- Câu hỏi chuyển hướng đột ngột: Câu hỏi này sử dụng khi đối tác đi quá xa những vẫn đề m à ta đang quan tâm hoặc k h i ta muốn đưa ra những vẫn
* Cân bằng vê quyên lợi và nghĩa vụ của các bên
3.2.2 Nhóm các giỹi pháp vi mô
Để nâng cao hiệu quỹ đàm phán xuất nhập khẩu, thì không ai khác m à chính là các doanh nghiệp phỹi tự nỗ lực vươn lên. Nhà nước và các bộ ngành liên quan chỉ có thể tạo điều kiện giúp đỡ doanh nghiệp về mặt chính sách nói chung chứ không thể làm hộ doanh nghiệp các công việc cụ thể. Vì vậy, các doanh nghiệp cần sớm xác định được ý nghĩa quan trọng của hoạt động đàm phán trong kinh doanh, quán triệt công tác đàm phán từ khâu chuẩn bị cho đến
quá trình đàm phán và sau đàm phán.
Ở giai đoạn chuẩn bị, Đây là giai đoạn vô cùng quan trọng, có thể nói là
quyết định đến sự thành công của chuyến đàm phán do vậy các doanh nghiệp
phỹi tổ chức thật tốt các khâu công việc trong giai đoạn này. Qua nghiên cứu cho thấy rằng, Đây cũng là điểm yếu của các doanh nghiệp Việt Nam so với các doanh nghiệp các nước khác.
Trước hết, các doanh nghiệp cần phỹi biết rõ khỹ năng, t h ế mạnh và những
điểm y ế u của mình, và hơn nữa phỹi biết cỹ những điểm mạnh và điểm y ế u của
cán bộ của mình trong đoàn đàm phán, có vậy mới có thể xây dựng được chiến lược đàm phán có hiệu quỹ.
T i ế p đến là doanh nghiệp cần phải nắm vững đối tác của mình, đây là v ế thứ hai của câu thành ngữ : "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng". Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tìm hiểu kỹ về các vấn đề như:
* Tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức của đối tác, cơ c h ế quản lý và phạm vi kinh doanh, thợ trường chủ yếu của khách hàng là gì?
* Năng lực tài chính, khả năng về vốn lưu động, tài sản có và nợ của doanh nghiệp, tỷ suất l ợ i nhuận như thế nào
* U y tín của doanh nghiệp trên thợ trường, vợ trí của đối tác trên từng khu vực thợ trường và năng lực kinh doanh của bạn hàng
* Vấn đề không kém phần quan trọng là phải biết rõ là chúng ta sẽ đàm phán với ai? Cá nhân hay tập thể? Tính cách, thái độ chính trợ, thợ hiếu, tôn giáo, thậm chí sở thích của những người tham gia đoàn đàm phán như t h ế nào ? Nói một cách khác là, trước k h i đàm phán phải nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng, thợ trường đối tượng để chuẩn bợ cho mình phương án t ố i ưu nhất
để thực hiện trên bàn đàm phán, đặc biệt tránh giao dợch ký k ế t hợp đồng k h i mới chỉ được nghe giới thiệu qua về đối tác và những điều kiện mua bán hấp dẫn m à họ đưa ra. v ề cách thức nghiên cứu thì các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau:
* Nghiên cứu tại văn phòng; * Nghiên cứu tại hiện trường;
* Nghiên cứu thông qua các tổ chức cung cấp dợch vụ; * Hoặc k ế t họp các phương pháp trên;
Mặt khác, để tăng vợ t h ế của mình trên bàn đàm phán doanh nghiệp cần lập k ế hoạch đàm phán một cách chi tiết, cụ thể, phù hợp với mục đích của mỗi cuộc đàm phán. K ế hoạch đàm phán cần bao quát các n ộ i dung sau:
- K ế hoạch về mặt thời gian và đợa điểm đàm phán: cuộc đàm phán sẽ
được t i ế n hành ở đâu? thời gian nào? các y ế u tố bên ngoài ảnh hưởng như t h ế nào đến cuộc đàm phán ? D ự k i ế n thời cơ và các điều kiên thuận l ợ i khác.
