để ựánh giá nhu cầu ựào tạo chắnh xác thì cần phải xây dựng ựược quá trình lập kế hoạch ựánh giá nhu cầu ựào tạo như sau:
- Xác ựịnh nhu cầu ựào tạo các bên liên quan
Phân tắch các bên liên quan, ựây là vấn ựề quan trọng bởi không có sự thông suốt và thống nhất giữa các bên liên quan thì dù có ựiều kiện thuận lợi ựến ựâu, dù kế hoạch ựào tạo có chi tiết ựến mấy và cụ thể ựến mức nào cũng khó thực hiện ựược. Từ ựó mới xác ựịnh ựược mục tiêu, mục ựắch, trách nhiệm, chiến lược của các tổ chức mà nhóm ựối tượng sẽ làm việc, cần bao nhiêu người ựược ựào tạo cho công việc, nhiệm vụ, ở cấp ựộ nào, ở ựâu, kinh phắ như thế nào...
- Xác ựịnh nhóm ựối tượng ưu tiên ựào tạo
đối với từng tổ chức có nhu cầu ựào tạo phải xác ựịnh ựược nhóm ựối tượng ựào tạo cấp thiết và lâu dài, nội dung ựào tạo, hình thức ựào tạo... là phù
hợp nhất. Tác ựộng của các loại hình ựào tạo có ảnh hưởng gì ựến vị trắ, vai trò và nhiệm vụ công tác, thực hiện công việc.
- Phân tắch ựặc ựiểm học viên
đối với nhóm ựối tượng phải xác ựịnh ựược ựặc ựiểm của từng ựối tượng (học viên). Vì ựặc ựiểm của học viên là một trong những yếu tố ảnh hưởng rất lớn ựến nhu cầu ựào tạo như ựộ tuổi, phạm vi ựộ tuổi như thế nào, giới tắnh có ảnh hưởng như thế nào với yêu cầu của nhiệm vụ công tác, tổ chức, cũng như ảnh hưởng tới việc ựào tạo.
- Phân tắch vị trắ công tác và nhiệm vụ ựược giao
đối tượng ựào tạo ựang thực hiện công việc gì là chắnh, ựã có những kiến thức, kỹ năng gì ựể thực hiện công việc, những khó khăn mà họ gặp phải trong công việc về chắnh sách, phương tiện, ựặc thù của tổ chức công việc, ựiều kiện nơi họ công tác... để ựáp ứng ựược tốt, hoàn thành công việc họ cần những kiến thức, kỹ năng gì, các vấn ựề bổ trợ ra sao...?
- Phân tắch sự thiếu hụt kiến thức, kỹ năng
để phân tắch ựược bước này ta phải ựánh giá ựược cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ công tác, sự ựòi hỏi của công việc ựược giao cũng như sự kỳ vọng của tổ chức giao cho. Bên cạnh ựó phải xác ựịnh chắnh xác ựược ựiểm xuất phát của công việc, trình ựộ học vấn, trình ựộ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng gì ựã có ựể so sánh với thực tế công việc ựòi hỏi và ựáp ứng ựược công việc sau này, với chiến lược phát triển của ngành... của xã hội và những khó khăn gặp phải trong thực thi công việc cũng như khó khăn do quy ựịnh của Nhà nước, của ngành, của ựịa phương. Từ ựó mới xác ựịnh ựược sự thiếu hụt kiến thức hiện tại và sau này của từng ựối tượng học viên, từng công việc cụ thể.
Từ các bước ựánh giá nhu cầu ựào tạo trên chúng ta mới xác ựịnh ựược nhu cầu ựào tạo của từng tổ chức, từng cá nhân, từng vị trắ công việc. Từ ựó mới xác ựịnh ựược cụ thể, nội dung và mức ựộ nông sâu của nội dung ựào tạo, ựề xuất ựược các khoá ựào tạo với mục ựắch ựào tạo cụ thể. Xác ựịnh ựược kế hoạch hành ựộng với nội dung gì, phương pháp ựào tạo ra sao, hình thức ựào
tạo như thế nào, ựịa ựiểm tổ chức ở ựâu, tài liệu như thế nào, tổ chức, cá nhân nào viết, kinh phắ lấy ở ựâu, thời gian kéo dài bao lâu và tổ chức vào lúc nào, bao lâu thì tổ chức một lần?