- Cỏc khoản hồi khấu cho khỏch hàng thường xuyờn, khỏch hàng lớn, cho đại lý cú doanh số bỏn chưa được phản ỏnh vào tài khoản chiết khấu thương mại 521.
3.2.1 Hoàn thiện tổchức hệ thống chứng từ và luõn chuyển chứng từ
Cựng với sự thay đổi từng bước cơ chế quản lý tài chớnh và chế độ thống kờ, kế toỏn, hệ thống chứng từ ban đầu cũng thường xuyờn được cải tiến, bổ sung phự hợp với chuẩn mực kế toỏn Việt nam và quốc tế. Tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng kế toỏn, luõn chuyển xử lý chứng từ là khõu quan trọng, quyết định đến chất lượng thụng tin kế toỏn. Việc tổ chức luõn chuyển chứng từ trong Tổng cụng ty nhằm bảo đảm cung cấp thụng tin kịp thời, nhanh chúng, trỏnh chồng chộo là rất cần thiết. Do đặc thự của ngành nghề kinh doanh, hệ thống chứng từ của Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam ngoài cỏc chứng từ bắt buộc theo mẫu in sẵn của Bộ Tài chớnh và Tổng cục thống kờ,
cũn cú cỏc chứng từ do hóng phỏt hành và cỏc hóng Hàng khụng khỏc phỏt hành. Lượng chứng từ này phỏt sinh rất lớn và hiện nay HKVN đang sử dụng hai hệ thống chớnh phục vụ cho cụng tỏc quản lý bỏn chứng từ vận chuyển là hệ thống đặt giữ chỗ hành khỏch (Gabriel) và hệ thống đặt giữ chỗ hàng hoỏ (SITA Cargo). Đặc điểm của hai hệ thống này là trước khi xuất chứng từ vận chuyển mọi thụng tin về yờu cầu vận chuyển của khỏch hàng được cập nhật vào hệ thống làm cơ sở để theo dừi và kiểm soỏt quỏ trỡnh sử dụng dịch vụ vận chuyển của khỏch hàng. Những thụng tin trờn hệ thống này cũn là cơ sở để tớnh giỏ cước và được in ra trờn mặt chứng từ vận chuyển (những chứng từ xuất theo hỡnh thức này được gọi là xuất tự động). Trong trường hợp cần thiết cú thể xem được ‘mặt nạ” của chứng từ vận chuyển (những thụng tin sẽ in ra trờn mặt chứng từ vận chuyển). Đặc điểm của hệ thống này là cú thể kết xuất dữ liệu ra dạng dữ liệu chuẩn hoỏ để sử dụng cho nhiều mục đớch. Hệ thống đặt giữ chỗ núi trờn cú khả năng cho phộp cỏc hóng hàng khụng sử dụng ở bất cứ lỳc nào, ở đõu trờn thế giới đều cú thể truy cập và kiểm tra thụng tin về chứng từ vận chuyển. Hệ thống này cú tớnh bảo mật cao, phõn quyền rừ ràng và lưu lại được toàn bộ cỏc diễn biến trong quỏ trỡnh đặt chỗ và xuất chứng từ.
Theo số liệu thống kờ của Hàng khụng Việt nam thỉ tỷ lệ chứng từ sử dụng xuất chứng từ tự động chiếm khoảng trờn 90%. Những chứng từ khụng xuất tự động (chứng từ viết tay) chủ yếu là chứng từ vận chuyển hàng hoỏ, bưu kiện và một số ớt là chứng từ vận chuyển hành khỏch.
Cỏc hệ thống khỏc của Vietnam Airlines như hệ thống đại lý BSP… cũng đang được sử dụng hệ thống dữ liệu điện tử để lập bỏo cỏo bỏn chứng từ cho Vietnam Airlines.
Như võy, việc sử dụng chứng từ điện tử (Electronic Ticket) ở Tổng cụng ty HKVN trong quản lý, kiểm soỏt và hạch toỏn kế toỏn là hết sức cần thiết. Cơ sở của chứng từ điện tử là sử dụng hệ thống dữ liệu xuất vộ tự động của Tổng cụng ty và cỏc dữ liệu bỏn của BSP. Chứng từ điện tử là cỏc bản ghi bằng điện tử dựng cho cỏc dịch vụ Hàng khụng, nú cũng bao gồm vộ vận chuyển hành khỏch, vộ hành lý tớnh cước, MCO, FIM điện tử…. Mọi giao dịch về đặt chỗ, thanh toỏn khỏch hàng cú thể thực hiện qua mạng Internet, sau đú khỏch hàng sẽ được cung cấp phiếu cú số confirmation number cú thể in ra từ email, khỏch hàng cú thể trỡnh phiếu này ở quầy check in để nhận thẻ lờn
mỏy bay hoặc ở bất kỳ phũng vộ nào trong thành phố để nhận vộ trước. Giải phỏp này rất cú ý nghĩa thực tiễn ở 2 lý do sau:
- Hệ thống đặt giữ chỗ toàn cầu núi trờn được cung ứng cho hầu hết cỏc Hóng hàng khụng trờn thế giới sử dụng. Thụng tin trờn hệ thống đang được cỏc Hóng hàng khụng sử dụng là một trong những cơ sở để xử lý khi làm thủ tục chấp nhận vận chuyển cho khỏch hàng.
