II Chứng từ hàng tồn kho
2.3.7 Tổchức ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn
Việc ỏp dụng cụng nghệ mới trong cụng tỏc kế toỏn là một trong những ưu điểm nổi trội nhất tại Tổng cụng ty HKVN. Hiện nay, Tổng cụng ty đang triển khai phần mềm kế toỏn GAS với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu khỏ mạnh (Oracle) và hệ thống mỏy tớnh hiện đại, đội ngũ cỏn bộ kỹ thuật trỡnh độ cao (Trung tõm thống kờ và tin học Hàng khụng). Cụng tỏc kế toỏn ở một đơn vị quy mụ lớn với những nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vụ cựng nhiều và phức tạp trong tớnh toỏn như Tổng cụng ty HKVN, sẽ rất khú khăn, thậm chớ khụng thể thực hiện được nếu khụng cú sự trợ giỳp từ mỏy tớnh và những chương trỡnh phần mềm như thế. Hiện nay đó cú 02 trung tõm kiểm soỏt bay, 03 văn phũng khu vực và Ban tài chớnh kế toỏn kết nối với hệ thống GAS, cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc cũn lại sử dụng phần mềm kế toỏn Accounting và liờn kết dữ liệu vào hệ thống GAS thụng qua phần mềm hỗ trợ tại Ban cụng nghệ thụng tin. Một số đơn vị hạch toỏn độc lập như cụng ty xăng dầu hàng khụng, cụng ty in hàng khụng, cụng ty nhựa hàng khụng, cụng ty xuất nhập khẩu hàng khụng, Viện khoa học hàng khụng …. cũng đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn, cỏc phần mềm kế toỏn mà cỏc đơn vị lựa chọn sử dụng ở đõy là phần mềm kế toỏn FAST, phầm mềm kế toỏn MISA, phần mềm kế toỏn ISC…. Nhanh chúng, chớnh xỏc, giảm thiểu khối lượng cụng việc kế toỏn và dễ dàng trong kiểm tra, khụng chỉ cú thế, cỏc phần mềm kế toỏn cũn cho phộp khai thỏc thụng tin một cỏch hiệu quả qua việc cung cấp cỏc bỏo cỏo tài chớnh và quản trị theo mẫu hầu như bất kỳ lỳc nào cú yờu cầu…
2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TỔNG CễNG TY HKVN
Qua quỏ trỡnh tỡm hiểu về tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Tổng cụng ty HKVN cú thể rỳt ra một số ưu điểm và tồn tại như sau:
2.4.1 Ưu điểm
Cựng với sự lớn mạnh khụng ngừng về quy mụ và tốc độ phỏt triển của nền kinh tế đất nước, Tổng cụng ty HKVN ngày càng lớn mạnh và trưởng thành trờn nhiều mặt. Trong đú cụng tỏc tổ chức cụng tỏc kế toỏn khụng ngừng củng cố và hoàn thiện nhằm đỏp ứng yờu vầu ngày càng cao của cụng tỏc quản lý tài chớnh và quản trị doanh nghiệp.
Việc vận dụng hệ thống kế toỏn Việt Nam vào việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Tổng cụng ty HKVN nhỡn chung là đảm bảo tuõn thủ chế độ và phự hợp với đặc điểm của hoạt động kinh doanh của Tổng cụng ty. Nhờ đú mà kế toỏn đó thực sự phỏt huy được vai trũ và trở thành một trong những cụng cụ đắc lực cho quản lý tài chớnh ở cả tầm vi mụ và ở tầm vĩ mụ.
Tổng cụng ty Hàng khụng hiện cú một hệ thống cỏc văn bản về quản lý tài chớnh kế toỏn trong nội bộ Tổng cụng ty và liờn tục được cập nhật, sửa đổi bổ sung hàng năm cho phự hợp với chuẩn mực, chế độ kế toỏn của Nhà nước. Cỏc văn bản đưa ra những quy định mang tớnh nguyờn tắc và mực thước về tổ chức ghi chộp, phương phỏp, thủ tục kế toỏn để thu nhận, tớnh toỏn, xử lý và lập bỏo cỏo tài chớnh. Tổng cụng ty đó cú những văn bản hướng dẫn rất chi tiết về cỏc khỏi niệm, qui định về nội dung kinh tế của từng loại chứng từ núi chung và chứng từ vận tải núi riờng, qui định về sử dụng và quản lý chứng từ kế toỏn, qui định về luõn chuyển và xử lý chứng từ vận tải hàng khụng, quy định về chế độ bỏo cỏo, cũng như cỏch thức ghi sổ chi tiết, tổng hợp, và lập bỏo cỏo tài chớnh. Bờn cạnh đú, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận chức danh cụng việc liờn quan cũng được quy định rất chi tiết và rừ ràng. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn khụng chỉ ở gúc độ tổ chức, kiểm tra kiểm soỏt cụng tỏc kế toỏn đồng bộ từ trờn xuống dưới mà cả trong việc thực hiện cũng như đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho kế toỏn viờn.
