Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về NVL, CCDC chiếm tỷ trọng lớn (75-80%) tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã sử dụng nhiều loại NVL, CCDC nh xi măng (hầu hết các loại xi măng có trong nớc), gạch, thép, các sản phẩm của ngành khai thác, sử dụng ngay, các thiết bị lắp đặt, thiết bị vệ sinh,... và nhiều loại NVL, CCDC vật liệu khác. Công cụ dụng cụ ở công ty cũng rất phong phú về chủng loại nh các loại máy móc, công cụ nhỏ, bảo hộ lao động, giàn giáo, cốp pha,...
1. Công tác phân loại NVL, CCDC ở công ty
Để thuận lợi cho công tác theo dõi, quản lý vật t theo lô, lợt và quản lý vật t về mặt chất lợng, công ty đã tiến hành phân loại NVL, CCDC.
Đối với NVL, căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL công ty phân loại thành:
- NVL chính: Đây là đối tợng chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm của công ty. Thuộc loại này thờng là những NVL cồng kềnh nh: Cát đá, sỏi, xi măng, gạch, sắt thép,...
- Vật liệu phụ: Các vật liệu phụ ở công ty thờng là những NVL làm tăng độ bên của công trình nh: sơn, vôi, ve, véc ni,... hoặc một số hoá chất dùng cho thí nghiệm các vật liệu phụ trợ nh: tôn, cót ép, dây thép buộc,... chủng loại NVL phụ ở công ty tuy khá phong phú song mỗi loại thờng có giá trị không lớn lắm, một số loại có tính chất cơ lý hoá phức tạp, thờng đợc dùng trực tiếp cho sản xuất, do vậy, khi nhập, xuất kho vật liệu phụ, kế toán hạch toán nh NVL chính nên có thể nói, về mặt hạch toán, không tồn tại khái niệm vật liệu phụ.
trợt,... chi phí về nhiên liệu phát sinh thờng xuyên song giá trị đợc bảo quản cũng nh chủng loại trong kho không lớn lắm vì để tiết kiệm chi phí, công ty thờng mua đa vào sử dụng ngay.
- Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dỡng các loại máy móc, thiết bị thi công, thiết bị quản lý (nhng không phải là nhiên liệu). Tại công ty phụ tùng thay thế thờng là xăm lốp ô tô, vòng bi, ốc cáp, bu lông, lò so đẩy bi kích,...
Ngoài ra, một số thiết bị nh bồn sứ, đèn điện, gơng kính, cũng đợc coi là NVL ở công ty.
Tuy phân loại NVL nh trên nhng kế toán không sử dụng các tài khoản kế toán tơng ứng nh trong chế độ quy định, mà chỉ phân thành hai nhóm để phản ánh tài khoản kế toán.
Đối với CCDC, căn cứ vào mục đích sử dụng, công ty phân loại thành:
- CCDC sử dụng cho mục đích sản xuất, thi công xây lắp,... nh máy bơm, máy mài, máy cắt sắt, máy đầm dùi, dàn giáo, cốp pha, bay xây, xô đựng hồ, ty kích các loại, vam uốn sắt,... những CCDC thuộc loại này rất phong phú và đa dạng về chủng loại,...
- CCDC hành chính: Nh chiếu, chăn màn, đồ dùng văn phòng, bảo hộ lao động.
Việc phân loại trên ở công ty cũng chỉ có ý nghĩa về mặt quản lý hiện vật còn trong hạch toán, kế toán chỉ sử dụng duy nhất một tài khoản tổng hợp theo dõi tình hình tồn kho, biến động tăng giảm CCDC.
2. Tính giá NVL, CCDC
Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng hiện nay sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL, CCDC.
* Đối với NVL, CCDC nhập kho:
NVL, CCDC có thể từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn khác nhau đợc tính giá khác nhau, cụ thể là:
- Đối với NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho công ty (hoặc kho chi nhánh, xí nghiệp, đội xây dựng):
Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn
Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên đối với các hoá đơn mua hàng là hoá đơn GTGT thì "Giá mua trên hoá đơn" là giá cha có thuế GTGT.
Riêng đối với vật liệu là cát, đá, sỏi mà công ty mua trực tiếp của ngời khai thác không có hoá đơn thì kể từ ngày 1/9/2000 theo Thông t số 106/2000/TT/BTC công ty cũng đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào tỷ lệ 3%, trong trờng hợp này công ty phải lập bản kê hàng hoá mua vào ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, loại hàng, số lợng và giá thanh toán đúng với chứng từ trả tiền ngời phụ trách thu mua, ngời lập ký duyệt bản kê để chịu trách nhiệm về tính đúng đắn và chính xác của số liệu kê khai.
Đối với những hoá đơn mua hàng thông thờng mà công ty nhận đợc khi mua hàng của đơn vị kinh doanh tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì công ty cũng đợc khấu trừ thuế đối với các loại hàng hoá hợp pháp. Trong trờng hợp này hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của ngời bán. Hàng tháng, công ty tổng hợp lập bản kê các hoá đơn trên để kê khai số đợc khấu trừ.
