II. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng
Sổ chi tiết thanh toán
Tài khoản "Phải trả đối tợng khác" - Sh: 3311 Tháng 10 năm 2000
Đối tợng thanh toán: Công ty xi măng Bút Sơn Địa chỉ: Thanh Sơn - Kim Bảng - Nam Hà Loại tiền: VNĐ Đơn vị tính: 1.000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số d SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 1/10 Số d đầu kỳ 13.500 HĐGTGT
04605 3/10 Mua xi măng NK(thuế GTGT) 15211331 18.0001.800 31.50033.300 Báo nợ
7093 5/10 Thanh toán cho hoá đơn 11498 bằng chuyển khoản 112 13.500 19.800 Báo có
179 5/10 Thanh toán cho hoá đơn NO14978 bằng tiền mặt 111 7.800 12.000 014964
HĐGTGT 12/10 Mua xi măng nhập kho(thuế GTGT) 15211331 2.630263 14.630 Báo nợ
7099 29/10 ứng trớc tiền mua xi măng bằng chuyển khoản 112 1.000 14.893
Cộng tháng 10/2000 1521 112 111 1331 23.500 7.800 20.630 2.063 30/10 Số d cuối kỳ 4.893 Biểu số 12:
ở Công ty, các trờng hợp mua sắm vật t nhỏ lẻ nhập kho thờng đợc thanh toán ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi, giấy đề nghị mua vật t đợc duyệt, biên bản giao nhận, chứng từ bán hàng của ngời bán, kế toán cũng lập phiếu nhập kho nh các trờng hợp khác.
Ví dụ: Phiếu nhập kho số 135 ngày 13 tháng 10 năm 2000 kế toán lập cho trờng hợp
mua trục máng TQ và 8 bánh xe trục máng nhập kho, ngời bán đã đợc trả bằng tiền mặt theo phiếu chi số 98 ngày 13 tháng 10 năm 2000 (kèm theo giấy biên nhận của ngời bán) kế toán ghi sổ:
Nợ TK 152 (1522) : 960.000 Nợ TK 133 (1331) : 96.000
Có TK 111 : 1.056.000
Ngoài ra, mọi trờng hợp NVL hoặc CCDC đã về đến kho nhng cha có hoá đơn thì công ty cũng cha cho nhập kho. Nếu ngời bán có nhu cầu hoặc ngời giao hàng là ngời của công ty, công ty có thể giữ hộ số vật t này theo sự thoả thuận giữa thủ kho và ngời giao hàng (đợc công ty cho phép). Kế toán không lập phiếu nhập kho hay làm bất cứ một công việc hạch toán nào, chờ cho đúng tới khi hoá đơn về. Tuy vậy, trờng hợp này cũng ít xảy ra.
Đối với trờng hợp NVL, CCDC về đến công ty, qua kiểm nhận thấy thừa, công ty vẫn cho nhập kho nhng kế toán chỉ phản ánh số thực nhập, số thừa vẫn nhập kho nhng thủ kho bảo quản riêng. Những ngời trực tiếp đi mua lô hàng đó sẽ cùng với ngời bán truy tìm nguyên nhân để xử lý.
Ví dụ: Ngày 29/10/2000, lô gạch hai lỗ tổ hợp 35x75x70 mà công ty đợc xí nghiệp
vật t tổng hợp Đông Anh giao tại kho công ty theo phiếu đặt hàng số 39 và hoá đơn GTGT số 794. Qua kiểm nhận trớc khi nhập phát hiện thấy thừa 2.500 viên, kế toán chỉ phản ánh số thực nhập là 502.500 viên trên phiếu nhập kho số 153 ngày 29/10/2000. Số gạch thừa vẫn giữ trong kho nhng không theo dõi gì trên sổ kế toán việc nhập kho số thừa có ngời bán chứng kiến. Ngày 30/10, ngời bán báo cho công ty biết họ đã giao nhầm 50.000 viên thành 50.250 viên và có chứng từ xác minh số gạch thuộc sở hữu của họ. Vì số gạch thừa không nhiều, giá trị lại không lớn lắm, xí nghiệp vật t tổng hợp Đông Anh đã đề nghị bán cho công ty với giá bằng 85% giá cũ. Khi đó công ty mới làm thủ tục nhập kho bình thờng và tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi sổ kế toán.
Đối với trờng hợp NVL, CCDC mua ngoài về đến công ty dù đã trả hay cha trả tiền nếu kiểm nhận thấy thiếu mà cha tìm đợc nguyên nhân công ty cũng không nhập kho.
ở công ty, một số NVL, CCDC phải xuất kho thuê ngoài gia công chế biến rồi mới đa vào phục vụ sản xuất đợc nh gỗ, cốp pha, tôn, tiện sắt,...
Ví dụ: Ngày 30/10/2000, công ty nhập kho một lô ty kích φ25 đã gia công từ sắt φ25 xuất kho ngày 28/10/2000, kế toán vật t lập phiếu nhập kho số 156 và ghi sổ nh sau:
Nợ TK 154 : 1.450.000 Có TK 1318 : 1.450.000 và phản ánh chi phí gia công:
Nợ TK 154 : 180.000 Nợ TK 133 (1331) : 18.000
Ngoài ra số lợng chứng từ nhập vào hàng tháng phát sinh rất nhiều, để quản lý chứng từ nhập vật t đợc chặt chẽ về mặt hiện vật cũng nh việc nhập chứng từ vào máy, tránh tình trạng bỏ sót hoặc mất mát chứng từ, kế toán vật t phản ánh các định khoản ở