- K ế hoạch về nhân sự tham gia đàm phán: số lượng người tham gia,
Việc lựa chọn, tổ chức đội n g ũ đàm phán cần được cân nhắc dựa trên cơ sở k i ế n thức nghiệp vụ, ngoại ngữ, và các phẩm chất đạo đức cần thiết của một đàm phán viên đố đảm bảo hỗ trơ những điốm y ế u của nhau, tăng tính thống nhất trong hợp đồng tác chiến trên bàn đàm phán. Đặ c biệt k h i chọn trưởng đoàn đàm phán phải chọn những cán bộ:
+ C ó q u y ề n đại diện cho công ty, tức là họ phải là giám đốc hoặc do người do giám đốc uy q u y ề n
+ C ó năng lực, trình độ, kinh nghiệm trong các giao dịch quốc tế. Đặc biệt ngày nay, thì không thố không biết ngoại ngữ. Ngoài k i ế n thức về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu trưởng đoàn đàm phán còn phải có khả năng ngoại giao, có k i ế n thức giao tiếp với từng đối tượng có nền văn hoa, tập quán và tôn giáo khác nhau.
+ Có tinh thần trách nhiệm với công việc được giao, trung thành với các lợi ích của tập thố, của quốc gia, biết kết hợp một cách hài hoa giữa lợi ích của công ty với l ợ i ích của đất nước.
- K ế hoạch về mặt tài chính: chi phí đi lại, ăn ở, giao dịch (nếu đi đàm phán ở nước ngoài), các chi phí tiếp đón (nếu ở vị trí chủ nhà), chi phí khác như quà tặng... đồng thời đưa ra những phương án dự phòng.
- K ế hoạch tác nghiệp trên bàn đàm phán: dự tính điốm mạnh, điốm y ế u của ta và đối tác, dự tính các mục tiêu, chiến lược, chiến thuật, trình tự các vấn đề đàm phán, dự k i ế n thái độ phản ứng, các yêu sách của đối phương đối v ớ i từng vấn đề, dự tính mức độ nhượng bộ tối đa, t ố i thiốu, dự tính thời cơ thuận lợi cho việc ký k ế t hợp đồng và các biện pháp đố rút l u i k h ỏ i cuộc đàm phán k h i không thố đạt được thỏa thuận. Nhìn chung, trong phần này chúng ta cần phải lường được t ố i đa những tình huống sẽ xảy ra và từ đó có những phương án thích hợp đố đảm bảo chủ động trên bàn đàm phán.
- K ế hoạch về các giải pháp xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình đàm phán. Trong phàn nẩy nên đưa ra nhiều tình huống phát sinh trong quá trình đàm phán và tìm ra những biện pháp giải quyết dự k i ế n , có vậy mới tạo ra t h ế chủ động trên bàn đàm phán.
- Đố i với những cuộc đàm phán lớn, có giá trị cao và có tính phức tạp thì nên tiến hành đàm phán thử để đảm bảo chu đáo hơn và chủ động hơn trên bàn đàm phán.
Nên sử dụng phiên dịch trong đàm phán hoặc là chí ít trong những cuộc
đàm phán quan trọng. Bởi l ẽ , thương mại quốc t ế được diồn ra trong điều kiện
văn hoa và ngôn ngữ bất đồng. Sự bất đồng đó tạo nên những cản trở cho hoạt
động đàm phán cho nên việc dùng phiên dịch sẽ khắc phục được tình trạng đó.
Tuy nhiên việc dùng phiên dịch trong đàm phán còn có những l ợ i ích sau:
* Người phiên dịch, là người am hiểu phong tục tập quán, văn hoa kinh
doanh của nước bạn hàng và do vậy có thể làm cố vấn có hiệu quả cho các nhà
kinh doanh trong quá trình đàm phán. Người phiên dịch có thể giúp ta giải m ã các túi hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ một cách chính xác và đầy đủ hem.
* Khoảng thời gian để người phiên dịch làm việc bên bàn đàm phán là
khoảng thời gian để ta quan sát và để ý phản ứng của đối phương và thời gian suy nghĩ và chuẩn bị phản ứng một cách có hiệu quả.
* Người phiên dịch có thể đóng vai trò giảm sốc văn hoa cho các nhà kinh doanh.
* Sử dụng phiên dịch sẽ giúp ta bảo đảm độ tin cậy của nội dung văn bản và thông tin k h i nó đươc chuyển từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác.
* Trong tình huống đặc biệt, nhà đàm phán có thể đổ l ỗ i cho người phiên dịch để tránh căng thẳng.