Tất cả các NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho nói trên nếu phát sinh chi phí thu mua đều hạch toán khoản chi phí này vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (TK 627), sau
đó tiến hành phân bổ cho từng công trình căn cứ vào lợng NVL, CCDC tơng ứng xuất dùng cho công trình, hạng mục công trình đó.
- Đối với NVL, CCDC mua về sử dụng ngay hoặc tập kết ở các kho bãi ở chân các công trình:
+ Nếu vật t có giá trị không lớn lắm, kế toán tính giá mua nh trờng hợp trên.
+ Nếu NVL, CCDC có khối lợng lớn, cồng kềnh nh cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, cốp pha,... thì công ty thờng thoả thuận với nhà cung cấp là sẽ tính mọi khoản chi phí thu mua vào giá bán, theo đó, ngời bán phải có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật t giao tận kho, bãi công trình. Trong trờng hợp này, giá thực tế bao gồm cả chi phí thu mua (và đơng nhiên đợc hạch toán vào TK 152, 153); chi phí thu mua tuy có đợc thoả thuận riêng song đợc gộp vào giá bán và phơng thức thanh toán là đồng nhất với phơng thức thanh toán của cả lô, chuyến hàng đó.
- Đối với NVL, CCDC gia công, chế biến xong nhập kho:
= + +
- Đối với phế liệu thu hồi, nhập kho: giá thực tế nhập là giá có thể bán trên thị trờng.
* Tính giá NVL, CCDC xuất kho: Công ty tính giá thực tế NVL, CCDC xuất kho theo phơng pháp giá thực tế đích danh:
- Đối với NVL, CCDC vận chuyển ngay đến chân công trình để phục vụ mục đích thi công, hoặc mục đích quản lý bộ phận công nhân viên ở công trình, do đã đợc dự toán trớc hoặc lên kế hoạch thu mua, xuất dùng nên thờng luân chuyển qua kho, bãi nhanh, không để tồn trữ lâu, hoặc đa vào sản xuất ngay (nh bê tông tơi) vì vậy, giá thực tế NVL, CCDC nhập kho bao nhiêu thì xuất bấy nhiêu.
- Đối với vật t xuất ở các hko còn lại trên công ty cũng tính giá tơng tự, trong trờng hợp này, mỗi loại, lô NVL, CCDC đợc quản lý theo lô, lợt và đợc đánh dấu ngày tháng nhập.
3. Tổ chức công tác thu, mua, nhập kho NVL, CCDC
ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng mà công ty có trong kho chủ yếu do mua ngoài và nhằm phục vụ cho việc sản xuất, thi công các công trình xây dựng.
Đối với những công trình hạng mục công trình lớn, có trọng điểm mà công ty trực tiếp điều hành thì phòng kinh tế - kế hoạch công ty trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứng vật t.
Đối với những công trình hạng mục công trình mà công ty giao khoán hoàn toàn khối lợng xây lắp cho các chi nhánh thì chi nhánh trực tiếp chịu trách nhiệm cung ứng vật t.
Còn các xí nghiệp đội xây dựng khi nhận khoán công trình xây dựng từ công ty chỉ đợc cấp một số NVL, CCDC nhất định, số còn lại sẽ tự mua (bằng tiền tạm ứng xây lắp nội bộ từ công ty).
Ngoài ra, các loại NVL, CCDC sử dụng cho mục đích quản lý ở cơ quan công ty và các mục đích khác, căn cứ vào nhu cầu thực tế đợc duyệt (đối với giá trị vật t nhỏ) hoặc kế hoạch mua sắm (đối với vật t giá trị lớn) công ty sẽ cung ứng theo.
Đối với mỗi công trình chuẩn bị thi công, căn cứ vào thiết kế dự toán, thi công, phòng kinh tế kế hoạch tiến hành bóc tách lợng vật t cần thiết với chủng loại, số lợng dự toán cụ thể, sau đó lập bảng dự trù vật t cho từng giai đoạn thi công.
Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Dự trù vật t
Công trình: Đài nớc Vĩnh Long Giai đoạn thi công: Phần móng
STT Tên vật t Đơn vị Khối lợng Ghi chú
1 Xi măng bao PC 400 Tấn 180 2 Cát đen Khối 400 3 Đá 1/2 Khối 400 4 Sắt φ25 Tạ 300 5 Cốp pha thép 0.2 x 1.2 Cái 500 6 Thép dây buộc 1 ly Kg 15 Ngày 1 tháng 10 năm 2000
Ngời tính Trởng phòng kỹ thuật Giám đốc công ty
Căn cứ vào kế hoạch vật t đợc duyệt và yêu cầu tiến độ thi công, bộ phận cung ứng có nhiệm vụ mua đầy đủ vật t cho sản xuất, công ty chỉ đợc mua NVL, CCDC dự trữ trong giới hạn quy định.
Các đơn vị trong quá trình thi công các công trình nhận khoán từ công ty cũng phải tự lập kế hoạch cung ứng NVL, CCDC.
Để có NVL, CCDC sử dụng cho các mục đích khác nhau công ty đã tìm nhiều nhà cung cấp trong nớc để thu mua. Cán bộ cung ứng vật t của phòng Kinh tế - kế hoạch sẽ phải khảo sát thị trờng về các mặt giá cả, chất lợng,... để lựa chọn đợc nhà cung cấp phù hợp nhất. Đối với những loại NVL, CCDC cần mua với khối lợng lớn, cán bộ cung ứng vật t còn phải xuống tận từng cơ sở sản xuất hoặc tổng đại lý để khảo sát giá.
Đối với những vật t cồng kềnh, chi phí vận chuyển lớn, công ty có phơng châm chọn nhà cung cấp ở gần hệ thống kho tàng để tiết kiệm chi phí thu mua.
Còn đối với vật t có tính chất cơ lý hoá đơn giản nhng giá trị lại lớn thì chi phí vận chuyển không lớn lắm, công ty thờng đến tận gốc để mua dù có thể nhà cung cấp ở xa.
Sau khi đã lựa chọn đợc nhà cung cấp, công ty tiến hành ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giao các phiếu đặt hàng cho ngời bán hay thoả thuận trực tiếp với họ mọi điều khoản về số lợng, quy cách, chất lợng, giá cả, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức vận chuyển, thanh toán,...
Hiện nay, công ty áp dụng hai hình thức thu mua vật t: phơng thức thu mua gián tiếp (giá trị vật t thu mua theo phơng thức này chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị vật t thu mua) và phơng thức thu mua trực tiếp (thờng là trờng hợp mua nhập kho những vật t có giá trị không lớn lắm nh văn phòng phẩm, vật liệu phụ, CCDC nhỏ,...). Việc thu mua thờng đợc thanh toán bằng tiền tạm ứng rất ít khi thanh toán ngay bằng tiền mặt xuất quỹ, tiền gửi ngân hàng.
NVL, CCDC mua về đến kho phải có các chứng từ chứng minh nguồn hàng nhng giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt, hợp đồng kinh tế và các chứng từ nhận từ ngời bán nhng hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, báo giá, giấy biên nhận, phiếu chi,... Trớc khi hàng thuộc sở hữu của công ty, cán bộ cung ứng phải kiểm nhận về số lợng, chủng loại quy cách vật t xem có phù hợp với hợp đồng kinh tế và các chứng từ có liên quan hay không. Nếu ngời bán giao hàng đến tận kho của công ty thì chủ kho sẽ tham gia vào công việc trên, có sự chứng kiến của ngời giao hàng. Đối với những vật t có giá trị lớn thì việc kiểm nhận phải do các kỹ thuật viên kết hợp tiến hành. Khi vật t đủ tiêu chuẩn nhập kho thì thủ kho mới đồng ý cho nhập.
Tất cả các trờng hợp nhập kho NVL, CCDC ở bất cứ kho nào của công ty, ngời giao vật t và thủ kho phải cùng nhau lập biên bản bàn giao vật t với hai liên (ngời giao hàng giữ một liên và thủ kho giữ một liên để sau này chuyển lên phòng kế toán).
NVL, CCDC sau quá trình kiểm nhận nếu đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho thì mới nhập. Bộ phận cung ứng vật t không lập phiếu nhập kho mà sau một số nghiệp vụ nhập kho nhất định, nế nhập kho công ty hoặc kho của các đơn vị (ngoại trừ kho bãi công trình) thì thông thờng cứ 3 ngà một lần, thủ kho giao các biên bản bàn giao vật t cũng nh các giấy đề nghị giao vật t đã đợc duyệt; các chứng từ nhận từ ngời bán kèm theo lên phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào các chứng từ trên đã viết phiếu nhập kho (3 liên đặt giấy than viết một lần). Nói chung, hầu hết các phiếu nhập kho đều chỉ có chữ ký của kế toán trởng, thủ kho và cán bộ cung ứng vật t.
- Liên 1: Phiếu nhập sau này đợc chuyển sang lu ở phòng kinh tế kế hoạch.
- Liên 2: Phiếu nhập kho dùng để ghi sổ kế toán, sau đó giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và thu hồi lại để lu ở phòng kế toán.
- Liên 3: Phiếu nhập kho ngời giao hàng giữ để làm chứng từ thanh toán.
Trờng hợp vật t nhập ở các kho xí nghiệp, đội xây dựng cũng tơng tự, riêng vật t nhập ở công trình thờng xuất dùng ngay để sử dụng, sau một thời gian nhất định, thờng là cuối tháng, ngời phụ trách vật t ở công trình mới mang các biên bản giao nhận các hợp đồng hoá đơn về phòng kế toán, kế toán vật t sẽ viết phiếu nhập kho cho từng biên bản giao nhận (chỉ có một liên và đồng thời với một phiếu xuất kho) phiếu nhập kho này đợc dùng để hạch toán bình thờng, vật t nhập kho đợc phản ánh vào tài khoản 152, 153.
Biểu số 7: