- PETECCHIM.
3.Thực trạng hoạt động bán hàng của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu 2000-2003.
3.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ bán hàng của xí nghiệp.
• Công tác nghiên cứu thị trờng của xí nghiệp.
Công tác nghiên cứu thị trờng tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, nhu cầu tiêu dùng của các khu vực thị trờng là nhiệm vụ của bất kỳ doanh nghiệp nào, đối với xí nghiệp bán lẻ xăng dầu công việc này cũng đợc thực hiện nhng không đợc chú ý nhiều. Với các chính sách kinh doanh bị áp đặt từ trên xuống, xí nghiệp chỉ là đơn vị thực thi nhiệm vụ mà Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam và Công ty Xăng dầu Khu vực I giao cho. Những vấn đề thị trờng đợc xí nghiệp nghiên cứu và tìm hiểu chỉ là nắm tình hình thị trờng trong khu vực (nhu cầu của khách hàng và sự thay đổi của nhu cầu khách hàng), tình hình kinh doanh của các đơn vị cạnh tranh với xí nghiệp trên cùng địa bàn. Bằng các thông tin thu thập đợc từ sách, báo, tạp chí, báo cáo kinh doanh , báo cáo thống kê xí nghiệp tìm hiểu nhu cầu khách hàng thông qua tìm hiểu sự phát triển của các phơng tiện giao thông trên địa bàn Hà Nội, quy mô dân số, số l- ợng các đơn vị có sử dụng đến xăng dầu, chính sách giá của các đối thủ cạnh tranh đối với các đại lý của họ, nghiên cứu quy luật sử dụng xăng dầu của khách hàng, loại sản phẩm xăng dầu a thích của khách hàng, loại xăng dầu sử dụng cho các phơng tiện khác nhau, chất lợng phục vụ của nhân viên, cảnh quan của cửa hàng.v.v.tất cả các thông tin này đợc xí nghiệp tổng hợp và phân tích, đánh giá sau đó ra những quyết định cho hoạt động kinh doanh của mình. Các quyết định đó có thể là việc mở rộng cửa hàng, nâng cấp cửa hàng, thay đổi nhân viên bán hàng, tăng thêm cột bơm, tăng lợng dự trữ...các quyết định này chỉ sử dụng để hỗ trợ cho hoạt động bán hàng của xí nghiệp. Trong thực tế hoạt động nghiên cứu thị trờng của xí nghiệp không đợc coi là hoạt động chính thức, liên tục mà chỉ đợc coi là hoạt động phụ trợ, xí nghiệp chỉ thực hiện nghiên cứu thị trờng khi có công việc liên quan, có ý kiến đóng góp, có sai sót. Về cán bộ, xí nghiệp không có cán bộ chuyên môn về nghiên cứu thị trờng (nhân viên Marketing) hay nhân viên điều tra thị trờng. Các công việc tìm hiểu thị tr- ờng thờng do nhân viên phòng kinh doanh đảm trách, kiêm nghiệm. Về nghiên cứu phát triển thị trờng xí nghiệp thực hiện theo cả chiều rộng và chiều sâu. Pơng pháp nghiên cứu chủ yếu thông qua quan sát và dự đoán nhu cầu là căn cứ. Các thị trờng đợc mở rộng là các địa bàn cha có hoặc có ít đối thủ xâm nhập.
Chiến lợc và kế hoạch bán hàng của xí nghiệp đợc thực hiện ở hai cấp độ xí nghiệp và cửa hàng. ở cấp độ xí nghiệp, chiến lợc và kế hoạch bán hàng đợc đặt ra cho toàn xí nghiệp, mục tiêu chung cho toàn xí nghiệp (chủ yếu là mục tiêu doanh số bán), lập kế hoạch bán cho từng sản phẩm, theo nhóm khách hàng bao gồm kế hoạch bán buôn, bán lẻ, bán đại lý thời gian của kế hoạch là 1 năm, kế hoạch bán hàng đợc lập do phòng kinh doanh của xí nghiệp thực hiện. Ngoài chỉ tiêu định lợng kế hoạch ở cấp độ xí nghiệp còn đề ra các nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện trong năm kế hoạch, các chính sách về dịch vụ hỗ trợ bán hàng, các chính sách xúc tiến bán hàng, các chơng trình thi đua bán hàng...ở cấp độ cửa hàng, kế hoạch đặt ra cho từng cửa hàng là do cửa hàng trởng lập ra, kế hoạch đợc lập ra cho từng tháng, từng quý, từng năm. Với kế hoạch ở cấp độ cửa hàng ngoài đa ra các chỉ tiêu định lợng, định tính kế hoạch của các cửa hàng còn đề ra lịch bán hàng và nhiệm vụ của các nhân viên trong cửa hàng, thời gian nhập hàng, thời gian trực, vệ sinh...
• Cách định giá của xí nghiệp.
Giá bán buôn, bán lẻ xăng dầu của xí nghiệp thực hiện bán theo giá của nhà nớc và tổng công ty xăng dầu Việt Nam quy định.
Giá bán lẻ áp dụng cho mặt hàng xăng dầu bắt đầu từ 1/1/2004 : + Xăng không chì RON 92 (Mogas 92): 6000đ
+ Xăng không chì RON 90 (Mogas 90): 5800đ + Diezen : 4800đ + Dầu hoả : 4600đ + Dầu Mazut : 3600đ
Nguồn phòng kinh doanh – Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu.
Giá bán buôn thấp hơn giá bán lẻ và tuỳ thuộc vào lợng bán, ngời mua mua càng nhiều thì giá càng hạ. Giá đại lý đợc xí nghiệp tính bằng mức giá bán lẻ trừ đi Mức chiết khấu cố định mà đại lý đợc hởng trừ mức giảm giá theo khối lợng mua. Mức giá đại lý thấp hơn giá bán buôn chính bằng mức chiết khấu mà xí nghiệp u đãi cho đại lý.
• Cách lựa chọn phơng thức bán hàng của xí nghiệp.
Xí nghiệp tổ chức bán hàng theo 3 phơng thức:
+ Bán lẻ là xí nghiệp bán hàng tại cây xăng và cửa hàng bán lẻ ở các quận huyện trong thành phố, trên phơng tiện mua bán của khách hàng.
+ Bán buôn là xí nghiệp bán hàng giao tại kho trung tâm Đức Giang hoặc trên phơng tiện mua bán. Thoả thuận bán buôn đợc thoả thuận tại văn phòng xí nghiệp (trụ sở chính). Giá bán buôn bao giờ cũng thấp hơn so với giá bán lẻ và tuỳ thuộc vào lợng bán.
+ Bán đại lý là xí nghiệp bán hàng thông qua trung gian đại lý, đại lý đợc hởng hoa hồng tuỳ theo sản lợng bán, giá giao cho đại lý thấp hơn giá bán buôn và sản l- ợng bán của đại lý đợc quy định, nếu bán dới mức quy định đại lý sẽ bị phạt (tiền phạt sẽ bằng sản lợng bán dới mức quy định nhân với chênh lệch giá bán buôn và giá giao cho đại lý).
Xí nghiệp có quyền quyết định các biện pháp để tổ chức bán hàng đảm bảo thuận tiện, văn minh, bảo đảm quyền lợi của khách hàng, không để gián đoạn về nguồn trong tổ chức bán.
• Công tác tiếp nhận hàng hoá của xí nghiệp.
Hoạt động bán hàng của xí nghiệp diễn ra tại các cửa hàng, cây xăng của xí nghiệp. Công tác tiếp nhận hàng cũng là một công việc quan trọng trong hoạt động bán hàng. Để đảm bảo cho hoạt động bán hàng của xí nghiệp đợc diễn ra liên tục, không gián đoạn thì công tác tiếp nhận hàng tại các cửa hàng cần phải đợc chú ý. Công tác tiếp nhận hàng hoá của xí nghiệp gấp phải một số khó khăn cần đợc khắc phục đó là việc cấm xe trọng tải lớn vào thành phố trong giờ cao điểm từ 5h-22h chính vì vậy việc tiếp nhận hàng chỉ đợc thực hiện vào buổi đêm quá 22h, sức chứa của các cửa hàng còn hạn chế, ngoài ra xăng dầu còn là sản phẩm rễ cháy nổ nên phải đảm bảo an toàn trong khi tiếp nhận hàng hoá. Những khó khăn này đều đã đợc xí nghiệp khắc phục và thực hiện tốt để đảm bảo cung ứng xăng dầu đầy đủ cho ngời tiêu dùng. Bằng cách tổ chức nhận hàng vào buổi tối, xây dựng thêm các phi xăng ở các cửa hàng để tăng sức chứa, ngày cao điểm, nhu cầu sử dụng xăng dầu lớn xí nghiệp bố chí tăng thêm các xe téc xăng đầy nằm luôn tại các cửa hàng để phòng thiếu hụt, đặt ra các quy định bắt buộc các nhân viên tiếp nhận hàng phải tuân theo, trang bị các thiết bị chống cháy hiện đại, lắp đặt điện thoại để đảm bảo liên lạc thông suốt, định giờ chuẩn cho việc nhập hàng chánh phải chờ đợi... Để bảo đảm tính liên tục xí nghiệp còn sử dụng máy phát điện dự phòng phòng trờng hợp cửa hàng mất điện đột xuất.
• Các biện pháp khen thởng và thi đua bán hàng của xí nghiệp.
Chế độ khen thởng của xí nghiệp đợc thực hiện sau mỗi năm, hình thức động viên khen thởng là bằng tiền, đối tợng khen thởng là các cửa hàng có thành tích bán hàng cao của xí nghiệp, ngoài ra các hình thức động viên còn có mỗi năm một lần đi thăm quan, nghỉ mát,thi văn nghệ toàn xí nghiệp, tham gia hội khoẻ xí nghiệp, công ty và tổng công ty, thởng bằng tiền trong ngày lễ tết, ngày phụ nữ, ngày truyền thống của xí nghiệp và ngành xăng dầu. Các biện pháp thi đua bán hàng của xí nghiệp đợc thực hiện vào đầu năm và cuối năm, hình thức đó là thi đua bán hàng, đối tợng là các cửa hàng thi đua với nhau, cơ cấu giải gồm có 1 giải nhất, 1 giải nhì, 1 giải ba, 5 giải khuyến khích.
Để cho hoạt động bán hàng của xí nghiệp đạt kết quả cao hơn xí nghiệp đã thực hiện một số quyết định nh: Nhận làm tổng đại lý cho công ty Gas, công ty hoá dầu nghĩa là xí nghiệp sẽ có thêm sản phẩm để kinh doanh đó là Gas, các sản phẩm hoá dầu của công ty hoá dầu. Liên hệ với các đơn vị, doanh nghiệp có sử dụng sản
phẩm xăng dầu, khuyến khích họ làm đại lý cho xí nghiệp hoặc mua hàng của xí nghiệp. Thực hiện các hoạt động dịch vụ hỗ trợ bán hàng nh sửa xe, thay dầu, sửa xe các hoạt động này thu hút thêm nhiều khách hàng tới mua hàng của xí nghiệp. Kiểm tra định kỳ đối với các cột xăng 1 năm 1 lần, cử đội kỹ thuật của xí nghiệp sửa chữa các cột bơm hỏng, thiết bị điện và sửa các hỏng hóc sẩy ra đối với các thiết bị khác trong các cửa hàng, vận hành kịp thời phục vụ khách hàng.