Tổng vệ sinh là công tác đầu tiên của chương trình 5S, là ngày bắt đầu sàng lọc cũng như sắp xếp. Đầu tiên là nhân viên mỗi khu vực tiến hành loại bỏ những thứ không cần thiết theo kế hoạch, sau đó sẽ sắp xếp các đồ vật theo vị trí đã quy định, cuối cùng là quét dọn, vệ sinh máy móc sạch sẽ.
Ban chỉ đạo 5S quyết định chọn một ngày nghỉ, ngày có lượng đặt hàng ít hay một ngày nào đó sau ngày đào tạo cho nhân viên để tiến hành tổng vệ sinh toàn bộ khu vực
xưởng, bao gồm cả khu văn phòng và khu sản xuất. Ngày tổng vệ sinh này là ngày bắt đầu cho công tác 5S.
Để tạo điều kiện thuận lợi đồng thời chuẩn bị cho công việc này, ta sẽ lập ra danh mục các dụng cụ vệ sinh cần thiết để công ty chuẩn bị nhằm hỗ trợ cho công tác vệ sinh. Sinh viên kết hợp với trưởng bộ phận kiểm tra các dụng cụ hiện có, sẽ loại bỏ các dụng cụ không sử dụng được, chỉ giữ lại các dụng cụ vẫn còn sử dụng được đồng thời bổ sung thêm một số dụng cụ còn thiếu. Với các kế hoạch đã đề ra, công ty nên có sự hỗ trợ tích cực như vậy nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác vệ sinh xưởng.
Bảng 4.12: Các dụng cụ dùng trong ngày tổng vệ sinh
Dụng cụ Số lượng (cái) Tình trạng Công dụng
Khu máy in Khu máy UV Khu máy bế Khu kiểm phẩm Tổn g cộng Hiện có Cần thêm
Chổi Quét nền nhà và lối đi, quét mạng nhện….
Cây lau Lau nền nhà và lối đi Chổi lông gà Quét bụi trần nhà, quét mạng nhện, quét biểu ngữ trên cao
Giẻ lau Lau chùi máy móc, kệ, xe nâng, cửa sổ…
Ki hốt rác Hốt rác sau khi làm vệ sinh
Thùng Đựng nước cọ rửa
Lon Đựng xăng dầu hay chất tẩy rửa Dầu hôi hay
chất tẩy rửa vệ sinh chuyên dụng Cọ rửa máy móc, sàn nhà, cửa kiếng…. Thùng cacton Đựng các đồ vật được phân loại và đựng rác.
Bảng 4.13 Danh mục các thiết bị mới cần chuẩn bị
Tên lượngSố Công dụng Vị trí
Ghi chú (mua mới hay chuyển từ bộ phận khác
qua…?) Kệ đựng
dụng cụ 1cái Đặt các dụng cụ thiết bị dùng trong sản xuất. Khu kiểm phẩm
Tủ 1cái Đựng đồ cá nhân cho nhân viên. Khu kiểm phẩm
Sơn, cọ vẽ
Sơn lại chỗ máy bị gỉ sắt hay chỗ bị mờ (mòn)
Khu vực đặt máy
Thau
nhôm 3 cái Đựng giấy vụn của sản phẩm sau bế. Khu bế
Cùng với việc chuẩn bị các dụng cụ vệ sinh như trên, sinh viên cũng lên kế hoạch nhân sự cho ngày tổng vệ sinh. Căn cứ vào danh sách nhân sự của xưởng, sinh viên tiến hành phân chia công việc cho mỗi thành viên theo chức năng của mỗi bộ phận. Đầu tiên là phân chia trưởng nhóm cho mỗi bộ phận: Máy in, máy bế, máy cắt, kiểm phẩm… Trưởng nhóm sẽ là người có trách nhiệm quản lý nhóm của mình và phân chia công việc cụ thể cho mỗi thành viên trong nhóm, đồng thời chịu trách nhiệm về công việc của nhóm mình đối với cấp trên. Việc phân chia trưởng nhóm sinh viên cũng tham khảo ý kiến của Ban quản đốc để chọn ra người phù hợp nhất. Đối với các bộ phận làm việc theo ca thì trưởng nhóm là trưởng ca, còn bộ phận làm việc theo giờ hành chính thì trưởng nhóm do ban quản đốc đề xuất. Xem danh sách trưởng nhóm và công việc cụ thể ở Bảng 4.14.
Tiếp theo là việc phân chia công việc cụ thể cho mỗi bộ phận (Xem phụ lục 2 Phân công công việc trong ngày tổng vệ sinh). Sở dĩ sinh viên chọn cách phân phia theo chức năng của mỗi bộ phận là vì bản thân mỗi cá nhân sẽ hiểu cụ thể về công việc mà họ phụ trách, từ đó họ sẽ có cách làm tốt nhất việc vệ sinh cho khu vực của mình. Đồng thời, phân công công việc như vậy cũng để đảm bảo công việc được phân chia rõ ràng, công bằng, và việc thực hiện toàn diện. Đây cũng là cơ sở để kiểm soát và đánh giá công việc. Sinh viên cũng tiến hành tham khảo ý kiến của Ban quản đốc xưởng để việc phân chia công việc là hợp lý nhất, phù hợp với mỗi cá nhân, mỗi bộ phận và được sự đồng thuận của tất cả mọi người.
Bảng 4.14 Bảng phân công trưởng nhóm