- Trong trường hợp xuất chứng từ theo hỡnh thức PTA, thụng tin trờn hệ thống đó là một cơ sở xỏc nhận là khỏch hàng đó thanh toỏn cho Hàng khụng Việt Nam. Bảng kờ điện tử PTA hiện nay đang được chấp nhận là chứng từ thu thay tiền của Hàng khụng Việt Nam.
Để ỏp dụng giải phỏp này, thụng tin phản ỏnh trờn chứng từ gốc và dữ liệu điện tử cũng cần cú sự thay đổi, bổ sung cho phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành. Cụ thể:
- Đối với cỏc khoản xuất chứng từ theo hợp đồng quảng cỏo khuyến mại thanh toỏn bằng chứng từ vận tải, mặc dự khụng thu tiền nhưng vẫn phải thể hiện như những chứng từ cú thu tiền. Giỏ cước thể hiện trờn bỏo cỏo và chứng từ sẽ là giỏ ỏp dụng bằng ngõn sỏch khuyến mại tương ứng với giỏ trị hợp đồng quảng cỏo và khuyến mại. Số tiền trờn bỏo cỏo này sẽ được coi như là một khoản thu bỏn tại đơn vị xuất chứng từ và tương ứng là khoản chi khuyến mại của Tổng cụng ty.
- Đối với chứng từ vận chuyển nội bộ (miễn giảm cước) khi xuất chứng từ cần ghi nhận như chứng từ thu đủ tiền. Giỏ trị này sẽ được ghi nhận như là chi phớ hoặc giảm doanh thu của doanh nghiệp vào cỏc khoản mục tương ứng.
Về luõn chuyển chứng từ vận tải hàng khụng, sẽ thực hiện quy trỡnh ngược so với quy trỡnh hiện hành. Tổng cụng ty sẽ khụng thụ động chờ bỏo cỏo bỏn từ đơn vị cấp dưới mà sẽ chủ động căn cứ vào số liệu điện tử để lập bỏo cỏo bỏn theo từng thời kỳ. Trờn cơ sở bỏo cỏo đú, Tổng cụng ty lập bảng kờ yờu cầu cỏc đơn vị thu nộp tiền bỏn chứng từ về Tổng cụng ty. Với quy trỡnh luõn chuyển chứng từ mới này Tổng cụng ty sẽ nắm được nhanh chúng cỏc số liệu về thu bỏn chứng từ vận chuyển. Từ đú cú thụng tin nhanh về lưu chuyển tiền tệ, gúp phần làm mắt xớch quan trọng trong kiện toàn hệ thống quản lý tiền tệ tập trung toàn cầu mà Tổng cụng ty đang triển khai.
Tại cỏc đơn vị sau khi nhận được bỏo cỏo xuất vộ tự động tiến hành đối chiếu với bỏo cỏo bỏn tại đơn vị. Trường hợp cú chờnh lệch thực hiện xỏc định nguyờn nhõn và lập bỏo cỏo điều chỉnh tăng, giảm gửi kốm với chứng từ gốc về Tổng cụng ty.
Về vấn đề kiểm soỏt bỏn cần thiết phải thực hiện phõn cấp cụng tỏc kiểm soỏt chứng từ thu bỏn phõn tỏn xuống cỏc văn phũng đại diện, văn phũng chi nhỏnh một cỏch đầy đủ và toàn diện. Việc thực hiện theo mụ hỡnh này sẽ đảm bảo thụng tin kiểm soỏt bỏn được kịp thời và gắn với vựng phỏt sinh. Từ đú sẽ phỏt huy cỏc ưu điểm như: khắc phục được cỏc nhược điểm do xử lý chứng từ bỏn tập trung, tạo cho cỏc cấp thực hiện bỏn cú nguồn số liệu chớnh xỏc phục vụ tốt cho điều chỉnh chớnh sỏch ỏp dụng và điều
Ban Tài chớnh kế toỏn - Tổng Cụng ty
Trung tõm Thống kờ và Tin học
Văn phũng chi nhỏnh, Văn phũng khu vực Hóng hàng
khụng khỏc
Thanh toỏn quốc tế
Đề nghị kiểm tra
Khỏch hàng
Điểm bỏn trực tiếp của Hàng khụng Việt Nam Hệ thống đại lý
Nộp chứng từ quản lý doanh thu
Gửi bảng kờ bỏn chứng từ tự động
Mua chứng từ vận tải
SƠ ĐỒ 3.1: SƠ ĐỒ HOÀN THIỆN LUÂN CHUYỂN CHỨNG VẬN TẢI HÀNG KHễNG TẠI TỔNG CễNG TY HKVN
Kết quả xử lý thụng tin
Gửi bảng kờ thu bỏn
hành cụng tỏc thương mại, bộ phận xử lý chứng từ của Tổng cụng ty sẽ cú điều kiện tập trung vào cỏc cụng việc kiểm tra kiểm soỏt khỏc, nõng cao chất lượng kiểm tra và xử lý thụng tin. Mụ hỡnh này, hiện tại cỏc hóng hàng khụng tiờn tiến như Singapore Airlines, Cathay Pacific, Air France… đều tiến hành xử lý phõn tỏn chứng từ thu bỏn tại cỏc vựng khu vực phỏt sinh (xử lý doanh thu tập trung, xử lý chứng từ thu bỏn phõn tỏn) và đạt được cỏc kết quả rất khả quan.