- Câu hỏi chuyển hướng đột ngột: Câu hỏi này sử dụng khi đối tác đi quá xa những vẫn đề m à ta đang quan tâm hoặc k h i ta muốn đưa ra những vẫn
trên đại học chiếm tới 22,52% Đây là mễt thay đổi lớn vì trong thời bao cấp, tỷ lệ người tốt nghiệp đại học, nhất là đại học đúng chuyên nghành thường
cấp, tỷ lệ người tốt nghiệp đại học, nhất là đại học đúng chuyên nghành thường là không cao. Thậm chí lúc đó còn có tâm lý cho rằng làm ngoại thương rất dễ ai cũng có thể làm được. Điều này xuất phát từ thực tế là thời gian đó, việc xuất nhập khẩu chủ yếu là theo hợp đồng và nghị định thư, mễt vấn đề từ mặt hàng chất lượng, giá cả, thanh toán.... đều đã được quy định trước, công việc của người cán bễ ngoại thương khá đơn giản, do đó không đòi hỏi trình đễ cao. Hơn
thế nữa, trong chính sách dùng người của Nhà nước lúc đó cũng không mấy coi trọng bằng cấp. Vì vậy con số thống kê về trình độ của người đàm phán này là một tín hiệu đáng mừng. Tuy vậy, chúng ta cũng cần lưu ý về bệnh bằng cấp của người Việt Nam có thể dẫn đến việc phổ cập tràn lan các bằng cấp cao một cách không cần thiết.
Cuộc điều tra cho thấy một sả trùng hợp thú vị về q u y m ô đoàn đàm phán của hai bên. K ế t quả cuộc điều tra cho thấy quy m ô phổ biến của đoàn đàm phán cả hai bên đều là từ 2 đến 5 người, trong đó phổ biến là 2-3 người (phía Việt Nam, tỷ lệ này là 92,79%, còn phía nước ngoài cũng đạt tới 88,28%). Trong thời gian công tác tại nước ngoài, chúng tôi đã có dịp tìm hiểu về vấn đề này với một số thương nhân Italia, Mỹ., và cũng nhận được câu trả lời tương tả. Trường hợp đàm phán một người phía Việt Nam chỉ c h i ế m có 6,3%, tỷ lệ này của phía nước ngoài là 9%. Còn trường hợp đàm phán trên 5 người còn ít hơn nữa phía Việt Nam chỉ có 0,9%, của phía nước ngoài chỉ có 2,5%. Ý k i ế n của những người được phỏng vấn về quy m ô t ố i ưu của đoàn đàm phán còn tập trung hơn nữa, tới 93,69% k h i được hỏi về nguyên nhân của việc lảa chọn quy m ô này, phần lớn người đàm phán cho biết: "Đoàn đàm phán chỉ có Ì người rất bất tiện, nhiều k h i không có người để bàn bạc, phải chuẩn bị thông tin một mình và có vẻ kém bề thế so với đối tác. Còn đoàn đàm phán trên 5 người thì quá đông, không cần thiết và nếu phải đi đàm phán ở nước ngoài thì quá tốn kém. Đoàn đàm phán từ 2 đến 5 người là vừa phải (trong đó phổ biến 2-3 người) vì chỉ cần một người chủ trì cuộc đàm phán, một người cung cấp thông tin khi cần và ghi chép nội dung đàm phán. Trong trường hợp cần thiết, có thể cần thêm người thứ ba, có thể là phiên dịch hay cán bộ chuyên môn. Điều này chứng tỏ các doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm nhiều đến c h i phí, hiệu quả công việc, không còn tình trạng giải quyết đi nước ngoài đàm phán tràn lan như giải quyết chính sách cho cán bộ m à không cần quan tâm đến chi phí bỏ ra như trong thời bao cấp. Điều này cũng xuất phát từ thảc tế là quy m ô của chuyến k i n h doanh cũng thường không lớn, khoảng từ vài chục đến vài trăm ngàn USD, vói các mặt hàng đơn giản như nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng, do đó 1-2 người có thể nắm được toàn bộ thông t i n cần thiết. N ế u tiến hành mua bán các mặt
hàng trị giá cao, yêu cầu kỹ thuật phức tạp thì quy m ô đoàn đàm phán này chắc chắn là không đủ.
Nhưng trong kỹ thuật đàm phán, kết quả điều tra cho thấy nhiều điều bất ngờ. K h i được h ỏ i "Trước đi đàm phán, công ty có xây dựng chiến lược đàm phán không?", tới 90,09 % người được h ỏ i trả l ờ i là có, chỉ có 1,8% nói là không. T h ế nhưng k h i được hỏi "lập chiến lược đàm phán là gì?" thì phần lớn người được hỏi đều cho là chỉ cần đưa ra các mồc tiêu cần đạt chủ yếu về giá cả, thanh toán, thời hạn giao hàng là đủ. K h i được hỏi họ có đề ra nhiều phương án về các mồc tiêu đàm phán đó không, thì hầu hết đều trả l ờ i là không. N h ư vậy hiểu biết của người đàm phán về chiến lược đàm phán là rất m ơ hồ và không đầy đủ.
Trong đàm phán ngoại thương, một vấn đề quan trọng cần đặt ra là sự bất đồng ngôn ngữ. Nhưng có một thực tế là nếu trước năm 1990, vấn đề sử dồng phiên dịch trong các cuộc đàm phán ngoại thương là khá phổ biến thì hiện nay chỉ có 27,03% số người được hỏi trả lời là luôn luôn dùng phiên dịch, 54,95% chỉ độ khi dùng và 1 8 % không dùng bao giờ. Trong đó nguyên nhân sử dồng phiên dịch do không am hiểu ngôn ngữ chỉ có 47,75%, tức là chưa đến 1/2, do muốn tranh thủ thời gian suy nghĩ trong đàm phán là 33,33% (1/3). Nếu chỉ hỏi về tiếng A n h thì tỷ lệ dùng phiên dịch còn thấp hơn nữa vì phần lớn các doanh nghiệp được hỏi đều chỉ dùng phiên dịch k h i gặp một đối tác lớn, cần long trọng một chút hoặc khi phải đàm phán bằng các ngôn ngữ khác nhau.
M ộ t kết quả đáng ngạc nhiên nữa là sau Nghị định 57CP ban hành ngày 31/7/1998, số lượng doanh nghiệp tham gia vào xuất nhập khẩu tăng vọt lên, trong đó chủ y ế u là các doanh nghiệp tư nhân, còn non y ế u cả về nghiệp vồ và kinh nghiệm thì nhu cầu được cố vấn trong đàm phán sẽ tăng lên, nhưng trong thực tế, chỉ có 3,6% số người được hỏi trả lời là cần mời cố vấn k h i đàm phán, 36,93% doanh nghiệp đôi khi có mời và tới 54,46% không bao giờ dùng cố vấn. Qua khảo sát, chúng tôi được biết nguyên nhân của tình trạng này là từ năm 1991 đến nay các doanh nghiệp nhà nước đã có đủ thời giờ để đào tạo đội n g ũ cán bộ cho mình, nên không có nhu cầu về cố vấn. Còn với các doanh nghiệp FDI, này từ khi tuyển dồng họ đã lựa chọn những cán bộ có khả năng nên cố
các doanh nghiệp tư nhân lại là các cán bộ ngoại thương của các doanh nghiệp nhà nước, nên cũng có bề dầy kinh nghiêm và k i ế n thức cần thiết nên cũng không mời cố vấn. Thông thường, các doanh nghiệp chỉ mời cố vấn khi đàm phán một mặt hàng mới, giá trị cao hoặc khi thâm nhập thị trường rất xa lạ. Còn khi được hỏi vì sao không thích dùng cố vấn, phần lớn các doanh nghiệp đều trữ
lời là không muốn chia sẻ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp mình với người
ngoài.
Tỷ lệ biết ngoại ngữ của người đàm phán cũng có x u hướng tăng lên,
61,26% số người được hỏi am hiểu ngôn ngữ đàm phán (thường là tiếng Anh), 34,23% đoàn đàm phán chỉ đôi khi có biết, chỉ có 4,5% người được hỏi trữ lời là
đoàn đàm phán của họ không có người am hiểu ngôn ngữ đàm phán. Điều này cũng phù hợp với kết quữ điều tra về trình độ chuyên m ô n của người đàm phán,
cho thấy một thực tế đáng mừng là trình độ của các nhà đàm phán Việt Nam
đang được cữi thiện rõ rệt. Tuy nhiên, số người được đào tạo và am hiểu về đàm phán không nhiều. Điều này thể hiện trong kỹ thuật đàm phán. Tuy vậy trong hoạt động đàm phán, các doanh nghiệp Việt Nam lại tỏ ra chưa năng động lắm: 89,19% số người được hỏi trữ lời là địa điểm đàm phán thường là ở Việt Nam,
chỉ 33,33% có đàm phán ở nước bạn hàng, và 3,6% đàm phán ở một nước thứ
ba. Điều này chứng tỏ các doanh nghiệp Việt Nam ít tổ chức nghiên cứu thị
trường, chủ y ế u là ngồi nhà đợi đối tác đến tìm mình. D o đó chúng ta ít hiểu
biết về thị trường và cạnh tranh, dẫn đến thường bị y ế u t h ế trong đàm phán. Công tác chuẩn bị đàm phán cũng còn sơ sài. N h ư trên đã đề cập đến, rất ít
người nắm được về chiến lược đàm phán. Trước khi đàm phán, chỉ có 44,14%
đôi khi có diễn tập; 8 , 1 % luôn luôn tiến hành và tới 47,75%, tức là gần 1/2 không bao giờ diễn tập. Thậm chí một số người có diễn tập cũng chỉ tiến hành
rất sơ sài, các thành viên trong đoàn đàm phán chỉ hỏi nhau xem nếu gặp tình huống này thì xử sự như t h ế nào chứ không tổ chức thành một buổi riêng biệt do
đó ít khi lường trước được những gì xữy ra.
V ề nghi thức đàm phán, kết quữ điều tra rất bất ngờ cho cữ nhóm nghiên cứu và có thể là đối với cữ các nhà nghiên cứu nước ngoài. Xét về mặt văn hoa
Việt Nam thuộc nhóm văn hoa theo chủ nghĩa tập thể, trọng nghi thức, chú
việc làm vừa lòng đối tác đàm phán, khi tiến hành công việc cũng nhiều nghi
thức hơn. Việc tìm hiểu các doanh nghiệp Việt Nam giai đoạn trước 1991 cũng cho thấy lúc đó, các doanh nghiệp Việt Nam rất coi trọng các đối tác nước ngoài, việc tổ chức chiêu đãi, tặng quà, tổ chức tham quan... cho các đoàn nước ngoài rất thường xuyên và tốn kém, đôi k h i còn đến mức không cần thiết.
Thậm chí ngay các các đoàn chỉ cần tới tìm hiểu về công ty cũng được tiếp đón rất linh đình. Nguyên nhân cịa tình hình đó là do k h i m ớ i mở cửa, các doanh nghiệp Việt Nam còn rất thiếu thông tin về thị trường nước ngoài, lại đang bị choáng do mất thị trường khối SEV nên tìm m ọ i cách để chèo kéo khách hàng mới. Do không quan tâm đến công tác nghiên cứu và tìm hiểu công ty cho nên một số các doanh nghiệp Việt Nam đã đàm phán với đối tác không có khả năng thực hiện. K h i giai đoạn quá độ đó qua đi, doanh nghiệp Việt Nam cũng trưởng thành hơn và kinh tế thị trường làm cho họ phải lưu ý hơn đến hiệu quả thương vụ và cắt giảm bớt chi phí. Chính vì vậy, khi được hỏi " tặng quà cho đối tác
đàm phán không có quan trọng không?", chỉ có 13,31% người trả lời là quan trọng và luôn chuẩn bị quà, 70,27% bình thường và tới 16,22%, tức là 1/6 số doanh nghiệp cho rằng không quan trọng và không bao giờ tặng quà cho đối tác. Ngay cả trong số những người có tặng quà cho đối tác thì đôi k h i họ cho
biết là quà chị yếu mang tính lưu niệm, ít giá trị kinh tế, trái ngược hẳn với thời kỳ 1986-1993, quà thường có giá trị kinh tế khá lớn. Việc tổ chức chiêu đãi có
phổ biên hơn. Trả lời cho câu hỏi "có chiêu đãi đôi tác đàm phán không?",
chỉ có 12,62% cho là luôn cần thiết, tới 87,38% chỉ đôi k h i tiến hành. N ế u việc tặng quà có thể tiến hành cả khi mới gặp và k h i k ế t thúc đàm phán thì việc chiêu đãi chị yếu tiến hành k h i kết thúc đàm phán (64,86%), chỉ 17,12% chiêu đãi trước khi đàm phán và 18,02% tổ chức chiêu đãi ngay trong khi đàm phán. Khi được hỏi về mục đích cịa việc chiêu đãi, tặng quà, 92,79% người trả lời là để tạo quan hệ với bạn hàng, chỉ có 17,11% có ý định khai thác thêm thông t i n và 7,2% người cho rằng "hối lộ đôi khi cũng cần thiết"
M ộ t nét văn hoa n ổ i bật trong đàm phán là k h i được h ỏ i "đối tác nào
thường tổ chức chiêu đãi và tặng quà hon cả". Theo nhận xét cịa các nhà đàm phán Việt Nam, đứng đầu là đối tác châu Á (với 87,39%), thứ hai là Nga