Sau khi đã hiểu và đồng ý về kế hoạch sàng lọc, Ban chỉ đạo 5S xưởng bắt đầu tiến hành chuẩn bị cho việc sàng lọc. Như đã trình bày ở trên hiện tại xưởng có rất nhiều thứ cần loại bỏ, thế nhưng Ban chỉ đạo 5S xưởng là những người quyết định sản phẩm nào được phép loại bỏ thì lại không thể nào nắm hết được số lượng và chủng loại của từng loại vật dụng. Vì vậy sinh viên đã thiết kế một bảng phân loại các sản phẩm cần sàng lọc. Ban chỉ đạo 5S sẽ đưa bảng này cho Trưởng ca/Trưởng các bộ phận, là những người trực tiếp tham gia vào công việc sản xuất tại bộ phận mình, để họ đánh giá vào bảng phân loại. Bảng trên được đưa cho những người trưởng bộ phận cũng vì 2 mục đích: giúp cho Ban chỉ đạo 5S có cái nhìn tổng quát, có số liệu và kiểm soát được các sản phẩm cần loại bỏ. Đồng thời kéo các nhân viên này hòa vào chương trình 5S, làm cho họ tham gia vào công việc và phải có trách nhiệm với công việc của mình. Trưởng các bộ phận sẽ quan sát nơi làm việc của mình, đồng thời thảo luận với các nhân viên khác và đánh dấu vào Bảng đánh giá này. Bảng này chỉ có tác dụng tham khảo đối với Ban chỉ đạo 5S, còn quyết định loại bỏ sản phẩm nào còn phải cân nhắc và bàn bạc lại sau. Sau khi đã quyết định xong, Ban chỉ đạo 5S sẽ đưa lại cho Trưởng các bộ phận, trưởng bộ phận này sẽ căn cứ theo bảng trên để hướng dẫn nhân viên bộ phận mình tiến hành sàng lọc. Sinh viên thiết đã thiết kế Bảng phân loại dụng cụ/máy móc/thiết bị cần loại bỏ như Bảng 4.8.
4.3.4 Duy trì công tác sàng lọc
Vào ngày tổng vệ sinh, xưởng sẽ bắt đầu tiến hành sàng lọc theo bảng phân loại sàng lọc ở trên dưới sự giám sát của Ban chỉ đạo 5S và trưởng các bộ phận. Tuy nhiên công việc sàng lọc không chỉ tiến hành một lần là xong, mà nó phải được tiến hành định kỳ để đảm bảo những thứ không cần thiết luôn được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc. Việc sàng lọc sẽ tiến hành cùng với những ngày tổng vệ sinh. Theo tình hình thực tế tại xưởng thì có 2 nguyên nhân gây ra việc lưu trữ các sản phẩm không cần thiết tại xưởng: (1) Xưởng thường hoạch định một lượng sản phẩm dư so với đơn đặt hàng để bù đắp vào lượng phế phẩm, vì vậy sau khi giao hàng thì mỗi đơn hàng thường tồn lại một ít sản phẩm, do tâm lý lưu giữ cho lần sau nên số hàng tồn này ngày càng nhiều, rồi cuối cùng nó vẫn ở đó một thời gian rất lâu mà không ai đụng tới, điều này làm cho mặt bằng xưởng trở nên chật hẹp và rất lộn xộn, lẫn lộn giữa sản phẩm cũ và mới, (2) Do ý thức của công nhân, có một số dụng cụ thiết bị hư hỏng không còn sử dụng nhưng họ không bỏ đi mà lại cất vào một chỗ khuất nào đó trong xưởng, không có ai để ý tới và cuối cùng chúng ở đó từ tháng này qua tháng khác.
Vì vậy, duy trì việc sàng lọc và ý thức sàng lọc thường xuyên là cần thiết. Đối với nguyên nhân thứ nhất, để không lưu lại quá nhiều mặt hàng cũ không cần thiết, sinh viên thiết kế một nhãn kiểm soát nhằm giúp cho việc sàng lọc được tiến hành thường xuyên như Bảng 4.7.
Bảng 4.7 Nhãn kiểm soát duy trì sàng lọc
TÊN :
SỐ LƯỢNG: NGÀY LƯU QUYẾT ĐỊNH
LÝ DO LƯU TRỮ
1. Sản phẩm lỗi
2. Nguyên vật liệu dư thừa 3. Bán thành phẩm dư thừa 4. Thành phẩm dư thừa 5. Khác: ………
Khi lưu một sản phẩm nào đó mà không xác định được khi nào sẽ sử dụng nó, ta sẽ dùng phiếu trên. Người lưu phải điền đầy đủ các thông tin như: tên sản phẩm, số lượng, lý do lưu trữ và ngày lưu. Còn thông tin về quyết định xử lý thì để trống. Sau đó dán nhãn lên sản phẩm cần lưu và lưu vào vị trí quy định. Ban quản đốc quyết định thời gian lưu trung bình cho mỗi mặt hàng sẽ là 3 tháng vì sản phẩm giấy để lâu ngày sẽ bị ố vàng và bám bụi không sử dụng được. Đến ngày tổng vệ sinh sẽ kết hợp với việc sàng lọc các sản phẩm trên. Nếu sản phẩm được sử dụng trước ngày trước ngày sàng lọc thì nhân viên sẽ bóc nhãn và ghi vào ô quyết định như sau: Nếu số lượng sản phẩm được sử dụng ít hơn số lượng hiện có thì ghi vào ô “Quyết định” là bổ sung cho
mặt hàng nào đó kèm theo số lượng, đồng thời dán một nhãn sàng lọc mới cho số lượng hàng còn lại kèm theo số lượng còn lại này. Nếu đến ngày sàng lọc mà vẫn chưa sử dụng thì sẽ tiến hành thanh lý. Nhân viên sẽ ghi vào ô “Quyết định” là thanh lý, đồng thời bóc nhãn và trả lại cho Ban quản đốc và Ban quản đốc sẽ lưu lại, dựa vào đó Ban quản đốc sẽ xác định rõ ràng số lượng loại bỏ là bao nhiêu và nhờ đó giúp họ kiểm soát chặt chẽ hơn trong việc sàng lọc.
Đối với nguyên nhân thứ 2 thì sẽ nhắc nhở người công nhân có ý thức loại bỏ các vật không còn sử dụng ra khỏi nơi làm việc, đồng thời cũng tiến hành sàng lọc chúng vào các thời điểm tổng vệ sinh của xưởng.
4.3.5 Đánh giá việc sàng lọc
Sau khi đã tiến hành sàng lọc, chúng ta nên có một công cụ nhằm đánh giá chúng ta đã đạt được những gì đề ra hay không, công việc sàng lọc có tiến hành triệt để không, có cái gì cần tiếp tục làm và cải tiến không, nếu có thì ai làm và khi nào thực hiện. Sinh viên đã thiết kế một bảng đánh giá sàng lọc như sau Bảng 4.9 để đánh giá kết quả sàng lọc. Việc đánh giá sàng lọc dựa trên tiêu chí: xưởng đã loại bỏ hết mọi vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết cho công việc mà thôi.
Chúng ta sẽ dựa vào cách phân chia tất cả tài sản có trong xưởng để đánh giá cho từng hạng mục như: máy móc, các vật dụng dùng trong sản xuất, nguyên vật liệu, bán thành
BẢNG PHÂN LOẠI DỤNG CỤ/ SẢN PHẨM/ MÁY MÓC CẦN LOẠI BỎ
Bộ phận: ……… STT TÊN SỐ LƯỢNG LÝ DO PHÂN LOẠI 1. Không cần thiết 2. Sản phẩm lỗi 3. Ít sử dụng 4. Không rõ công dụng 5. Nguyên vật liệu dư thừa 6. Bán thành phẩm dư thừa 7. Khác: (ghi rõ)………
CÁCH XỬ LÝ ĐỀ NGHỊ
1. Lưu tách biệt để thanh lý
2. Lưu kho để tái sử dụng 3. Chuyển giao cho bộ
phận khác (ghi rõ) 4. Khác (ghi rõ)…..
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN 5S
1. Lưu tách biệt để thanh lý 2. Lưu kho để tái sử dụng
3. Chuyển giao cho bộ phận khác (ghi rõ) 4. Vẫn còn sử dụng được (không loại bỏ) 5. Khác (ghi rõ)………. 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
phẩm, thiết bị văn phòng, dụng cụ cá nhân, dụng cụ vệ sinh dựa trên tiêu chí đã nêu ở trên. Nếu hạng mục nào đạt yêu cầu thì đánh dấu vào ô “Đạt”, chưa đạt yêu cầu thì đánh dấu vào ô “Không đạt”. Đối với các hạng mục chưa đạt thì người đánh giá phải ghi vào ô “Biện pháp cải tiến” cái gì cần phải làm tiếp để dựa vào đó làm cơ sở cho việc cải tiến. Đồng thời, người đánh giá có thể đề nghị thêm người chịu trách nhiệm và thời gian thực hiện để cho công việc được tiến hành triệt để. Với việc đánh giá sàng lọc trên sẽ cho Ban chỉ đạo sẽ rà soát được cái gì mình đã làm được, cái gì chưa làm được, từ đó tiếp tục thực hiện để hoàn tất công việc sàng lọc, trả lại mặt bằng thông thoáng cho xưởng.
4.4 SẮP XẾP
4.4.1 Cái gì cần sắp xếp?
Sắp xếp nghĩa là có chỗ cho mọi thứ và mọi thứ đúng chỗ của nó. Hiện tại trong xưởng hầu như chưa quy định cụ thể vị trí của từng loại vật dụng hay thiết bị, sự phân chia khu vực vị trí cũng chưa rõ ràng, vì vậy công nhân thường phải tốn công sức rất nhiều để tìm kiếm các vật dụng khi cần thiết, đồng thời việc di chuyển để tìm kiếm cũng rất xa bởi các vật dụng thường đặt lung tung, nhiều vị trí, không rõ ràng. Ngoài ra nhiều thứ còn sắp xếp không hợp lý, có thể gây nguy hiểm cho người công nhân. Sau đây là một số hình ảnh thực tế cho công tác sắp xếp tại xưởng:
Bảng 4.9 Bảng đánh giá sàng lọc
Checksheet (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Seiri Bộ phận:
Người kiểm tra:
Hạng mục Điểm cần kiểm tra Đạt Không đạt Biện pháp cải tiến Người thực hiện Thời gian thực hiện
1. Máy móc
Các máy không còn sử dụng: máy offset 1 màu, máy đục mắt ngỗng… đã loại bỏ ra khỏi nơi làm việc hay tập hợp vào một chỗ khác
2. Các vật dụng dùng trong sản xuất
Đã loại bỏ các thiết vật dụng cũ, hư hỏng không còn sử dụng được ra khỏi nơi làm việc.
3. Nguyên vật liệu
Đã loại bỏ các loại mực in, giấy in cũ, không còn sử dụng ra khỏi nơi làm việc 4. Bán
thành phẩm
Đã loại bỏ các bán thành phẩm in, bán thành phẩm cắt, bán thành phẩm bế dư, loại bỏ ra khỏi nơi làm việc
5. Thiết bị văn phòng
Đã loại bỏ các vật dụng, hồ sơ, bàn ghế cũ… ra khỏi văn phòng xưởng
6. Vật dụng cá nhân
Đã loại bỏ các vật dụng cá nhân cũ, không sử dụng ra khỏi nơi làm việc
7. Dụng cụ vệ sinh
Đã loại bỏ các dụng cụ vệ sinh cũ, không sử dụng ra khỏi nơi làm việc
Hình 4.13 Hình thực tế sắp xếp tại khu vực kiểm phẩm
Rất nhiều loại sản phẩm được xếp chồng lên nhau, không phân biệt được đâu là sản phẩm loại bỏ, đâu là sản phẩm bị khách hàng trả về, đâu là sản phẩm dư. Việc xếp chồng lên như vậy rất dễ đổ và gây nguy hiểm cho người công nhân khi lấy sản phẩm.
Hình 4.14 Hình thực tế sắp xếp tại kệ đựng mẫu sản phẩm (khu máy in)
Các mẫu sản phẩm để lộn xộn, không ngăn nắp. Không dán nhãn quy định chỗ để của từng loại mẫu sản phẩm, đồng thời kệ không được quét dọn nên bám rất nhiều bụi.
Hình 4.15 Hình minh họa thực tế sắp xếp đối với vật dụng cá nhân.
Các vật dụng cá nhân được đem vào trong xưởng mà không có vị trí cất giữ, làm cho mặt bằng xưởng càng thêm bề bộn.
Từ các hình ảnh trên ta thấy được công tác sắp xếp tại xưởng hầu như chưa được quan tâm. Các vật dụng được sắp xếp theo ý chủ quan mà chưa có sự quy hoạch cụ thể. Vì vậy việc sắp xếp là một trong các công việc nên đáng được quan tâm và cải tiến, nếu thực hiện tốt công việc này vừa tạo cho xưởng sự gọn gàng ngăn nắp mà còn tiết kiệm được thời gian di chuyển và thời gian tìm kiếm của công nhân, góp phần vào việc tăng năng suất lao động.
4.4.2 Các nguyên tắc sắp xếp
Khi sắp xếp phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
a. Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO
Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO nhằm đảm bảo các sản phẩm sản xuất ra trước được xử lý trước. Theo nguyên tắc này đảm bảo không có mặt hàng nào bị lãng quên, lâu ngày không sử dụng làm cho bị ố vàng.
Hình 4.16 Hình minh họa cho nguyên tắc sắp xếp FIFO
b. Mọi vật đều có chỗ của nó (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyên tắc này yêu cầu xưởng phải quy hoạch lại chỗ để của các loại dụng cụ thiết bị cũng như khu vực của từng công đoạn và dán nhãn cho từng vị trí nhằm tránh tình trạng lộn xộn. Sắp xếp theo nguyên tắc này đảm bảo tránh được sự nhầm lẫn và mọi người dễ dàng tìm kiếm ra mọi vật khi cần.
c. Mọi vật đặt đúng vị trí quy định
Nguyên tắc này yêu cầu mọi vật phải đặt đúng vị trí quy định nhằm tránh trường hợp tuy đã quy định chỗ để và dán nhãn cho từng vị trí nhưng mọi thứ vẫn để lộn xộn, không đúng chỗ. Để thực hiện tốt nguyên tắc này yêu cầu có sự kiểm soát chặt chẽ của trưởng các khu vực cũng như ý thức cao của người công nhân.
Hình 4.17 Hình minh họa cho nguyên tắc sắp xếp mọi thứ đúng vị trí củanó
d. Sử dụng các công cụ trực quan để quản lý mọi vật
Việc sử dụng các công cụ trực quan như màu sắc, tín hiệu để quản lý công việc sẽ làm gia tăng hiệu quả công việc. Ví dụ như vẽ vạch mặt bằng sản xuất, đánh dấu các khu vực nguy hiểm… sẽ làm gia tăng hiệu quả vận chuyển và tăng cường an toàn cho công nhân.
A A A A A
Chiều để giấy
Chiều lấy giấy
A B C D E
e. Chiều cao khi sắp xếp không nên cao quá đầu, chỉ ngang tầm ngực
Nguyên tắc này đảm bảo an toàn lao động đồng thời giảm được việc chắn tầm nhìn. Hiện tại trong xưởng người công nhân xếp hàng lên các pallet rất cao, vừa nguy hiểm, vừa dễ bị đổ mà còn khó vận chuyển. Vì vậy, xưởng nên thay đổi thói quen và thực hiện theo nguyên tắc này.
f. Đ ồ dùng cá nhân phải để tách biệt với đồ dùng công ty
Những đồ vật cá nhân như mũ bảo hiểm, giỏ xách, áo mưa… phải được cất giữ bên ngoài khu vực nhà xưởng. Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi công ty phải trang bị nơi để đồ cá nhân cho nhân viên và ý thức thực hiện của nhân viên.
g. Những thứ để thường xuyên sử dụng thì để gần nơi làm việc, những thứ ít sử dụng hơn thì để xa hơn.
Nguyên tắc trên nhằm tiết kiệm thời gian di chuyển để lấy vật khi cần thiết.
4.4.3 Tiến hành sắp xếp
Việc sắp xếp mang lại rất nhiều tiện ích trong công việc. Muốn việc sắp xếp đạt hiệu quả thì không gian mặt bằng xưởng là rất quan trọng, đóng góp rất lớn cho sự thành công của công việc này, khi mặt bằng đủ lớn ta có thể dễ quy hoạch vị trí cho từng công đoạn hay từng sản phẩm. Tuy nhiên hiện tại mặt bằng xưởng hẹp hơn so với quy mô sản xuất, quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, lượng đặt hàng ngày càng nhiều dẫn đến mặt bằng hiện tại không đáp ứng kịp, ngoài ra một phần xưởng lại bị bộ phận kho vận mượn tạm để chất hàng vì vậy càng làm cho mặt bằng xưởng càng thu hẹp. Thế nhưng không phải như thế là chúng ta không thể làm gì để cải tiến tình hình hiện tại, chúng ta có thể cải thiện tình trạng hiện tại sao cho phù hợp nhất, tiện lợi nhất cho công việc. Có rất nhiều thứ cần phải sắp xếp lại, bố trí quy định vị trí rõ ràng. Khi làm được như vậy thì mặt bằng xưởng sẽ không hẹp như chúng ta tưởng, mà sẽ có nhiều không gian hơn cho các công việc khác.
a. Tiến hành sắp xếp đối với khu vực văn phòng
Khu văn phòng tương đối gọn gàng sạch sẽ, sau khi đã loại bỏ đi một số bàn ghế không sử dụng sau khi loại bỏ làm cho văn phòng rộng hơn và dễ dàng cho việc sắp xếp hơn. Vì đã quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 nên các loại hồ sơ giấy tờ sắp xếp có hệ thống và rất rõ ràng. Hiện tại chỉ có kệ để mực in và phim in là còn lộn xộn và chưa có dán nhãn cho từng vị trí.
Hình 4.18 Hình minh họa sắp xếp cho hồ sơ tài liệu
b. Tiến hành phân chia vị trí và vẽ vạch đối với khu sản xuất
Mặt hàng của xưởng rất nhiều và qua nhiều công đoạn gia công, sự di chuyển bán thành phẩm giữa các công đoạn là thường xuyên vì vậy mà việc vẽ vạch phân chia các khu vực gia công, khu đường đi là rất quan trọng. Ngoài ra như chúng ta thấy trong phần