II. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng
5. Công tác kiểm kê kho ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng
Cũng nh các DNNN khác, theo quy định của Nhà nớc, mỗi năm công ty phải tiến hành kiểm kê hàng tồn kho hai lần (cuối quý II và cuối quí IV).
Ngoài ra, một số kho bãi điển hình có thể là đối tợng của kiểm toán vật t cũng đợc kiểm kê hoặc khi phát hiện những nghi vấn về mất mát, h hỏng vật t sau những biến cố nh hoả hoạn, bão lụt cũng có những cuộc kiểm kê đột xuất ở một số kho, bãi có liên quan.
Mục đích của việc kiểm kê NVL, CCDC là để xác định lại số lợng, giá trị và chất l- ợng vật t tồn kho. Phát hiện những chênh lệch giữa sổ sách và thực tế nhằm bảo vệ tài sản và chấn chỉnh công tác quản lý vật t ở công ty.
Trớc mỗi lần kiểm kê kho vật t, đợc sự thông báo của Hội đồng kiểm kê công ty, thủ kho phải hoàn tất các thẻ kho cần lập đến thời điểm đợc thông báo, lập danh sách các vật t có trong kho để tạo điều kiện kiểm kê. Đồng thời, ở phòng kế toán, các sổ sách kế toán về vật t đều đợc khoá sổ sau khi hoàn tất việc nhập chứng từ vào máy và kế toán tính ra giá trị tồn kho vật t.
Thông qua việc cân, đong, đo đếm,... Hội đồng kiểm kê thể hiện kết quả kiểm kê trên biên bản kiểm kê hàng tồn kho. Căn cứ vào biên bản này, Giám đốc công ty cùng với Hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định xử lý thích hợp nh thanh lý (nếu vật t h hởng, kém, mất phẩm chất), nhợng bán (nếu vật t ứ đọng không cần dùng), quyết định đòi bồi thờng nếu cá nhân làm mất hoặc gây h hỏng,... Căn cứ vào các biên bản xử lý và biên bản kiểm kê, kế toán tiến hành ghi sổ.
Ví dụ: Theo kết quả kiểm kê kho vật t kho công ty ngày 1/7/2000 và biên bản xử lý
kết quả kiểm kê nh sau:
- Không có NVL, CCDC thừa thiếu so với sổ sách.
- Giá trị NVL h hỏng, kém phẩm chất đợc quyết định thanh lýt oàn bộ (đa vào chi phí quản lý doanh nghiệp): 1.683.800đ
- Giá trị CCDC h hỏng, kém, mất phẩm chất đợc quyết định thanh lý toàn bộ (đa vào chi phí quản lý doanh nghiệp): 1.170.200
Kế toán ghi:
Nợ TK 642 : 2.854.000 Có TK 152 : 1.683.800 Có TK 153 : 1.170.200
Đối với việc kiểm kê vật t ở các công trình, trớc thời điểm kiểm kê, mặc dù kế toán đã hoàn tất các công việc ghi sổ khi ngời phụ trách vật t ở công trình mang chứng từ về song trên thực tế, một số vật t vẫn cha sử dụng hết. Trờng hợp này, phần chênh lệch giữa sổ sách và thực tế không đợc coi là vật t thừa phát hiện kiểm kê. Tuy nhiên đó là đối tợng để ban kiểm kê xem xét việc sử dụng vật t ở công trình đó có theo đúng kế hoạch vật t và tiến độ thi công hay không.
Tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nói chung và nghiệp vụ có liên quan đến NVL, CCDC nói riêng đều đợc phản ánh vào sổ Nhật ký chung (NKC), sổ này đợc mở cho cả năm tài chính. Tuy vậy, không phải nghiệp vụ nào phát sinh trong ngày là kế toán cập nhật vào sổ NKC ngày đó mà thông thờng, khi tập hợp đợc một số chứng từ nhất định, ngời phụ trách sổ NKC mới nhập vào máy theo từng chứng từ gốc. Đối với các nghiệp vụ về NVL, CCDC, chứng từ để vào sổ NKC là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hợp lý, hợp lệ và các giấy đề nghị thanh toán của các xí nghiệp, đội đã đợc duyệt.
Sau khi ghi sổ NKC, kế toán chuyển số liệu từ NKC vào các sổ cái trên máy tính của các tài khoản có liên quan. Những số liệu liên quan đến NVL, CCDC lần lợt đợc chuyển vào sổ cái tài khoản 152, 153. Mỗi sổ cái đợc mở cho cả năm tài chính, theo dõi số d và số phát sinh của TK đó theo từng tháng. Cuối mỗi quý, sổ cái tài khoản là cơ sở để kế toán tổng hợp lập bảng cân đối số phát sinh và bảng cân đối kế toán.
Biểu số 27:
Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng