Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng là một doanh nghiệp Nhà nớc có quy mô lớn, còn có quan hệ theo ngành dọc với Tổng công ty Xây dựng Hà Nội nên vấn đề hiện đại hóa công tác kế toán nhằm tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn đạt đợc hiệu quả kinh tế đã sớm đợc quan tâm, đặc biệt là việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Mặt khác, để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán, công ty đã và đang vận dụng hình thức Nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán. Phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng là CAP 3.0 (Construction Accouting Program 3.0).
Tuy nhiên, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và thuận lợi trong sử dụng phần mềm kế toán, một số sổ sách kế toán mà công ty sử dụng về mặt hình thức có đợc sáng tạo song bản chất thì vẫn là hình thức Nhật ký chung.
Biểu số 5: Tổ chức trình tự ghi sổ kế toán Trong phần hành kế toán NVL, CCDC Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT...
Các tờ kê chi tiết chứng từ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Bảng kê vật tư xuất
- Bảng phân bổ NVL, CCDC - Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản
Ghi hàng ngày Ghi theo định kỳ
- Sổ Nhật ký chung: Dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo trình tự thời gian.
- Sổ cái: Theo dõi số d, phát sinh tăng, giảm của nguồn vốn hay tài sản của công ty. Sau khi nhập chứng từ vào sổ Nhật ký chung, kế toán chuyển số liệu vào sổ cái trên máy. Sổ Nhật ký chung và sổ cái đợc mở cho cả năm tài chính.
Kế toán sử dụng các sổ chi tiết:
- Sổ chi tiết tạm ứng (chi tiết TK 1412, TK 1413): dùng để theo dõi chi tiết việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của các đối tợng trong công ty.
- Sổ chi tiết thanh toán (TK 3311 - Phải trả đối tợng khác): dùng để theo dõi chi tiết công nợ của công ty với các đối tợng cung cấp hàng hoá, vật t trong và ngoài công ty.
- Thẻ kho: Đợc mở ở kho công ty để theo dõi về mặt số lợng NVL, CCDC nhập, xuất tồn của từng thứ vật t trong kho.
- Sổ số d: Dùng để theo dõi tổng hợp giá trị và số lợng từng loại vật t có trong kho công ty vào cuối mỗi tháng. Sổ số d đợc mở cho cả năm tài chính.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các bảng kê VL, CCDC xuất dùng, bảng phân bổ NVL, CCDC, các bảng tổng hợp chi tiết TK 1412, TK 3311,... và các tờ kê chi tiết chứng từ.
B. Tổ chức hạch toán NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng