- Tổ chức hệ thống kế toỏn quản trị độc lập với kế toỏn tài chớnh: Theo mụ hỡnh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THễNG I THÁI NGUYấN
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh
Cụng ty CPXD giao thụng I Thỏi Nguyờn tổ chức quản lý theo mụ hỡnh hai cấp (cụng ty - đội thi cụng). Với kiểu tổ chức theo mụ hỡnh này, cỏc đội chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Cụng ty. Cụ thể, cơ cấu tổ chức bộ mỏy sản xuất kinh doanh của Cụng ty CPXD giao thụng I Thỏi Nguyờn bao gồm (Sơ đồ 2.1):
- Đại hội đồng cổ đụng
- Hội đồng quản trị cụng ty: Bao gồm chủ tịch Hội đồng quản trị và 3 thành viờn. Hội đồng quản trị hoạt động theo nguyờn tắc biểu quyết theo đa số phiếu.
- Ban giỏm đốc: Bao gồm 1 giỏm đốc điều hành, 1 phú giỏm đốc phụ trỏch kỹ thuật thi cụng, 1 phú giỏm đốc phụ trỏch kinh doanh; Ban giỏm đốc hoạt động theo nguyờn tắc thủ trưởng, thảo luận dõn chủ và quyết định cuối cựng là quyết định của giỏm đốc.
- Ban kiểm soỏt: Gồm 3 thành viờn trong đú cú một trưởng ban.
- Cỏc phũng ban: Bao gồm phũng tổ chức hành chớnh, phũng kế hoạch kỹ thuật và phũng kế toỏn tài vụ.
- Cỏc đơn vị thi cụng: Cỏc đội, cụng trường sản xuất trực tiếp. Cụng ty gồm 5 đội thi cụng (đội 1, đội 3, đội 5, đội 7, đội 9) và đội xe.
Chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận trong cụng ty:
* Đại hội đồng cổ đụng:
Bao gồm tất cả cổ đụng cú quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của cụng ty gồm cú:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của Cụng ty cổ phần xõy dựng giao thụng I Thỏi Nguyờn
- Đại hội đồng cổ đụng thường niờn: Là đại hội do hội đồng quản trị triệu tập ớt nhất mỗi năm họp một lần theo luật doanh nghiệp và điều lệ cụng ty quy định, sau khi bỏo cỏo tài chớnh đó được ban kiểm soỏt và cơ quan cú thẩm quyền điều tra. Đại hội tiến
Đại hội đồng cổ đụng
Phũng tổ chức hành chớnh Hội đồng quản trị
Ban giỏm đốc
Ban kiểm soỏt
Phũng kế hoạch kỹ
thuật Phũng kế toỏn tài vụ
Cỏc đơn vị thi cụng (Đội sản xuất)
Ghi chỳ:
: Quan hệ giỏm sỏt
: Quan hệ điều hành trực tiếp : Quan hệ chức năng
hành hợp lệ khi cú số cổ đụng tham dự đại diện cho ớt nhất 65% tổng số vốn cổ phần cú quyền biểu quyết.
Quyền hạn nhiệm vụ của đại hội cổ đụng thường niờn:
Quyết định phương hướng, nhiệm vụ phỏt triển cụng ty và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
Thụng qua phương ỏn sử dụng tài sản của cụng ty, phương ỏn đầu tư phỏt triển sản xuất kinh doanh và hoàn thiện cụng nghệ.
Thụng qua cỏc bỏo cỏo của hội đồng quản trị và ban kiểm soỏt về tỡnh hỡnh hoạt động và kết quả kinh doanh năm trước của cụng ty.
Bầu, bói miễn thành viờn hội đồng quản trị, cỏc kiểm soỏt viờn khi cú yờu cầu của hội đồng quản trị, ban kiểm soỏt, nhúm cổ đụng theo quy định của điều lệ.
Thụng qua số lợi nhuận, trớch lập cỏc quỹ, chia lợi nhuận cho cỏc cổ đụng. Xỏc định và quy trỏch nhiệm về cỏc thiệt hại xẩy ra trong sản xuất kinh doanh.
Biểu quyết chấp nhận tăng hoặc giảm vốn điều lệ, đối tượng mua cổ phiếu, số lượng cơ cấu cổ phiếu của mỗi đợt phỏt hành.
Quyết định chế độ thự lao cho cỏc thành viờn hội đồng quản trị, ban kiểm soỏt xem xột xử lý sai phạm của hội đồng quản trị và ban kiểm soỏt gõy thiệt hại cho cụng ty.
Thành lập hoặc giải thể văn phũng đại diện cụng ty. Gia hạn hoạt động hoặc giải thể cụng ty và cỏc vấn đề khỏc theo quy định của luật doanh nghiệp.
- Đại hội đồng cổ đụng bất thường: Triệu tập do theo đề nghị của hội đồng quản trị, cổ đụng hoặc nhúm cổ đụng sở hữu trờn 10% số cổ phần phổ thụng trong thời hạn liờn tục ớt nhất 6 thỏng, đề nghị của ban kiểm soỏt.
Đại hội đồng cổ đụng bất thường được triệu tập xem xột cỏc bất thường của cụng ty : Sửa đổi bổ sung điều lệ của cụng ty; Thành lập, giải thể chi nhỏnh hoặc văn phũng đại diện; Xem xột sử dụng cỏc vấn đề tài chớnh và hoạt động sản xuất kinh doanh bất thường trong cụng ty hoặc cỏc vấn đề tranh chấp, tố tụng nghiờm trọng; Bói miễn, bổ sung thành viờn hội đồng quản trị, kiểm soỏt viờn; Xử lý cỏc vấn đề khẩn cấp khỏc.
* Hội đồng quản trị: Là cơ quan quyết định kế hoạch sản xuất kinh doanh, ban hành cỏc quy chế nội bộ, sắp xếp tổ chức bộ mỏy sản xuất và kiểm tra việc thực hiện sản xuất kinh doanh. Hội đồng quản trị chịu trỏch nhiệm trước cổ đụng và kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty.
* Ban giỏm đốc: cú chức năng năng nhiệm vụ như sau:
- Chỉ đạo khai thỏc, tỡm việc làm để đảm bảo cú đủ việc làm cho cỏc đơn vị trong cụng ty, khai thỏc sử dụng nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh cú hiệu quả, đảm bảo đủ vốn sản xuất.
- Quan hệ với cỏc chủ đầu tư, cỏc đối tỏc trong giao dịch ký kết hợp đồng, thanh toỏn hợp đồng, liờn danh, liờn doanh, liờn kết.
- Chấp hành đỳng cỏc nội quy trong quy chế sản xuất kinh doanh, điều hành sản xuất kinh doanh theo điều lệ và quy chế.
- Xõy dựng kế hoạch phỏt triển kinh doanh dài và ngắn hạn trỡnh hội đồng quản trị cụng ty phờ duyệt.
- Chịu trỏch nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty trước hội đồng quản trị.
* Ban kiểm soỏt: Do đại hội đồng cổ đụng bầu ra và bói miễn theo đa số phiếu biểu quyết bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kớn. Ban kiểm soỏt thay mặt cỏc cổ đụng kiểm soỏt hoạt động của cụng ty chủ yếu là vấn đề tài chớnh, cụ thể:
- Kiểm tra tớnh hợp phỏp hợp lý trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chộp sổ sỏch và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định của phỏp luật và điều lệ.
- Thẩm định bỏo cỏo tài chớnh hàng năm của cụng ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liờn quan đến quản lý điều hành hoạt động của cụng ty khi xột thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội cổ đụng, theo yờu cầu của cổ đụng.
- Thường xuyờn thụng bỏo với hội đồng quản trị về kết quả thực hiện điều lệ, tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trước khi trỡnh bỏo cỏo, kết luận, kiến nghị lờn đại hội cổ đụng.
- Bỏo cỏo trước đại hội đồng cổ đụng về thực hiện điều lệ, cụng tỏc tài chớnh bất thường xẩy ra trong cụng ty, cỏc khuyết điểm trong quản lý tài chớnh của hội đồng quản trị, ban giỏm đốc.
- Giỏm sỏt đối với cỏc hành vi vi phạm phỏp luật hoặc điều lệ của cụng ty.
- Kiến nghị biện phỏp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Cỏc nhiệm vụ khỏc theo quy định của luật doanh nghiệp và điều lệ cụng ty.
* Phũng tổ chức hành chớnh:
- Soạn thảo cỏc văn bản, quyết định, quy định trong phạm vi được giao. Tổ chức in ấn tài liệu, tiếp nhận, phõn phối kịp thời cỏc văn bản, bỏo chớ, quản lý con dấu, bản thảo, giữ bớ mật thụng tin trong cụng tỏc tổ chức và sản xuất kinh doanh của cụng ty.
- Nghiờn cứu, xõy dựng phương ỏn tổ chức, tiền lương, tiền thưởng, cỏc chế độ chớnh sỏch đối với người lao động, cụng tỏc an toàn lao động, cụng tỏc vệ sinh y tế, khỏm chữa bệnh, sức khoẻ định kỳ, cụng tỏc an ninh trật tự, cụng tỏc dõn quõn, tự vệ, bảo hộ lao động.
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng lao động trong toàn cụng ty.
- Quản lý, kiểm tra tài sản văn phũng, tài sản quản lý của cỏc đơn vị, chủ động trong cụng tỏc khỏnh tiết, hội nghị, quản lý điện, nước, đất, nhà ở của cụng ty.
- Cú trỏch nhiệm lưu giữ cỏc hồ sơ, tài liệu và cỏc văn bản của cụng ty.
- Chịu trỏch nhiệm trước ban giỏm đốc về cụng tỏc tổ chức nhõn sự và tớnh chớnh xỏc trong quỏ trỡnh thực hiện.
- Chịu trỏch nhiệm trước nhà nước, cổ đụng, hội đồng quản trị, giỏm đốc cụng ty về cỏc cụng việc thực hiện và được giao theo cỏc quy định hiện hành.
* Phũng kế hoạch kỹ thuật:
- Chủ động trong triển khai tỡm kiếm, khai thỏc việc làm.
- Tổng hợp, kiểm tra giỏ trị sản lượng thực hiện hàng thỏng của cỏc đơn vị và trong toàn cụng ty bỏo cỏo ban giỏm đốc, hội đồng quản trị và cỏc cơ quan liờn quan.
- Tiếp nhận hồ sơ thiết kế kỹ thuật - dự toỏn từ chủ đầu tư, lập hợp đồng kinh tế nội bộ với cỏc đơn vị. Thanh toỏn, quyết toỏn nội bộ với cỏc đơn vị khi kết thỳc năm tài chớnh, khi kết thỳc cụng trỡnh hoặc khi cú yờu cầu của ban giỏm đốc, hội đồng quản trị.
- Chủ trỡ trong quản lý chất lượng cụng trỡnh, hướng dẫn, kiểm tra cỏc đơn vị trong cụng tỏc quản lý chất lượng, khối lượng, trỡnh tự thực hiện cỏc bước trong XDCB, lập cỏc biện phỏp thi cụng, biện phỏp an toàn và tổ chức thi cụng chi tiết.
- Chủ trỡ và hướng dẫn cỏc đơn vị thủ tục thanh toỏn, quyết toỏn, thẩm định quyết toỏn cụng trỡnh, lập hồ sơ hoàn cụng.
- Thường xuyờn kiểm tra, giỏm sỏt thi cụng cỏc cụng trỡnh để đảm bảo tiến độ, chất lượng và an toàn lao động.
- Chủ động phối hợp với cỏc phũng chức năng tổ chức tập huấn đào tạo tay nghề cho đội ngũ lao động, chủ động tổ chức học tập, ra đề thi, coi thi, chấm thi nõng bậc lương cho cụng nhõn.
- Tham gia xõy dựng cỏc định mức quy chế khoỏn.
- Chịu trỏch nhiệm trước nhà nước, cổ đụng, hội đồng quản trị, giỏm đốc cụng ty về cỏc cụng việc thực hiện và được giao theo cỏc quy định hiện hành.
* Phũng kế toỏn tài vụ:
- Tham mưu cho Ban giỏm đốc cụng ty quản lý toàn bộ hoạt động tài chớnh kế toỏn của cụng ty. Tổ chức và chịu trỏch nhiệm hạch toỏn kế toỏn, phõn tớch hoạt động kinh tế trong cụng ty. Lập kế hoạch tài chớnh phục vụ sản xuất kinh doanh, vay và trả nợ.
- Chủ động trong cụng tỏc đối chiếu, thu hồi cụng nợ, cỏc biện phỏp thu hồi nợ đọng.
- Quản lý và kiểm tra cỏc chi phớ phõn cấp cho đơn vị; Xõy dựng cỏc định mức chi phớ quản lý, giao dịch, cụng tỏc.... Thực hiện việc duyệt lương, thanh quyết toỏn chế độ BHXH, BHYT, BHTN với người lao động; kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ theo luật kế toỏn, xõy dựng và kiến nghị cỏch trả lương, thưởng, cổ tức.
- Xõy dựng kế hoạch, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kế toỏn thống kờ cho cỏc đơn vị và cỏn bộ kế toỏn trong toàn cụng ty, định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tài chớnh cỏc
đơn vị; Đối chiếu thanh toỏn, quyết toỏn với cỏc đơn vị theo định kỳ hoặc theo yờu cầu quản lý.
- Lập bỏo cỏo tài chớnh theo quy định hiện hành, lưu trữ chứng từ.
- Chịu trỏch nhiệm trước nhà nước, cổ đụng, hội đồng quản trị, giỏm đốc cụng ty về cỏc cụng việc thực hiện và được giao theo cỏc quy định hiện hành.
* Cỏc đơn vị thi cụng (đội sản xuất): Là bộ phận điều hành trực tiếp quản lý sản
xuất. Chịu trỏch nhiệm về chất lượng sản phẩm, về tớnh hợp phỏp của giỏ thành sản phẩm theo đỳng định mức nhà nước và cỏc quy chế nội bộ. Chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc và phỏp luật về thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Cụ thể:
- Đội sản xuất là đơn vị trực thuộc cụng ty, chịu sự điều hành của giỏm đốc cụng ty về mọi mặt hoạt động trong việc sản xuất kinh doanh. Đứng đầu cỏc đơn vị là đội trưởng, người được giỏm đốc bổ nhiệm, chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật, cổ đụng, hội đồng quản trị, giỏm đốc cụng ty về cỏc quyết định của mỡnh trong việc điều hành sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Đội sản xuất phải cú đủ khả năng tổ chức sản xuất, chủ động phối hợp với cỏc phũng ban từ khõu giao dịch ban đầu, ký kết hợp đồng, giao nhận hiện trường, kiểm tra hồ sơ kỹ thuật- dự toỏn. Đơn vị sản xuất tổ chức thi cụng đỳng hồ sơ thiết kế, đỳng định mức kinh tế kỹ thuật, đỳng tiến độ, an toàn hiệu quả.
- Đội sản xuất hoạt động trờn cơ sơ ký hợp đồng giao khoỏn nội bộ bỡnh đẳng với cụng ty và cỏc đơn vị lấy hiệu quả kinh tế là mục tiờu chớnh; hoạt động theo đỳng nội quy và quy chế nội bộ. Tớch cực chủ động tỡm kiếm việc làm, liờn doanh liờn kết với đơn vị khỏc để đảm bảo sản xuất kinh doanh cú hiệu quả.
- Đội sản xuất là cấp quản lý trực tiếp cỏc chi phớ trực tiếp của cụng trỡnh do vậy sản xuất phải đảm bảo thu nhập và quyền lợi của người lao động, chấp hành đỳng chế độ hạch toỏn kinh tế nội bộ và phỏp luật. Quản lý tốt, an toàn thiết bị, lực lượng lao động, giữ gỡn trật tự an ninh xó hội.
- Chịu trỏch nhiệm hoàn trả cỏc nguồn vốn được cấp, được vay và mua nợ khỏch hàng để sản xuất kinh doanh, sử dụng cỏc nguồn vốn đỳng mục đớch và cú hiệu quả.
- Chịu trỏch nhiệm về chất lượng cụng trỡnh, bảo hành cụng trỡnh theo quy định. Chịu trỏch về tớnh hợp phỏp, hợp lệ của cỏc chứng từ thiết lập trong sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Chấp hành cỏc bỏo cỏo về sản lượng, lao động, tài chớnh và cỏc bỏo cỏo khỏc theo quy định của cụng ty.
Cụng ty CPXD giao thụng I Thỏi Nguyờn tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trong cỏc lĩnh vực: Xõy dựng cơ bản, hoạt động xe mỏy và hoạt động kinh doanh khỏc.
* Đối với hoạt động xõy dựng cơ bản:
Cụng ty tổ chức sản xuất kinh doanh theo cỏc hỡnh thức:
- Cỏc tổ chức, đơn vị khỏc ngoài cụng ty thi cụng cỏc cụng trỡnh của cụng ty (thi cụng trọn gúi)
- Cỏc đơn vị thi cụng trong nội bộ cụng ty tự tỡm việc và ký hợp đồng giao khoỏn với cụng ty
- Cỏc cụng trỡnh cụng ty giao khoỏn cho cỏc đội - Cỏc cụng trỡnh cụng ty trực tiếp thi cụng.
Khi cụng trỡnh cụng ty trực tiếp thi cụng thỡ giao cho phũng kế hoạch kỹ thuật chủ trỡ trong việc triển khai thi cụng, cỏc phũng ban và đơn vị xe mỏy cú trỏch nhiệm thực hiện cỏc cụng việc theo đỳng chức năng như cung cấp vật tư, thiết bị mỏy múc... Phũng kế hoạch kỹ thuật lập dự toỏn thi cụng, phũng kế toỏn tài vụ cú trỏch nhiệm cập nhật, kiểm tra cỏc khoản chi phớ theo đỳng như dư toỏn được duyệt.
* Đối với hoạt động xe mỏy:
Hoạt động sản xuất kinh doanh thiết bị xe mỏy được thực hiện theo 2 hỡnh thức sau:
- Cụng ty điều hành trực tiếp thụng qua đơn vị quản lý: Cỏc đơn vị thi cụng ký hợp đồng thuờ thiết bị xe mỏy với cụng ty thụng qua đơn vị quản lý theo bảng giỏ ca xe mỏy hiện hành hoặc theo sự thoả thuận hợp đồng giữa 2 bờn. Trường hợp cần thiết cụng ty quyết định điều động và đơn giỏ ca mỏy theo yờu cầu sản xuất.
- Khoỏn thu cho đơn vị quản lý sử dụng theo nguyờn tắc: Cỏc khoản chi phớ liờn quan đến hoạt động xe mỏy như: Chi phớ trực tiếp, quản lý cụng ty, khấu hao thiết bị, lực lượng bảo vệ, lói vay... được hạch toỏn cho đơn vị quản lý nhận khoỏn. Cụng ty giao khoỏn trờn cơ sở thu tỷ lệ % trờn giỏ trị đỏnh giỏ lại theo giỏ thị trường của thiết bị xe mỏy giao khoỏn. Tỷ lệ giao khoỏn tối thiểu bằng lói suất tiền vay ngõn hàng. Khi giao