a) Tổ chức phần hành kế toỏn
Khối lượng cụng tỏc kế toỏn là căn cứ để xõy dựng bộ mỏy kế toỏn thớch hợp. Khối lượng cụng tỏc kế toỏn bao gồm hai hệ thống:
- Kế toỏn tài chớnh: Kế toỏn cỏc sự kiện đó xảy ra, trờn cơ sở chứng từ phỏp lý - hệ thống hoỏ xử lý và cung cấp thụng tin cho nội bộ và cho người bờn ngoài doanh nghiệp.
- Kế toỏn quản trị: Chủ yếu dựa vào nguồn số liệu đó phản ỏnh trờn chứng từ, kết hợp phương phỏp phõn tớch xử lý dự bỏo cho việc ra cỏc quyết định ngắn hạn, dài hạn, định hướng tới tương lai và phục vụ cho quản trị nội bộ mà khụng phục vụ cho người bờn ngoài doanh nghiệp.
Phần hành kế toỏn là thuật ngữ dựng để chỉ ra khối lượng cụng tỏc kế toỏn bắt buộc cho một đối tượng hạch toỏn. Mỗi phần hành kế toỏn là sự cụ thể hoỏ nội dung hạch toỏn gắn với đặc trưng của đối tượng hạch toỏn. Mỗi loại hỡnh doanh nghiệp (sản
xuất, lưu thụng, phõn phối, dịch vụ …) sẽ cú cỏc phần hành kế toỏn chủ yếu khỏc nhau. Phần hành chủ yếu thường đặc trưng cho loại hỡnh hoạt động của doanh nghiệp, nú thể hiện qua nhiều dấu hiệu mà dấu hiệu trước hết là mật độ phỏt sinh nghiệp vụ dày đặc, hoạt động hoặc đối tượng được phản ỏnh ở phần hành chủ yếu cú tớnh chất quyết định tới hiệu quả kinh doanh. Cỏc phần hành kế toỏn cú mối liờn hệ với nhau nờn việc phõn cụng cần đảm bảo khoa học và cú sự tỏc động qua lại để cựng thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ kế toỏn của doanh nghiệp. Quan hệ giữa cỏc kế toỏn phần hành là quan hệ ngang, mang tớnh chất tỏc nghiệp.
Trong một doanh nghiệp, khối lượng cỏc phần hành kế toỏn tài chớnh thường bao gồm:
+ Phần hành kế toỏn lao động tiền lương + Phần hành kế toỏn Vật tư - Tài sản cố định
+ Phần hành kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm + Phần hành kế toỏn cụng nợ
+ Phần hành kế toỏn thành phẩm, tiờu thụ và xỏc định kết quả tiờu thụ
+ Phần hành kế toỏn tổng hợp (cỏc phần hành kế toỏn cũn lại và lập bỏo cỏo tài chớnh)
+ Ngoài ra nếu cụng tỏc tài chớnh chưa được tổ chức riờng thỡ cơ cấu thành một bộ phận độc lập nằm trong bộ mỏy kế toỏn thống kờ của doanh nghiệp để thực hiện cỏc chức năng tài chớnh của doanh nghiệp như lập kế hoạch tài chớnh, tổ chức huy động và sử dụng vốn, tổ chức thanh toỏn cụng nợ.
Khối lượng kế toỏn quản trị thường gồm những phần hành sau:
+ Phần hành về chi phớ sản xuất và kết quả tiờu thụ theo từng loại sản phẩm, từng ngành, từng cụng tỏc dịch vụ
+ Phần hành xõy dựng cỏc khoản dự toỏn ngõn sỏch cho cỏc mục tiờu hoạt động + Phần hành về phõn tớch thụng tin cho việc ra cỏc quyết định đầu tư ngắn, dài hạn. Việc xỏc định và khỏi niệm rừ phần hành kế toỏn trong khối lượng cụng tỏc kế toỏn của một đơn vị kế toỏn là căn cứ để hỡnh thành bộ mỏy nhõn sự của kế toỏn. Cơ
sở của khỏi niệm phần hành kế toỏn là đối tượng hạch toỏn với những đặc trưng cơ bản của nú.
b) Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Việc tổ chức thực hiện cỏc chức năng nhiệm vụ hạch toỏn kế toỏn trong một đơn vị kế toỏn do bộ mỏy kế toỏn đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ mỏy kế toỏn cho doanh nghiệp - trờn cơ sở định hỡnh được khối lượng cần phải đạt về hệ thống thụng tin kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của một doanh nghiệp trờn gúc độ tổ chức lao động kế toỏn là tập hợp những người làm kế toỏn tại doanh nghiệp với cỏc phương tiện trang thiết bị dựng để ghi chộp, tớnh toỏn xử lý toàn bộ thụng tin liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp từ khõu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khõu tổng hợp, cung cấp những thụng tin kinh tế về cỏc hoạt động của doanh nghiệp. Cỏc nhõn viờn kế toỏn trong một bộ mỏy kế toỏn cú mối liờn hệ chặt chẽ qua lại xuất phỏt từ phõn cụng lao động phần hành trong bộ mỏy. Mỗi cỏn bộ, nhõn viờn đều được quy định rừ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đú tạo thành mối liờn hệ cú tớnh vị trớ, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Guồng mỏy kế toỏn hoạt động cú hiệu quả là do sự phõn cụng, tạo lập mối liờn hệ chặt chẽ giữa cỏc loại lao động kế toỏn theo tớnh chất khỏc nhau của khối lượng cụng tỏc kế toỏn.
Trong bộ mỏy kế toỏn, mỗi kế toỏn viờn phần hành và kế toỏn tổng hợp đều cú chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riờng về khối lượng cụng tỏc kế toỏn được giao.
Cỏc kế toỏn phần hành cú thể chuyờn mụn hoỏ sõu theo từng phần hành hoặc cú thể kiờm nhiệm một số phần hành theo nguyờn tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toỏn. Kế toỏn phần hành phải cú trỏch nhiệm quản lý trực tiếp, phản ỏnh thụng tin kế toỏn, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chộp phản ỏnh tổng hợp đối tượng kế toỏn phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toỏn ban dầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới cỏc giai đoạn kế toỏn tiếp theo: Ghi sổ kế toỏn phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trờn sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động… lập bỏo cỏo phần hành được giao. Cỏc kế toỏn phần hành đều cú trỏch nhiệm liờn hệ với kế toỏn tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập bỏo cỏo định kỳ chung ngoài bỏo cỏo phần hành.
Tuỳ theo tỡnh hỡnh cụ thể của từng doanh nghiệp về vấn đề phõn cấp quản lý tài chớnh, số lượng nhận viờn kế toỏn, điều kiện cơ giới hoỏ cụng tỏc kế toỏn mà Kế toỏn trưởng thực hiện điều hành mọi hoạt động trong bộ mỏy kế toỏn của một cấp cụ thể, chỉ đạo về nghiệp vụ, hướng dẫn chấp hành quy chế, chế độ đối với toàn bộ cụng tỏc kế toỏn ở bộ mỏy kế toỏn cấp dưới (nếu cú) theo một trong cỏc phương thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn sau đõy sao cho phự hợp:
+ Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo phương thức trực tuyến
Theo kiểu quan hệ trực tuyến, bộ mỏy kế toỏn hoạt động theo phương phỏp trực tiếp, nghĩa là kế toỏn trưởng trực tiếp điều hành cỏc nhõn viờn kế toỏn phần hành thụng qua khõu trung gian nhận lệnh. Với cỏch tổ chức bộ mỏy kế toỏn trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ mỏy kế toỏn trở nờn đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toỏn tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mụ nhỏ.
+ Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo phương thức trực tuyến tham mưu
Theo kiểu tổ chức này, bộ mỏy kế toỏn được hỡnh thành bởi mối liờn hệ trực tuyến như phương thức trực tuyến trờn và mối liờn hệ cú tớnh chất tham mưu giữa kế toỏn trưởng với cỏc kế toỏn phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toỏn trưởng với cỏc bộ phận tham mưu. Trong điều kiện bộ mỏy kế toỏn phải đảm bảo nhận thờm cỏc chức năng trong mảng cụng việc chuyờn sõu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật mỏy tớnh ứng dụng trong kế toỏn …), thỡ cần phải sử dụng mối liờn hệ tham mưu trong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toỏn trưởng.
+ Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo phương thức chức năng
Bộ mỏy kế toỏn theo phương thức tổ chức này được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riờng rẽ, thường gọi là ban, phũng kế toỏn. Kế toỏn trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toỏn nghiệp vụ thụng qua cỏc trưởng ban (phũng) kế toỏn. Đầu mối liờn hệ chỉ đạo từ kế toỏn trưởng trong phương thức tổ chức bộ mỏy này giảm nhiều và tập trung so với cỏc phương thức trực tuyến và trực tuyến tham mưu.
+ Bộ mỏy kế toỏn tổ chức theo phương thức liờn hợp
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo phương thức này là sự kết hợp hai trong số ba phương thức trờn cho phự hợp với hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong trường hợp đơn vị kế toỏn chưa bố trớ được người làm kế toỏn hoặc kế toỏn trưởng thỡ phải cử người phụ trỏch kế toỏn hoặc thuờ người làm kế toỏn, Kế toỏn trưởng. Việc thuờ người làm kế toỏn và kế toỏn trưởng phải đảm bảo đỳng theo luật kế toỏn hiện hành.
Trong tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị, cỏc nhõn viờn kế toỏn cú thể vừa đảm nhận cỏc phần hành kế toỏn tài chớnh kết hợp phần hành kế toỏn quản trị, hoặc cú thể tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị độc lập với bộ mỏy kế toỏn tài chớnh.