II Chứng từ hàng tồn kho
2.3.2 Tổchức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Trờn cơ sở hệ thống tài khoản ỏp dụng chung cho cỏc doanh nghiệp theo quyết định 1141/TC/CĐTK ngày 01/11/1995 của bộ trưởng bộ Tài chớnh, Tổng cụng ty
Ban T i chớnh k à ế toỏn - T ng Cụng tyổ Trung tõm Th ng ố kờ v Tin h cà ọ V n phũng chi nhỏnh, v n phũng khu v că ă ự Hóng h ng à khụng khỏc Thanh toỏn qu c tố ế Đề ngh ị Khỏch h ngà i m bỏn tr c ti p Đ ể ự ế c a H ng khụng Vi t ủ à ệ Nam H th ng ệ ố đại lý N p ch ng t qu n lý bỏn, qu n lý ộ ứ ừ ả ả doanh thu N p b ch ng t qu n lý bỏnộ ộ ứ ừ ả Mua ch ng ứ t v n t iừ ậ ả K t qu x lý thụng tinế ả ử S Ơ ĐỒ 2.3: S Ơ ĐỒ LU N CHUY N CH NG T V N T I T I TCT HKVNÂ Ể Ứ Ừ Ậ Ả Ạ
HKVN đó xõy dựng hệ thống tài khoản ỏp dụng phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yờu cầu quản lý của đơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toỏn tại Tổng cụng ty, khụng chỉ bổ sung cỏc tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4 …mà tổng cụng ty đó xõy dựng một hệ thống tài khoản được mó hoỏ với quy mụ rất lớn và độ chi tiết rất cao để phục vụ nhu cầu quản lý, đỏp ứng yờu cầu sản xuất kinh doanh theo quy mụ lớn. Cụ thể, hệ thống tài khoản kế toỏn chi tiết này được xõy dựng trờn cơ sở cỏc nhúm số theo sơ đồ:
|--1---|--2---|----3----|---4---|--5---|---6----| Tổng cộng 27 số Vớ dụ: 01.110.6277.625001.2210.320
Cỏc nhúm số được xõy dựng trờn cơ sở đỏp ứng cỏc yờu cầu về tập hợp số liệu và bỏo cỏo khỏc nhau:
Nhúm 1: là nhúm số cụng ty hay đơn vị, mỗi giỏ trị của nhúm số này được gỏn
cho từng đơn vị cú tổ chức bộ phận kế toỏn độc lập và hàng kỳ phải lập bảng cõn đối tài khoản và cỏc bỏo cỏo kế toỏn. Nhúm số này cũn được gọi là nhúm số cõn bằng (Balancing Segment) vỡ dưới mỗi giỏ trị của nhúm số này tổng phỏt sinh bờn Nợ và bờn Cú của tất cả cỏc tài khoản đều bằng nhau. Nhúm 1 dựng cho việc tổng hợp dữ liệu kế toỏn theo đơn vị.
Nhúm 2: là nhúm trung tõm chi phớ, mỗi giỏ trị của nhúm số này được gỏn cho
từng đơn vị, ban ngành dựa trờn cơ sở tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý ngõn sỏch của Tổng cụng ty. Mỗi trung tõm chi phớ khụng mở sổ sỏch riờng mà chỉ là một bộ phận trong sổ sỏch kế toỏn của một đơn vị trong Tổng cụng ty. Nhúm 2 dựng để quản lý tài sản, lập kế hoạch, tập hợp và bỏo cỏo tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch theo từng loại ngõn sỏch, từng đơn vị, ban.
Nhúm 3: là nhúm tài khoản kế toỏn được mó hoỏ dựa trờn nội dung kinh tế phỏt
sinh tại đơn vị theo quy định trong hệ thống tài khoản đó được Bộ tài chớnh ban hành. Dựng để hạch toỏn nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh theo chế độ kế toỏn nhà nước quy định.
Nhúm 4: là nhúm tiểu khoản kế toỏn được mó hoỏ chi tiết theo nội dung của cỏc
nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhằm quản lý ngõn sỏch sản xuất đối với cỏc tài khoản quản lý sản xuất và quản lý tài chớnh đối với cỏc loại tài khoản quản lý tài sản.
Nhúm 5: là nhúm đường bay/sản phẩm dựng để mó hoỏ cỏc số hiệu chuyến bay trong
lịch bay đang khai thỏc của hóng Hàng khụng quốc gia Việt Nam hoặc cỏc sản phẩm thuộc cỏc đơn vị mặt đất, cỏc xưởng sửa chữa mỏy bay thuộc khối hạch toỏn tập trung Tổng cụng ty. Mục đớch để tập hợp và phõn bổ tất cả cỏc chi phớ và doanh thu liờn quan đến từng chuyến bay thương mại của hóng Hàng khụng quốc gia Việt Nam hoặc cỏc sản phẩm dịch vụ của cỏc đơn vị mặt đất, cỏc xưởng sửa chữa mỏy bay.
Nhúm 6: là nhúm loại mỏy bay, dựng để mó hoỏ cỏc loại mỏy bay hiện nay của
Tổng cụng ty HKVN đang khai thỏc. Mục đớch để tập hợp, phõn bổ tất cả cỏc khoản chi phớ và doanh thu cho từng loại mỏy bay.
(Phụ lục 2.1: Hệ thống tài khoản kế toỏn sử dụng tại Tổng cụng ty HKVN)
Tổng cụng ty vận dụng hệ thống tài khoản trờn để hạch toỏn về TSCĐ mua, đi thuờ; hạch toỏn tài sản bằng tiền, hạch toỏn chi phớ, doanh thu, kết quả kinh doanh, nghĩa vụ với ngõn sỏch Nhà nước theo đỳng chế độ, luật kế toỏn. Sau đõy là một số bỳt toỏn cơ bản về kinh doanh vận tải hàng khụng phỏt sinh tại Tổng cụng ty:
* Hạch toỏn doanh thu
* Hạch toỏn thu bỏn chứng từ tại cỏc VPKV và VPCN
Trong vũng 5 ngày kể từ ngày cuối cựng của kỳ bỏo cỏo, cỏc đại lý lập bỏo cỏo bỏn và nộp cho cỏc VPKV và VPCN bao gồm bỏo cỏo bỏn thanh toỏn bằng tiền và bỏo cỏo bỏn thanh toỏn bằng cỏc chứng từ cú giỏ trị được chấp nhận trong thụng lệ vận chuyển quốc tế và quy định của HKVN.
- Căn cứ vào bỏo cỏo bỏn thanh toỏn bằng tiền, kế toỏn ghi: Nợ TK 111, 112, 113 - Phần đó thu tiền
Nợ TK 131 - Phần phải thu đại lý
Cú TK 331 - Chi tiết theo từng nội dung bỏn: giỏ vộ, thuế… - Đối với bỏo cỏo bỏn thanh toỏn bằng chứng từ:
+ Trường hợp giỏ trị chứng từ mới lớn hơn giỏ trị chứng từ cũ và khỏch hàng phải nộp thờm tiền, kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 131… Giỏ trị chứng từ thu thờm Nợ TK 336 - Giỏ trị chứng từ đổi
Cú TK 331 Giỏ trị chứng từ mới: giỏ vộ, thuế….
+ Trường hợp giỏ trị chứng từ mới nhỏ hơn giỏ trị chứng từ cũ, phải truy hoàn tiền cho khỏch hàng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 336 - Giỏ trị chứng từ đổi
Cú TK 111, 112, 331… Giỏ trị hoàn lại cho khỏch hàng Cú TK 331 - Giỏ trị chứng từ mới
- Hoa hồng đại lý được bự trừ trờn bỏo cỏo bỏn đại lý, kế toỏn ghi: Nợ TK 641(6417) - Hoa hồng đại lý, tổng đại lý
Cú TK 131 - Chi tiết theo đối tượng đại lý
- Hàng thỏng, sau khi lập xong bỏo cỏo, cỏc VPCN, VPKV thực hiện kết chuyển toàn bộ số thu trờn cỏc tài khoản theo dừi thu bỏn về TK 336 để thu nộp về Tổng cụng ty
Nợ TK 331 - Số thu bỏn trong kỳ
Cú TK 336 - Số thu bỏn trong kỳ
* Hạch toỏn doanh thu vận tải tại Tổng cụng ty
- Khi nhận được bỏo cỏo bỏn của VPCN, VPKV, kế toỏn ghi: Nợ TK 136 Chi tiết theo đối tượng đơn vị cấp cơ sở
Cú TK 331 Chi tiết theo nội dung giỏ, thuế….
- Trường hợp chi hoàn chứng từ, căn cứ vào bảng kờ giỏ trị chứng từ thu thay tiền và chứng từ gốc do cỏc đơn vị chuyển về, kế toỏn ghi:
Nợ TK 331 Giỏ trị thu bằng chứng từ
- Căn cứ vào "Bỏo cỏo tổng hợp kết quả sản lượng và doanh thu vận chuyển chứng từ 738 xuất" - cột doanh thu vận chuyển chứng từ 738 thực tế thực hiện trong kỳ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 331.thu bỏn
Cú TK 511(5113) - doanh thu
- Căn cứ cột thuế phải trả, kế toỏn lập hồ sơ thanh toỏn và kết chuyển sang tài khoản 331.phải trả.thuế, chi tiết theo từng đối tượng phải trả. Vớ dụ, kết chuyển số thuế giỏ trị gia tăng phải nộp trong kỳ.
Nợ TK 331.phải trả.thuế
Cú TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp trong kỳ
- Căn cứ vào chứng từ 738 mà cỏc hóng quốc tế khỏc vận chuyển (chi tiết theo hóng) và thanh toỏn trong kỳ kế toỏn, lập cỏc hoỏ đơn phải trả cho cỏc hóng hàng khụng quốc tế đú, kế toỏn ghi:
Nợ TK 331 Theo nội dung thu bỏn chứng từ hành khỏch, hành lý, MCO… Cú TK 331 Phải trả hóng khỏc qua ICH
Cú TK 331 Phải trả hóng khỏc khụng qua ICH
Phần hoa hồng Interlines khấu trừ trờn hoỏ đơn đũi tiền được hạch toỏn vào doanh thu thực hiện:
Nợ TK 331 Khấu trừ hoa hồng
Cú TK 511(5113) Hoa hồng vận chuyển Interlines
- Căn cứ vào bỏo cỏo số lượng và doanh thu cỏc chứng từ khỏc 738 thanh toỏn trong kỳ - chi tiết theo cỏc hóng hàng khụng quốc tế, kế toỏn lập hoỏ đơn phải thu cỏc hóng hàng khụng quốc tế:
Nợ TK 131 Phần phải thu hóng khỏc từ vận chuyển interlines Cú TK 5113 - doanh thu
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thực hiện sang tài khoản xỏc định kết quả kinh doanh 911 :
Nợ TK 511 (5113)
Cú TK 911: xỏc định kết quả
Hiện nay cỏc chuyến bay cho cỏn bộ cụng nhõn viờn của Tổng cụng ty đi cụng tỏc, cỏc trường hợp khuyến mại, tài trợ đổi chứng từ vận chuyển lấy quảng cỏo… khi xuất vộ miễn giảm cước khụng được ghi nhận thu bỏn chứng từ và đồng nghĩa với việc khi thực hiện dịch vụ khụng được ghi nhận doanh thu.
Cỏc khoản chiết khấu thương mại như cỏc chớnh sỏch giảm giỏ ỏp dụng cho khỏch hàng lớn (Corporate Account), chiết khấu cho đại lý cú doanh số bỏn lớn (thể hiện dưới dạng giảm giỏ khuyến khớch theo tỷ lệ với doanh số bỏn)... Cỏc khoản chiết khấu thương mại này hiện đang được ghi nhận vào chi phớ bỏn hàng. Bờn cạnh đú cỏc chương trỡnh chăm súc khỏch hàng như chương trỡnh Bụng sen vàng, chương trỡnh khỏch hàng ưu tiờn... cũng đang phỏt triển rộng rói.Theo quy chế hoạt động của chương trỡnh này thỡ khỏch hàng sau khi sử dụng dịch vụ của Hàng khụng Việt nam đạt một số lượng nhất định sẽ được hưởng cỏc ưu đói như cấp chứng từ vận tải miễn cước, giảm cước, nõng hạng phục vụ cao hơn so với giỏ bỏn... Thực chất đõy là cỏc khoản hồi khấu thương mại của HKVN cho khỏch hàng. Hiện nay cỏc khoản này đang khụng được phản ỏnh hoặc phản ỏnh khụng đầy đủ trờn sổ kế toỏn, trong khi đú cỏc chi phớ phục vụ khỏch hàng của chương trỡnh này lại được phản ỏnh đầy đủ vào chi phớ.
* Hạch toỏn chi phớ
- Căn cứ vào tờ kờ chi tiết nguyờn nhiờn vật liệu sử dụng cho mỏy bay, kế toỏn hạch toỏn chi phớ nguyờn nhiờn vật liệu trực tiếp như sau:
Nợ TK 621 Chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp Cú TK 611
- Căn cứ vào cỏc bỏo cỏo chi tiết của cỏc Đơn vị Đoàn bay, đoàn tiếp viờn,… kế toỏn hạch toỏn chi phớ nhõn cụng trực tiếp như sau:
Nợ TK 622 Chi phớ nhõn cụng trực tiếp TK 338, 334
- Căn cứ vào bảng thanh toỏn chi tiết cho nhõn viờn phõn xưởng, chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ khấu hao tài sản, chi phớ dịch vụ mua ngoài, kế toỏn ghi:
Nợ TK 627 Chi phớ sản xuất chung
Cú TK 334, 338, 153, 214, 141, 142, 331…. - Cuối kỳ kế toỏn kết chuyển chi phớ để tớnh giỏ thành
Nợ TK 631 Kết chuyển chi phớ tớnh giỏ thành Cú TK 621, 622, 627
- Kết chuyển giỏ thành dịch vụ tiờu thụ Nợ TK 632
Cú TK 631 Giỏ thành dịch vụ tiờu thụ
* Hạch toỏn kết quả kinh doanh
- Kết chuyển doanh thu cung cấp dịch vụ Nợ TK 511, 512
Cú TK 911 Kết chuyển doanh thu thuần - Kết chuyển chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 911
Cú TK 641, 642 Chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý DN - Kết chuyển giỏ vốn hàng bỏn
Nợ TK 911
Cú TK 632 Giỏ vốn hàng bỏn - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chớnh
Nợ TK 515
Cú TK 911 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chớnh - Kết chuyển chi phớ tài chớnh
Nợ TK 911
Cú TK 635 Chi phớ tài chớnh - Kết chuyển thu nhập khỏc
Nợ TK 711
- Kết chuyển chi phớ khỏc Nợ TK 911
Cú TK 811 Chi phớ khỏc - Kết chuyển lói
Nợ TK 911
Cú TK 421 Lói chưa phõn phối * Hạch toỏn cỏc khoản nội bộ
- Khi cấp vốn kinh doanh cho cỏc đơn vị, kế toỏn ghi: Nợ TK 136 Thanh toỏn vốn cố định
Cú TK 111,112, 211, ….
- Cỏc khoản phải thu hoặc đó thu của đơn vị cấp dưới để hỡnh thành quỹ quản lý cấp trờn, kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 111, 112, 136… Cú TK 451
- Cỏc khoản phải thu về bỏn chứng từ vận chuyển từ cỏc VPCN, VPKV Nợ TK 136 chi tiết theo đối tượng
Cú TK 331 Thu bỏn chứng từ
- Cỏc khoản phải trả cho cỏc đơn vị về khoản chi hộ, trả hộ Nợ TK 111, 112, 627…
Cú TK 336 Cỏc khoản chi hộ, trả hộ - Phải trả về mua hàng hoỏ của cỏc đơn vị nội bộ
Nợ TK 111, 112, 152, 627…
Cú TK 336 Chi tiết theo đối tượng - Bự trừ số phải thu và phải trả
Nợ TK 336
Cú TK 136