- Trong công tác thu mua và bảo quản, dự trữ vật t:
Sổ danh điểm vật t
2.5. Về phơng pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC
ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, NVL, CCDC luân chuyển qua tất cả các kho đều đợc phản ánh vào TK 152, 153, trong khi đó, việc hạch toán chi tiết lại không đồng bộ triệt để: Có thể nói, công ty đã áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán NVL, CCDC song không vận dụng đúng phơng pháp và mẫu sổ của việc ghi chép, hạch toán, đồng thời chỉ áp dụng cho kho cơ quan công ty. Sổ số d là để theo dõi lợng tồn kho NVL, CCDC theo từng danh điểm vật t trong kho và đối chiếu với phần hạch toán tổng hợp. Trong khi đó, ở công ty nó đợc dùg để theo dõi cả lợng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật t theo từng tháng ở riêng kho công ty còn ở các công trình không sử dụng vì vật t nhập đến đâu là xuất đến đó, không để tồn kho lâu. Tuy vậy, trong nhiều trờng hợp ở các công trình khi nhận thấy sự khan hiếm của vật t trong thời gian tới đã mua dự trữ cho tháng sau hoặc vật t đợc mua vào thời điểm cuối tháng thì nh vậy tại công trình đó, vẫn có sự tồn kho vật t. Vì những lý do trên, sổ số d đã không đợc đối chiếu với phần hạch toán tổng hợp. Mặt khác, trong quy trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC công ty chỉ có việc ghi thẻ kho và sổ
số d đợc thực hiện còn các công việc khác có liên quan không đợc tiến hành, do đó việc kết hợp giữa thủ kho và kế toán vật t là không chặt chẽ và thiếu khoa học, sự vận dụng sổ số d chỉ là hình thức.
Bên cạnh đó, vì công ty dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để trị giá NVL, CCDC xuất kho nên thủ kho phải mất rất nhiều thời gian trong việc theo dõi ngày tháng của từng lô NVL, CCDC nhập kho. Đến khi kế toán tính thành tiền cũng rất dễ xảy ra nhầm lẫn vì một ngày có thể có một số lô vật t có chủng loại giống nhau nhng đợc nhập từ các nguồn khác nhau, mặc dù trên sổ số d, kế toán đã biết đợc lợng tồn đó đợc nhập từ ngày nào, song lại phải có công đoạn dò tìm đơn giá trên các phiếu nhập kho tơng ứng. Trong khi đó, vào thời điểm cuối tháng, kế toán có nhiều công việc phải làm nên các thao tác thủ công trên sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hởng đến các công việc đó.
Vì những lý do trên, theo em, công ty nên tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC khoa học và chặt chẽ hơn, một mặt công ty nên tiếp tục vận dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán, mặt khác không nên sử dụng TK 152, 153 để theo dõi vật t luân chuyển qua các kho công trình và cần lập sổ danh điểm vật t nh đã trình bày ở phần trên.
Để vận dụng đúng phơng pháp sổ số d, công ty nên sử dụng các "Phiếu giao nhận chứng từ" và lập "Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn" (nh đã trình bày ở phần I) chứ không đơn thuần chỉ có sổ số d và thẻ kho. Thủ kho cũng nên có một sổ in sẵn danh điểm vật t để ghi vào đó số chứng từ, ngày chứng từ nhập của lô vật t tồn chứ không nên ghi thông tin đó vào sổ số d, sổ số d có thể đợc lập theo mẫu thống nhất (Biểu số 36).