V. Tổ chức sổ kế toán tổng hợp về NVL, CCDC
4. Hình thức Nhật ký chứng từ
Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc hệ thống hoá theo nghiệp vụ kinh tế (theo tài khoản) với việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một tài khoản và trong cùng một quá trình ghi chép. Hình thức này thích hợp trong điều kiện làm kế toán thủ công, nó giảm bớt khối lợng công việc ghi chép hàng ngày, góp phần nâng cao năng xuất lao động cho nhân viên kế toán. Mặt khác nó cung cấp số liệu kịp thời cho nhà quản lý và thuận tiện cho việc làm kế toán tài chính. Vì thế, nó không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ, trình độ của nhân viên kế toán không đồng đều.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ (phần hành kế toán NVL, CCDC).
Trên đây là toàn bộ những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán NVL, CCDC trong các DNXL trên cơ sở chế độ kế toán 1864/1999/QĐ/BTC ngày 16/12/1999. Những lý luận trên đợc vận dụng muôn màu muôn vẻ trong thực tiễn, vì thế chỉ có đi sâu vào thực tiễn thì mới hiểu đợc sâu sắc và thấu đáo những lý luận này và có sự so sánh, tổng kết nhằm rút ra những kiến thức bổ ích, những giải pháp thích đáng cho ngời nghiên cứu cũng nh ngời trực tiếp làm công tác kế toán trong DNXL nói chung, kế toán NVL, CCDC nói riêng.
Sổ chi tiết số 2 Thanh toán với nhà cung cấp NKCT số 6 (Ghi có TK 151) NKCT số 1,2(Ghi có TK 111, TK 112) NKCT khác (Ghi có các tài khoản khác) NKCT số 5
(Ghi có TK 331) Bảng kê số 3Tính giá trị NVL, CCDC
Kế toán chi tiết NVL, CCDC Chứng từ gốc Bảng phân bổ số 2 NKCT số 7 (Ghi có TK 152,153) Sổ cái TK 152, 153 Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ Quan hệ đối chiếu
C. Tổ chức kế toán NVL, CCDC với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong các DNXL
Vốn lu động là giá trị của tài sản lu động trong doanh nghiệp. Vốn lu động có thể nằm trong bộ phận dự trữ sản xuất dới dạng NVL, CCDC hay cũng có thể nằm trong khâu sản xuất nh nửa thành phẩm, sản phẩm dở dang hoặc nằm trong khâu lu thông nh vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán.
Vốn lu động là một bộ phận quan trọng của vốn sản xuất trong doanh nghiệp nói chung, DNXL nói riêng. Nó có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh, do đó việc phân bổ và sử dụng hợp lý từng bộ phận của vốn lu động là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn vậy, nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp phải có thông tin để ra các quyết định quan trọng nh nên duy trì quy mô vốn lu động bao nhiêu thì hợp lý? nên cơ cấu vốn lu động nh thế nào? lúc nào thì tăng quy mô của bộ phận dự trữ, lúc nào thì nên tăng quy mô của bộ phận lu thông, bộ phận thanh toán, bộ phận vốn lu động nằm trong sản xuất?
NVL, CCDC là đối tợng lao động đóng vai trò chính trong việc tạo ra thực thể sản phẩm ở các DNXL. Nằm trong bộ phận dự trữ của vốn lu động, quy mô giá trị NVL, CCDC cũng nh cơ cấu, chủng loại, số lợng NVL, CCDC tăng giảm hợp lý sẽ xác định đợc tính hợp lý của dự trữ sản xuất trong sự phù hợp với nhịp điệu kinh doanh của doanh nghiệp trong những thời kỳ nhất định, góp phần đánh giá đợc hiệu quả sử dụng vốn lu động trong một chu kỳ kinh doanh.
Tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC một cách khoa học là điều kiện và giải pháp để doanh nghiệp nâng cao đợc hiệu quả sử dụng vốn lu động vì hai lý do:
- Thông qua việc tổ chức hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp NVL, CCDC sẽ cung cấp các thông tin về mặt lợng và về mặt giá trị trong sự tăng, giảm và tình hình hiện có của từng loại NVL, CCDC, từ đó nhà quản lý có thể ra các quyết định quan trọng về việc cung cấp, sử dụng và dự trữ NVL, CCDC phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp sao cho việc cung cấp phải kịp thời, đồng bộ và đầy đủ; việc sử dụng phải tiết kiệm và hiệu quả; việc dự trữ phải khoa học, không gây ứ đọng vốn,...
- Kết hợp giữa phần hành kế toán NVL, CCDC với các phần hành kế toán khác để có đợc những chỉ tiêu tổng hợp về kết quả kinh doanh, về quy mô giá trị từng loại tài sản của doanh nghiệp phục vụ cho việc tính toán những chỉ tiêu kinh tế đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động sau mỗi chu kỳ kinh doanh từ đó có những giải pháp thiết thực để phát huy những mặt tích cực và khắc phục những mặt còn hạn chế; xây dựng đợc những mục tiêu cụ thể về tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong chu kỳ kinh doanh sau.
Điều đó đợc thể hiện qua việc phân tích một số chỉ tiêu sau: