Nhóm giải pháp kết hợp WO

5. Kết cấu của đề tài

3.3.2.1Nhóm giải pháp kết hợp WO

Cải tiến xây dựng kế hoạch sản xuất

Công ty Datalogic Scanning Việt Nam có lợi thế từ yếu tố môi trường bên ngoài mang lại như là các nhóm đối tượng khách hàng, đơn đặt hàng luôn tăng cao và thị phần luôn ổn định đứng thứ nhất hoặc thứ hai trong các dòng sản phẩm máy đọc mã vạch nên doanh thu và lợi nhuận của công ty luôn tăng cao trong 3 năm 2009; 2010; 2011. Tuy nhiên công ty vẫn tồn tại những điểm yếu cần được khắc phục và cải tiến đó là việc xây dựng kế hoạch sản xuất luôn thay đổi. Chương trình SAP là một công cụ đắc lực giúp hoạt động của các phòng ban liên kết được với

nhau, từ việc quản lý tồn kho chính xác, mua hàng đúng lúc, vận chuyển đúng nơi sẽ giúp cho phòng kế hoạch, phòng sản xuất ổn định sản lượng. Kỹ thuật công nghệ thông tin hiện đại của ngành logistics cũng sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp làm tốt giải pháp này.

Yếu tố cần thiết nhất để giải pháp này thành công là sự liên kết chặt chẽ của các phòng ban liên quan. Hiện nay các bộ phận hoạt động riêng lẻ, chỉ giải quyết trách nhiệm của từng bộ phận, sự phối hợp, hỗ trợ công việc giữa các bộ phận chưa thật sự hiệu quả. Vì hoạt động của các bộ phận kỹ thuật, kế hoạch, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng, quản lý kho, xuất nhập khẩu… là một chuỗi hoạt động không thể tách rời nhau, kết quả của bộ phận này sẽ ảnh hưởng và tác động vào kết quả của bộ phận khác, cần thống nhất quan điểm làm việc, rõ ràng, trách nhiệm, hợp tác. Hệ thống thông tin giữa các bộ phận phải tổ chức khoa học, tránh những sai sót do không hiểu hoặc hiểu không đúng, thiếu thông tin giữa các bộ phận, thông tin chính xác giúp cho các bộ phận phối hợp tốt, tiết kiệm chi phí, thời gian từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đào tạo, nâng cao kỹ năng mua hàng, quản lý tồn kho

Đối với sự thành công của một công ty không thể không đề cập đến bộ phận kho, một bộ phận quản lý tài sản cho doanh nghiệp về nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm của công ty. Vì thế kỹ năng, nghiệp vụ quản lý kho của cấp quản lý, trưởng nhóm cần được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó cần đánh giá lại hoạt động của bộ phận mua hàng để đảm bảo trị giá tồn kho thích hợp và đáp ứng đúng tiến độ của sản xuất. Hiện nay, doanh nghiệp phản ứng với những điểm yếu này dưới mức trung bình, nên giải pháp này được đặt ra là cần thiết nhằm cải tiến, khắc phục những điểm yếu của doanh nghiệp đang đối mặt.

Các cấp quản lý của các bộ phận liên quan đã được đào tạo khóa học về hiệu quả chuỗi cung ứng từ APICS – Hiệp hội đào tạo quản lý và điều hành các lĩnh vực sản xuất, cung ứng, quản lý vật liệu, thu mua và kho vận (The Association of Professional and Independent Chimmey Sweep Ltd.), đã góp phần giúp cho giải pháp này có hiệu quả hơn khi các bộ phận hiểu rõ được hoạt động, chức năng, trách nhiệm của các bộ phận liên quan để hợp tác tốt hơn. Phòng Mua hàng cần xem xét lại quá trình đặt hàng, kiểm tra số lượng tồn kho thường xuyên, kết hợp với phòng Kho để lấy số liệu chính xác, tin cậy. Phòng Kho cần nhập, xuất số liệu chính xác,

kịp lúc để tránh tình trạng khác nhau giữa thực tế và trong hệ thống. Phòng Kho cần xây dựng, cải tiến qui trình xuất nhập hàng, vị trí những nguyên vật liêu và thành phẩm theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước (First In First Out – FIFO). Ngoài ra phòng Kế hoạch cần xem lại việc lên kế hoạch sản xuất hợp lý. Phòng Hậu cần chủ động liên hệ với các phòng ban có liên quan để công việc được tốt hơn, tránh những chi phí phát sinh tăng thêm ảnh hưởng đến việc vận hành qui trình logistics.

Giảm chi phí hoạt động logistics

Ở khu vực Châu Á, Việt Nam là nước có nền chính trị, xã hội ổn định. Vị trí địa lý của nước ta cũng rất thuận lợi cho các phương tiện giao thông. Những điều kiện này rất thuận lợi cho việc vận hành qui trình hoạt động logistics. Riêng đối với Datalogic Scanning Việt Nam, công ty được đầu tư trong KCNC thành phố Hồ Chí Minh, một vị trí chiến lược góp phần làm giảm chi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác có liên quan đến logistics, thêm vào đó công ty được hưởng những ưu đãi khác từ Chính phủ Việt Nam, điều này góp phần tăng sức cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong hoàn cảnh kinh tế hiện nay, sự cạnh tranh cạnh giữa các doanh nghiệp càng gay gắt, để giữ vững thị phần và doanh thu thì việc cắt giảm chi phí là yêu cầu tất yếu. Giải pháp này giúp cho công ty giảm được chi phí logistics góp phần giảm 1% chi phí logistics cho hàng nhập khẩu so với năm 2011, mục tiêu chi phí logistics năm 2012 là 2% so với trị giá hàng nhập khẩu hàng tháng.

Yếu tố quan trọng để giải pháp này thành công là việc nắm vững nghiệp vụ của cấp quản lý và nhân viên phòng Hậu cần. Việc áp dụng và thực thi nghiêm túc những qui định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu tránh những rủi ro cho hàng hóa trong quá trình lưu thông, tiết kiệm được thời gian và chi phí giao hàng cho nhà máy cũng như phân phối thành phẩm đến khách hàng đúng thời gian, đúng địa điểm. Hàng hóa xuất nhập khẩu đúng loại hình qui định và việc khai báo chính xác giúp cho doanh nghiệp tránh những sai phạm về chính sách thuế, và phát sinh chi phí cho quá trình kiểm tra sau thông quan nếu có.

Việc quyết định phương thức vận chuyển hàng hóa rất quan trọng, đòi hỏi cấp quản lý phòng Hậu cần quyết định đúng để đảm bảo hàng tồn kho hợp lý, nhưng vẫn đáp ứng kịp thời nguyên phụ liệu cung cấp cho qui trình sản xuất, song

song đó vẫn tính toán đến chi phí logistics giữa các 3PL hợp lý, giảm chi phí đến mức thấp nhất nhưng vẫn nhận được dịch vụ tốt từ các nhà cung cấp dịch vụ 3PL.

Bên cạnh đó cần đánh giá qui trình đóng gói sản phẩm, đóng gói phải theo đúng tiêu chuẩn đảm bảo hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển, đặc biệt sản phẩm của công ty là những hàng hóa công nghệ cao cần được đóng gói và bảo quản nghiêm ngặt hơn. Giải pháp này cần có sự phối hợp đồng bộ với các bộ phận liên quan.