- Trong công tác thu mua và bảo quản, dự trữ vật t:
2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán NVL, CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng
CCDC ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng
2.1. Vấn đề quản lý vật t
ở Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng hiện nay hệ thống kho tàng để bảo quản vật t đợc quan tâm xây dựng khá kiên cố và hiện đại, đợc bố trí cho phù hợp với điều kiện sản xuất. Song số kho do cơ quan công ty quản lý trực tiếp lại chỉ có duy nhất một kho (ngoài các kho, bãi công trình do công ty trực tiếp điều hành) trong khi đó mỗi đơn vị trực thuộc
sang mô hình bộ máy kế toán tập trung, các xí nghiệp, đội xây dựng không đợc phân cấp quản lý tài chính nh trớc kia ngoài quan hệ với công ty theo kiểu đợc khoán công trình, khoán việc. Sự tồn tại các kho riêng này có thể tạo ra các khe hở trong quản lý vật t vì lý do sau:
Là một đơn vị thờng thi công một lúc nhiều công trình nên nhu cầu về vật t tại một thời điểm ở các công trình khác nhau là không giống nhau. Mọi vật t dự trữ trong kho của xí nghiệp, đội đều đợc thanh toán bởi tiền tạm ứng từ công ty để thực hiện khối lợng xây lắp công ty giao theo từng công trình khác nhau, do đó việc theo dõi về giá trị và hiện vật số vật t nhập, xuất kho cho từng công trình là không tách bạch.
Vì vậy, theo em ở công ty trên cơ sở tính toán định mức các chi phí vật t, một mặt công ty có thể giao khoán cho các đơn vị tự mua và đa ngay đến chân công trình để phục vụ thi công, sau đó thanh quyết toán với công ty trên cơ sở hoá đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ; mặt khác, các kho nói trên sẽ do công ty trực tiếp quản lý, kế toán vật t ở phòng kế toán công ty sẽ phải liên hệ thờng xuyên với thủ kho trong việc hạch toán chi tiết vật t. Vật t có thể cung cấp cho từng công trình theo từng giai đoạn nhất định, đến đâu hoàn thành dứt điểm đến đó, nh vậy sẽ tăng cờng đợc công tác quản lý ở các kho này mà lại bớt đi một phần công nợ giữa công ty và các đơn vị trong khoản ứng tiền mua vật t dự trữ. Đồng thời, các đơn vị cũng không gặp khó khăn trong việc quy kết trách nhiệm vật chất về quản lý vật t cho một bộ phận nào đó (vì không tồn tại phòng vật t).
Cũng trong vấn đề quản lý vật t ở công ty, em thấy hiện nay mọi chứng từ là các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lại đều do phòng kế toán lập, trong khi đó, phòng Kế hoạch đầu t là phòng ban chức năng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thực hiện việc cung ứng vật t thì lại không chịu trách nhiệm lập các phiếu trên (mặc dù các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đều đợc lu ở phòng kinh tế kế hoạch), do vậy có thể nói quy trình luân chuyển các chứng từ này là không khoa học. Chứng từ lẽ ra phải gắn liền với quy mô thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị có liên quan thì trong trờng hợp này lại không đáp ứng đợc yêu cầu đó, cụ thể là sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh một thời gian chứng từ mới đợc lập, đồng thời không phản ánh đợc trách nhiệm của phòng kinh tế - kế hoạch trong việc quản lý vật t. Vì vậy theo em, công ty nên xây dựng quy trình luân chuyển phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nh sau:
* Đối với phiếu nhập kho: Khi vật t về đến kho công ty thì sau khi kiểm nhận nếu đủ tiêu chuẩn nhập kho, cán bộ cung ứng viết phiếu nhập kho (3 liên):
- Liên 1: Lu phòng kinh tế kế hoạch
- Liên 2: Thủ kho giữ, sau khi nhập kho song, thủ kho ghi số lợng vật t, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán.
- Liên 3: Ngời giao vật t giữ để làm chứng từ thanh toán.
Phòng kế toán sau khi nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán vật t kiểm tra các chứng từ đính kèm, căn cứ vào hoá đơn để ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu nhập kho, sau đó kế toán trởng ký, đa vào ghi sổ và lu trữ.
Nếu ngời giao hàng không phải là ngời của phòng kinh tế - kế hoạch thì phải làm thủ tục nhập kho ở phòng kinh tế - kế hoạch công ty.
Với quy trình luân chuyển nh trên, phiếu nhập kho sẽ phát huy đợc đầy đủ tính pháp lý và gắn trách nhiệm của từng ngời có liên quan đến nghiệp vụ nhập kho.
* Đối với phiếu xuất kho:
ở công ty, mọi trờng hợp xuất kho vật t, kế toán đều lập phiếu xuất kho sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh một thời gian, phiếu xuất kho này lập theo mẫu phiếu xuất kho thông thờng. Trong khi đó, đa số vật t xuất kho đều dùng cho việc thi công các công
trình, đã đợc phòng Kế hoạch đầu t lập kế hoạch trớc theo kế hoạch thi công dự tính. Phiếu xuất kho vật t chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với trờng hợp sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ thờng xuyên trong tháng, nhất là không phù hợp với trờng hợp sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ thờng xuyên trong tháng, nhất là không phù hợp đối với vật t xuất tại các công trình vì tại công trình, việc bảo quản vật t khó khăn hơn, căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng, bộ phận phụ trách vật t ở các công trình chia thành nhiều đợt để mua vật t.
Vì thế, theo em, đối với những loại vật t xuất dùng thờng xuyên trong tháng thì công ty nên áp dụng "Phiếu xuất kho theo hạn mức" để giảm bớt những phiền toái khi mỗi lần ngời phụ trách vật t ở công trình mang các biên bản giao nhận vật t về, kế toán vật t lại phải làm một thủ tục máy móc là viết đồng thời một phiếu nhập kho một phiếu xuất kho cho biên bản giao nhận tơng ứng mà thực chất lại không có tác dụng phản ánh kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức đợc dùng để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong trờng hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhng xuất nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật t ở từng công trình, mỗi phiếu đợc lập cho một loại NVL, CCDC xuất sử dụng trong tháng với hai liên (phòng kinh tế - kế hoạch hoặc ngời phụ trách vật t ở công trình lập). Khi lĩnh lần đầu tiên, bộ phận sử dụng mang cả hai liên đến kho, ngời nhận vật t giữ một liên, một liên giao cho thủ kho. Đến cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho cũng phải ký vào hai liên, ngoài ra, cả hai liên đều phải có chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời phụ trách bộ phận sử dụng, ngời phụ trách kế toán. Tổng số lợng vật t trong phiếu lĩnh bao giờ cũng phải nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức đợc duyệt. Nếu do kế hoạch thi công thay đổi, bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm vật t phải đề nghị lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật t theo hạn mức mới có xác nhận của bộ phận kỹ thuật thi công và phụ trách công trình.
Đối với các trờng hợp xuất kho khác, chẳng hạn xuất NVL, CCDC cho văn phòng, cho việc xây dựng lán trại, sửa chữa thiết bị xe máy thi công,... công ty có thể dùng phiếu xuất kho thông thờng. Căn cứ vào yêu cầu thực tế, phòng kinh tế - kế hoạch xem xét, đợc sự đồng ý của giám đốc, phòng này sẽ lập phiếu xuất kho (đối với trờng hợp xuất ở kho công ty), thủ kho xuất kho, ghi số lợng, sau khi thẻ kho thì chuyển lên phòng kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền, ghi sổ kế toán rồi đa vào lu trữ. Phiếu xuất kho này nên có hai liên: bộ phận lập lu liên 1, phòng kế toán lu liên 2.
Đối với các phiếu nhập kho mà phòng kế toán lập cho việc nhập vật t ở các kho, bãi công trình, theo em là không cần thiết bởi lẽ, mỗi lần vật t đợc nhập ở kho công trình, biên bản vật t đã đợc ký nhận giữa ngời giao và thủ kho, nghiệp vụ nhập kho đã có chứng từ chứng minh. Mặt khác, vật t ở công trình không để tồn trữ nhiều, nhập đến đâu thờng xuất luôn đến đó, thậm chí là đổ xuống các bãi, mặt bằng ở chân công trình nh cát, đất, đá, sỏi, vôi,... hoặc dùng luôn nh bê tông tơi,... thì việc nhập, xuất kho chỉ là hình thức.
Bên cạnh đó, sau một thời gian, các phiếu nhập, xuất kho mới đợc lập ở phòng kế toán nên không đáp ứng đợc yêu cầu cập nhật hàng ngày của bản thân phơng pháp chứng từ. Do vậy theo em, công ty nên thực hiện đúng hớng dẫn của chế độ lại giảm bớt những thủ tục phiền hà về nhập, xuất vật t; bớt đi chi phí, phơng tiện bảo quản, lu trữ chứng từ bằng cách không lập phiếu nhập kho, xuất kho cho các trờng hợp vật t giao thẳng (không đa số vật t này theo dõi ở tài khoản 152, 153). Khi mua NVL, CCDC về sử dụng trực tiếp ở các công trình, kế toán ghi:
Nợ TK 621, 623, 627 (chi tiết cho từng công trình) Có TK 111, 112, 1412, 3311,... (chi tiết vật t)
2.2. Vấn đề phân loại vật t
Nh đã trình bày ở phần phân loại NVL, CCDC tại Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng, công tác phân loại đó mới chỉ phục vụ cho việc quản lý vật t theo lô, lợt và bảo quản về chất lợng vật t trong kho cũng nh định hớng cho việc hạch toán tổng hợp:
- TK 1521 dùng để theo dõi các loại NVL chính, vật liệu phụ luân chuyển qua kho (kể cả kho công trình).
- TK 1522 dùng để theo dõi NVL nh nhiên liệu, phụ tùng thay thế, phế liệu thu hồi luân chuyển qua tất cả các kho của công ty.
- TK 153 dùng để theo dõi tất cả các loại CCDC luân chuyển qua kho.
Về mặt chế độ, cách dùng các tài khoản chi tiết của TK 152 nh trên là không khoa học vì chủng loại NVL ở công ty là rất phong phú. Còn với TK 153, ở công ty vì không có bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê thì sử dụng nh vậy là chấp nhận đợc.
Bên cạnh đó, hiện nay công ty đã áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán, vậy để tiết kiệm thời gian trong việc quản lý NVL, CCDC một cách khoa học, công ty nên xây dựng ngay hệ thống danh điểm vật t: Mỗi loại, mỗi thứ NVL, CCDC mang một số hiệu riêng gọi là số danh điểm vật t, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm.
Theo em, để lập đợc sổ danh điểm vật t thì các tiểu khoản của TK 152 đợc sử dụng ở công ty nên là:
- TK 1521 - Nguyên vật liệu chính - TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ - TK 1523 - Nhiên liệu
- TK 1524 - Phụ tùng thay thế.
- TK 1525 - Nguyên vật liệu khác (phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản,...)
Qua nghiên cứu, sắp xếp nhiều loại NVL, CCDC ở công ty theo tên, công dụng, em đề nghị công ty có thể sử dụng sổ danh điểm vật t nh sau:
Với việc phân loại và lập sổ danh điểm NVL, CCDC nh dới đây, kế toán phải lập nhiều bảng kê xuất NVL, CCDC cho mỗi loại song các thao tác sẽ thuận lợi hơn trên máy vi tính nên cũng không làm mất nhiều thời gian.
Biểu số 35:
Công ty Phát triển kỹ thuật xây dựng