ơ giai đoạn đàm phán doanh nghiệp nên thận trọng hơn đối với các thủ
đoạn của đối tác nước ngoài, không phải đối tác nào cũng có t i n h thần hợp tác thiện chí, làm ăn lâu dài. N ế u là người mua thì đừng quá ham rẻ m à phải phân tích được sự chênh lệch giữa giá cả và chất lượng hàng hoa. N ế u hàng nhập khẩu là thiết bị kỹ thuật đắt tiền thì phải thuê các chuyên gia tư vấn kỹ thuật tham dự đàm phán. N ế u nhập khẩu theo các điều kiện CIF, CFR, CIP CPT Incoterms thì nên đưa ra những yêu cầu cụ thể hơn về trách nhiệm phương tiện vận tải của người bán vì Incoterms m ớ i chỉ đưa ra những yêu cầu chung nhất về
những yêu cầu bất hợp lý của đối phương về phẩm chất hàng hoa, đừng tự ràng buộc mình bởi các quy định vô lý trong bộ chứng từ thanh toán,... Trước khi đặt bút ký vào hợp đồng phụi xem xét lại một cách cẩn thận. Yêu cầu đối tác cụ thể hoa những thuật ngữ thiếu rõ ràng. Trong trường hợp không đạt được thỏa thuận nhà đàm phán cũng không nên thay đổi thái độ với đối tác. Hãy bình tĩnh, việc
chưa đạt được thoa thuận ngày h ô m nay chưa phụi là đã hết cơ hội kinh doanh trong tương lai, hãy cố gắng xây dựng m ố i quan hệ bạn hàng tốt đẹp cho tương lai để nâng cao vị t h ế và uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường t h ế giới.
Người tham gia đàm phán phụi biết cách thoa hiệp về lợi ích, để thực hiện
được yêu cầu này thì các nhà đàm phán phụi hiẻu rõ bụn chất của hoạt động
đàm phán, hiểu rõ bụn thân và đối tác đổng thời nắm vững các kỹ năng trên bàn đàm phán.
Ở giai đoạn sau đàm phán, doanh nghiệp chớ nên vì thoa mãn với việc ký kết được hợp đồng m à quên đi việc đánh giá, rút kinh nghiệm kết quụ đàm phán, đặc biệt là trong trường hợp đàm phán thất bại thì việc làm này lại càng cần thiết. Theo n h ó m tác giụ thì các doanh nghiệp nên tạo ra một thói quen về việc tổng kết đúc rút kinh nghiệm một cách thường xuyên từ đó mới có thể tạo ra một kho tàng k i ế n thức và kinh nghiệm
Ngoài ra để thực hiện tốt công tác đàm phán ký kết hợp đồng doanh nghiệp nên lập ra các quy chế ràng buộc trách nhiệm của các nhà đàm phán nói riêng và kinh doanh nói chung, có chế độ theo dõi và thưởng phạt nghiêm minh
đối với các hợp đồng được ký kết. N ế u một hợp đồng được ký kết chặt chẽ, đụm bụo cho việc thực hiện được suôn sẻ thì doanh nghiệp nên có phần thưởng xứng
đáng cho cán bộ đi đàm phán ký kết hợp đồng.
Đố i với các doanh nghiệp trực tiếp tham gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì phụi quan tâm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có năng lực đàm phán. K ế t hợp việc đào tạo ở trường lớp với việc tự đào tạo và đào tạo tại chỗ, tránh tình trạng như ngày nay các cán bộ Việt Nam có tư tưởng là không muốn phổ biến các k i n h nghiệm trong kinh doanh m à giữ kín như tài sụn của riêng mình. Đây là hành v i ứng xử không có lợi cho cộng đồng cũng như bụn thân.
Doanh nghiệp nên tạo điều kiện về k i n h phí và thời gian cho cán bộ của mình tham gia các khoa học, các lớp hội thảo về đề tài Đ à m phán trong kinh doanh,
các khoa học nâng cao trình độ chuyên m ô n nghiệp vụ và ngoại ngữ.
Các doanh nghiệp cần nhận thức rõ sự cần thiết phải tổng kết rút k i n h
nghiệm đối với tồng thao tác kinh doanh, đặc biệt là thao tác đàm phán ký kết
hợp đồng để rút ra những bài học cho lần sau, đặc biệt là cách ứng xử với các
đối tác trên thị trường khác nhau.
Mặt khác, như đã đề cập, để tạo được vị t h ế trên bàn đàm phán thì doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược marketing, quảng bá thông tin về doanh
nghiệp của mình trên thị trường nước ngoài. Doanh nghiệp nên cố gắng trang bị
hệ thống máy tính nối mạng để có được những tin tức m ớ i nhất về tình hình thị
trường t h ế giới và bạn hàng nước ngoài, xây dựng Website để cung cấp thông tin về sản phẩm của mình cho người tiêu dùng, chủ động liên hệ với các Sứ quán, Phòng Thương mại để thông qua họ giới thiệu với các bạn hàng nước ngoài về doanh nghiệp và sản phẩm của mình. N ế u có điều kiện thì doanh nghiệp nên tích cực tham gia hội chợ quốc t ế làm quen với thị trường nước ngoài.
KẾT LUẬN
T h ế giới đang vận động và phát triển ngày một nhanh nhờ sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật - một lực lượng quan trọng trong quá trình phát triển của xã hội loài người. Trong quá trình đó, đặc biệt là vào thời điểm chuyển giao sang thiên niên kỷ thứ ba, xu hướng toàn cầu hoa đã thể hiện và chi phối quá trình phát triển xã hội một cách rõ nét và có tính chủ đảo. N ó chi phối m ọ i hoảt động, mọi lĩnh vực của con người, thu hút m ọ i thực thể (các quốc gia, tổ chức và cá nhân) vào quá trình toàn cầu hoa đó.
Đứng trước quá trình này, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng sẽ có những cơ hội lớn lao và những thách thức to lớn. Tuy nhiên, để có thể khai thác hết những cơ hội và vượt qua những thách thức đó, các doanh nghiệp phải tự khẳng định vị trí vững chắc của mình trong quá trình cảnh tranh trên phảm v i toàn cầu.
Đ à m phán quốc tế là một vấn đề vô cùng quan trọng trong hệ thống các biện pháp kỹ thuật thương mải quốc tế. một thương gia, một doanh nghiệp nào muốn thành công, và tổn tải trong điều kiện cảnh tranh khốc liệt không có biên giới hiện nay thì không thể nào coi nhẹ các kỹ thuật, các khâu của quá trình đàm phán ngoải thương.
V ớ i công trình nghiên cứu này cho thấy, các doanh nhân Việt Nam bắt đầu nhận thấy vai trò quan trọng của hoảt động đàm phán ngoải thương, tuy nhiên kinh nghiệm và k i ế n thức thực tế vẫn còn rất nhiều hản c h ế cần phải khắc phục. V ớ i những giải pháp đưa ra, nhóm tác giả hy vọng góp phàn nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả các hoảt động đàm phán của các doanh nhân, doanh nghiệp Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện đề tài cùng với việc nghiên cứu cổ truyền tải văn phòng thì nhóm tác giả đã thực hiện cuộc điều tra xã hội học, phỏng vấn hơn 500 doanh nhân làm ở nhiều lĩnh vực khác nhau, các vị trí khác nhau nhưng ít hoặc nhiều có tham gia vào quá trình đàm phán ký kết hợp đồng quốc tế nhằm rút ra những bài học để đề ra những giải pháp nâng cao hiệu quả của hoảt động đàm phán ký kết hợp đồng ngoải thương từ đó có thể đóng góp phần nhỏ bé
vào sự phát triển các hoạt động thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam.
Trong quá trình nghiên cứu, nhóm tác giả được sự cổ vũ động viên của PGS.TS Nguyễn Thị M ơ , Nhà giáo ưu tú, Hiệu trưởng cùng các thầy trong Ban Giám Hiệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo trong toàn trưồng và các cộng sự thuộc phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Quản lý nghiên cứu Khoa học trưồng đại học ngoại thương và đặc biệt là được sự quan tâm có hiệu quả của các đồng chí trong Vụ khoa học công nghệ Bộ Giáo dục và Đào tạo. Chúng tôi chân thành gửi lồi cám ơn nồng nhiệt và chân tình vì sự giúp đỡ quý báu và có hiệu quả đó. Đồng thồi nhóm tác giả cũng gửi lồi cám ơn tới các thầy, cô giáo: PGS.V ũ Hữu Tửu, PGS.TS Lê Đình Tưồng, PGS. N G Ư T . Đinh Xuân
Trình, PGS.TS Nguyễn Đức Dỵ, TS Lê Danh Vĩnh thứ trưởng Bộ thương mại, ông Nguyễn Đình Lương nhà đàm phán hiệp định thương mại Việt - Mỹ... đã
đóng góp nhũng ý kiến quý báu để hoàn thiện công trình này
Xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo, các đổng nghiệp và toàn thể các bạn và cộng sự giúp đỡ nhóm đề tài hoàn thành nhiệm vụ.
