấp để đáp ứng ngày giao hàng cho khách hàng, hàng hóa xuất khẩu qua dịch vụ phát triển nhanh, tăng chi phí vận hành logistics, nhân viên phòng Hậu cần, phòng Kho làm việc ngoài giờ thường xuyên, có những rủi ro khi giao nhầm sản phẩm, phòng sản xuất bị động trong việc sắp xếp người lao động…

Theo cơ cấu tổ chức từ tập đoàn, công ty Datalogic Scanning Việt Nam không có bộ phận kinh doanh, nên phòng Kế hoạch luôn bị động trong việc đáp ứng đơn hàng và xây dựng kế hoạch sản xuất. Đơn đặt hàng thường xuyên thay đổi, thời gian đáp ứng đơn hàng ngắn. Vì vậy để dịch vụ logistics được hiệu quả (thời gian chờ ngắn, công suất tối đa, phân phối đúng yêu cầu), bộ phận Kế hoạch đã thường xuyên đưa ra những kế hoạch sản xuất gấp trong khi nguyên vật liệu chưa đủ số lượng và chủng loại để sản xuất sản phẩm, vì thế phòng Mua hàng phải đặt mua nguyên liệu gấp, chi phí logistics để vận hành đơn hàng tăng (vận chuyển bằng phát chuyển nhanh, phí khai báo hải quan, chi phí giao hàng…)

Bên cạnh đó kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý cũng bị ảnh hưởng, những đơn hàng mua nguyên phụ liệu với số lượng lớn không thể thay đổi và công ty vẫn phải chấp nhận đã ảnh hưởng đến số lượng, giá trị tồn kho cao, tăng chi phí quản lý kho, những chi phí cơ hội cũng bị ảnh hưởng.

 Phòng Mua hàng

Phòng Mua hàng có chức năng tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp nguồn nguyên liệu đầu vào cho công ty Datalogic Scanning Việt Nam cũng như cho tập đoàn Datalogic. Quản lý về giá cũng như điều kiện mua hàng. Theo dõi số

lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhưng không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Nhưng việc mua hàng, theo dõi đơn hàng của phòng Mua hàng chưa thật sự đáp ứng yêu cầu kịp tiến độ sản xuất, tình trạng hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không hoặc phát chuyển nhanh đã làm tăng chi phí cho logistics.

Bên cạnh một số nhân viên phòng Mua hàng có kinh nghiệm, kỹ năng đàm phán, mua hàng tốt, vẫn còn một số nhân viên cần đào tạo nâng cao kiến thức về việc vận hành chuỗi logistics nói chung, kỹ năng mua hàng nói riêng. Việc quản lý đơn hàng không chặt chẽ, dẫn đến tình trạng số lượng tồn kho của một số mặt hàng tăng nhưng một số nguyên liệu cần đáp ứng kế hoạch sản xuất vẫn thiếu. Việc quản lý thời gian vận chuyển đơn hàng bằng đường hàng không và đường biển khác nhau, đòi hỏi nhân viên mua hàng phải nắm rõ thời gian hàng về đến cảng, đến kho để không ảnh hưởng đến hoạt động, chi phí của chuỗi logistics.

Việc kiểm tra chứng từ nhập khẩu, hóa đơn, phiếu đóng gói, phiếu vận đơn và những chứng từ có liên quan đến điều kiện mua hàng cần phải chính xác để không ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan và thời gian giao hàng hóa, tránh được những chi phí liên quan đến việc các nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu cũng như tác động đến quá trình vận hành logistics thu hồi.

 Phòng quản lý kho

Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kho là một bộ phận rất quan trọng, quản lý số lượng hàng hóa ra vào kho, nhập số liệu vào hệ thống, cung cấp nguyên vật liệu ra dây chuyền sản xuất, đáp ứng yêu cầu của phòng sản xuất và đóng gói sản phẩm, phối hợp với phòng Hậu cần để xuất khẩu hàng hóa. Khi hoạt động kho hiệu quả tác động đến sự thành công của doanh nghiệp.

Việc thực hiện kiểm đếm số lượng nguyên liệu hàng ngày chưa phát huy được hiệu quả. Số lượng và trị giá tồn kho rất lớn tăng chi phí hoạt động của chuỗi cung ứng (chi phí bốc dỡ hàng hóa, chi phí kho bãi, phí bảo quản…), chi phí tài chính và chi phí cơ hội.

Để công việc được thực hiện có kết quả tốt đòi hỏi người lao động phải tuân thủ thao tác theo các qui trình, tiêu chuẩn và các thủ tục. Bất kỳ việc bỏ qua một bước nào trong tiêu chuẩn cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả công việc của phòng ban và ảnh hưởng đến hoạt động của cả chuỗi logistics.

 Ứng dụng công nghệ thông tin

Bên cạnh việc sử dụng những công nghệ thông tin trong hoạt động chuỗi logistics như các máy đọc mã vạch đọc những số thứ tự của sản phẩm, phầm mềm khai báo điện tử đáp ứng cho việc khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu, sử dụng phần mềm SAP trong việc quản lý. Chương trình SAP được sử dụng chung cho tập đoàn Datalogic, đây là chương trình quản lý các nghiệp vụ của tất cả bộ phận của công ty, từ kế hoạch, mua hàng, xuất nhập khẩu, sản xuất, chất lượng, kế toán….

Tuy nhiên, doanh nghiệp có những nhược điểm, máy chủ của chương trình SAP được đặt và quản lý bởi văn phòng đại diện ở Ý và Mỹ. Có những vấn đề phát sinh trong hệ thống phải đợi nhân viên có thẩm quyền hỗ trợ tại Mỹ. Việc này đã ảnh hưởng đến tiến độ xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu, thành phẩm của công ty.

Thêm vào đó, qui trình làm chứng từ xuất hàng hóa trong hệ thống SAP trải qua nhiều công đoạn, kiểm tra từng số thứ tự của sản phẩm, rất mất nhiều thời gian, cần cải tiến hơn để rút gọn qui trình nhưng vẫn đảm bảo rằng chương trình có thể ngăn chặn và phát hiện ra những thiếu sót, để cung cấp sản phẩm chất lượng đến khách hàng.

Hệ thống cáp quang, đường truyền Internet vẫn còn những hạn chế về tốc độ truyền dữ liệu, hoặc thường bị đứt kết nối, lỗi này xảy ra do nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm tuy nhiên phần thiệt hại công ty vẫn phải gánh chịu. Hệ thống máy in nhãn cho sản phẩm cần được cải tiến, đẩy nhanh tốc độ in và đảm bảo tính chính xác. Doanh nghiệp cần xem xét việc thuê riêng đường truyền internet dự phòng để tránh được việc ngừng sản xuất hoặc chậm trể quá trình khai báo hải quan và thông quan hàng hóa.