II Chứng từ hàng tồn kho
2.3.5 Tổchức bộ mỏy kế toỏn
Tổng cụng ty HKVN thực hiện phõn cấp quản lý tài chớnh đối với cỏc Cụng ty thành viờn tương đối hoàn chỉnh. Do vậy, mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn được xỏc lập là mụ hỡnh phõn tỏn, trong đú Ban tài chớnh kế toỏn chịu trỏch nhiệm tổ chức hạch toỏn kế toỏn cho Hóng và tổng hợp kế toỏn cho toàn Tổng cụng ty.
Ban Tài chớnh kế toỏn là cơ quan tham mưu giỳp cho Hội đồng quản trị và Tổng giỏm đốc trong lĩnh vực tài chớnh, kế toỏn thống kờ và thụng tin kinh tế.
* Ban tài chớnh kế toỏn cú nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn, chỉ đạo hướng dẫn cỏc đơn vị trực thuộc thực hiện nghiờm chỉnh Luật kế toỏn, cỏc chuẩn mực kế toỏn và cỏc văn bản phỏp quy của Nhà nước hiện hành về cụng tỏc kế toỏn thống kờ, tài chớnh và thụng tin kinh tế.
- Kiểm tra xột duyệt bỏo cỏo kế toỏn của cỏc đơn vị thuộc Tổng cụng ty. Lập bỏo cỏo kế toỏn tổng hợp và cỏc bỏo cỏo tài chớnh của Tổng cụng ty theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Tổ chức cụng tỏc thống kờ và phõn tớch hoạt động kinh tế phục vụ cho cụng tỏc điều hành sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty. Quản lý chặt chẽ cỏc loại vốn, nguồn vốn được giao. Đề xuất và thực hiện cỏc biện phỏp sử dụng vốn cú hiệu quả để bảo toàn và khụng ngừng phỏt triển vốn. Nghiờn cứu phỏt triển cỏc nguồn vốn khỏc (vốn vay, liờn doanh, liờn kết, phỏt hành trỏi phiếu và tớn phiếu…) để bổ sung vốn bảo đảm cho việc phỏt triển sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty. Tổ chức thực hiện quản lý sử dụng cỏc loại vốn cú hiệu quả, bảo toàn và thanh toỏn cỏc loại vốn đú.
- Quản lý thanh toỏn thu bỏn, doanh thu kinh doanh vận tải và cỏc hoạt động kinh doanh khỏc trong toàn Tổng cụng ty. In ấn và quản lý vộ mỏy bay, cỏc chứng từ vận tải hàng khụng, cỏc hoỏ đơn đặc thự.
- Nghiờn cứu trỡnh Hội đồng quản trị, Tổng giỏm đốc ban hành và kiểm soỏt việc thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch tài chớnh kế toỏn đặc thự, cỏc định mức kinh tế tài chớnh ỏp dụng trong sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty. Chủ trỡ thẩm định giỏ thanh toỏn nội bộ đối với cỏc loại giỏ do Hội đồng quản trị phờ duyệt.
- Quản lý, hướng dẫn và thực hiện cụng tỏc bảo hiểm hàng khụng; quản lý, hướng dẫn thực hiện bảo hiểm phi hàng khụng trong toàn Tổng cụng ty.
- Tổ chức, kiểm tra và thực hiện nghĩa vụ đối với Ngõn sỏch Nhà nước. Tổ chức cụng tỏc kiểm tra tài chớnh, kế toỏn đối với cỏc đơn vị thuộc Tổng cụng ty theo chế độ quy định của Nhà nước và của Tổng cụng ty.
- Tham gia vào quỏ trỡnh đàm phỏn, ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, theo dừi tổ chức thực hiện và kiểm tra cỏc hợp đồng núi trờn về mặt quản lý kinh tế và tài chớnh.
- Trờn cơ sở dự toỏn ngõn sỏch đó được phờ duyệt, tổ chức cấp phỏt và thanh toỏn ngõn sỏch cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực hiện kiểm tra và kiểm soỏt việc chấp hành ngõn sỏch của đơn vị, ban, ngành trong phạm vi Tổng cụng ty. Tham gia xõy dựng và điều chỉnh kế hoạch ngõn sỏch của Tổng cụng ty và tham gia xem xột, thẩm định kế hoạch ngõn sỏch của cỏc đơn vị thành viờn Tổng cụng ty. Quản lý cấp phỏt, thanh quyết toỏn vốn hoạt động Khoa học cụng nghệ.
- Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toỏn và tài liệu của Tổng cụng ty đỳng quy định chung của Nhà nước về tổ chức cụng tỏc kế toỏn.
- Phối hợp với cơ quan chuyờn mụn xõy dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cỏn bộ tài chớnh, kế toỏn, thống kờ trong toàn Tổng cụng ty.
* Về mụ hỡnh tổ chức Ban tài chớnh kế toỏn gồm cú: - Kế toỏn trưởng kiờm trưởng ban TCKT
- Phú kế toỏn trưởng phụ trỏch cụng tỏc kế toỏn
- Phú ban phụ trỏch cụng tỏc bảo hiểm và cỏc đơn vị hạch toỏn độc lập - Phú ban phụ trỏch cụng tỏc Tài chớnh và đầu tư
- 6 phũng chức năng, bao gồm:
+ Phũng Tài chớnh đầu tư: Tham mưu giỳp kế toỏn trưởng trong lĩnh vực quản lý vốn, tài sản, cỏc hoạt động liờn doanh liờn kết, cỏc dự ỏn đầu tư và XDCB do Tổng cụng ty trực tiếp quản lý.
+ Phũng thanh toỏn thu: Tham mưu cho kế toỏn trưởng về lĩnh vực thanh toỏn thu bỏn sản phẩm, dịch vụ vận chuyển hàng khụng, thanh toỏn interlines và thanh toỏn vốn đối với cỏc VPKV, VPCN của Vietnam Airlines.
+ Phũng thanh toỏn chi: Tham mưu cho kế toỏn trưởng trong lĩnh vực tổ chức
cụng tỏc thanh toỏn cho Ngõn sỏch, quản lý tiền tệ khối hạch toỏn tập trung của Tổng cụng ty.
+ Phũng Bảo hiểm: Tham mưu cho kế toỏn trưởng trong lĩnh vực bảo hiểm hàng
khụng và phi hàng khụng.
+ Phũng chế độ kiểm tra: Kiểm soỏt về mặt thực hiện chớnh sỏch, chế độ kế toỏn,
trả lời bằng văn bản với cỏc đơn vị, lập cỏc văn bản mang tớnh định hướng.
+ Phũng kế toỏn tổng hợp: Là cơ quan tham mưu giỳp kế toỏn trưởng trong lĩnh
vực tổ chức hạch toỏn kinh tế, tổ chức cụng tỏc kế toỏn và thụng tin kinh tế trong toàn Tổng cụng ty; thực hiện hạch toỏn tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế tại ban TCKT và trong toàn Tổng cụng ty.
(Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Tổng cụng ty Hàng khụng Việt Nam) (Sơ đồ 2.5. Sơ đồ tổ chức Phũng Kế toỏn tổng hợp - Ban TCKT - HKVN)
(sơ đồ đồ bộ mỏy kế toỏn tại Tổng cụng ty HKVN) (sơ đồ phũng kế toỏn TH)
Tại cỏc đơn vị hạch toỏn độc lập đều cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn riờng, thực hiện chế độ hạch toỏn kế toỏn kịp thời, đầy đủ, chớnh xỏc toàn bộ tài sản, tiền vốn và cỏc hoạt động thu chi tài chớnh, kết quả kinh doanh theo đỳng Luật kế toỏn, cỏc chuẩn mực kế toỏn, chế độ kế toỏn do Nhà nước ban hành. Thực hiện lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chớnh và lập bỏo cỏo quyết toỏn, đồng thời kiểm tra, giỏm sỏt hoạt động kinh tế, tài chớnh của đơn vị đảm bảo đỳng chế độ Nhà nước và cỏc quy định của Tổng cụng ty. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngõn sỏch nhà nước và cỏc quy định được ghi trong quy chế quản lý tài chớnh của Tổng cụng ty.
Tại cỏc đơn vị hạch toỏn phụ thuộc cú tổ chức bộ phận kế toỏn riờng (phũng hoặc tổ tài chớnh kế toỏn) nhưng chỉ đảm nhiệm cỏc phần hành kế toỏn theo phõn cấp. Được quyền tự chủ kinh doanh theo phõn cấp quản lý của Tổng cụng ty, chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng cụng ty. Tổng cụng ty chịu trỏch nhiệm cuối cựng về cỏc nghĩa vụ tài chớnh phỏt sinh theo sự cam kết của cỏc đơn vị này. Kết quả kinh doanh của cỏc đơn vị khối hạch toỏn phụ thuộc được cộng hợp lại và được chịu trỏch nhiệm trờn danh nghĩa Tổng cụng ty. Khối hạch toỏn phụ thuộc chịu trỏch nhiệm nộp thuế GTGT tại nơi phỏt sinh và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp tập trung toàn khối tại Tổng cụng ty sau khi cụng bố kết quả kinh doanh toàn khối.
Tại Tổng cụng ty và cỏc đơn vị đều khụng cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn quản trị riờng mà kết hợp cựng bộ mỏy kế toỏn tài chớnh. Cỏc bộ phận phần hành của kế toỏn tài chớnh kiờm nhiệm luụn phần hành kế toỏn quản trị. Kế toỏn trưởng là người chịu trỏch nhiệm về cụng tỏc kế toỏn quản trị.
2.3.6 Tổ chức kiểm tra và kiểm toỏn nội bộ
a) Tổ chức kiểm tra kế toỏn
Cụng tỏc kiểm tra trong lĩnh vực Kế toỏn - tài chớnh nhằm mục đớch bảo đảm cho cỏc quy định của Nhà nước cũng như Tổng cụng ty HKVN về Kế toỏn - Tài chớnh được chấp hành nghiờm chỉnh, số liệu bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh được phản ỏnh đầy đủ kịp thời và trung thực.
Thụng qua kiểm tra Kế toỏn - Tài chớnh mà ngăn ngừa, hạn chế cỏc hành vi vi phạm đồng thời đỏnh giỏ và gúp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ, hệ thống kế toỏn.
Cụng tỏc kiểm tra kế toỏn tài chớnh thuộc trỏch nhiệm của thủ trưởng đơn vị và cơ quan tài chớnh kế toỏn đơn vị, bao gồm: Kiểm tra trong nội bộ của đơn vị và kiểm tra của Tổng cụng ty đối với cỏc đơn vị.
Thụng qua kiểm tra trong lĩnh vực Kế toỏn - Tài chớnh, cỏc cơ quan cấp trờn và cỏc cơ quan chức năng thực hiện việc kiểm tra, kiểm soỏt đối với hoạt động của cỏc đơn vị nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh trong toàn Tổng cụng ty.
* Nội dung kiểm tra kế toỏn
Kiểm tra việc chấp hành cỏc chớnh sỏch, chế độ, thể lệ kế toỏn – tài chớnh của Nhà nước và của Tổng cụng ty, đỏnh giỏ và đề ra cỏc biện phỏp chấn chỉnh kịp thời, gúp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ và hệ thống kế toỏn của đơn vị cũng như trong toàn Tổng cụng ty.
Kiểm tra việc tớnh toỏn, ghi chộp, phản ỏnh của cỏc chứng từ kế toỏn, sổ kế toỏn và cỏc bỏo cỏo kế toỏn về tớnh đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý; trờn cơ sở đú xỏc định mức độ tin cậy của bỏo cỏo kế toỏn, bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị.
Kiểm tra việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn và tổ chức bộ mỏy kế toỏn bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn, luõn chuyển và xử lý chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản và hỡnh thức kế toỏn thớch hợp; Kiểm tra việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn, cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn, bố trớ cỏn bộ, phõn cụng nhiệm vụ, trang bị phương tiện kỹ thuật cho cụng tỏc kế toỏn và tỡnh hỡnh bảo quản tài liệu kế toỏn.
* Hỡnh thức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn
Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra hàng năm theo kế hoạch một cỏch toàn diện (kiểm tra toàn bộ cỏc nội dung của kiểm tra kế toỏn - tài chớnh) hoặc kiểm tra theo chuyờn đề (kiểm tra một, một số nội dung hoặc kiểm tra từng phần trong nội dung kiểm tra kế toỏn - tài chớnh). Kiểm tra định kỳ bao gồm việc kiểm tra của Tổng cụng ty đối với cỏc đơn vị và việc kiểm tra trong nội bộ đơn vị. Kế hoạch kiểm tra định kỳ được hoàn thành trong quý IV năm trước cho việc kiểm tra năm sau.
Kiểm tra đột xuất: Kiểm tra mang tớnh chất vụ, việc, làm rừ từng nội dung cụ thể theo yờu cầu của Tổng giỏm đốc hoặc Kế toỏn trưởng.
Ban tài chớnh kế toỏn xõy dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng năm và chủ động phối hợp với cỏc cơ quan hữu quan trong việc xõy dựng kế hoạch kiểm tra đảm bảo hợp lý, trỏnh trựng lặp. Kế hoạch kiểm tra nờu rừ yờu cầu, nội dung, phạm vi, đối tượng, thời gian và địa điểm thực hiện. Kế hoạch kiểm tra của Tổng cụng ty đối với cỏc đơn vị do Tổng giỏm đốc phờ duyệt.
Ban tài chớnh kế toỏn xõy dựng chương trỡnh kiểm tra của Tổng cụng ty đối với cỏc đơn vị. Sau khi cú quyết định kiểm tra do Tổng giỏm đốc ban hành, Ban tài chớnh kế toỏn phải thụng bỏo cho cỏc đơn vị 10 ngày trước khi tiến hành kiểm tra trừ trường hợp kiểm tra đột xuất. Tổng cụng ty tiến hành kiểm tra cỏc đơn vị ớt nhất một lần trong năm làm cơ sở xột duyệt quyết toỏn.
Thành phần của đoàn kiểm tra định kỳ của Tổng cụng ty đối với cỏc đơn vị do Tổng giỏm đốc quyết định theo đề nghị của Kế toỏn trưởng Tổng cụng ty. Trong trường hợp cần thiết cú thể yờu cầu cỏc cơ quan,đơn vị hữu quan cử người tham gia.
Đối với kiểm tra đột xuất, căn cứ yờu cầu của Tổng giỏm đốc đối với từng cuộc kiểm tra đột xuất, cơ quan được giao nhiệm vụ cú trỏch nhiệm xõy dựng chương trỡnh kiểm tra, đề nghị thành phần đoàn kiểm tra sau đú bỏo cỏo Tổng giỏm đốc phờ duyệt.
* Kiểm tra trong nội bộ đơn vị
Thủ trưởng cỏc đơn vị xõy dựng kế hoạch kiểm tra trong nội bộ đơn vị và cũng đảm bảo mỗi năm tổ chức kiểm tra ớt nhất một lần.
Quyết định kiểm tra do thủ trưởng đơn vị ban hành, thành phần đoàn kiểm tra do thủ trưởng đơn vị quyết định. Trong trường hợp cần thiết, thủ trưởng đơn vị cũng là người ra quyết định kiểm tra đột xuất cụng tỏc tài chớnh kế toỏn ở đơn vị mỡnh.
Tuy nhiờn, thực tế việc kiểm tra trong nội bộ đơn vị chưa thực sự được cỏc đơn vị quan tõm và hầu hết cỏc đơn vị đều chưa tiến hành kiểm tra hàng năm, mà chỉ tiến hành kiểm tra khi cú sự việc đột xuất xảy ra ở đơn vị mỡnh.
Ngoài ra Tổng cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn cũn chịu sự kiểm tra về kế toỏn thường kỳ hoặc đột xuất của cỏc cơ quan tài chớnh cú thẩm quyền.
Trước đõy, Tổng cụng ty cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ trực thuộc Tổng giỏm đốc. Kiểm toỏn nội bộ cú trỏch nhiệm kiểm tra, đo lường và đỏnh giỏ tớnh xỏc thực của thụng tin tài chớnh và tớnh khả thi của quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yờu cầu quản trị trong nội bộ Tổng cụng ty. Tuy nhiờn, qua một thời gian hoạt động, bộ phận này chưa phỏt huy được chức năng của kiểm toỏn nội bộ nờn đó giải thể. Hiện nay, hàng năm Tổng cụng ty tiến hành thuờ kiểm toỏn Nhà nước về kiểm toỏn cỏc đơn vị thành viờn và Tổng cụng ty.