2.3.1.1. Công tác tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm giải trí sinh thái Thuận Thảo tính đến thời điểm cuối năm 2013 như sau:
– Ban quản lý gồm: 02 Giám đốc, 02 Trợ lý, 22 quản lý. – Các phòng:
+ Phòng Pháp lý – Nhân sự + Phòng Tài chính – Kế toán + Phòng Công nghệ thông tin + Phòng Đầu tư – Dự án + Phòng Xây dựng cơ bản + Bộ phận an ninh – vệ sinh
Trong nội bộ Trung tâm lại chia thành các khu nhỏ, mỗi khu có quản lý riêng và các bộ phận khác nhau tùy theo chức năng của khu như: thu ngân, nhân viên phục vụ, tạp vụ, bếp,...
Trong thời gian qua, Trung tâm tiếp tục nâng cao công tác quản trị nhân sự thông qua các hình thức đào tạo và tuyển dụng thường xuyên nhằm duy trì hoạt động cải tiến liên tục và sắp xếp lại nguồn nhân lực cho phù hợp. Do đó, đến thời điểm cuối năm 2013, riêng phòng Tài chính – Kế toán và bộ phận an ninh là còn trực thuộc trực tiếp Trung tâm, các phòng còn lại quy về thống nhất với toàn hệ thống của Công ty cổ phần Thuận Thảo. Dẫu vậy, đóng góp vào hoạt động của Trung tâm không thể không nhắc đến các phòng ban này.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban:
– Phòng Pháp lý – Nhân sự
Chức năng: Đảm bảo các vấn đề pháp lý trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
Cung ứng, quản lý nguồn nhân lực của Công ty, tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng bộ máy tổ chức, quy hoạch nhân sự và xây dựng các chính sách nhân sự của Công ty.
Nhiệm vụ:
* Đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty; Giải quyết các tranh chấp nếu có;
* Đàm phán, thẩm định, soạn thảo, đề xuất ký kết các hợp đồng; * Thực hiện việc xử lý các tranh chấp;
* Soạn thảo các văn bản giao dịch; * Xác lập, xây dựng các hồ sơ pháp lý;
* Cung ứng, quản lý nguồn nhân lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Tham mưu xây dựng bộ máy tổ chức của Công ty;
* Tổ chức và quản lý công tác đào tạo, quy hoạch nhân sự trong Công ty; * Xây dựng và duy trì chính sách lao động, nội quy lao động, khen thưởng, kỷ luật nhân viên;
* Thực hiện công tác hành chánh văn phòng, theo dõi công văn đi và đến của Công ty.
– Phòng Tài chính – Kế toán
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Trung tâm về công tác quản lý tính hiệu quả tài chính hoạt động và chế động kế toán bao gồm:
* Hoạch định chiến lược quản trị tài chính và hoạt động kế toán của Trung tâm;
* Thực hiện các nghiệp vụ tài chính;
* Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của nhà nước và điều lệ hoạt động của Trung tâm.
Nhiệm vụ:
* Tham mưu cho Giám đốc trong việc thẩm định các dự án đầu tư tài chính Trung tâm trong từng thời kỳ;
* Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình tài chính Trung tâm và trên cơ sở đó đề xuất cho giám đốc các giải pháp đầu tư tài chính có hiệu quả;
* Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc quản lý nguồn vốn của Trung tâm;
* Xây dựng phương án và thực hiện việc phân bổ các chỉ tiêu tài chính Trung tâm;
* Hàng năm tổng hợp các dữ liệu tài chính hàng năm và lập kế hoạch tài chính cho năm tới;
* Chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm soát việc thực hiện kế hoạch tài chính Trung tâm;
* Xây dựng các biểu mẫu, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các quy định quản lý tài chính Trung tâm;
* Xây dựng các hệ thống biểu mẫu, thống kê, báo cáo kế toán;
* Xây dựng hệ thống thông tin số liệu đảm bảo tính kịp thời, chính xác, hiệu quả;
* Tổ chức thực hiện công tác kế toán, báo cáo quyết toán hàng năm theo qui định của pháp luật về kế toán, theo chế độ kế toán của nhà nước; Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu của công tác thống kê và thông tin kinh tế đối với các đơn vị có liên quan;
* Theo dõi kế hoạch thu chi tài chính, thực hiện thu chi với các đối tượng kịp thời; Mở sổ ghi chép tính toán phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, tiền lương, bảo hiểm xã hội và kết quả kinh doanh trong quy trình hợp đồng kinh doanh của Trung tâm; Theo dõi công nợ;
* Xác định các chi phí, giá thành cũng như thực hiện việc tổng hợp, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, xây dựng và đầu tư tài sản của Trung tâm;
* Tổng hợp, phân tích, đánh giá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cung cấp cho Giám đốc Trung tâm những thông tin về tài chính có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ; Đề xuất các biện pháp sử dụng nguồn vốn công ty cho có hiệu quả nhất cũng như việc phân bổ vốn nhàn rỗi công ty hiệu quả cao nhất;
* Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành trình hội đồng quản trị, kiểm soát viên để trình đại hội cổ đông theo qui định trong điều lệ của công ty về công tác hạch toán công tác tài chính, kế toán, thống kê, phân phối lợi nhuận và lập quĩ; Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định;
* Quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị đựơc công ty giao và định kỳ tổ chức hoạt động sáng kiến tiết kiệm của phòng;
* Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty cũng như việc lập chứng từ và thanh toán.
Chức năng: Đảm bảo hệ thống máy tính và mạng hoạt động thông suốt, thực hiện và quản lý trang web.
Nhiệm vụ:
* Quản lý hệ thống máy tính, hệ thống mạng toàn Công ty;
* Thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa hư hỏng đột xuất của hệ thống máy và mạng của toàn Công ty;
* Mua hàng hóa phục vụ cho hệ thống máy tính và mạng nội bộ; * Quản lý trang Web của Công ty.
– Phòng Đầu tư – Dự án
Chức năng:
* Nghiên cứu, triển khai các dự án đầu tư;
* Tham mưu phê duyệt các dự án đầu tư xây dựng và thực hiện công tác vảo trì bảo dưỡng công trình.
Nhiệm vụ:
* Tham mưu và trực tiếp hỗ trợ Tổng Giám đốc trong các hoạt động tài chính, quản lý tài sản và các dự án đầu tư Thuận Thảo;
* Trực tiếp theo dõi đôn đốc quản lý chất lượng đầu tư dự án, hỗ trợ cho phòng Đầu tư quản lý dự án hiệu quả.
– Phòng Xây dựng cơ bản
Chức năng: Xây dựng, bảo dưỡng các công trình, hệ thống điện, nước, chăm sóc mạng lưới cây xanh trong Trung tâm.
Nhiệm vụ:
* Quản lý hệ thống điện, nước toàn Trung tâm;
* Thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa hư hỏng ở các công trình xây dựng; * Chăm sóc, tạo hình cho hệ thống cây xanh trong Trung tâm.
– Bộ phận an ninh – vệ sinh: giữ gìn trật tự, bảo vệ an toàn cho du khách và phương tiện vật chất kĩ thuật của Trung tâm, giữ gìn vệ sinh môi trường chung.
2.3.1.2. Công tác quản lý
Nhìn chung, trong công tác quản lý, Trung tâm tiếp tục duy trì và cải tiến hệ thống quản trị theo hướng hiện đại để đáp ứng đủ lực cho việc quản trị hệ thống với quy mô phát triển ngày một lớn mạnh. Thể hiện rõ ở các mặt:
– Sử dụng quy trình quản lý của hệ thống ISO 9001:2008 thay cho hệ thống 9001:2000. Hoàn thiện và đưa vào áp dụng bộ hồ sơ giao việc từ cấu trúc, mục tiêu, quy trình, quy định và hướng dẫn công việc cho đến các tiêu chí đánh giá năng lực và thành tích cho từng nhân viên.
– Tăng cường công tác đào tạo chuyên môn cho các Giám đốc bộ phận, quản lý, đảm bảo khả năng quản lý, lập kế hoạch và triển khai các chương trình mới đạt được hiệu quả cao thông qua hợp đồng với Công ty trách nhiệm hữu hạng tư vấn Trần Đình Cửu (với mục tiêu tái cấu trúc hệ thống quản lý Công ty, trong đó có Trung tâm giải trí sinh thái, tổng giá trị hợp đồng lên đến 1,6 tỷ đồng).
– Tăng cường phân quyền cho các Giám đốc bộ phận để đảm bảo tính hiệu quả, sâu sát và nhanh chóng trong việc triển khai các công việc theo kế hoạch chung.
– Việc quản lý các thông tin, dữ liệu, hệ thống lưu trữ, sổ sách kế toán của Trung tâm được thực hiện thống nhất với toàn Công ty qua hệ thống máy vi tính gồm hơn 200 máy với các phần mềm chuyên dụng cho từng lĩnh vực, được điều phối bởi một bộ phận chức năng chuyên môn của Công ty là phòng Công nghệ– Thông tin với 10 nhân sự có trình độ từ cao đẳng đến đại học thuộc ngành công nghệ thông tin, có khả năng lắp đặt, sửa chữa và xử lý tốt các sự cố, hư hỏng xảy ra, đảm bảo cho hệ thống máy mạng của Công ty luôn hoạt động thông suốt, hiệu quả.
– Quản lý rất chặt về vật chất
Kiểm soát chặt chẽ chi phí hoạt động của toàn Trung tâm thông qua các biện pháp kiểm soát về tiền lương, tiền công, chi phí bảo trì, bảo hành, chi phí
giá thành. Hàng năm, Trung tâm đều tiến hành lập, giao và đánh giá kế hoạch ngân sách đến từng bộ phận, phòng ban định kỳ mỗi tháng.
Việc tổ chức khoán doanh thu, chi phí cho từng bộ phận và xây dựng bộ tiêu chí công việc cho tất cả các vị trí nên bước đầu đã mang lại những hiệu quả tích cực: người lao động trở nên hăng hái và tích cực hơn trong công việc, công tác chăm sóc quan tâm đến khách hàng tốt hơn, chi phí được quản lý tốt hơn. Các khoản chi thường xuyên như: điện nước, văn phòng phẩm, điện thoại, hàng hư hỏng bể vỡ giảm đáng kể.
Trong năm 2013, Trung tâm nói riêng và toàn Công ty nói chung cơ bản đã hoàn tất thực hiện việc tái cấu trúc, hoàn thiện bộ máy nhân sự chuẩn, đã cải tiến, cắt giảm, tiết kiệm các chi phí không hợp lý… cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua hệ thống quản trị theo hướng hiện đại đáp ứng đủ nguồn lực cho việc quản lý kinh doanh.