Hệ thống kế toỏn hiện hành của Tổng cụng ty mang những đặc tớnh của một hệ thống kế toỏn mở, động và rất linh hoạt. Điều đú thể hiện ở cỏc quy định về cụng tỏc kế toỏn, bao gồm cả những quy định bắt buộc cỏc đơn vị trực thuộc phải tuõn thủ và những quy định cú tớnh hướng dẫn để cỏc đơn vị vận dụng vào điều kiện cụ thể của đơn vị. Cú
thể thấy điều này trong hệ thống tài khoản kế toỏn rất chi tiết hiện đang ỏp dụng trong Tổng cụng ty. Hệ thống tài khoản này được cấu trỳc gồm 6 nhúm với 27 chữ số như đó trỡnh bày ở trờn, trong đú nhúm 3 dựng để hạch toỏn nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo chế độ kế toỏn nhà nước quy định, cỏc nhúm cũn lại theo dừi chi tiết doanh thu, chi phớ theo từng đường bay, loại mỏy bay, từng đơn vị phỏt sinh nghiệp vụ, giỳp cho dễ dàng trong việc tổng hợp số liệu và phõn tớch, đỏnh giỏ hiệu quả theo từng loại đường bay, loại mỏy bay, …. Cấu trỳc tài khoản như vậy tuy hơi dài, khú nhớ, song lại vừa đảm bảo tuõn thủ chế độ nhà nước, vừa đảm bảo thiết lập hệ thống thụng tin kế toỏn quản trị phục vụ yờu cầu quản lý và ra quyết định. Hơn nữa trong cụng tỏc kế toỏn lại được sự trợ giỳp từ chương trỡnh phần mềm kế toỏn hiện đại, cú quy định sử dụng chặt chẽ - buộc cỏc kế toỏn phải cập nhật số liệu ngay sau khi cú chứng từ, do đú kế toỏn đó phần nào cung cấp thụng tin rất nhanh chúng, đầy đủ và chớnh xỏc, và trở thành cụng cụ đắc lực cho quản lý.
2.4.2 Tồn tại
Tuy nhiờn, do tớnh đa dạng và phức tạp của quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ vận tải Hàng khụng, cựng với sự phỏt triển tăng nhanh về tốc độ và khối lượng vận chuyển, đồng thời những quan điểm, phương phỏp quản lý tiền tệ mới nhằm tăng hiệu quả sử dụng vốn cũng đó được đặt ra, dẫn đến cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn đó bộc lộ những vấn đề cần sửa đổi, hoàn thiện Những vấn đề đú thể hiện ở cỏc mặt sau:
* Về tớnh đầy đủ và chớnh xỏc của thụng tin kế toỏn.
Phương phỏp hạch toỏn kế toỏn hiện nay mới chỉ phản ỏnh số liệu tổng hợp, trong khớ đú sản phẩm vận tải hàng khụng là loại sản phẩm dịch vụ được cung ứng và bỏn cho nhiều đối tượng cú mục đớch đi lại, mức thu nhập, tập quỏn tiờu dựng, nguồn kinh phớ khỏc nhau. Mặt khỏc, cơ chế bỏn sản phẩm ngày càng được đẩy mạnh theo hướng đa dạng, nhanh nhạy với thị trường và cú khả năng cạnh tranh với cỏc Hóng hàng khụng khỏc trong khu vực và thế giới. Thể hiện là hệ thống giỏ cước được xõy dựng một cỏch linh hoạt và cú thể kết hợp với cỏc chớnh sỏch chiết khấu khỏc nhau tuỳ thuộc vào tập quỏn tiờu dựng từng thị trường, tuỳ thuộc vào cỏc yờu cầu dành chủ động giành ưu thế hoặc đối phú trong cạnh tranh nhằm tỏc động trực tiếp vào quỏ trỡnh quyết định mua sản phẩm của từng đối tượng tiờu dựng, hoặc tỏc động giỏn tiếp thụng qua cỏc cấu thành
của hệ thống bỏn. Cỏc dạng chiết khấu như chiết khấu theo doanh số bỏn, theo sản lượng, số lượng, theo đối tượng, theo thời vụ, theo thời hạn thanh toỏn sớm, chiết khấu hỗ trợ quảng cỏo khuyến mại, … cũng được ỏp dụng tương đối thụng dụng. Như vậy, nếu sử dụng thực trạng thụng tin trờn sổ kế toỏn hiện nay để phục vụ cụng tỏc quản trị doanh nghiệp, lập kế hoạch, thẩm định kế hoạch sản xuất kinh doanh thỡ khụng đủ cỏc tiờu chuẩn theo yờu cầu. Mặt khỏc, hạch toỏn số liệu kế toỏn tổng hợp như hiện nay dẫn tới một số nghiệp vụ khụng được phản ỏnh đầy đủ: