- Trong công tác thu mua và bảo quản, dự trữ vật t:
Sổ danh điểm vật t
2.4. Về hạch toán tổng hợp NVL, CCDC
Tr
cho rằng nếu cứ làm thủ tục nhập số hàng trên những đến cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì trên bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, số NVL, CCDC nhập kho đó đã không đợc kê để bóc lợng thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ trong tháng, do đó công ty sẽ bị thiệt. Theo em, sự thận trọng này của công ty là không cần thiết, bởi vì nếu công ty không làm thủ tục nhập lô NVL, CCDC cha có hoá đơn nói trên, ngời giao hàng sẽ không có chứng từ để làm thủ tục thanh toán trong trờng hợp lô vật t đó đợc mua bằng tiền tạm ứng, trờng hợp này coi nh công ty bị chiếm dụng vốn. Còn trong trờng hợp ngời bán giao hàng tại công ty thì việc nhập kho số NVL, CCDC này và ghi sổ kế toán ở công ty càng sớm sẽ càng có lợi cho họ trong việc đợc công ty thanh toán, vì thế, chắc chắn họ sẽ giải quyết nhanh việc đa hoá đơn về. Mặt khác, chế độ cũng đã hớng dẫn cách xử lý tr- ờng hợp trên, nên nếu có NVL, CCDC mua ngoài về mà cha có hoá đơn, công ty vẫn nên lập phiếu nhập kho để ghi nhận số thực nhập, nhng lu phiếu nhập kho đó vào tập hồ sơ "Hàng cha có hoá đơn" và ghi sổ theo giá tạm tính, khi nào hoá đơn về trong tháng thì ghi sổ bình thờng, nếu cuối tháng hàng cha về, ghi:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật t)
Có TK 331 (chi tiết theo đối tợng phải trả)
Tháng sau hàng về có thể điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong ba cách đã nêu ở phần I. Sử lý nh trên vừa đúng chế độ lại đáp ứng đợc nhu cầu NVL, CCDC cho sản xuất kinh doanh, nhất là khi nhu cầu đó là cấp bách, đúng với dự trù vật t.
Tr
ờng hợp 2:
Khi vật liệu về thấy thừa, thiếu so với hoá đơn, công ty cũng không cho nhập kho nếu ngời giao hàng cha tìm đợc nguyên nhân ngay với lý do tơng tự nh trờng hợp trên. Nh vậy, rất có thể công ty sẽ phải chịu một khoản chi phí chìm nếu phải tìm một nhà cung cấp khác trong thời gian chờ đợi, nhất là khi NVL, CCDC khó khăn trong việc tìm kiếm trên thị trờng, ngoài ra có thể còn ảnh hởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh. Vì vậy, theo em trong trờng hợp này, công ty nên cho nhập kho và phản ánh số thực nhập vào sổ kế toán còn số thiếu nên báo chơngì bán biết, hoặc ghi sổ nh sau:
Nợ TK 152, 153 : Giá trị thực nhập (ngoài thuế GTGT) Nợ TK 1381 : Giá trị số thiếu (ngoài thuế GTGT) Nợ TK 1331 : Thuế GTGT đợc khấu trừ theo hoá đơn
Có TK 331 : Giá trị thanh toán theo hoá đơn.
Sau đó, tuỳ từng nguyên nhân thiếu để xử lý nh đã nêu ở phần I.