. Chất lợng sản phẩm và giá cả sản phẩm
1.2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu.
1. Đặc điểm bộ máy tổ chức, quản lý của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu.
1.2.2.Cơ cấu tổ chức bộ máy của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu.
Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy của xí nghiệp đợc tổ chức theo quan hệ trực tuyến từ giám đốc xí nghiệp cho tới các phòng ban, cửa hàng. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo tới các phòng ban và các cửa hàng trực thuộc để lắm tình hình thực tế một cách kịp thời. Đồng thời đề ra những quyết định kinh doanh một cách đúng đắn và chính xác. Đứng đầu xí nghiệp là giám đốc xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc, hai ngời đợc phân công theo từng lĩnh vực công tác khác nhau, chịu trách nhiệm trớc giám đốc đòng thời đợc uỷ quyền khi giám đốc đi vắng. Các phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham mu, quản lý nghiệp vụ, chỉ đạo , hớng dẫn, kiểm tra chuyên môn đối với các cửa hàng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về lĩnh vực công tác của mình trên phạm vi toàn xí nghiệp.
Cơ cấu bộ máy tổ chức của xí nghiệp đợc thể hiện nh sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu.
Giám đốc xí nghiệp
Phòng nghiệp vụ kĩ thuật
Các cửa hàng bán lẻ trực thuộc
* Giám đốc xí nghiệp: là ngời nắm quyền điều hành chung do công ty bổ nhiệm, là đại diện pháp nhân của xí nghiệp, quyết định toàn bộ hoạt động kinh doanh của xí nghiệp duới sự chỉ đạo uỷ quyền của công ty đồng thời chịu chách nhiệm vầ bổ nhiệm về công ăn việc làm, về đời sống vật chất, tinh thần và mọi quyền lợi khác cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
* Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, có trách nhiệm:
+ Hoàn thành nhiệm vụ đợc giám đốc giao và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về quá trình chỉ đạo và thực hiện chỉ đạo đó.
+ Có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, giúp đỡ những bộ phận đợc giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
+ Có trách nhiệm thay thế giám đốc (nếu đợc phân công) khi giám đốc đi vắng và đợc tham gia đề xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức, điều hành và xây dựng chiến lợc kinh doanh trong từng giai đoạn.
Phòng kế toán Phòng Tổ Chức hành chính phòng kinh doanh
* Các phòng ban:
+ Phòng tổ chức hành chính: Quản lí các công việc về hành chính nh tổ chức việc quản lý sắp xếp lực lợng lao động, làm thủ tục về hợp đồng lao động, kế hoạch đào tạo cán bộ, quan tâm tới các chính sách cho ngời lao động …
+ Phòng kế toán: Tổ chức theo dõi hoạch toán kinh tế theo từng quý, năm cho xí nghiệp và báo cáo kết quả lên công ty. Ngoài ra còn quản lí giám sát thông qua giá trị bằng tiền đối với mọi hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc xí nghiệp.
+ Phòng kinh doanh là phòng giữ vị trí quan trọng nhất trong xí nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của phòng đợc tìm hiểu cụ thể nh sau:
- Xây dung, triển khai và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch lu chuyển của xí nghiệp và hệ thống các cửa hàng trực thuộc.
- Tổng hợp nhu cầu hàng hoá của các đơn vị và khách hàng. Đăng ký nhu cầu hàng hoá kịp thời với các đơn vị có liên quan để bảo đảm hàng hoá cho các cửa hàng và khách hàng. Giám sát việc thực hiện đơn đặt hàng của các đơn vị vận tải và các đơn vị cấp hàng, phối hợp với các đơn vị vận tải và khách hàng bảo đảm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu hàng hoá cho cửa hàng và khách hàng. Tổ chức theo dõi quản lý hàng hoá( xuất nhập tồn ) của toàn xí nghiệp và theo từng đơn vị trực thuộc theo đúng các quy định quản lý của cấp trên cũng nh pháp luật của nhà nớc.
- Thờng xuyên đánh giá, phân tích tình hình thị trờng, các đối thủ cạnh tranh để tham mu cho giám đốc xí nghiệp về các phơng án kinh doanh để đảm bảo hiệu quả cao trong kinh doanh, ổn định và phát triển thị trờng.
- Trực tiếp tổ chức bán hàng cho khách hàng( bán buôn, bán lẻ, bán đại lý ) đợc thực hiện tại văn phòng xí nghiệp (Hợp đồng, theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ ).…
Tổ chức mối quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo sự hợp tác lâu dài với khách hàng hiện có, phát triển các khách hàng mới…
- Triển khai kí hợp đồng, tổ chức thực hiện các hợp đồng theo phân cấp quản lý của cấp trên.
- Thực hiện các báo cáo kinh doanh định kì và đột xuất theo quy định của cấp trên.
- Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng liên kết các cửa hàng xăng duck. Tổ chức tốt mối quan hệ với các đơn vị liên kết để duy trì và kếo dài thời gian hiệu lực của các hộp đồng liên kết, đảm bảo đợc yếu tố hiệu quả chi thực hiện các hợp đồng liên kết. Phối hợp cùng các phòng ban chức năng tìm điểm bán hàng mới, mở rộng và phát triển mạng lới bán lẻ.
- Triển khai, duy trì và hỡng dẫn các cửa hàng khai thác, sử dụng phần mềm quản lý hàng hoá tại các cửa hàng đợc trang bị mái vi tính.
- Triển khai và hớng dẫn thực hiện các văn bản về chỉ đạo kinh doanh của cấp trên, xây dựng các văn bản chỉ đạo của cấp trên đồng thời phù hợp với điều kiện cụ thể của xí nghiệp và các cửa hàng trực thuộc để đạt đợc các mục tiêu đã đề ra.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ khác của xí nghiệp tiến hành thanh tra, kiểm tra các cửa hàng thực hiện đúng theo “quy chế quản lý cửa hàng của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam áp dụng tại công ty xăng dầu khu vực I” và các chỉ đạo của cấp trên và xí nghiệp trong công tác quản lý và kinh doanh …
- Ngoài ra, phòng kinh doanh xí nghiệp còn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đợc giám đốc xí nghiệp giao tại từng thời điểm cụ thể.
+ Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật (đảm bảo về chất lợng xăng dầu, tính chính xác của các cột bơm, áp dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ hiện đại để nâng cao năng xuất lao động, cải thiện điều kiện làm việc.
* Mạng lới các cửa hàng bán lẻ:
Đây là nơi diễn ra các hoạt động mua bán xăng dầu, gas và các dịch vụ khác đi kèm, có chức năng, nhiệm vụ:
+ Tổ chức có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ trên nguyên tắc phục vụ kinh doanh là chính và có lãi. Tham mu cho giám đốc về các vấn đề tổ chức sản xuất kinh doanh của bộ phận.
+ Chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của giám đốc xí nghiệp, chịu sự kiểm tra, giám sát, hớng dẫn về kỹ thuật, nghiệp vụ của các phòng ban.
Mạng lới cửa hàng bán lẻ của xí nghiệp đợc bố chí ở 7 quận nội thành và 2 huyện ngoại thành bao gồm 42 cửa hàng và 18 đại lý trực thuộc xí nghiệp.
Phân bố các cửa hàng xăng dầu của xí nghiệp trên các địa bàn cụ thể: Quận Hoàn Kiếm : 5 cửa hàng
Quận Đống Đa : 5 cửa hàng Quận Ba Đình : 6 cửa hàng Quận Tây Hồ : 2 cửa hàng
Quận Hai Bà Trng : 5 cửa hàng Quận Thanh Xuân : 7 cửa hàng
Quận Cầu Giấy : 3 cửa hàng Huyện Thanh Trì : 7 cửa hàng Huyện Từ Liêm : 2 cửa hàng